Журнал трудовых договоров представляет собой важный документ, в котором отражается информация о трудовых отношениях между компанией и ее сотрудниками, а также о любых изменениях условий работы. В первую очередь, он выполняет информационную функцию, позволяя оценить укомплектованность штата, необходимость в найме новых работников и общее количество сотрудников. Кроме того, данный журнал часто используется проверяющими органами.
Если вы являетесь представителем B2B-сегмента, сотрудником или руководителем компании, эта статья предоставит ценную информацию о необходимости ведения журнала трудовых договоров.
- Нужен ли журнал трудовых договоров на практике?
- Требования к журналу трудовых договоров
- Внутренняя структура журнала трудовых договоров
- Преимущества наличия журнала трудовых договоров
- Формат и структура журнала трудовых договоров
- Правила ведения журнала трудовых договоров
- Порядок действий при внесении правок в трудовые договоры
- Сроки хранения журнала трудовых договоров и плата за регистрацию
- Бумажный или электронный журнал учета — что выбрать?
- Как выбрать формат журнала?
- Заключение
- Список источников
Нужен ли журнал трудовых договоров на практике?
Одним из наиболее часто задаваемых вопросов является необходимость ведения журнала трудовых договоров. На самом деле законодательство не обязывает работодателей вести такой журнал, и его существование не прописано в нормативных актах. Тем не менее, использование этого документа стало стандартной практикой, поскольку он значительно упрощает кадровый учет. С юридической точки зрения журнал трудовых договоров не является обязательным документом, но его наличие может быть весьма полезным.
Почему важен журнал трудовых договоров? Этот документ служит удобным инструментом для кадровых работников, позволяя быстро и легко находить необходимую информацию. Например, в крупной компании с сотнями сотрудников журнал позволяет собрать статистику по кадровым вопросам и подготовить сводные отчеты.
Как и другие кадровые документы, журнал трудовых договоров может вестись с использованием систем электронного документооборота. Одним из лучших решений является система КЭДО «Добыто. Документы».
Требования к журналу трудовых договоров
Унифицированной формы для журнала трудовых договоров не существует, и законодательство не определяет строгих стандартов его оформления. Каждый работодатель имеет право самостоятельно определить структуру и форму документа и зафиксировать эти параметры во внутренних нормативных актах, обычно в приказе.
Закон также не требует обязательного скрепления журнала печатью или прошивания. Причина в том, что с точки зрения законодательства этот документ не обязателен для предприятия.
Эксперт. Может показаться, что законодатель не обращает внимания на журнал трудовых договоров, уповая на руководителей и кадровые службы. Однако существуют общие правила делопроизводства, установленные ГОСТами и Росархивом. Согласно этим нормам, любой документ, состоящий более чем из трех листов, должен быть пронумерован, прошит и заверен. Это необходимо для обеспечения сохранности документа в архиве и предотвращения несанкционированного изменения содержимого (например, утраты листов или их замены).
Современные руководители могут воспользоваться готовыми образцами журналов трудовых договоров или скачать их в электронном формате и затем распечатать по мере необходимости. Титульная страница журнала должна включать следующую информацию:
- Полное название предприятия
- Название документа
- Даты начала и завершения ведения журнала
- Информация о сотрудниках, ответственных за заполнение и сохранность журнала
Внутренняя структура журнала трудовых договоров
Ответственность за ведение журнала зависит от размера предприятия. В крупных организациях такие функции обычно выполняет кадровый отдел. Если же в компании нет кадрового отдела, руководитель может назначить на эту роль сотрудника, который часто сталкивается с кадровыми вопросами, например, бухгалтера или секретаря.
После подписания приказа о ведении журнала руководство назначает ответственного за заполнение, регистрацию и внесение информации. В некоторых компаниях эти функции могут быть делегированы юридическому отделу, однако чаще всего журнал ведет именно кадровая служба.
