Рубрика: Uncategorized

Аутсорсинг кадрового делопроизводства представляет собой передачу функций управления кадровыми делами фирмы сторонней компании. Вместо того, чтобы организовывать внутренний кадровый отдел, компания нанимает исполнителя услуг для решения задач, которые сопряжены с управлением сотрудниками. Объем полномочий при аутсорсинге описывается в договоре.

Читайте, в чем заключается аутсорсинг кадрового делопроизводства, как выбрать исполнителя для оказания услуг, что входит в процессы ведения документов по кадрам.

Что представляет собой кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это комплекс процессов, связанных с ведением документов и управлением персоналом в организации. Оно заключает в себе создание, согласование, подписание, обработку и хранение документов, относящихся к кадровой деятельности.

Главной задачей делопроизводства считается обеспечение правильной организации и ведения кадровых процессов внутри компании. Сюда может входить:

• учет и анализ кадрового состава;
• отбор и наем работников;
• контроль за исполнением рабочих и служебных обязанностей;
• оценку и развитие персонала;
• увольнение сотрудников;
• ведение различной документации по кадрам.

Кадровое делопроизводство всегда предусматривает составление и подготовку различных бумаг, связанных с персоналом. Это могут быть трудовые соглашения, указы о трудоустройстве либо освобождении от должности, трудовые книжки, личные карточки работников, отчеты о рабочем времени и зарплате, аттестационные листы и другие документы, необходимые для правильного ведения кадровых процессов.

Кадровое делопроизводство еще предусматривает обработку и хранение персональных данных сотрудников. Выполняют сбор и регистрацию информации о сотрудниках, их контактных данных, образовании, опыте работы, а также сведений о зарплате и других финансовых аспектах. Важно обеспечить конфиденциальность и безопасность этих сведений, соблюдая соответствующие законодательные требования.

Кадровое делопроизводство играет большую роль в эффективном управлении персоналом в компании. Оно позволяет компании поддерживать актуальность и достоверность информации о своих сотрудниках, а также обеспечивает соблюдение трудового законодательства, регулирующего отношения между работодателем и работником.

Комментарий эксперта. Кадровое делопроизводство может быть сложным и трудоемким процессом, требующим специальных знаний и навыков. По этой причине многие компании решают передать эти функции внешнему исполнителю услуг, используя аутсорсинг кадрового делопроизводства. Это позволяет компании сосредоточиться на своей основной деятельности, в то время как внешний исполнитель берет на себя управление кадровым делопроизводством.

Для чего предназначен аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг важен для предприятий по нескольким причинам. Во-первых, он дает возможность снизить расходы на управление сотрудниками. Компания не нуждается в содержании отдельного кадрового подразделения и несет лишь затраты на конкретные услуги, которые требуются в данный момент. Это особенно актуально для малых и средних фирм, которые не могут себе позволить организовать полноценный отдел кадров.

Во-вторых, исполнители по кадровому делопроизводству обладают более широким опытом и знаниями в этой области, чем внутренние сотрудники компании. Они располагают экспертным знанием в сфере учета кадров, законов о труде и других аспектов управления сотрудниками. Компания может получить высококвалифицированные услуги и советы от специалистов в данной сфере.

Аутсорсинг дает возможность предприятию сконцентрироваться на бизнесе, не отвлекаясь на выполнение рутины по управлению сотрудниками. Это может увеличить эффективность деятельности фирмы и улучшить ее конкурентоспособность.

Исполнитель по кадровому делопроизводству способен быстро адаптироваться к меняющимся потребностям компании, менять характер и объем услуг в зависимости от роста или сокращения штата сотрудников, иных факторов.

Разновидности аутсорсинга

Аутсорсинг кадрового делопроизводства делится на такие виды:

• Полный аутсорсинг кадрового делопроизводства. В этом случае все задачи, сопряженные с управлением кадровым делопроизводством, поручаются исполнителю. Он осуществляет обработку персональных данных сотрудников, подготовку документов для приема и увольнения работников, поддержку процессов.
• Частичный аутсорсинг кадрового делопроизводства. Лишь определенные задачи, сопряженные с управлением кадровым делопроизводством, поручаются исполнителю. Например, компания может передать аутсорсеру обработку зарплаты или подготовку документов для увольнения сотрудников.
• Аутсорсинг конкретных задач. В этом случае компания может передавать внешнему исполнителю выполнение конкретных задач, связанных с кадровым делопроизводством. Например, это может быть проверка резюме кандидатов на вакансии или подготовка документов для проведения аттестации сотрудников.
• Аутсорсинг стратегического планирования и консультирования. Компания может поручать внешнему исполнителю стратегическое планирование и консультирование в области кадрового делопроизводства. Например, это может быть разработка стратегии найма и удержания персонала или консультации по вопросам организации кадровых процессов.

В зависимости от потребностей компании, она может выбрать один или несколько видов аутсорсинга кадрового делопроизводства. Это позволяет сосредоточиться на основной деятельности компании и повысить эффективность работы в области управления персоналом.

 

Как передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг

Передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг может быть полезной стратегией для фирмы, особенно если у нее нет достаточных ресурсов или опыта в управлении кадровыми процессами. Это также может помочь снизить издержки и повысить эффективность ведения кадровых дел. Выделяют несколько шагов, которые нужно предпринять для передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

• Оцените потребности компании. 1-м шагом является оценка того, какие именно кадровые процессы нуждаются в аутсорсинге. Это может быть учет и анализ кадрового состава, подбор и наем сотрудников, контроль за выполнением трудовых обязанностей, оценка и развитие персонала, увольнение сотрудников или другие процессы.
• Исследуйте рынок. Изучите рынок и найдите надежного и опытного исполнителя услуг кадрового делопроизводства. Используйте рекомендации от других компаний или проведите поиск в интернете. Сравните различные предложения и выберите того, кто лучше всего соответствует вашим потребностям.
• Установите контакт. Свяжитесь с выбранным исполнителем услуг и обсудите с ним ваши потребности и требования. Объясните, какие именно задачи вы хотите передать ему, какие ожидания возлагаете на его работу.
• Заключите договор. После обсуждения деталей с исполнителем услуг заключите договор, который будет регулировать ваши отношения. Убедитесь, что договор содержит все необходимые условия и гарантии, а также определенные сроки выполнения работ.
• Передайте информацию. Предоставьте аутсорсеру все необходимые документы и информацию, которая требуется для выполнения кадровых процессов. Здесь имеются в виду сведения о сотрудниках, их контактные данные, информация о зарплате и другие документы.

Важно установить эффективную систему связи и контроля с исполнителем услуг. Регулярно общайтесь с ним. Это позволит убедиться, что все процессы выполняются правильно и в срок. Проводите регулярные проверки качества работы и обсуждайте любые вопросы или проблемы, которые могут возникнуть. Периодически оценивайте результаты работы поставщика услуг. Сравнивайте их с вашими ожиданиями и целями, вносите необходимые корректировки при необходимости.

Комментарий эксперта. Передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг может быть выгодной стратегией для компании, позволяющей сосредоточиться на основной деятельности и снизить затраты. Однако необходимо тщательно выбирать исполнителя услуг и устанавливать эффективную систему контроля, чтобы гарантировать качество и надежность работы.

