Документооборот – это неотъемлемая часть делопроизводства и всех процессов компании. Если в компании есть кто-то кроме руководителя, то между ним и работниками возникают трудовые отношения, ход которых документируется именно отделом кадров. От того, насколько это будет грамотно, зависит в определенной степени эффективность трудовых отношений, а также скорость процессов в самой компании. Поэтому очень важно, чтобы все этапы кадрового документооборота, а именно создание, распространение, хранение, выполнялись быстро и качественно.
Читайте, какие процессы входят в кадровый документооборот, что нужно учитывать при оформлении и движении документов, чем поможет использование электронных систем.
Задачи кадрового делопроизводства
Кадровая документация фиксирует передвижение персонала, его наличие и убытие, в результате чего все процедуры движения персонала приобретают документальное подтверждение. Оно начинается с документов при приеме на работу, т. е. трудового договора и оформления трудовой книжки, продолжается пока работник получает повышение по службе и ездить в командировки, и заканчивается, когда он увольняется.
Совет эксперта: почти вся кадровая документация содержит социально значимые данные, поэтому отношение к работе с документами должно быть очень серьезным и скрупулезным. Помните о том, что насколько правильно вы оформите документацию, настолько меньше будет риск юридических проволочек, ведь именно трудовые документы подтверждают многие факты из жизни человека, например, его трудовой стаж.
Документооборот обеспечивает решение всех вопросов, связанных с трудовыми отношениями и оформлением кадров. Очевидно, что роль кадрового делопроизводства колоссальна даже в самой небольшой компании. Выделим его следующие задачи:
- оформление человека в компании и фиксирование его движения по штатному расписанию;
- обеспечение работников такими условиями работы, в которых они будут эффективнее;
- управление конфликтами;
- работа с регламентами, позволяющими повысить эффективность отношений сотрудников и компании.
В некоторых компаниях в кадровое делопроизводство включаются расчетные процессы, т. е. элементы бухгалтерского учета. Объединить и упростить все кадровые процессы поможет система электронного документооборота “Добыто. КЭДО”.
Виды документов, оформляемых отделом кадров
При приеме сотрудника оформляются следующие документы: трудовой договор, заявление о трудоустройстве, приказ о приеме на работу, соглашение об обработке персональных данных. Также заполняется трудовая книжка и может быть заключен договор о материальной ответственности.
Если сотрудник получает повышение по службе или переводится в другой отдел, нужно обязательно оформить приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если сотрудник уходит в отпуск или садится на больничный, то документами, которые обычно сопровождают этот процесс, являются:
- график отпусков;
- заявление на отпуск или его перенос;
- больничный лист;
- приказ об отпуске;
- заявление на отпуск за свой счет.
Если вы договорились, что сотрудник будет работать сверхурочно, то необходимо обязательно выпустить соответствующий приказ, а также получить от него письменное согласие на сверхурочную работу.
Если работник отправляется в командировку, то также издается приказ, составляется отчет о командировке и авансовый отчет.
Типы документооборота
Обратите внимание, что документооборот может быть разных типов. Выбор вида документооборота зависит от задач, которые он должен решить, а также от особенностей работы в организации. Итак, рассмотрим типы документооборота кадров подробнее:
- Централизованный. Такой тип подразумевает, что вся кадровая документация собрана в компании в одном месте. При этом, все вопросы, связанные с ней, также решаются в одном месте. Это подходит компаниям, которые сравнительно небольшие.
- Децентрализованный. Этот тип документооборота, при котором документы могут обрабатываться и храниться в разных местах, однако, все операции, которые с ними совершаются, соответствуют одному регламенту. Такой вид документооборота характерен для компаний с большим количеством филиалов не только в пределах одного города, но и страны или даже мира.
- Смешанный. Этот тип кадрового делопроизводства сочетает в себе признаки двух предыдущих. Например, какие-то виды документов могут храниться и обрабатываться в разных местах, а какие-то только в одном.
Совет эксперта: выбор вида документооборота зависит от нюансов работы конкретной компании. Например, централизованный – для компаний без филиалов, децентрализованный – с большим количеством филиалов, а смешанный – с несколькими филиалами.
Кадровая политика
Недостаточно организовать документооборот. Чтобы он был эффективным и все его процессы работали отлажено необходимо подкрепить его регламентом, т. е. определенными правилами. Это и называется кадровой политикой, некоторым вектором работы компании и сводом правил, по которым оформляются по ним документы. Существует несколько разновидностей кадровых политик, каждая из которых обусловлена структурой компании, ее величиной и нюансами работы.
Так, например, по открытости компании к внешнему миру различают открытую и закрытую кадровые политики. Первая характеризуется прозрачностью для всех сотрудников. Компании, в которых отношениях строятся по принципу прозрачности, обычно очень привлекательны для инвесторов и клиентов, им проще завоевывать рынок и становиться лидерами отрасли.
При закрытом типе управления высшие и средние должности занимаются людьми, которые уже давно устроены в компании. Нанимаются лишь сотрудники низких должностей. И, как правило, доступ к информации у них достаточно ограничен, а возможность повышения по службе необходимо упорно заслуживать и подтверждать свою верность компании.
