Аутсорсинг кадрового делопроизводства представляет собой передачу функций управления кадровыми делами фирмы сторонней компании. Вместо того, чтобы организовывать внутренний кадровый отдел, компания нанимает исполнителя услуг для решения задач, которые сопряжены с управлением сотрудниками. Объем полномочий при аутсорсинге описывается в договоре.
Читайте, в чем заключается аутсорсинг кадрового делопроизводства, как выбрать исполнителя для оказания услуг, что входит в процессы ведения документов по кадрам.
Что представляет собой кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство – это комплекс процессов, связанных с ведением документов и управлением персоналом в организации. Оно заключает в себе создание, согласование, подписание, обработку и хранение документов, относящихся к кадровой деятельности.
Главной задачей делопроизводства считается обеспечение правильной организации и ведения кадровых процессов внутри компании. Сюда может входить:
- учет и анализ кадрового состава;
- отбор и наем работников;
- контроль за исполнением рабочих и служебных обязанностей;
- оценку и развитие персонала;
- увольнение сотрудников;
- ведение различной документации по кадрам.
Кадровое делопроизводство всегда предусматривает составление и подготовку различных бумаг, связанных с персоналом. Это могут быть трудовые соглашения, указы о трудоустройстве либо освобождении от должности, трудовые книжки, личные карточки работников, отчеты о рабочем времени и зарплате, аттестационные листы и другие документы, необходимые для правильного ведения кадровых процессов.
Кадровое делопроизводство еще предусматривает обработку и хранение персональных данных сотрудников. Выполняют сбор и регистрацию информации о сотрудниках, их контактных данных, образовании, опыте работы, а также сведений о зарплате и других финансовых аспектах. Важно обеспечить конфиденциальность и безопасность этих сведений, соблюдая соответствующие законодательные требования.
Кадровое делопроизводство играет большую роль в эффективном управлении персоналом в компании. Оно позволяет компании поддерживать актуальность и достоверность информации о своих сотрудниках, а также обеспечивает соблюдение трудового законодательства, регулирующего отношения между работодателем и работником.
Комментарий эксперта. Кадровое делопроизводство может быть сложным и трудоемким процессом, требующим специальных знаний и навыков. По этой причине многие компании решают передать эти функции внешнему исполнителю услуг, используя аутсорсинг кадрового делопроизводства. Это позволяет компании сосредоточиться на своей основной деятельности, в то время как внешний исполнитель берет на себя управление кадровым делопроизводством.
Для чего предназначен аутсорсинг кадрового делопроизводства
Аутсорсинг важен для предприятий по нескольким причинам. Во-первых, он дает возможность снизить расходы на управление сотрудниками. Компания не нуждается в содержании отдельного кадрового подразделения и несет лишь затраты на конкретные услуги, которые требуются в данный момент. Это особенно актуально для малых и средних фирм, которые не могут себе позволить организовать полноценный отдел кадров.
Во-вторых, исполнители по кадровому делопроизводству обладают более широким опытом и знаниями в этой области, чем внутренние сотрудники компании. Они располагают экспертным знанием в сфере учета кадров, законов о труде и других аспектов управления сотрудниками. Компания может получить высококвалифицированные услуги и советы от специалистов в данной сфере.
Аутсорсинг дает возможность предприятию сконцентрироваться на бизнесе, не отвлекаясь на выполнение рутины по управлению сотрудниками. Это может увеличить эффективность деятельности фирмы и улучшить ее конкурентоспособность.
Исполнитель по кадровому делопроизводству способен быстро адаптироваться к меняющимся потребностям компании, менять характер и объем услуг в зависимости от роста или сокращения штата сотрудников, иных факторов.
Разновидности аутсорсинга
Аутсорсинг кадрового делопроизводства делится на такие виды:
- Полный аутсорсинг кадрового делопроизводства. В этом случае все задачи, сопряженные с управлением кадровым делопроизводством, поручаются исполнителю. Он осуществляет обработку персональных данных сотрудников, подготовку документов для приема и увольнения работников, поддержку процессов.
- Частичный аутсорсинг кадрового делопроизводства. Лишь определенные задачи, сопряженные с управлением кадровым делопроизводством, поручаются исполнителю. Например, компания может передать аутсорсеру обработку зарплаты или подготовку документов для увольнения сотрудников.