Что влияет на стоимость аутсорсинга

Цена аутсорсинга кадрового делопроизводства зависит от различных факторов. Чем больше задач и процессов вы хотите передать на аутсорсинг, тем выше цена. Например, если вы хотите передать только учет и анализ кадрового состава, цена будет ниже, чем если поручить аутсорсеру все кадровые процессы, включая наем, оценку и развитие персонала, увольнение.

Если ваши кадровые процессы сложны и требуют специализированных знаний или навыков, цена может быть выше. Например, стоимость будет высокой, если вам нужно провести сложный анализ рынка для подбора сотрудников или разработать и внедрить систему оценки и развития персонала.

Если вы выбираете исполнителя услуг с более высоким уровнем опыта и квалификации, цена будет выше. Такие исполнители могут предоставлять более высокое качество работы и иметь более широкий спектр услуг.

Если аутсорсер имеет хорошую репутацию и положительные отзывы от других компаний, цена будет выше. Это связано с тем, что такие фирмы могут предоставлять более надежные и качественные услуги.

Если вы хотите получить дополнительные услуги или сервисы от поставщика, стоимость будет больше. Например, если вы хотите получить консультации или поддержку в области управления персоналом, это повлияет на цену.

Чем дольше действует контракт с исполнителем услуг, тем выгоднее цена. Многие исполнители кадрового делопроизводства предлагают скидки или специальные условия для долгосрочных контрактов.

Комментарий эксперта. Цена аутсорсинга кадрового делопроизводства может варьироваться в зависимости от конкретных условий и требований компании. Рекомендуется провести сравнительный анализ различных поставщиков услуг и получить несколько предложений, чтобы выбрать наиболее выгодное и подходящее для ваших потребностей.

Каких ошибок позволяет избежать аутсорсинг кадрового делопроизводства

При кадровом делопроизводстве начавшие недавно работать компании могут совершать различные ошибки, которые негативно сказываются на эффективности и точности работы. Ниже приведены некоторые сложности, которые можно избежать, обратившись к профессионалам:

• Неправильное ведение документации. Одной из главных задач кадрового делопроизводства является правильное и аккуратное ведение документации. Ошибки в заполнении документов, неполные или неправильные данные могут привести к проблемам при расчете заработной платы, учете рабочего времени и других процессах.
• Несоответствие законодательству. Кадровое делопроизводство должно соответствовать требованиям трудового и налогового законодательства. Неправильное применение законодательных норм может привести к штрафам и проблемам с контролирующими органами.
• Отсутствие системы учета и контроля. Важно иметь систему учета и контроля, которая позволяет отслеживать все процессы кадрового делопроизводства. Отсутствие такой системы может привести к потере данных, ошибкам в расчетах и неправильному управлению персоналом.
• Неправильный подбор персонала. Неправильный подбор персонала может привести к неэффективной работе и неудовлетворенности сотрудников. Важно проводить качественный отбор персонала, учитывая требования и потребности компании.
• Неправильное оценивание и развитие сотрудников. Оценивание и развитие сотрудников являются важными процессами в кадровом делопроизводстве. Ошибки в оценке и неправильное развитие могут привести к несправедливости и недовольству сотрудников.
• Неправильное увольнение сотрудников. Увольнение сотрудников должно происходить в соответствии с законодательством и в рамках установленных процедур. Неправильное увольнение может привести к юридическим проблемам и негативному имиджу компании.
• Недостаточная автоматизация. Автоматизация процессов кадрового делопроизводства позволяет упростить и ускорить работу, снизить вероятность ошибок и повысить эффективность. Недостаточная автоматизация может привести к трате времени и ресурсов на рутинные задачи.

Избегая этих частых ошибок посредством передачи на аутсорс, компания может повысить эффективность и точность кадрового делопроизводства, а также улучшить управление персоналом и удовлетворенность сотрудников.

Кому требуется аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства может быть полезен для различных организаций, в особенности для малых и средних предприятий. У таких компаний часто отсутствует отдельный отдел кадров, и ресурсы на ведение кадрового делопроизводства могут быть ограничены. Аутсорсинг позволяет сэкономить время и силы, которые можно направить на основную деятельность компании.

Если у компании нет специалистов, знакомых со всеми нюансами кадрового делопроизводства, аутсорсинг может быть хорошим решением. Внешние специалисты имеют опыт и знания в данной области и могут обеспечить грамотное ведение документации, соблюдение законодательства, которое действует в Российской Федерации.

Некоторые отрасли, такие как финансы, медицина или производство, имеют сложные правила и требования в отношении кадрового делопроизводства. Аутсорсинг позволяет обеспечить соответствие всем требованиям и минимизировать риски ошибок.

Заключение

Аутсорсинг полезен для предприятий, испытывающих временные или сезонные нагрузки. Временные или сезонные повышения нагрузки на кадровое делопроизводство могут быть сложными для управления внутренними ресурсами. Аутсорсинг дает возможность организациям гибко реагировать на изменения количества работы и избегать перегрузки сотрудников.

Аутсорсинг подходит и для организаций, стремящихся к снижению затрат. Аутсорсинг кадрового делопроизводства может быть экономически выгодным решением, поскольку организация не несет расходов на содержание отдельного кадрового подразделения или обучение сотрудников.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства дает возможность предприятиям сконцентрироваться на своей ключевой деятельности и бизнес-стратегии, переложив рутинные задачи на внешних специалистов. Грамотно используя этот инструмент, можно сделать работу фирмы более эффективной.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)

Документооборот – это неотъемлемая часть делопроизводства и всех процессов компании. Если в компании есть кто-то кроме руководителя, то между ним и работниками возникают трудовые отношения, ход которых документируется именно отделом кадров. От того, насколько это будет грамотно, зависит в определенной степени эффективность трудовых отношений, а также скорость процессов в самой компании. Поэтому очень важно, чтобы все этапы кадрового документооборота, а именно создание, распространение, хранение, выполнялись быстро и качественно.

Читайте, какие процессы входят в кадровый документооборот, что нужно учитывать при оформлении и движении документов, чем поможет использование электронных систем.

Задачи кадрового делопроизводства

Кадровая документация фиксирует передвижение персонала, его наличие и убытие, в результате чего все процедуры движения персонала приобретают документальное подтверждение. Оно начинается с документов при приеме на работу, т. е. трудового договора и оформления трудовой книжки, продолжается пока работник получает повышение по службе и ездить в командировки, и заканчивается, когда он увольняется.

Совет эксперта: почти вся кадровая документация содержит социально значимые данные, поэтому отношение к работе с документами должно быть очень серьезным и скрупулезным. Помните о том, что насколько правильно вы оформите документацию, настолько меньше будет риск юридических проволочек, ведь именно трудовые документы подтверждают многие факты из жизни человека, например, его трудовой стаж.

Документооборот обеспечивает решение всех вопросов, связанных с трудовыми отношениями и оформлением кадров.  Очевидно, что роль кадрового делопроизводства колоссальна даже в самой небольшой компании. Выделим его следующие задачи:

• оформление человека в компании и фиксирование его движения по штатному расписанию;
• обеспечение работников такими условиями работы, в которых они будут эффективнее;
• управление конфликтами;
• работа с регламентами, позволяющими повысить эффективность отношений сотрудников и компании.

