Обучение сотрудников – важная задача каждой современной организации. Это один из процессов, который помогает обеспечить компанию компетентными кадрами, а также стимулировать рост и повышать конкурентоспособность. Многие компании сегодня уже пересмотрели подход к обучению персонала и внедрили интересный и действенный инструмент – электронную библиотеку.
Читайте, что представляет собой корпоративная электронная библиотека, из каких источников она формируется, как организовать доступ сотрудников для обучения и развития.
Что такое электронная библиотека
Такая библиотека является бизнес-инструментом, с помощью которого решается задача с обучением персонала. Собрать библиотеку или приобрести к ней доступ намного проще, чем организовывать тренинги и курсы. Она позволяет развить знания всего персонала: от низшего звена до топ-менеджмента. Электронная библиотека в компании помогает экономить время и средства на поиск данных, а также совершенствовать коммуникацию и корпоративную культуру.
Какие задачи решает электронная библиотека
Корпоративная библиотека решает следующие задачи бизнеса:
- Привлечение лучших кадров. Наличие платформы, на которой можно обучаться – весомый плюс, на который обратят внимание кандидаты, заинтересованные в росте и развитии.
- Экономия личных средств работников. Сотрудникам не придется тратить деньги на приобретение специализированной литературы, если вы соберете самые нужные издания в одном месте. Также это еще один плюс для потенциальных кандидатов на должности в компании.
- Развитие навыков сотрудников. Ваши работники смогут приобрести дополнительные или повысить уровень имеющихся навыков, ведь вы можете собрать в библиотеке гайды по любым темам: от копирайтинга до программирования.
- Поддержка ментального здоровья работников. Чтение развивает когнитивные способности, а также снижает стресс. Это происходит из-за того, что во время него процессы в организме замедляются и человек оказывается в медитативном состоянии. Поэтому постарайтесь мотивировать работников на 15-20 минут чтения в день.
- Сплочение коллектива. Эффективность чтения значительно возрастает, когда одну и ту же литературу читает, а затем обсуждает несколько человек. Особенно это хорошо для тех, кто работает удаленно. Вы можете создать в компании литературный круг и разработать систему мотивации при помощи менеджеров и руководителей.
- Мониторинг запросов команды. Такая библиотека позволяет быстро получить разную информацию, а затем оптимизировать рабочий процесс за счет создания нужной информационной среды. При помощи встроенных функций менеджеры могут отслеживать как часто работники обращаются к чтению и что именно изучают, а затем на основе полученных данных пополнять библиотеку новой литературой.
Совет эксперта: для повышения эмоциональной стабильности работников обязательно добавьте в библиотеку литературу по психологии. Так они смогут лучше справляться с негативными эмоциями, а атмосфера в коллективе будет менее напряженной.
Как понять какую литературу добавлять
Корпоративная библиотеку может стать главным инструментом для эффективного самообучения работников. Однако прежде чем начать ее формировать важно понять, какую литературу туда добавить. Для этого необходимо опросить все категории сотрудников. Вопросы для опроса могут касаться любимых книг и желания читать профессиональную литературу, любимых автором и издательств, актуальных тем и необходимости внедрения библиотеки в компании в принципе.
По результатам опроса можно будет понять какую именно литературу добавлять в библиотеку. Стандартный список может выглядеть примерно так: менеджмент, HR-сфера, маркетинг и продажи, лидерство и умение выступать на публике.
Процесс внедрения электронной библиотеки
До начала внедрения проекта необходимо определиться с требованиями к нему. Например, они могут выглядеть как следующий список:
- Возможность выбора тематики литературы;
- Учет статистики посещения;
- Наличие мобильного приложения;
- Возможность брендирования;
- Возможность формирования подборок книг.
Также необходимо сразу же определиться с сотрудниками, которые будут помогать реализовывать проект, например, с администратором.
Выбор формата
Содержание и формат проекта определяются нюансами работы фирмы. Например, есть ли у нее необходимые ресурсы. Выделяют три основных формата таких библиотек, а именно бумажная, т. е. традиционная, электронная и библиотека, к которой предоставляется доступ на специальных онлайн-ресурсах (например, сайтах издательств).
Чтобы не было проблем с авторскими правами книги необходимо приобрести, а не просто найти и скачать бесплатно. Удобнее всего пользоваться онлайн-сервисами, которые предлагают неограниченный доступ к своему ресурса на какой-то промежуток за конкретную стоимость. Цена подписки может зависеть от количества сотрудников.
Чтобы работать с некоторыми ресурсами необходимо подходить по критериям. Например, подписать определенное количество пользователей.
При создании такой библиотеки обязательно нужно учесть такие факторы, как:
- Необходимость создания системы мотивации персонала за чтение;
- Возможность позиционирования библиотеки, как элемента социального обеспечения компании.
- Совет эксперта: если в компании уже внедрена система карьерного роста и оценки персонала, то библиотека – обязательный ресурс для внедрения.
Полки с книгами: за и против
Некоторые компании выступают за традиционные бумажные библиотеки, т. е. приобретение обычных книг. Рассмотрим плюсы и минусы такого способа организации библиотеки в компании.
- Плюсами такого формата работы проекта являются:
- Быстрый старт. Достаточно приобрести несколько десятков книг и мини-библиотека уже будет готова.
