К кадровой документации относят много разных бумаг, которые должны иметься у любой фирмы либо ИП. Какие-то из документов затрагивают организационные вопросы, без других невозможно рассчитать и выплатить заработную плату. Также есть документация, направленная на защиту личной информации. Проверку кадровой документации выполняют разные госструктуры. Чтобы избежать проблем, работодатель должен знать, какие кадровые документы должны быть в компании.
Читайте, какие необходимые кадровые документы предусмотрены законодательством, что нужно учесть при их оформлении, чем поможет система электронного документооборота.
Кто отвечает за ведение кадровой документации
В маленьких фирмах ведением нужной кадровой документации обычно занимается штатный либо приходящий бухгалтер. Также вести кадровую документацию может непосредственно глава организации.
Ответственность за кадровые документы крупной организации обычно ложится на отдел кадров. Главой этого отдела может быть менеджер по персоналу или руководитель по управлению сотрудниками. Они отвечают за создание, обработку и хранение всех кадровых документов.
Обязательные кадровые документы
В России существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть предоставлены работодателем при приеме на работу и в течение всех трудовых отношений. Эти документы необходимы для правильной организации работы сотрудников, защиты их прав и обеспечения соответствия трудовому законодательству. Обязательные кадровые документы в России включают в себя следующие бумаги:
- Трудовой договор – основной документ, заключаемый между работодателем и работником, который регулирует трудовые отношения между ними. В трудовом договоре должны быть указаны условия работы, должность, оклад, график работы, испытательный срок и другие важные параметры.
- Приказ о приеме на работу – документ, выдаваемый работодателем при приеме нового сотрудника. В приказе указываются данные о сотруднике, его должность, место работы, размер заработной платы и другие важные сведения.
- Личное дело работника – это документальное хранилище информации о каждом сотруднике. Личное дело содержит все документы, связанные с трудовыми отношениями сотрудника, включая трудовой договор, приказы о приеме и увольнении, копии паспорта, трудовую книжку, документы об образовании и иные значимые бумаги.
- Трудовая книжка – официальный документ, который ведется для каждого работника и содержит записи о его трудовой деятельности. В трудовой книжке отражаются все изменения в трудовом статусе сотрудника, такие как переводы на другую должность, повышение или понижение должности, отпуска.
- Приказы об увольнении – документы, выдаваемые работодателем при увольнении сотрудника. В приказе указываются причина и дата увольнения.
Это лишь основная из обязательной документации. Также компания должна предусмотреть следующие бумаги:
- Табель учета рабочего времени – документ, который ведется для учета рабочего времени сотрудников. В табеле отражается время прихода и ухода сотрудников, продолжительность рабочего дня, отпусков.
- Справка о заработной плате – документ, выдаваемый работодателем сотруднику для подтверждения его заработной платы. В справке указывается размер заработной платы, период, за который она начислена.
- Медицинская книжка – документ, удостоверяющий состояние здоровья сотрудника. Медицинская книжка обязательна для работников, которые заняты в определенных отраслях, где требуется специальное обследование.
- Приказы о премировании – документы, выдаваемые работодателем при премировании сотрудников. В приказе указывается размер премии, причина ее назначения.
- Приказы о переводах и повышениях – документы, выдаваемые работодателем при переводе или повышении сотрудника на другую должность. В приказе указывается новая должность, размер заработной платы.
Комментарий эксперта. Это лишь некоторые из обязательных кадровых документов в России. Каждая организация может иметь свои специфические требования и документы, которые необходимо предоставить. Важно соблюдать все требования трудового законодательства и хранить все кадровые документы в соответствии с установленными правилами и сроками.
Трудовой договор
Трудовой договор в России оформляется в письменной форме и должен содержать следующие обязательные элементы:
- Заголовок «Трудовой договор» и указание места его заключения (название организации, адрес).
- Сведения о сторонах договора: полное наименование работодателя и его место нахождения, а также фамилия, имя, отчество работника, его дата рождения, гражданство и место жительства.
- Сведения о предмете договора: указание должности работника, его функциональных обязанностей и условий работы (график работы, продолжительность рабочего времени).