В некоторых компаниях в кадровое делопроизводство включаются расчетные процессы, т. е. элементы бухгалтерского учета. Объединить и упростить все кадровые процессы поможет система электронного документооборота “Добыто. КЭДО”.

Виды документов, оформляемых отделом кадров

При приеме сотрудника оформляются следующие документы: трудовой договор, заявление о трудоустройстве, приказ о приеме на работу, соглашение об обработке персональных данных. Также заполняется трудовая книжка и может быть заключен договор о материальной ответственности.

Если сотрудник получает повышение по службе или переводится в другой отдел, нужно обязательно оформить приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если сотрудник уходит в отпуск или садится на больничный, то документами, которые обычно сопровождают этот процесс, являются:

• график отпусков;
• заявление на отпуск или его перенос;
• больничный лист;
• приказ об отпуске;
• заявление на отпуск за свой счет.

Если вы договорились, что сотрудник будет работать сверхурочно, то необходимо обязательно выпустить соответствующий приказ, а также получить от него письменное согласие на сверхурочную работу.

Если работник отправляется в командировку, то также издается приказ, составляется отчет о командировке и авансовый отчет.

Типы документооборота

Обратите внимание, что документооборот может быть разных типов. Выбор вида документооборота зависит от задач, которые он должен решить, а также от особенностей работы в организации. Итак, рассмотрим типы документооборота кадров подробнее:

• Централизованный. Такой тип подразумевает, что вся кадровая документация собрана в компании в одном месте. При этом, все вопросы, связанные с ней, также решаются в одном месте. Это подходит компаниям, которые сравнительно небольшие.
• Децентрализованный. Этот тип документооборота, при котором документы могут обрабатываться и храниться в разных местах, однако, все операции, которые с ними совершаются, соответствуют одному регламенту. Такой вид документооборота характерен для компаний с большим количеством филиалов не только в пределах одного города, но и страны или даже мира.
• Смешанный. Этот тип кадрового делопроизводства сочетает в себе признаки двух предыдущих. Например, какие-то виды документов могут храниться и обрабатываться в разных местах, а какие-то только в одном.

Совет  эксперта: выбор вида документооборота зависит от нюансов работы конкретной компании. Например, централизованный – для компаний без филиалов, децентрализованный – с большим количеством филиалов, а смешанный – с несколькими филиалами.

Кадровая политика

Недостаточно организовать документооборот. Чтобы он был эффективным и все его процессы работали отлажено необходимо подкрепить его регламентом, т. е. определенными правилами. Это и называется кадровой политикой, некоторым вектором работы компании и сводом правил, по которым оформляются по ним документы. Существует несколько разновидностей кадровых политик, каждая из которых обусловлена структурой компании, ее величиной и нюансами работы.

Так, например, по открытости компании к внешнему миру различают открытую и закрытую кадровые политики. Первая характеризуется прозрачностью для всех сотрудников. Компании, в которых отношениях строятся по принципу прозрачности, обычно очень привлекательны для инвесторов и клиентов, им проще завоевывать рынок и становиться лидерами отрасли.

При закрытом типе управления высшие и средние должности занимаются людьми, которые уже давно устроены в компании. Нанимаются лишь сотрудники низких должностей. И, как правило, доступ к информации у них достаточно ограничен, а возможность повышения по службе необходимо упорно заслуживать и подтверждать свою верность компании.

Также кадровую политику различают по степени влияния руководства:

• Пассивная. В этом случае кадровые сотрудники, как правило, не предугадывают последствия и не планируют никаких превентивных мероприятий, а работают лишь с ликвидацией своих неверных действий. Они не пользуются какими-то определенными стратегиями подбора персонала и не включают в свою работу KPI. Управление в таком случае сводится к реагированию на проблемы, причем их анализ не проводится, поэтому они часто повторяются.
• Реактивная. Этой модели управления свойственно контролирование негативных симптомов, которые проявляются в компании. Если они выявлены, то принимается решение по их нейтрализации. Также при таком управлении проблемы анализируются, а работа компании оптимизируется так, чтобы их больше не было.
• Превентивная. Этот стиль управления отличается прогнозированием развития событий. При этом, на каждую потенциальную проблему разрабатывается решение.
• Активная. Самая современная модель управления. В ней управленцы, а также кадровый персонал буквально “держать руку на пульсе”. Если что-то идет не так, то сразу же разрабатываются кадровые программы, проводится анализ ситуации и ее мониторинг.

Совет эксперта: кадровая политика по степени влияния руководства бывает и смешанной, т. е. сочетает в себе разные стили управления. Например, в современных компаниях ярко выраженная активная кадровая политика с сильной превентивной идеей.

Нормативно-правовая база кадрового документооборота

Кадровый документооборот регламентируют документы из сферы трудового законодательства и не только. К основным нормативно-правовым актам относятся:

• Конституция РФ;
• ТК РФ;
• ГК РФ;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации”;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О защите персональных данных”;
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках”.

Также помимо этих документов учитываются и законодательные акты субъектов РФ и местного самоуправления. Работать с нормативной базой и использовать ее для оформления документов поможет система “Добыто. КЭДО”.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Нововведения в этой области начались в 2018 году с ряда экспериментов в цифровых документах. После их проведения была расширена некоторая нормативно-правовая база и дан толчок к полноценной реализации КЭДО.

Сегодня в цифровом виде можно вести почти все кадровые документы, за некоторым исключением. Например, работники все еще обязаны подписывать инструктаж по охране труда на бумаге.

Подписывать разные документы разрешено несколькими видами электронных подписей в зависимости от их вида. Например, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему необходимо подписывать только электронной усиленной квалифицированной подписью, а вот заявление об отпуске можно подписать и неквалифицированным вариантом.

Совет эксперта: обратите внимание, что внедрение КЭДО – это прогрессивный шаг, однако, оно все еще не является обязательным для российских компаний. Каждая организация должна сама прийти к этому решению, либо отказаться от него. Также каждый работник вправе либо согласиться, либо отказаться от КЭДО.

Преимущества КЭДО

Перечислим основные преимущества перехода на КЭДО:

• Работа без бумаги. Об этом мечтают многие работники отдела кадров и не только. Электронные архивы и отсутствие бумажных кип на столах: это значительно более удобно.
• Минимизация затрат времени, денег и прочих ресурсов. Теперь не придется покупать бумагу в таком количестве, а также выделять специальные помещения под архив. При этом, экономится и время сотрудников, ведь теперь не придется бегать за каждым работником в компании, чтобы подписать какой-то документ. Это можно сделать намного быстрее через систему КЭДО.
• Удобное взаимодействие с работниками на удаленке. Удаленка – это реального нового мира и КЭДО дает возможность быстрее и удобнее обмениваться документами без потери скорости.
• Ускорение воронки найма. За счет того, что вопросы с документами решаются быстрее, HR-специалисты больше не тратят на найм столько времени. Это дарит несколько дополнительных преимуществ: например, минимизация потерь потенциальных сотрудников.
• Возможность отследить статус документа. Благодаря тому, что функционал системы КЭДО продуман, документ не потеряется и не застопорится на каком-то этапе. При этом, у вас всегда будет возможность проверить, где он находится.