Также кадровую политику различают по степени влияния руководства:
- Пассивная. В этом случае кадровые сотрудники, как правило, не предугадывают последствия и не планируют никаких превентивных мероприятий, а работают лишь с ликвидацией своих неверных действий. Они не пользуются какими-то определенными стратегиями подбора персонала и не включают в свою работу KPI. Управление в таком случае сводится к реагированию на проблемы, причем их анализ не проводится, поэтому они часто повторяются.
- Реактивная. Этой модели управления свойственно контролирование негативных симптомов, которые проявляются в компании. Если они выявлены, то принимается решение по их нейтрализации. Также при таком управлении проблемы анализируются, а работа компании оптимизируется так, чтобы их больше не было.
- Превентивная. Этот стиль управления отличается прогнозированием развития событий. При этом, на каждую потенциальную проблему разрабатывается решение.
- Активная. Самая современная модель управления. В ней управленцы, а также кадровый персонал буквально “держать руку на пульсе”. Если что-то идет не так, то сразу же разрабатываются кадровые программы, проводится анализ ситуации и ее мониторинг.
Совет эксперта: кадровая политика по степени влияния руководства бывает и смешанной, т. е. сочетает в себе разные стили управления. Например, в современных компаниях ярко выраженная активная кадровая политика с сильной превентивной идеей.
Нормативно-правовая база кадрового документооборота
Кадровый документооборот регламентируют документы из сферы трудового законодательства и не только. К основным нормативно-правовым актам относятся:
- Конституция РФ;
- ТК РФ;
- ГК РФ;
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации”;
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О защите персональных данных”;
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках”.
Также помимо этих документов учитываются и законодательные акты субъектов РФ и местного самоуправления. Работать с нормативной базой и использовать ее для оформления документов поможет система “Добыто. КЭДО”.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
Нововведения в этой области начались в 2018 году с ряда экспериментов в цифровых документах. После их проведения была расширена некоторая нормативно-правовая база и дан толчок к полноценной реализации КЭДО.
Сегодня в цифровом виде можно вести почти все кадровые документы, за некоторым исключением. Например, работники все еще обязаны подписывать инструктаж по охране труда на бумаге.
Подписывать разные документы разрешено несколькими видами электронных подписей в зависимости от их вида. Например, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему необходимо подписывать только электронной усиленной квалифицированной подписью, а вот заявление об отпуске можно подписать и неквалифицированным вариантом.
Совет эксперта: обратите внимание, что внедрение КЭДО – это прогрессивный шаг, однако, оно все еще не является обязательным для российских компаний. Каждая организация должна сама прийти к этому решению, либо отказаться от него. Также каждый работник вправе либо согласиться, либо отказаться от КЭДО.
Преимущества КЭДО
Перечислим основные преимущества перехода на КЭДО:
- Работа без бумаги. Об этом мечтают многие работники отдела кадров и не только. Электронные архивы и отсутствие бумажных кип на столах: это значительно более удобно.
- Минимизация затрат времени, денег и прочих ресурсов. Теперь не придется покупать бумагу в таком количестве, а также выделять специальные помещения под архив. При этом, экономится и время сотрудников, ведь теперь не придется бегать за каждым работником в компании, чтобы подписать какой-то документ. Это можно сделать намного быстрее через систему КЭДО.
- Удобное взаимодействие с работниками на удаленке. Удаленка – это реального нового мира и КЭДО дает возможность быстрее и удобнее обмениваться документами без потери скорости.
- Ускорение воронки найма. За счет того, что вопросы с документами решаются быстрее, HR-специалисты больше не тратят на найм столько времени. Это дарит несколько дополнительных преимуществ: например, минимизация потерь потенциальных сотрудников.
- Возможность отследить статус документа. Благодаря тому, что функционал системы КЭДО продуман, документ не потеряется и не застопорится на каком-то этапе. При этом, у вас всегда будет возможность проверить, где он находится.
Система КЭДО сводит ошибки человеческого плана практически к нулю, т. к. люди больше не взаимодействуют с документами физически. Самый доступный пример – на них невозможно пролить кофе или потерять. Если вы рассматриваете разные варианты систем электронного документооборота, обратите внимание на “Добыто. КЭДО”.
Заключение
Чтобы переход на КЭДО был простым, необходимо соблюсти следующие условия:
- Аудит кадровых процессов. Это очень важный этап, без которого ничего не получится. Цель аудита – понять какие процессы и документы можно сразу перевести на КЭДО, а какие необходимо подготовить.
- Выбор программы КЭДО. При выборе стоит отталкиваться от потребностей вашей компании.
- Разработка документа, в котором будут указаны все подробности перевода фирмы на КЭДО. С ним нужно ознакомить всех сотрудников.
Кадровый документооборот помогает сделать сотрудничество работников и работодателя эффективнее. Если он грамотно выстроен, то трудовые отношения будут намного легче. Кадровый документооборот состоит из создания, распространения, хранения кадровых документов. Все эти процессы могут реализовываться как на бумаге, так и в электронном формате при помощи системы КЭДО.