- Аутсорсинг конкретных задач. В этом случае компания может передавать внешнему исполнителю выполнение конкретных задач, связанных с кадровым делопроизводством. Например, это может быть проверка резюме кандидатов на вакансии или подготовка документов для проведения аттестации сотрудников.
- Аутсорсинг стратегического планирования и консультирования. Компания может поручать внешнему исполнителю стратегическое планирование и консультирование в области кадрового делопроизводства. Например, это может быть разработка стратегии найма и удержания персонала или консультации по вопросам организации кадровых процессов.
В зависимости от потребностей компании, она может выбрать один или несколько видов аутсорсинга кадрового делопроизводства. Это позволяет сосредоточиться на основной деятельности компании и повысить эффективность работы в области управления персоналом.
Как передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг
Передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг может быть полезной стратегией для фирмы, особенно если у нее нет достаточных ресурсов или опыта в управлении кадровыми процессами. Это также может помочь снизить издержки и повысить эффективность ведения кадровых дел. Выделяют несколько шагов, которые нужно предпринять для передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:
- Оцените потребности компании. 1-м шагом является оценка того, какие именно кадровые процессы нуждаются в аутсорсинге. Это может быть учет и анализ кадрового состава, подбор и наем сотрудников, контроль за выполнением трудовых обязанностей, оценка и развитие персонала, увольнение сотрудников или другие процессы.
- Исследуйте рынок. Изучите рынок и найдите надежного и опытного исполнителя услуг кадрового делопроизводства. Используйте рекомендации от других компаний или проведите поиск в интернете. Сравните различные предложения и выберите того, кто лучше всего соответствует вашим потребностям.
- Установите контакт. Свяжитесь с выбранным исполнителем услуг и обсудите с ним ваши потребности и требования. Объясните, какие именно задачи вы хотите передать ему, какие ожидания возлагаете на его работу.
- Заключите договор. После обсуждения деталей с исполнителем услуг заключите договор, который будет регулировать ваши отношения. Убедитесь, что договор содержит все необходимые условия и гарантии, а также определенные сроки выполнения работ.
- Передайте информацию. Предоставьте аутсорсеру все необходимые документы и информацию, которая требуется для выполнения кадровых процессов. Здесь имеются в виду сведения о сотрудниках, их контактные данные, информация о зарплате и другие документы.
Важно установить эффективную систему связи и контроля с исполнителем услуг. Регулярно общайтесь с ним. Это позволит убедиться, что все процессы выполняются правильно и в срок. Проводите регулярные проверки качества работы и обсуждайте любые вопросы или проблемы, которые могут возникнуть. Периодически оценивайте результаты работы поставщика услуг. Сравнивайте их с вашими ожиданиями и целями, вносите необходимые корректировки при необходимости.
Комментарий эксперта. Передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг может быть выгодной стратегией для компании, позволяющей сосредоточиться на основной деятельности и снизить затраты. Однако необходимо тщательно выбирать исполнителя услуг и устанавливать эффективную систему контроля, чтобы гарантировать качество и надежность работы.
Что влияет на стоимость аутсорсинга
Цена аутсорсинга кадрового делопроизводства зависит от различных факторов. Чем больше задач и процессов вы хотите передать на аутсорсинг, тем выше цена. Например, если вы хотите передать только учет и анализ кадрового состава, цена будет ниже, чем если поручить аутсорсеру все кадровые процессы, включая наем, оценку и развитие персонала, увольнение.
Если ваши кадровые процессы сложны и требуют специализированных знаний или навыков, цена может быть выше. Например, стоимость будет высокой, если вам нужно провести сложный анализ рынка для подбора сотрудников или разработать и внедрить систему оценки и развития персонала.
Если вы выбираете исполнителя услуг с более высоким уровнем опыта и квалификации, цена будет выше. Такие исполнители могут предоставлять более высокое качество работы и иметь более широкий спектр услуг.
Если аутсорсер имеет хорошую репутацию и положительные отзывы от других компаний, цена будет выше. Это связано с тем, что такие фирмы могут предоставлять более надежные и качественные услуги.
Если вы хотите получить дополнительные услуги или сервисы от поставщика, стоимость будет больше. Например, если вы хотите получить консультации или поддержку в области управления персоналом, это повлияет на цену.