Система КЭДО сводит ошибки человеческого плана практически к нулю, т. к. люди больше не взаимодействуют с документами физически. Самый доступный пример – на них невозможно пролить кофе или потерять. Если вы рассматриваете разные варианты систем электронного документооборота, обратите внимание на “Добыто. КЭДО”.

Заключение

Чтобы переход на КЭДО был простым, необходимо соблюсти следующие условия:

• Аудит кадровых процессов. Это очень важный этап, без которого ничего не получится. Цель аудита – понять какие процессы и документы можно сразу перевести на КЭДО, а какие необходимо подготовить.
• Выбор программы КЭДО. При выборе стоит отталкиваться от потребностей вашей компании.
• Разработка документа, в котором будут указаны все подробности перевода фирмы на КЭДО. С ним нужно ознакомить всех сотрудников.

Кадровый документооборот помогает сделать сотрудничество работников и работодателя эффективнее. Если он грамотно выстроен, то трудовые отношения будут намного легче. Кадровый документооборот состоит из создания, распространения, хранения кадровых документов. Все эти процессы могут реализовываться как на бумаге, так и в электронном формате при помощи системы КЭДО.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)

Обучение сотрудников – важная задача каждой современной организации. Это один из процессов, который помогает обеспечить компанию компетентными кадрами, а также стимулировать рост и повышать конкурентоспособность. Многие компании сегодня уже пересмотрели подход к обучению персонала и внедрили интересный и действенный инструмент – электронную библиотеку.

Читайте, что представляет собой корпоративная электронная библиотека, из каких источников она формируется, как организовать доступ сотрудников для обучения и развития.

Что такое электронная библиотека

Такая библиотека является бизнес-инструментом, с помощью которого решается задача с обучением персонала. Собрать библиотеку или приобрести к ней доступ намного проще, чем организовывать тренинги и курсы. Она позволяет развить знания всего персонала: от низшего звена до топ-менеджмента. Электронная библиотека в компании помогает экономить время и средства на поиск данных, а также совершенствовать коммуникацию и корпоративную культуру.

Какие задачи решает электронная библиотека

Корпоративная библиотека решает следующие задачи бизнеса:

• Привлечение лучших кадров. Наличие платформы, на которой можно обучаться – весомый плюс, на который обратят внимание кандидаты, заинтересованные в росте и развитии.
• Экономия личных средств работников. Сотрудникам не придется тратить деньги на приобретение специализированной литературы, если вы соберете самые нужные издания в одном месте. Также это еще один плюс для потенциальных кандидатов на должности в компании.
• Развитие навыков сотрудников. Ваши работники смогут приобрести дополнительные или повысить уровень имеющихся навыков, ведь вы можете собрать в библиотеке гайды по любым темам: от копирайтинга до программирования.
• Поддержка ментального здоровья работников. Чтение развивает когнитивные способности, а также снижает стресс. Это происходит из-за того, что во время него процессы в организме замедляются и человек оказывается в медитативном состоянии. Поэтому постарайтесь мотивировать работников на 15-20 минут чтения в день.
• Сплочение коллектива. Эффективность чтения значительно возрастает, когда одну и ту же литературу читает, а затем обсуждает несколько человек. Особенно это хорошо для тех, кто работает удаленно. Вы можете создать в компании литературный круг и разработать систему мотивации при помощи менеджеров и руководителей.
• Мониторинг запросов команды. Такая библиотека позволяет быстро получить разную информацию, а затем оптимизировать рабочий процесс за счет создания нужной информационной среды. При помощи встроенных функций менеджеры могут отслеживать как часто работники обращаются к чтению и что именно изучают, а затем на основе полученных данных пополнять библиотеку новой литературой.

Совет эксперта: для повышения эмоциональной стабильности работников обязательно добавьте в библиотеку литературу по психологии. Так они смогут лучше справляться с негативными эмоциями, а атмосфера в коллективе будет менее напряженной.

Как понять какую литературу добавлять

Корпоративная библиотеку может стать главным инструментом для эффективного самообучения работников. Однако прежде чем начать ее формировать важно понять, какую литературу туда добавить. Для этого необходимо опросить все категории сотрудников. Вопросы для опроса могут касаться любимых книг и желания читать профессиональную литературу, любимых автором и издательств, актуальных тем и необходимости внедрения библиотеки в компании в принципе.

По результатам опроса можно будет понять какую именно литературу добавлять в библиотеку. Стандартный список может выглядеть примерно так: менеджмент, HR-сфера, маркетинг и продажи, лидерство и умение выступать на публике.

Процесс внедрения электронной библиотеки

До начала внедрения проекта необходимо определиться с требованиями к нему. Например, они могут выглядеть как следующий список:

• Возможность выбора тематики литературы;
• Учет статистики посещения;
• Наличие мобильного приложения;
• Возможность брендирования;
• Возможность формирования подборок книг.

Также необходимо сразу же определиться с сотрудниками, которые будут помогать реализовывать проект, например, с администратором.

Выбор формата

Содержание и формат проекта определяются нюансами работы фирмы. Например, есть ли у нее необходимые ресурсы. Выделяют три основных формата таких библиотек, а именно бумажная, т. е. традиционная, электронная и библиотека, к которой предоставляется доступ на специальных онлайн-ресурсах (например, сайтах издательств).

Чтобы не было проблем с авторскими правами книги необходимо приобрести, а не просто найти и скачать бесплатно. Удобнее всего пользоваться онлайн-сервисами, которые предлагают неограниченный доступ к своему ресурса на какой-то промежуток за конкретную стоимость. Цена подписки может зависеть от количества сотрудников.

Чтобы работать с некоторыми ресурсами необходимо подходить по критериям. Например, подписать определенное количество пользователей.

При создании такой библиотеки обязательно нужно учесть такие факторы, как:

• Необходимость создания системы мотивации персонала за чтение;
• Возможность позиционирования библиотеки, как элемента социального обеспечения компании.
• Совет эксперта: если в компании уже внедрена система карьерного роста и оценки персонала, то библиотека – обязательный ресурс для внедрения.

Полки с книгами: за и против

Некоторые компании выступают за традиционные бумажные библиотеки, т. е. приобретение обычных книг. Рассмотрим плюсы и минусы такого способа организации библиотеки в компании.

• Плюсами такого формата работы проекта являются:
• Быстрый старт. Достаточно приобрести несколько десятков книг и мини-библиотека уже будет готова.
• Создание особой атмосферы в офисе. Для такой библиотеки можно выделить отдельный уголок или даже комнату в компании.
• Отсутствие необходимости привлекать к работе с библиотекой большое количество специалистов. Достаточно 1-2 работников, которые будут следить за книгами и периодически приобретать новые.

Минусами обычной бумажной библиотеки считаются:

• Сложность учета книг. Придется заводить отдельный файл, в котором нужно будет прописать основные данные по каждому изданию.
• Затраты на замену книг. Бумажные издания имеют свойство быстро изнашиваться, поэтому придется тратить деньги не только на приобретение новых, но и на замену старых книг.
• Немобильный формат чтения. Книгу нельзя прочитать на планшете или телефоне, т. е. ее невозможно постоянно держать под рукой.
• Невозможность покрыть потребности работников на удаленке.
• Сложность в составлении подборок.

Таким образом, бумажный книжный фонд стоит рассматривать только как дополнение к электронной библиотеке. Сегодня намного проще и эффективнее работать с книгами в электронном формате.