- Условия оплаты труда: указание размера заработной платы (оклада), системы оплаты (почасовая, сдельная или иная), периодичности выплаты заработной платы.
- Период действия договора: указание срока его действия (если он заключается на определенный срок) или условий его прекращения (если договор заключается на неопределенный срок).
- Условия испытательного срока: указание длительности испытательного срока (если он предусмотрен) и условий его прекращения.
- Гарантии и компенсации: указание прав работника на определенные гарантии и компенсации (отпуск, больничный лист, оплата сверхурочных работ).
- Обязанности сторон: указание обязанностей работодателя и работника, включая соблюдение трудовой дисциплины, конфиденциальности информации и других требований.
- Порядок разрешения трудовых споров: указание порядка разрешения возможных трудовых споров между сторонами договора.
- Подписи сторон: договор должен быть подписан обеими сторонами, работодателем и работником.
Трудовой договор может быть заключен как на определенный срок, так и на неопределенный. В случае заключения договора на определенный срок он может быть продлен или расторгнут по соглашению сторон или в соответствии с законодательством.
Комментарий эксперта. Важно отметить, что трудовой договор должен быть оформлен до начала работы работника и предоставлен ему в письменной форме. Работодатель обязан хранить копию трудового договора в личном деле работника.
Приказ о приеме на работу
Приказ о приеме на работу в России предусматривает сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, место жительства, данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Также в приказ вносят сведения о работодателе: полное наименование организации, ее место нахождения, ИНН и ОГРН. Указываются должность работника и его функциональные обязанности, дата начала работы работника. Также проставляются подписи сторон: приказ должен быть подписан нанимателем и сотрудником.
Личное дело работника
Личное дело работника является документацией, содержащей информацию о сотруднике и его трудовой деятельности. Оно необходимо для правильной организации и ведения трудового процесса, а также для обеспечения соблюдения законодательства в области труда.
Личное дело работника содержит следующую персональные данные работника, копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность гражданина. Также в личном деле содержатся данные о трудовом договоре или приказе о приеме на работу.
Еще в личном деле прописываются сведения о заработной плате работника, включая размер заработной платы и систему оплаты труда. Также в него включают документы, подтверждающие квалификацию и образование работника.
Личное дело должно содержать сведения о прохождении медицинского осмотра и других обязательных проверок. Также в него добавляют документы, связанные с изменениями в трудовом статусе работника. К таковым относят переводы на другую должность или изменение условий трудового договора.
Разъяснения эксперта. Личное дело работника является конфиденциальной информацией и должно храниться в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных. Работодатель обязан обеспечить доступ работнику к его личному делу и сохранность информации, содержащейся в нем.
Трудовая книжка
Трудовая книжка является официальным документом, который используется для фиксации и подтверждения деятельности работника. Важные функции трудовой книжки:
- Регистрация стажа работы. Трудовая книжка содержит информацию о всех местах работы, должностях и периодах деятельности работника. Она служит основанием для подсчета и учета стажа работы при назначении пенсии, определении прав на отпуск и социальных выплат.
- Подтверждение трудового статуса. Трудовая книжка является документом, подтверждающим факт занятости и статуса работника. Она может быть использована при поиске новой работы. Документ позволяет при необходимости предоставить доказательства трудового опыта.
- Получение социальных и льготных выплат. Некоторые социальные программы и льготы могут быть доступны только для лиц с определенным стажем работы. Трудовая книжка позволяет документально подтвердить наличие необходимого стажа и получить соответствующие выплаты.
Еще трудовая книжка служит средством защиты прав работника. В случае возникновения конфликтов или споров с работодателем она может быть использована в качестве доказательства фактов трудовой деятельности и условий работы.
Табель учета рабочего времени
Табель позволяет учитывать время начала и окончания работы, а также продолжительность рабочего дня. Это важно для контроля выполнения рабочего графика, определения переработок и недоработок, а также для расчета заработной платы.
Табель учета рабочего времени помогает контролировать соблюдение установленных норм рабочего времени, отдыха и отпусков. Он позволяет выявить нарушения и принять меры по их предотвращению. Информация, содержащаяся в табеле учета рабочего времени, используется для расчета заработной платы работников. Он служит основанием для определения отработанных часов, переработок, недоработок и других факторов, влияющих на размер заработной платы.