Преимущества наличия журнала трудовых договоров
Журнал трудовых договоров удобно использовать как инструмент кадровой статистики. Несмотря на отсутствие строгого законодательного регулирования, эта практика вносит значительный вклад в оптимизацию кадрового учета. Все данные о заключенных трудовых договорах собираются в одном месте, что упрощает работу кадрового отдела.
Преимущества ведения журнала:
- Удобная систематизация информации. Журнал помогает быстро находить данные о заключенных контрактах, что экономит время сотрудников.
- Контроль актуальности трудовых договоров. Это важно для своевременного продления или расторжения контрактов без нарушения закона.
- Удобство отчетности. Кадровый отдел может быстро предоставить необходимые данные по запросу проверяющих органов. Журнал также доступен руководству и другим сотрудникам.
Важно отметить, что наличие журнала трудовых договоров может стать полезным в случае возникновения спорных ситуаций между руководством и работниками, например, в разбирательствах с трудовыми инспекциями. Информация из журнала может быть представлена быстро, что свидетельствует о грамотной кадровой политике.
Формат и структура журнала трудовых договоров
Как уже упоминалось, журнал трудовых договоров не имеет жесткой формы. Этот документ может быть составлен в произвольной форме, однако рекомендуется придерживаться некоторых общепринятых стандартов.
Структура журнала включает:
- Обложку с общей информацией о журнале
- Внутренние страницы с данными о трудовых контрактах
Журнал может быть выполнен в книжном или альбомном формате, в зависимости от предпочтений руководства и ответственного персонала. Главным критерием выбора является удобство для ведения учета.
Обложка журнала должна содержать:
- Название компании
- Название документа (журнал трудовых договоров)
- Даты начала и завершения ведения журнала
- ФИО ответственного лица за заполнение документа.
Внутренняя структура обычно организована в формате таблицы, которая включает следующие основные пункты:
- Порядковый номер записи
- ФИО сотрудника
- Должность
- Дата заключения трудового контракта
- Номер трудового договора
- Отметка о выдаче копии трудового договора
- Подпись сотрудника
Дополнительно можно использовать последний столбец для внесения примечаний, которые могут предоставить ценную информацию о конкретном сотруднике.
Правила ведения журнала трудовых договоров
Хотя закон и предоставляет возможность самостоятельно выбирать форму и содержание журнала, это не освобождает от необходимости следовать определенным правилам и структуре. К числу таких правил относятся:
- Обязательная нумерация страниц — каждая страница должна быть пронумерована, и добавление новых листов после завершения нумерации не допускается.
- Записи в журнале должны вноситься вручную, с использованием черных или синих чернил.
- Исправления и правки записей не допускаются — любые изменения должны документироваться в столбце «Примечания», либо вноситься с соблюдением установленных правил.
В случае допущения ошибок, ответственное лицо должно сделать соответствующую пометку или оформить правки в установленном порядке. Таким образом, соблюдение базовых правил позволяет поддерживать порядок и аккуратность в ведении журнала трудовых договоров, что, в свою очередь, способствует эффективному управлению кадровыми ресурсами компании.
Порядок действий при внесении правок в трудовые договоры
Ведение любого реестра требует строгого соблюдения всех установленных правил. Аккуратность, грамотность и точность записываемой информации — это необходимое условие. Однако на практике достичь 100% точности в ведении документации довольно сложно. Даже самое внимательное ответственное лицо может допустить случайную ошибку, что является привычным человеческим фактором.
Важно помнить: Перечеркивания, зачеркивания и любые другие методы исправления недопустимы, даже в первичной учетной документации.
Если в учете произошла серьезная ошибка, лучшим решением будет создание нового журнала учета трудовых договоров. В этом случае руководство издает приказ, разрешающий открыть новую книгу.
Внесение исправлений и дополнительных сведений возможно в следующих случаях:
- Если сотрудник предприятия был отстранен от своей должности.
- Если работник получил указание перейти в другой отдел или занять новую должность.
- В случае изменения условий труда.