Этапы внедрения

Работа с библиотекой – это скрупулезный процесс, к которому нужно подойти очень внимательно. Рассмотрим этапы работы с ним подробнее.

• Определение цели библиотеки. Целью может стать и простое хранение корпоративных знаний и наработок, но в таком случае библиотека будет представлять собой базу знаний. Лучше поставить такую цель, как решение каких-либо бизнес-задач или упрощение процессов.
• Выбор менеджера проекта и администратора библиотеки. Как правило, у каждой корпоративной библиотеки есть владелец. Чаще всего им выступает человек из HR-службы. Именно он будет ответственен за ее внедрение и дальнейшее развитие, а помогать ему может администратор.
• Получение поддержки от руководства. Отлично, если руководство понимает всю необходимость постоянного обучения персонала. Если же нет, то вам необходимо аргументировать создание библиотеки перед руководителями.
• Формирование команды проекта и распределение функций. Помимо менеджера и администратора над библиотекой должны работать менеджер по обучению, сисадмин, эксперты и лидеры мнений.
• Выбор платформы. Этот этап мы уже рассматривали ранее. Самый простой способ на первом этапе работы с библиотекой – это организация папок с информацией в файлообменнике. Самым же эффективным и удобным станет организация электронной версии библиотеки, либо приобретение доступа к онлайн-ресурсам. Помните о соблюдении авторских прав.

Совет эксперта: если перед библиотекой стоят очень значимые  для компании цели, то необходимо приобрести специальную платформу. Она поможет быстрее к ним прийти, при этом по пути решая другие задачи. Например, с готовыми платформами вам будет легко вести статистику по библиотеке, учитывать время работников, проведенное в ней, проводить тестирования пользователей после изучения материала. Это удобно, если при помощи библиотеки вы желаете упростить корпоративное обучение.

• Работа администратора. На этом этапе уже можно подключать к проекту администратора. Пусть он ведет учет и уже осваивает платформу, а также формирует первую отчетность.
• Организация пиара проекта. Необходимо уведомить работников о наличии библиотеки и создать систему мотивации. Для уведомления достаточно разместить информацию на сайте или разослать письмо по электронной почте.

Совет эксперта: чтобы поддерживать интерес к библиотеке можно ежемесячно составлять рейтинги самых читаемых книг, выбирать книгу месяца, отмечать на портале самых активных читателей.

Система мотивации персонала

Чтобы в полной мере понять преимущества библиотеки необходимо мотивировать работников ею пользоваться. Для этого можно использовать следующие инструменты:

• Книжный клуб. Вы можете организовать в компании книжный клуб. Очень важно обеспечить комфортную обстановку для обсуждения прочитанной литературы и проводить встречи этого клуба 1-4 раза в месяц. Чтобы встречи были продуктивными, обязательно назначайте для них ментора или руководителя, планируйте их ход, обеспечьте отсутствие шума. Также важно следить за ходом дискуссии и устранять критику или негатив, если они возникают.
• Подборки от лидеров мнений и руководителей. Возможности электронных платформ позволяют создавать подборки литературы. Такими подборками могут стать рекомендации от руководителей или лидеров мнений компании. Как правило, сотрудники склонны им больше доверять и следуя за их авторитетом будут больше обращать внимание на библиотеку.
• Использование промоматериалов. Чтение важно популяризировать и поощрять. Для этого можно создать и распространить промоматериалы о библиотеке. Ими могут стать анонсы выхода следующих изданий, рекомендация изучить конкретную подборку и т. д. Промоматериалы можно печатать, публиковать на сайте или рассылать по почте.
• Совет эксперта: к популяризации библиотеки можно подойти с большим креативом. Например, тем сотрудникам, которые за месяц прочли больше всего литературы, выдавать призы, например, элементы одежды или корпоративного стиля.

Заключение

Самый подходящий вариант – специалист HR-службы или менеджер по корпоративной культуре. Однако важно понимать, что библиотеке не должна создавать для специалиста большую нагрузку, а даже наоборот она должна помочь выстроить диалог с коллегами и повысить работоспособность.

Электронная библиотека может стать хорошим инструментом обучения персонала, что повысит их уровень знаний, т. е. компетентность. При этом, библиотека позволяет сэкономить на курсах и тренингах для персонала, а также время на поиск данных.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)

К кадровой документации относят много разных бумаг, которые должны иметься у любой фирмы либо ИП. Какие-то из документов затрагивают организационные вопросы, без других невозможно рассчитать и выплатить заработную плату. Также есть документация, направленная на защиту личной информации. Проверку кадровой документации выполняют разные госструктуры. Чтобы избежать проблем, работодатель должен знать, какие кадровые документы должны быть в компании.

Читайте, какие необходимые кадровые документы предусмотрены законодательством, что нужно учесть при их оформлении, чем поможет система электронного документооборота.

Кто отвечает за ведение кадровой документации

В маленьких фирмах ведением нужной кадровой документации обычно занимается штатный либо приходящий бухгалтер. Также вести кадровую документацию может непосредственно глава организации.

Ответственность за кадровые документы крупной организации обычно ложится на отдел кадров. Главой этого отдела может быть менеджер по персоналу или руководитель по управлению сотрудниками. Они отвечают за создание, обработку и хранение всех кадровых документов.

Обязательные кадровые документы

В России существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть предоставлены работодателем при приеме на работу и в течение всех трудовых отношений. Эти документы необходимы для правильной организации работы сотрудников, защиты их прав и обеспечения соответствия трудовому законодательству. Обязательные кадровые документы в России включают в себя следующие бумаги:

• Трудовой договор – основной документ, заключаемый между работодателем и работником, который регулирует трудовые отношения между ними. В трудовом договоре должны быть указаны условия работы, должность, оклад, график работы, испытательный срок и другие важные параметры.
• Приказ о приеме на работу – документ, выдаваемый работодателем при приеме нового сотрудника. В приказе указываются данные о сотруднике, его должность, место работы, размер заработной платы и другие важные сведения.
• Личное дело работника – это документальное хранилище информации о каждом сотруднике. Личное дело содержит все документы, связанные с трудовыми отношениями сотрудника, включая трудовой договор, приказы о приеме и увольнении, копии паспорта, трудовую книжку, документы об образовании и иные значимые бумаги.
• Трудовая книжка – официальный документ, который ведется для каждого работника и содержит записи о его трудовой деятельности. В трудовой книжке отражаются все изменения в трудовом статусе сотрудника, такие как переводы на другую должность, повышение или понижение должности, отпуска.
• Приказы об увольнении – документы, выдаваемые работодателем при увольнении сотрудника. В приказе указываются причина и дата увольнения.

Это лишь основная из обязательной документации. Также компания должна предусмотреть следующие бумаги:

• Табель учета рабочего времени – документ, который ведется для учета рабочего времени сотрудников. В табеле отражается время прихода и ухода сотрудников, продолжительность рабочего дня, отпусков.
• Справка о заработной плате – документ, выдаваемый работодателем сотруднику для подтверждения его заработной платы. В справке указывается размер заработной платы, период, за который она начислена.
• Медицинская книжка – документ, удостоверяющий состояние здоровья сотрудника. Медицинская книжка обязательна для работников, которые заняты в определенных отраслях, где требуется специальное обследование.
• Приказы о премировании – документы, выдаваемые работодателем при премировании сотрудников. В приказе указывается размер премии, причина ее назначения.
• Приказы о переводах и повышениях – документы, выдаваемые работодателем при переводе или повышении сотрудника на другую должность. В приказе указывается новая должность, размер заработной платы.