- Создание особой атмосферы в офисе. Для такой библиотеки можно выделить отдельный уголок или даже комнату в компании.
- Отсутствие необходимости привлекать к работе с библиотекой большое количество специалистов. Достаточно 1-2 работников, которые будут следить за книгами и периодически приобретать новые.
Минусами обычной бумажной библиотеки считаются:
- Сложность учета книг. Придется заводить отдельный файл, в котором нужно будет прописать основные данные по каждому изданию.
- Затраты на замену книг. Бумажные издания имеют свойство быстро изнашиваться, поэтому придется тратить деньги не только на приобретение новых, но и на замену старых книг.
- Немобильный формат чтения. Книгу нельзя прочитать на планшете или телефоне, т. е. ее невозможно постоянно держать под рукой.
- Невозможность покрыть потребности работников на удаленке.
- Сложность в составлении подборок.
Таким образом, бумажный книжный фонд стоит рассматривать только как дополнение к электронной библиотеке. Сегодня намного проще и эффективнее работать с книгами в электронном формате.
Этапы внедрения
Работа с библиотекой – это скрупулезный процесс, к которому нужно подойти очень внимательно. Рассмотрим этапы работы с ним подробнее.
- Определение цели библиотеки. Целью может стать и простое хранение корпоративных знаний и наработок, но в таком случае библиотека будет представлять собой базу знаний. Лучше поставить такую цель, как решение каких-либо бизнес-задач или упрощение процессов.
- Выбор менеджера проекта и администратора библиотеки. Как правило, у каждой корпоративной библиотеки есть владелец. Чаще всего им выступает человек из HR-службы. Именно он будет ответственен за ее внедрение и дальнейшее развитие, а помогать ему может администратор.
- Получение поддержки от руководства. Отлично, если руководство понимает всю необходимость постоянного обучения персонала. Если же нет, то вам необходимо аргументировать создание библиотеки перед руководителями.
- Формирование команды проекта и распределение функций. Помимо менеджера и администратора над библиотекой должны работать менеджер по обучению, сисадмин, эксперты и лидеры мнений.
- Выбор платформы. Этот этап мы уже рассматривали ранее. Самый простой способ на первом этапе работы с библиотекой – это организация папок с информацией в файлообменнике. Самым же эффективным и удобным станет организация электронной версии библиотеки, либо приобретение доступа к онлайн-ресурсам. Помните о соблюдении авторских прав.
Совет эксперта: если перед библиотекой стоят очень значимые для компании цели, то необходимо приобрести специальную платформу. Она поможет быстрее к ним прийти, при этом по пути решая другие задачи. Например, с готовыми платформами вам будет легко вести статистику по библиотеке, учитывать время работников, проведенное в ней, проводить тестирования пользователей после изучения материала. Это удобно, если при помощи библиотеки вы желаете упростить корпоративное обучение.
- Работа администратора. На этом этапе уже можно подключать к проекту администратора. Пусть он ведет учет и уже осваивает платформу, а также формирует первую отчетность.
- Организация пиара проекта. Необходимо уведомить работников о наличии библиотеки и создать систему мотивации. Для уведомления достаточно разместить информацию на сайте или разослать письмо по электронной почте.
Совет эксперта: чтобы поддерживать интерес к библиотеке можно ежемесячно составлять рейтинги самых читаемых книг, выбирать книгу месяца, отмечать на портале самых активных читателей.
Система мотивации персонала
Чтобы в полной мере понять преимущества библиотеки необходимо мотивировать работников ею пользоваться. Для этого можно использовать следующие инструменты:
- Книжный клуб. Вы можете организовать в компании книжный клуб. Очень важно обеспечить комфортную обстановку для обсуждения прочитанной литературы и проводить встречи этого клуба 1-4 раза в месяц. Чтобы встречи были продуктивными, обязательно назначайте для них ментора или руководителя, планируйте их ход, обеспечьте отсутствие шума. Также важно следить за ходом дискуссии и устранять критику или негатив, если они возникают.
- Подборки от лидеров мнений и руководителей. Возможности электронных платформ позволяют создавать подборки литературы. Такими подборками могут стать рекомендации от руководителей или лидеров мнений компании. Как правило, сотрудники склонны им больше доверять и следуя за их авторитетом будут больше обращать внимание на библиотеку.
- Использование промоматериалов. Чтение важно популяризировать и поощрять. Для этого можно создать и распространить промоматериалы о библиотеке. Ими могут стать анонсы выхода следующих изданий, рекомендация изучить конкретную подборку и т. д. Промоматериалы можно печатать, публиковать на сайте или рассылать по почте.
- Совет эксперта: к популяризации библиотеки можно подойти с большим креативом. Например, тем сотрудникам, которые за месяц прочли больше всего литературы, выдавать призы, например, элементы одежды или корпоративного стиля.
Заключение
Самый подходящий вариант – специалист HR-службы или менеджер по корпоративной культуре. Однако важно понимать, что библиотеке не должна создавать для специалиста большую нагрузку, а даже наоборот она должна помочь выстроить диалог с коллегами и повысить работоспособность.
Электронная библиотека может стать хорошим инструментом обучения персонала, что повысит их уровень знаний, т. е. компетентность. При этом, библиотека позволяет сэкономить на курсах и тренингах для персонала, а также время на поиск данных.