Чем дольше действует контракт с исполнителем услуг, тем выгоднее цена. Многие исполнители кадрового делопроизводства предлагают скидки или специальные условия для долгосрочных контрактов.
Комментарий эксперта. Цена аутсорсинга кадрового делопроизводства может варьироваться в зависимости от конкретных условий и требований компании. Рекомендуется провести сравнительный анализ различных поставщиков услуг и получить несколько предложений, чтобы выбрать наиболее выгодное и подходящее для ваших потребностей.
Каких ошибок позволяет избежать аутсорсинг кадрового делопроизводства
При кадровом делопроизводстве начавшие недавно работать компании могут совершать различные ошибки, которые негативно сказываются на эффективности и точности работы. Ниже приведены некоторые сложности, которые можно избежать, обратившись к профессионалам:
- Неправильное ведение документации. Одной из главных задач кадрового делопроизводства является правильное и аккуратное ведение документации. Ошибки в заполнении документов, неполные или неправильные данные могут привести к проблемам при расчете заработной платы, учете рабочего времени и других процессах.
- Несоответствие законодательству. Кадровое делопроизводство должно соответствовать требованиям трудового и налогового законодательства. Неправильное применение законодательных норм может привести к штрафам и проблемам с контролирующими органами.
- Отсутствие системы учета и контроля. Важно иметь систему учета и контроля, которая позволяет отслеживать все процессы кадрового делопроизводства. Отсутствие такой системы может привести к потере данных, ошибкам в расчетах и неправильному управлению персоналом.
- Неправильный подбор персонала. Неправильный подбор персонала может привести к неэффективной работе и неудовлетворенности сотрудников. Важно проводить качественный отбор персонала, учитывая требования и потребности компании.
- Неправильное оценивание и развитие сотрудников. Оценивание и развитие сотрудников являются важными процессами в кадровом делопроизводстве. Ошибки в оценке и неправильное развитие могут привести к несправедливости и недовольству сотрудников.
- Неправильное увольнение сотрудников. Увольнение сотрудников должно происходить в соответствии с законодательством и в рамках установленных процедур. Неправильное увольнение может привести к юридическим проблемам и негативному имиджу компании.
- Недостаточная автоматизация. Автоматизация процессов кадрового делопроизводства позволяет упростить и ускорить работу, снизить вероятность ошибок и повысить эффективность. Недостаточная автоматизация может привести к трате времени и ресурсов на рутинные задачи.
Избегая этих частых ошибок посредством передачи на аутсорс, компания может повысить эффективность и точность кадрового делопроизводства, а также улучшить управление персоналом и удовлетворенность сотрудников.
Кому требуется аутсорсинг кадрового делопроизводства
Аутсорсинг кадрового делопроизводства может быть полезен для различных организаций, в особенности для малых и средних предприятий. У таких компаний часто отсутствует отдельный отдел кадров, и ресурсы на ведение кадрового делопроизводства могут быть ограничены. Аутсорсинг позволяет сэкономить время и силы, которые можно направить на основную деятельность компании.
Если у компании нет специалистов, знакомых со всеми нюансами кадрового делопроизводства, аутсорсинг может быть хорошим решением. Внешние специалисты имеют опыт и знания в данной области и могут обеспечить грамотное ведение документации, соблюдение законодательства, которое действует в Российской Федерации.
Некоторые отрасли, такие как финансы, медицина или производство, имеют сложные правила и требования в отношении кадрового делопроизводства. Аутсорсинг позволяет обеспечить соответствие всем требованиям и минимизировать риски ошибок.
Заключение
Аутсорсинг полезен для предприятий, испытывающих временные или сезонные нагрузки. Временные или сезонные повышения нагрузки на кадровое делопроизводство могут быть сложными для управления внутренними ресурсами. Аутсорсинг дает возможность организациям гибко реагировать на изменения количества работы и избегать перегрузки сотрудников.
Аутсорсинг подходит и для организаций, стремящихся к снижению затрат. Аутсорсинг кадрового делопроизводства может быть экономически выгодным решением, поскольку организация не несет расходов на содержание отдельного кадрового подразделения или обучение сотрудников.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства дает возможность предприятиям сконцентрироваться на своей ключевой деятельности и бизнес-стратегии, переложив рутинные задачи на внешних специалистов. Грамотно используя этот инструмент, можно сделать работу фирмы более эффективной.