Комментарий эксперта. Это лишь некоторые из обязательных кадровых документов в России. Каждая организация может иметь свои специфические требования и документы, которые необходимо предоставить. Важно соблюдать все требования трудового законодательства и хранить все кадровые документы в соответствии с установленными правилами и сроками.

Трудовой договор

Трудовой договор в России оформляется в письменной форме и должен содержать следующие обязательные элементы:

• Заголовок «Трудовой договор» и указание места его заключения (название организации, адрес).
• Сведения о сторонах договора: полное наименование работодателя и его место нахождения, а также фамилия, имя, отчество работника, его дата рождения, гражданство и место жительства.
• Сведения о предмете договора: указание должности работника, его функциональных обязанностей и условий работы (график работы, продолжительность рабочего времени).
• Условия оплаты труда: указание размера заработной платы (оклада), системы оплаты (почасовая, сдельная или иная), периодичности выплаты заработной платы.
• Период действия договора: указание срока его действия (если он заключается на определенный срок) или условий его прекращения (если договор заключается на неопределенный срок).
• Условия испытательного срока: указание длительности испытательного срока (если он предусмотрен) и условий его прекращения.
• Гарантии и компенсации: указание прав работника на определенные гарантии и компенсации (отпуск, больничный лист, оплата сверхурочных работ).
• Обязанности сторон: указание обязанностей работодателя и работника, включая соблюдение трудовой дисциплины, конфиденциальности информации и других требований.
• Порядок разрешения трудовых споров: указание порядка разрешения возможных трудовых споров между сторонами договора.
• Подписи сторон: договор должен быть подписан обеими сторонами, работодателем и работником.

Трудовой договор может быть заключен как на определенный срок, так и на неопределенный. В случае заключения договора на определенный срок он может быть продлен или расторгнут по соглашению сторон или в соответствии с законодательством.

Комментарий эксперта. Важно отметить, что трудовой договор должен быть оформлен до начала работы работника и предоставлен ему в письменной форме. Работодатель обязан хранить копию трудового договора в личном деле работника.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу в России предусматривает сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, место жительства, данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Также в приказ вносят сведения о работодателе: полное наименование организации, ее место нахождения, ИНН и ОГРН. Указываются должность работника и его функциональные обязанности, дата начала работы работника. Также проставляются подписи сторон: приказ должен быть подписан нанимателем и сотрудником.

Личное дело работника

Личное дело работника является документацией, содержащей информацию о сотруднике и его трудовой деятельности. Оно необходимо для правильной организации и ведения трудового процесса, а также для обеспечения соблюдения законодательства в области труда.

Личное дело работника содержит следующую персональные данные работника, копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность гражданина. Также в личном деле содержатся данные о трудовом договоре или приказе о приеме на работу.

Еще в личном деле прописываются сведения о заработной плате работника, включая размер заработной платы и систему оплаты труда. Также в него включают документы, подтверждающие квалификацию и образование работника.

Личное дело должно содержать сведения о прохождении медицинского осмотра и других обязательных проверок. Также в него добавляют документы, связанные с изменениями в трудовом статусе работника. К таковым относят переводы на другую должность или изменение условий трудового договора.

Разъяснения эксперта. Личное дело работника является конфиденциальной информацией и должно храниться в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных. Работодатель обязан обеспечить доступ работнику к его личному делу и сохранность информации, содержащейся в нем.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является официальным документом, который используется для фиксации и подтверждения деятельности работника. Важные функции трудовой книжки:

• Регистрация стажа работы. Трудовая книжка содержит информацию о всех местах работы, должностях и периодах деятельности работника. Она служит основанием для подсчета и учета стажа работы при назначении пенсии, определении прав на отпуск и социальных выплат.
• Подтверждение трудового статуса. Трудовая книжка является документом, подтверждающим факт занятости и статуса работника. Она может быть использована при поиске новой работы. Документ позволяет при необходимости предоставить доказательства трудового опыта.
• Получение социальных и льготных выплат. Некоторые социальные программы и льготы могут быть доступны только для лиц с определенным стажем работы. Трудовая книжка позволяет документально подтвердить наличие необходимого стажа и получить соответствующие выплаты.

Еще трудовая книжка служит средством защиты прав работника. В случае возникновения конфликтов или споров с работодателем она может быть использована в качестве доказательства фактов трудовой деятельности и условий работы.

Табель учета рабочего времени

Табель позволяет учитывать время начала и окончания работы, а также продолжительность рабочего дня. Это важно для контроля выполнения рабочего графика, определения переработок и недоработок, а также для расчета заработной платы.

Табель учета рабочего времени помогает контролировать соблюдение установленных норм рабочего времени, отдыха и отпусков. Он позволяет выявить нарушения и принять меры по их предотвращению. Информация, содержащаяся в табеле учета рабочего времени, используется для расчета заработной платы работников. Он служит основанием для определения отработанных часов, переработок, недоработок и других факторов, влияющих на размер заработной платы.

Табель учета рабочего времени является документом, подтверждающим факт работы и трудовую деятельность работника. Он может быть использован в случае необходимости предоставить доказательства отработанных часов или выполнения рабочего графика.

Табель учета рабочего времени также служит средством защиты прав работника. В случае возникновения споров с работодателем он может быть использован в качестве доказательства фактов трудовой деятельности и выполнения рабочего графика.

Справка о заработной плате

Справка о зарплате является документом, который подтверждает размер заработной платы работника за определенный период времени. Она может быть необходима при:

• Подаче заявки на получение кредита или ипотеки. Банки и финансовые учреждения могут потребовать предоставления справки о зарплате для оценки финансовой состоятельности заемщика и определения возможности погашения кредита.
• Поступлении в учебное заведение: Некоторые образовательные учреждения могут требовать предоставления справки о зарплате для определения степени финансовой поддержки или для рассмотрения заявки на стипендию.
• Получении социальных льгот или пособий. В некоторых случаях для получения социальных пособий или льгот может потребоваться предоставление справки о зарплате для определения дохода и права на получение данных пособий.
• Оформлении визы или загранпаспорта. Некоторые страны могут требовать предоставления справки о зарплате как одного из документов, подтверждающих финансовую состоятельность и цель поездки.

Также документ нужен при решении судебных или административных споров. Справка о зарплате может быть использована в качестве доказательства при разрешении споров, связанных с трудовыми отношениями, расчетом заработной платы или выплатой компенсаций.

Медицинская книжка

1-й этап получения медкнижки – обращение в поликлинику, где сотрудник будет проходить медицинский осмотр и получать справки. Понадобится предоставление необходимых документов, таких как паспорт, СНИЛС, полис обязательного медицинского страхования.

Далее следует прохождение медосмотра, который включает в себя общий осмотр врача, измерение антропометрических показателей (рост, вес), анализы крови и мочи, а также другие необходимые исследования в зависимости от требований.

Обратите внимание что медицинская книжка является обязательным документом для некоторых категорий персонала, таких как медицинские работники, сотрудники пищевой промышленности, люди, занятые вредными и опасными производствах.

