Ведение кадрового документооборота в компании

Кадровый документооборот представляет собой организованный процесс создания, обработки, хранения и учета всех документов, связанных с управлением персоналом и трудовыми отношениями. Он охватывает все документы, регулирующие взаимодействие между работодателем и работниками. К таким документам относятся трудовые договоры, приказы о приеме, увольнении и переводе сотрудников, а также документы, касающиеся отпусков, командировок, личных дел сотрудников, штатного расписания, табелей учета рабочего времени, расчетные листки, правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты.

В этой статье мы рассмотрим, какие процессы включает в себя кадровый документооборот, какие документы обязательны для ведения, а какие являются добровольными, а также преимущества использования электронного кадрового документооборота (КЭДО).

Ответственные за кадровый документооборот

Соблюдение законодательства и нормативных актов, защита прав работников и работодателей, а также эффективное управление персоналом — вот ключевые задачи кадрового документооборота. Обычно эти функции исполняет отдел кадров или специалисты по управлению персоналом. Они отвечают за организацию всех процессов, связанных с оформлением, обработкой и хранением кадровых документов. Кроме того, они следят за соблюдением норм законодательства в области трудовых отношений и обеспечивают безопасность и конфиденциальность персональных данных сотрудников.

В современных условиях многие организации внедряют специализированные программные решения или системы управления ресурсами предприятия (ERP), которые помогают автоматизировать кадровый документооборот. Эти системы облегчают ведение электронных записей и обработку данных, помогают автоматизировать такие процессы, как оформление заказов и формирование отчетов, а также предоставляют легкий доступ к документации для авторизованных сотрудников и руководителей.

Принципы ведения кадрового документооборота

Ведение кадрового документооборота требует соблюдения определенных правил и процедур для обеспечения эффективности, точности и безопасности обработки всех бумаг.

1. Конфиденциальность и безопасность. Кадровые документы могут содержать личные и конфиденциальные данные сотрудников, поэтому необходимо предпринимать меры для их защиты, включая установление паролей, ограничение доступа и использование электронных подписей для предотвращения несанкционированного доступа и изменений.
2. Полнота и актуальность. Все документы должны быть заполнены корректно и безупречно, а информация — актуальной и соответствовать действительности, касающейся организации и ее сотрудников.
3. Хранение и архивация. Важно создать систему, которая обеспечит сохранность кадровых документов и быстрое их извлечение по мере необходимости. Сроки хранения документов должны соответствовать законодательным требованиям и внутренним политикам компании.
4. Отслеживание и регистрация документов. Рекомендуется вести реестр всех входящих и исходящих кадровых документов, что поможет контролировать их статус и обеспечивать обратимость.
5. Согласование и подписание. Необходимо строго следовать процедурам согласования и подписания документов. Это включает в себя проверку содержания всеми заинтересованными сторонами и получение необходимых подписей, включая электронные.
6. Актуализация. Важно поддерживать своевременное обновление кадровых документов с учетом изменений, таких как смены должностей, повышения в должности или изменения в условиях труда.
7. Соблюдение законодательства и внутренних политик. Необходимо всегда учитывать требования законодательства, касающиеся кадровой документации и обработки персональных данных, а также соблюдать внутренние процедуры, которые соответствуют действующим нормативам.

Эксперт. Четкие правила ведения кадрового документооборота и регулярное обучение сотрудников по этим вопросам являются необходимыми для поддержания высокого уровня соблюдения норм. Периодические проверки и аудит процессов помогут обеспечить актуальность и правильность оформления всех документов.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) приносит множество преимуществ, включая:

• Снижение затрат. Использование электронных документов уменьшает расходы на печать, доставку, хранение и обработку бумажных аналогов.
• Повышение производительности. Автоматизация процессов позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на поиск, обработку и передачу документов.
• Улучшение качества и точности данных. Электронные документы минимизируют ошибки, связанные с ручным вводом информации, что способствует повышению их точности.
• Доступность и удобство. Электронные документы могут быть доступны с любого устройства, подключенного к интернету, что делает процесс поиска и обмена информацией более эффективным.
• Защита информации. Внедрение шифрования, ведение журналов аудита и другие механизмы безопасности сокращают риски несанкционированного доступа и утраты документов.
• Снижение негативного воздействия на окружающую среду. Снижая использование бумаги и энергии для печати и доставки, организации помогают сохранить природу.