Крайне важно точно заполнять все ячейки, относящиеся к персональной информации сотрудников. Даже небольшая ошибка в фамилии, имени или других реквизитах может привести к тому, что данные будут признаны недействительными. Несмотря на возможность уточнить информацию и внести правки, это не оправдывает небрежности в ведении документации.
Сроки хранения журнала трудовых договоров и плата за регистрацию
Согласно Приказу Росархива № 236, установлены новые сроки и перечень документов, которые подлежат обязательному хранению. В этот список входит и журнал учета трудовых договоров. С 2019 года срок хранения данной документации остается неизменным:
- 75 лет — для документов, оформленных до 1 января 2003 года;
- 50 лет — для остальных случаев после 2003 года.
Согласно статье 303 Трудового Кодекса, трудовые отношения между предприятиями и их сотрудниками требуют обязательного оформления договора.
Бумажный или электронный журнал учета — что выбрать?
С развитием технологий многие документы стали доступны в цифровом виде, однако специалисты продолжают использовать бумажный формат. У этого метода есть свои преимущества:
- Привычность ведения документации вручную.
- Простота, так как сотрудникам не нужно осваивать программные комплексы, что может вызвать трудности у тех, кто привык к ручному делопроизводству.
- Удобный метод хранения документации.
- Легкость в получении подписей от сотрудников и руководства.
Однако бумажный журнал — это физический носитель, который требует подшивания, заполнения и нумерации, а также ответственности за его сохранность, что зачастую становится непростой задачей. Ответственное лицо должно иметь навыки работы с такого рода документацией, чтобы обеспечить правильное заполнение и сохранность журнала.
Электронные журналы имеют множество явных преимуществ:
- Сравнительно быстрый поиск информации — электронный носитель не имеет равных в оперативности нахождения нужных данных.
- Удобство заполнения благодаря готовым образцам.
- Возможность быстрого копирования информации без необходимости ручного ввода.
- Обеспечение конфиденциальности электронного документа при необходимости.
- Удобный обмен и пересылка электронного журнала или отдельных его частей, что значительно упрощает процесс отчетности.
Тем не менее, есть и недостатки ведения электронной документации. Главная проблема заключается в недостаточной подготовке специалистов для работы с цифровыми носителями. Организация может столкнуться с трудностями, если решит оперативно перейти на электронный формат, а ответственные лица не будут иметь достаточных знаний. Например, программа Excel, в которой часто ведут такие документы, может показаться сложной для сотрудников, привыкших к ручному делопроизводству.
Для соблюдения всех норм при оформлении журнала трудовых договоров рекомендуется использовать систему КЭДО «Добыто. Документы».
Как выбрать формат журнала?
Для того чтобы руководству было легче принять решение о формате журнала, в первую очередь следует четко понимать его цели.
- Если журнал учета трудовых контрактов используется исключительно для информационных целей (например, для отслеживания сроков договоров или мониторинга кадров на предприятии), то целесообразно выбрать электронный формат. В цифровом журнале гораздо проще и быстрее находить нужные данные, что упрощает работу ответственных лиц. Более того, цифровую версию книги регистрации договоров легче заполнять и редактировать. Однако необходимо, чтобы сотрудники были готовы работать в программной среде.
- Если журнал планируется использовать в качестве достоверного доказательства в спорных ситуациях или судебных разбирательствах, лучше выбрать бумажный формат. В этом случае нужно будет следить за соблюдением всех норм делопроизводства: прошивать страницы, нумеровать, собирать подписи и так далее.
Заключение
Руководство предприятия имеет право устанавливать формат, в котором будет вестись журнал трудовых договоров. Законодательство не предписывает строгих обязательств в этом вопросе, так что решение должно основываться на назначении документа, удобстве работы ответственного лица и возможных вариантах его использования в будущем.
Тем не менее, юридически корректно «закрепить» формат документа в локальном акте организации, что предусмотрено статьей 8 Трудового Кодекса. Правильное оформление и ведение журнала трудовых договоров способствуют стабильности и надежности в управлении кадровыми ресурсами.