Приказы о премировании

Приказ о премировании – это документ, который выдается работодателем для уведомления сотрудника о предоставлении ему премии или награды за выполнение определенных целей, отличных результатов работы или вклада в работу организации. В приказе о премировании указываются следующие данные:

• наименование организации и ее адрес;
• ФИО сотрудника, которому предоставляется премия;
• основание для премирования (например, достижения в работе, выполнение поставленных задач, повышение производительности труда);
• сумма премии или награды, которая будет выплачена сотруднику;
• дата выдачи приказа и сроки выплаты премии.

Также в приказе проставляется подпись руководителя организации или уполномоченного лица.

Приказы о переводах и повышениях

Приказы о переводах и повышениях являются документами, которые выдает работодатель для уведомления сотрудника о его перемещении на другую должность или о повышении в занимаемой им должности.  Это позволяет сотруднику быть в курсе своего нового положения и обязанностей.

Также приказ позволяет выполнять организационные цели. Приказ о переводе или повышении помогает работодателю организовать и упорядочить процесс перемещения сотрудников на другие должности или их повышения внутри организации. Это может быть связано с необходимостью оптимизации работы, расширением бизнеса или другими организационными потребностями.

Заключение

Зная, какая кадровая документация является обязательной, наниматель минимизирует риск возникновения проблем с государственными органами. Кроме того, правильное ведение кадровых документов позволяет увеличить эффективность работы организации.

Большое количество кадровых документов, особенности их заполнения, учета, хранения, регулярно вносимые в законы изменения и принимаемые поправки могут стать серьезным вызовом не только для начинающего, но и опытного кадровика, HR-менеджера.

Современные платформы (системы) кадрового электронного документооборота помогают существенно снизить нагрузку на отдел кадров, помочь автоматизировать не только обработку документов, но и управление персоналом.

Нельзя забывать, что ряд документов работодатель обязан оформлять в бумажном виде. В целом, переход на КЭДО – выгодные вложение времени и средств в повышение эффективности работы кадровой службы любой компании.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)

Эффективность показывает, как соотносятся результаты работы и расходы. Сегодня нет единой методики, позволяющей оценивать, насколько эффективна система управления сотрудниками. Есть несколько разных подходов к оцениванию эффективности, которые может использовать руководство компании, кадровая служба.

Читайте, по каким показателям определяется эффективность системы управления персоналом, какие действия и решения может выбрать руководство компании, чем поможем система электронного документооборота.

Что представляет собой эффективность системы управления персоналом

Эффективность показывает способность системы управления персоналом в организации достигать поставленных целей и обеспечивать оптимальное использование ресурсов, включая сотрудников, с целью повышения результативности работы компании.

Основными факторами, влияющими на эффективность системы управления персоналом, являются:

1. Адекватное привлечение и наем сотрудников. Эффективная система управления персоналом должна обеспечивать привлечение и наем квалифицированных сотрудников с навыками и компетенциями, необходимыми для выполнения задач и достижения целей организации.
2. Развитие и обучение персонала. Система должна предоставлять сотрудникам возможности для развития и обучения, чтобы они могли улучшать свои навыки, знания и способности, соответствовать изменяющимся требованиям рынка и выполнять рабочие задачи на более высоком уровне.
3. Управление производительностью. Нужно, чтобы система могла обеспечивать эффективное управление производительностью сотрудников. Это включает в себя установление целей и ожиданий, регулярную обратную связь, оценку результатов работы и разработку планов для улучшения производительности.
4. Вознаграждение и стимулирование. Эффективная система управления персоналом должна предоставлять справедливое и мотивирующее вознаграждение, которое стимулирует сотрудников к достижению лучших результатов и повышению производительности.
5. Коммуникация и обратная связь. Система должна обеспечивать открытую и эффективную коммуникацию между руководством и сотрудниками, а также обратную связь, чтобы работники могли быть вовлечены в процесс принятия решений и высказывать свои идеи и предложения.
6. Анализ и улучшение работы сотрудников. Необходимо, чтобы система могла обеспечивать регулярный анализ результатов работы сотрудников, идентификацию их сильных и слабых сторон, разработку планов для их улучшения.

Комментарий эксперта. Все эти факторы взаимосвязаны и важны для создания эффективной системы управления персоналом в организации. Ее целью является обеспечение максимального использования потенциала сотрудников организации и достижение оптимальных результатов работы.

Методики оценивания системы управления работниками

Оценка эффективности системы управления персоналом – важный этап, позволяющий организации определить, насколько эффективно она функционирует и какие изменения могут быть внесены для ее улучшения. Ниже представлены различные способы оценки эффективности системы управления персоналом.

Анализ ключевых показателей эффективности

Анализ ключевых показателей эффективности (KPI) является одним из наиболее популярных способов оценки системы управления персоналом. Далее приведены некоторые ключевые показатели, которые могут быть использованы при анализе и оценке системы управления персоналом организации:

• Процент текучести персонала. Этот показатель отражает долю работников, покинувших организацию за определенный период времени. Высокая текучесть может свидетельствовать о проблемах в системе, таких как недостаточное удовлетворение сотрудников, неправильная стратегия найма или недостаточная поддержка в процессе адаптации. Целью организации является снижение процента текучести персонала.
• Конверсия процесса найма. Этот показатель характеризует эффективность процесса найма и подбора персонала. Он может включать в себя такие показатели, как соотношение числа принятых на работу к общему количеству кандидатов, время, затраченное на заполнение вакансии, и расходы на рекрутирование, подбор сотрудников. Эффективность процесса найма может быть оценена путем сравнения данных с внешними стандартами и сравнительным анализом с другими организациями.
• Уровень удовлетворенности сотрудников. Удовлетворенные сотрудники зачастую более мотивированы и продуктивны. Проведение опросов и анкетирований работников помогает оценить уровень их удовлетворенности работой, руководством, вознаграждением и возможностями развития. Кроме того, можно изучать показатели обратной связи от сотрудников, такие как количество жалоб, предложений и идей, чтобы определить, насколько люди чувствуют себя услышанными и участвующими в процессе принятия решений.
• Среднее время обучения и развития. Показатель времени, затраченного на обучение и развитие сотрудников, является важным фактором эффективности системы управления персоналом. Короткие сроки обучения, продуктивное использование обучающих ресурсов и высокий уровень усвоения материала свидетельствуют об эффективности системы обучения и развития.
• Уровень приверженности и участия сотрудников. Уровень приверженности и участия сотрудников отражает их готовность внести вклад в развитие организации, принимать на себя большую ответственность и давать ценные идеи и предложения. Этот показатель может быть оценен участием сотрудников в процессе принятия решений, уровнем самоорганизации и самоуправления, производительностью труда в командных проектах.
• Также к важным показателям относят процент соблюдения политик и процедур. Этот параметр отражает степень следования сотрудниками установленным политикам и процедурам. Если процент соблюдения политик и процедур низкий, это может указывать на неэффективные коммуникации, плохое обучение или недостаточное предоставление ресурсов для выполнения задач.

Еще к значимым характеристикам причисляют процент сокращения трудоемкости задач. Этот показатель отражает, насколько система способна упростить возникающие при управлении персоналом задачи.