Эксперт. Ускорение бизнес-процессов, достигнутое благодаря ЭДО, существенно повышает общую эффективность работы организации, создавая условия для более быстрой и качественной обработки документов.

Оформление трудового соглашения

Создание трудового договора включает несколько ключевых шагов:

1. На верхней части документа укажите «Трудовой договор», а также полные данные компании (название, адрес, ИНН и ОГРН) и работника (ФИО, паспортные данные, адрес проживания).
2. Опишите суть договора, указав должность, на которую принимается сотрудник, и его основные обязанности.
3. Установите условия работы, включая режим рабочего времени и отдыха, правила предоставления отпусков, размер оклада и условия выплаты заработной платы.
4. Укажите другие важные условия, такие как компенсации, гарантии, режим сверхурочной работы, аспекты конфиденциальности и неразглашения.
5. Определите сроки действия трудового договора, указав дату начала и окончания в случае временного соглашения, или отметив, что оно является бессрочным.
6. Укажите дату подписания документа и поставьте подписи сторон.

Рекомендуется проконсультироваться с юристом, специализирующимся в области трудового права, чтобы удостовериться, что трудовой договор соответствует действующему законодательству и требованиям.

Оформление приказа об увольнении

Первым шагом в оформлении приказа об увольнении является указание полного имени сотрудника, его паспортных данных, адреса проживания и других необходимых данных. Также следует указать должность, которую занимал работник, и подразделение, в котором он трудился. Важно выяснить причину увольнения, опираясь на соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации, и при необходимости детализировать ее.

Далее, необходимо обозначить точную дату, с которой увольнение вступает в силу. Если сотруднику подлежат какие-либо выплаты, такие как, например, компенсация за неиспользованный отпуск или невыплаченная заработная плата, эти суммы следует указать в соответствующих разделах приказа.

Не забудьте указать дату подписания приказа и собрать подписи ответственных лиц. После того как приказ будет составлен, важно уведомить работника о предстоящем увольнении. Это можно сделать, передав ему личную копию приказа или отправив уведомление по электронной почте с просьбой ознакомиться с документом.

Содержание расчетного листка

Расчетный листок представляет собой документ, содержащий информацию о заработной плате работника за определенный период. Он играет важную роль как для сотрудников, так и для работодателей, предоставляя сведения о расчетах, выплаченных суммах и различных вычетах. Стандартный расчетный листок включает в себя следующую информацию:

• Идентификационные данные работника: фамилия, имя, отчество, паспортные данные и другая персональная информация.
• Период расчета: указывается конкретный временной отрезок, за который производится расчет заработной платы, обычно это месяц.
• Заработная плата: общая сумма начисленной заработной платы, которая включает основную зарплату, дополнительные пособия, премии, надбавки и другие выплаты.
• Вычеты: общая сумма удержаний из заработной платы, такие как подоходный налог, страховые взносы, пенсионные отчисления и другие обязательные платежи.
• Итоговая сумма: чистая заработная плата работника после вычитания всех удержаний.
• Дополнительная информация: листок может содержать сведения о переработках, оплаченных отпусках, больничных, а также информацию о дополнительных выплатах или вычетах.