Табель учета рабочего времени является документом, подтверждающим факт работы и трудовую деятельность работника. Он может быть использован в случае необходимости предоставить доказательства отработанных часов или выполнения рабочего графика.
Табель учета рабочего времени также служит средством защиты прав работника. В случае возникновения споров с работодателем он может быть использован в качестве доказательства фактов трудовой деятельности и выполнения рабочего графика.
Справка о заработной плате
Справка о зарплате является документом, который подтверждает размер заработной платы работника за определенный период времени. Она может быть необходима при:
- Подаче заявки на получение кредита или ипотеки. Банки и финансовые учреждения могут потребовать предоставления справки о зарплате для оценки финансовой состоятельности заемщика и определения возможности погашения кредита.
- Поступлении в учебное заведение: Некоторые образовательные учреждения могут требовать предоставления справки о зарплате для определения степени финансовой поддержки или для рассмотрения заявки на стипендию.
- Получении социальных льгот или пособий. В некоторых случаях для получения социальных пособий или льгот может потребоваться предоставление справки о зарплате для определения дохода и права на получение данных пособий.
- Оформлении визы или загранпаспорта. Некоторые страны могут требовать предоставления справки о зарплате как одного из документов, подтверждающих финансовую состоятельность и цель поездки.
Также документ нужен при решении судебных или административных споров. Справка о зарплате может быть использована в качестве доказательства при разрешении споров, связанных с трудовыми отношениями, расчетом заработной платы или выплатой компенсаций.
Медицинская книжка
1-й этап получения медкнижки – обращение в поликлинику, где сотрудник будет проходить медицинский осмотр и получать справки. Понадобится предоставление необходимых документов, таких как паспорт, СНИЛС, полис обязательного медицинского страхования.
Далее следует прохождение медосмотра, который включает в себя общий осмотр врача, измерение антропометрических показателей (рост, вес), анализы крови и мочи, а также другие необходимые исследования в зависимости от требований.
Обратите внимание что медицинская книжка является обязательным документом для некоторых категорий персонала, таких как медицинские работники, сотрудники пищевой промышленности, люди, занятые вредными и опасными производствах.
Приказы о премировании
Приказ о премировании – это документ, который выдается работодателем для уведомления сотрудника о предоставлении ему премии или награды за выполнение определенных целей, отличных результатов работы или вклада в работу организации. В приказе о премировании указываются следующие данные:
- наименование организации и ее адрес;
- ФИО сотрудника, которому предоставляется премия;
- основание для премирования (например, достижения в работе, выполнение поставленных задач, повышение производительности труда);
- сумма премии или награды, которая будет выплачена сотруднику;
- дата выдачи приказа и сроки выплаты премии.
Также в приказе проставляется подпись руководителя организации или уполномоченного лица.
Приказы о переводах и повышениях
Приказы о переводах и повышениях являются документами, которые выдает работодатель для уведомления сотрудника о его перемещении на другую должность или о повышении в занимаемой им должности. Это позволяет сотруднику быть в курсе своего нового положения и обязанностей.
Также приказ позволяет выполнять организационные цели. Приказ о переводе или повышении помогает работодателю организовать и упорядочить процесс перемещения сотрудников на другие должности или их повышения внутри организации. Это может быть связано с необходимостью оптимизации работы, расширением бизнеса или другими организационными потребностями.
Заключение
Зная, какая кадровая документация является обязательной, наниматель минимизирует риск возникновения проблем с государственными органами. Кроме того, правильное ведение кадровых документов позволяет увеличить эффективность работы организации.
Большое количество кадровых документов, особенности их заполнения, учета, хранения, регулярно вносимые в законы изменения и принимаемые поправки могут стать серьезным вызовом не только для начинающего, но и опытного кадровика, HR-менеджера.
Современные платформы (системы) кадрового электронного документооборота помогают существенно снизить нагрузку на отдел кадров, помочь автоматизировать не только обработку документов, но и управление персоналом.
Нельзя забывать, что ряд документов работодатель обязан оформлять в бумажном виде. В целом, переход на КЭДО – выгодные вложение времени и средств в повышение эффективности работы кадровой службы любой компании.