Анализ данных об атрибутах персонала

Один из важных атрибутов персонала – это образование. Анализ данных показывает, что сотрудники с высшим образованием обычно имеют более широкий кругозор и глубокие знания в своей области. Это может способствовать более творческому и инновационному подходу к решению проблем и повышению производительности.

Другим важным атрибутом является опыт работы. Анализ данных показывает, что сотрудники с большим опытом работы в определенной области часто обладают более развитыми навыками и умениями, что может привести к более эффективному труду. Опыт работы также может быть связан с лидерскими качествами и способностью эффективно управлять командой.

Коммуникабельность и способность к сотрудничеству – это еще 2 важных атрибута персонала. Сотрудники, которые обладают хорошими коммуникативными навыками и умеют работать в команде, часто успешнее взаимодействуют с коллегами, клиентами и партнерами. Это может способствовать лучшему пониманию требований и целей проекта, а также повышению эффективности работы в целом.

Еще одним важным атрибутом персонала является проактивность. Сотрудники, которые проявляют инициативу и готовы брать на себя ответственность, обычно более успешны в достижении поставленных целей. Проактивные работники могут предлагать новые идеи, находить способы оптимизации процессов и решать проблемы более эффективно.

Еще анализ данных показывает, что эмоциональный интеллект также является важным атрибутом персонала. Сотрудники, которые обладают высоким уровнем эмоционального интеллекта, обычно лучше понимают свои эмоции и чувства других людей. Это может способствовать лучшему управлению стрессом, конфликтами и повышению качества коммуникации.

Оценка процессов найма и подбора персонала

1-м важным аспектом является определение требований к вакансии. Организация должна четко определить, какие навыки, знания и опыт необходимы для успешного выполнения работы. Это позволит узконаправленно искать кандидатов, которые соответствуют требованиям вакансии. Например, если компания ищет программиста, то важно определить, какие языки программирования и опыт разработки требуются.

2-м аспектом является разработка эффективных методов привлечения кандидатов. Организация может использовать различные каналы, такие как онлайн платформы, социальные сети, рекомендации сотрудников и профессиональные сообщества, чтобы привлечь наиболее подходящих кандидатов. Кроме того, важно разработать объявление о вакансии, которое будет привлекать внимание потенциальных кандидатов. Например, использование ключевых слов и ярких описаний может привлечь больше подходящих кандидатов.

3-й аспект – это проведение эффективного отбора кандидатов. Организация должна разработать систему оценки и отбора кандидатов, которая будет основываться на требованиях вакансии. Это может включать в себя проведение собеседований, тестирование навыков и знаний, проверку референций и проведение ассессмент-центров. Важно, чтобы процесс отбора был объективным и справедливым. Например, проведение структурированных интервью и использование стандартизированных тестов помогут сравнивать кандидатов на основе одних и тех же критериев.

4-й аспект – это оценка культуры и ценностей кандидата. Организация должна учитывать не только навыки и опыт кандидата, но и его соответствие культуре и ценностям компании. Это поможет обеспечить лучшую интеграцию нового сотрудника в команду и повысить его мотивацию и приверженность организации. Например, проведение собеседований с участием представителей команды или оценка кандидата на основе его совместной работы с людьми помогут оценить его соответствие культуре компании.

5-й аспект – это оценка эффективности процесса найма и подбора персонала. Организация должна проводить регулярную оценку процессов найма и подбора персонала, чтобы выявить возможные улучшения и оптимизировать процесс. Это может включать в себя анализ времени, затраченного на наем, качества подобранных кандидатов, уровня удовлетворенности новых сотрудников и их успешности в работе. Например, организация может провести опрос новых сотрудников для оценки их удовлетворенности процессом найма и подбора.

Анализ систем вознаграждения и стимулирования

1-м аспектом анализа является оценка соответствия системы вознаграждений стратегии организации. Важно, чтобы система вознаграждений была выстроена в соответствии с целями и стратегией компании. Например, если компания стремится к инновациям и развитию новых продуктов, то вознаграждение за достижение инновационных результатов должно быть приоритетным.

2-м аспектом является оценка справедливости системы вознаграждений. Организация должна обеспечить справедливое распределение вознаграждений между сотрудниками. Это может включать в себя установление прозрачных критериев оценки производительности и связывание вознаграждений с достижением конкретных целей. Важно, чтобы сотрудники видели, зависимость вознаграждения от их усилий и результатов.

3-й аспект – это оценка эффективности системы вознаграждений. Организация должна оценить, насколько система вознаграждений способствует мотивации сотрудников и достижению поставленных целей. Это может включать в себя анализ связи между вознаграждениями и производительностью, уровня удовлетворенности сотрудников от системы наград, а также степени удержания работников в организации. Если система вознаграждений не стимулирует сотрудников к достижению лучших результатов, она требует корректировки.

Комментарий эксперта. Значение имеет и анализ конкурентоспособности системы. Организация должна оценить, насколько ее система конкурентоспособна на рынке труда. Если она не соответствует стандартам рынка или не привлекает, не удерживает талантливых сотрудников, она требует изменений. Например, компания может провести исследование рынка труда и сравнить свою систему вознаграждений с системами других организаций.

Оценка уровня удовлетворенности сотрудников

Данная оценка позволяет определить характеристику, которая отражает степень удовлетворенности работников своей работой, коллективом, возможностями развития и качеством рабочих условий. Она является одним из ключевых показателей в оценке работы компании и может определять ее конкурентоспособность на рынке труда.

Уровень удовлетворенности сотрудников может быть определен с помощью различных методов. Один из наиболее распространенных подходов – проведение опросов работников. Опросы позволяют собрать объективные данные о мнениях и ожиданиях работников. Вопросы в опросниках могут касаться таких аспектов, как уровень оплаты труда, возможности профессионального развития, условия работы, корпоративная культура и коммуникация внутри компании.

Оценка уровня удовлетворенности сотрудников также может быть основана на анализе данных о текучести кадров и количестве жалоб со стороны работников. Большая текучка кадров и высокое количество жалоб могут свидетельствовать о недовольстве персонала условиями работы и уровнем удовлетворенности.

Помимо этого, проведение периодических анонимных опросов и индивидуальных бесед с сотрудниками способствует более детальному пониманию их потребностей и проблем. Такие встречи позволяют узнать о причинах недовольства сотрудников и выработать меры по их устранению.

Заключение

Для повышения уровня удовлетворенности сотрудников компании могут применять различные стратегии и практики. К ним относятся увеличение уровня оплаты труда, предоставление дополнительных возможностей профессионального развития, создание комфортных условий работы, внедрение системы поощрений и мотивации.

Оценка уровня удовлетворенности сотрудников компании позволяет руководству лучше понять потребности работников и принять эффективные меры для улучшения рабочих условий. Регулярное проведение подобной оценки позволяет отслеживать динамику и вовремя реагировать на возможные проблемы. Высокий уровень удовлетворенности сотрудников способствует повышению их работоспособности, снижению текучки кадров и улучшению репутации компании на рынке труда.

Применяя разные методики, работодатель может повысить эффективность процессов, связанных с управлением персоналом. Главное – регулярно проводить оценку эффективности, чтобы не оперировать устаревшими данными.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)

Welcome to WordPress. This is your first post. Edit or delete it, then start writing!