Эксперт. Расчетный листок предоставляется работнику в печатном или электронном виде и является важным инструментом для контроля за заработной платой и убедительности расчетов.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени представляет собой документ, который используется для контроля и регистрации рабочего времени сотрудников. Он включает информацию о времени начала и окончания рабочего дня, простоях, перерывах и других параметрах, связанных с трудовой активностью работников. Обычно табель учета рабочего времени содержит следующую информацию:

• Дата: указывается день, к которому относится табель.
• Рабочий день: фиксируются старт и завершение рабочего времени для каждого работника.
• Перерывы: указываются временные отрезки, предусмотренные для перерывов в течение рабочего дня.
• Простои и отсутствие: отражается информация о случаях отсутствия работника на рабочем месте (например, по болезни, в отпуске или в командировке).
• Отметки о присутствии: для контроля присутствия оформляются отметки, например, подписи работников или использование карт доступа.
• Суммирование и подписи: в конце расчетного периода (недели или месяца) производится суммирование, указываются общие часы работы каждого сотрудника, ставится его подпись для подтверждения.

Табель учета рабочего времени является ключевым и контрольным документом для организации, так как на его основе производится расчет заработной платы и проверяется соблюдение норм рабочего времени. Он также может быть использован в качестве доказательства при разрешении споров, связанных с рабочим временем и оплатой труда.

Правила внутреннего распорядка

Составление правил внутреннего распорядка в компании подразумевает несколько этапов. Прежде всего, необходимо определить основные цели и принципы, которым должны следовать сотрудники в процессе выполнения своих обязанностей. Это могут быть аспекты безопасности, поддержания порядка и соблюдения этических норм.

Далее, важно установить рабочие часы, перерывы, время начала и окончания работы, а также другие параметры, связанные с трудовым процессом. Следует четко прописать основные правила поведения и этические нормы, которые сотрудники обязаны соблюдать.

Установите запреты и ограничения, применяемые в организации. Например, это может быть запрет на курение на территории компании или использование личных устройств во время рабочего времени. Также стоит указать требования по безопасности и охране труда, которые остаются обязательными для работников, такие как использование средств индивидуальной защиты и соблюдение правил пожарной безопасности.

Определите параметры использования корпоративной электронной почты, интернета, социальных сетей и других ресурсов. Важно уточнить, какие данные считаются конфиденциальными и нуждаются в особой защите.

Необходимо также установить последствия и дисциплинарные меры, которые будут применяться в случае нарушения правил внутреннего распорядка, а также прописать процедуры рассмотрения жалоб и конфликтов.

Эксперт. После разработки проекта правил внутреннего распорядка рекомендуется передать его на согласование руководству компании и уведомить сотрудников о планируемом вступлении новых правил в силу. Правила следует распространить среди всех работников и провести обучение, чтобы каждый был ознакомлен с их содержанием и требованиями.

Частые ошибки в кадровом делопроизводстве

Среди распространенных ошибок, возникающих при организации кадрового документооборота, можно выделить несколько основных:

1. Неполное или некорректное заполнение документов. Это может произойти из-за неверного указания данных сотрудника или ошибки в датах.
2. Несоблюдение законодательных требований. Неправильное оформление документов или игнорирование норм трудового и налогового законодательства может привести к серьезным проблемам.
3. Несоответствие действительности. Отсутствие актуальных данных или несвоевременное обновление информации может привести к ошибкам и недоразумениям.
4. Отсутствие контроля и аудита. Если проверки кадровой документации не проводятся, могут возникнуть пропуски или нарушения, которые остаются незамеченными.
5. Проблемы с хранением и передачей документов. Неправильное хранение может затруднить поиск информации и привести к рискам утрат.
6. Отсутствие регулярного обновления документации. Если кадровые документы не адаптируются к изменениям в законодательстве или внутренним процессам, это может вызвать серьезные проблемы.

Эксперт. Для минимизации частых ошибок, связанных с кадровым документооборотом, рекомендуется использовать системы электронного документооборота. Регулярные аудиты документов помогут выявить проблемы и наладить контроль над процессами.

Заключение

Чтобы избежать распространенных ошибок в кадровом документообороте, нужно внедрять системы электронного документооборота (ЭДО) и регулярно проводить аудит документации. Важно организовать постоянное обучение кадровых работников по вопросам корректного составления документов и соблюдения законодательных норм. Это позволит компании функционировать эффективно и минимизировать риски, связанные с управлением персоналом.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).