Ведение кадрового документооборота в компании

Кадровый документооборот представляет собой комплекс процессов, связанных с созданием, обработкой, хранением и учетом документов, имеющих отношение к управлению персоналом, трудовым отношениям, а также организацией и оплатой труда. Он охватывает все значимые документы, регулирующие взаимодействие между работодателями и работниками. Сюда входят трудовые договоры, приказы о приеме на работу, увольнении, переводах, отпусках и командировках, личные дела сотрудников, штатные расписания, табели учета рабочего времени, расчетные листки, правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты.

В этой статье рассмотрим, какие процессы включает ведение кадрового документооборота, какие документы необходимо вести обязательно и на добровольной основе, а также какую помощь может оказать внедрение системы электронного документооборота (КЭДО).

Кто отвечает за кадровый документооборот

Кадровый документооборот играет важную роль в соблюдении законодательства, защите прав как работников, так и работодателей, а также в обеспечении эффективного управления персоналом и организации работы в компании. Обычно за ведение кадрового документооборота отвечает отдел кадров или специалисты по управлению персоналом. Данный отдел отвечает за управление процессами, связанными с документами сотрудников, а также за составление, обработку и хранение всей необходимой кадровой документации.

Кроме того, специалисты по кадрам следят за соблюдением норм законодательства в сфере трудовых отношений, а также обеспечивают безопасность и конфиденциальность кадровых данных. Некоторые организации также могут использовать специализированное программное обеспечение или системы управления ресурсами предприятия (ERP) для автоматизации кадрового документооборота. Эти системы позволяют вести электронную запись и обработку данных, автоматизируя различные процессы, такие как оформление заказов и формирование отчетов, и облегчают доступ к документам для сотрудников и руководителей.

Принципы ведения кадрового документооборота

Ведение кадрового документооборота предполагает соблюдение определенных правил и процедур, направленных на обеспечение эффективности, точности и безопасности обработки документов. Основные правила ведения кадрового документооборота включают:

1. Конфиденциальность и безопасность. Кадровые документы содержат личную информацию о сотрудниках, поэтому необходимо обеспечить их защиту и доступ только для уполномоченных лиц. Для этого следует использовать пароли, ограничить доступ, применять электронные подписи и другие меры безопасности, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к документам.
2. Полнота и актуальность. Все необходимые документы должны быть заполнены полностью и корректно. Информация должна оставаться актуальной и соответствовать текущему состоянию сотрудников и компании.
3. Хранение и архивация. Следует разработать систему для хранения и архивации кадровых документов, обеспечивающую их безопасность и возможность быстрого доступа при необходимости. Установите сроки хранения документов в соответствии с законодательными требованиями и внутренней политикой организации.
4. Отслеживание и регистрация документов. Ведение реестра всех поступающих и отправляемых кадровых документов позволит контролировать их статус и обеспечит возможность аудита всего процесса.
5. Согласование и подписание. Придерживайтесь процедур согласования и подписания документов, удостоверяясь, что все соответствующие стороны ознакомлены с содержимым и согласились с ним, подписав документы или поставив электронную подпись.
6. Учет и обновления. Важно поддерживать актуальность кадровой документации, внося изменения в связи со сменами должностей, премиями, отпусками и другими изменениями, касающимися сотрудников.
7. Соблюдение законодательства и внутренних политик. Необходимо следить за соблюдением норм законодательства в области кадровой документации и обработки персональных данных, а также соответствовать внутренним политикам организации.

Эксперт. Для обеспечения соблюдения установленных правил ведения кадрового документооборота важно проводить обучение сотрудников, а также регулярные аудит и проверку процессов документооборота для поддержания актуальности кадровой документации.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот имеет ряд значительных преимуществ, среди которых снижение затрат. Использование электронных документов позволяет существенно сократить расходы на печать, доставку, хранение и обработку бумажных документов. Кроме того, он повышает производительность, так как автоматизирует процессы, сокращая время, затрачиваемое на поиск и обработку документов.

Другим важным преимуществом является улучшение качества данных. ЭДО минимизирует вероятность ошибок, связанных с ручным вводом информации, и обеспечивает более точные данные. Также стоит отметить улучшение доступности и удобства: электронные документы могут быть доступны с любого устройства, подключенного к интернету, что значительно облегчает их поиск, просмотр и обмен.

Электронный документооборот способствует защите информации с помощью различных механизмов, таких как шифрование и аудит, что снижает риск утраты данных и несанкционированного доступа. Кроме того, сокращение использования бумаги позволяет снизить негативное воздействие на окружающую среду.

Эксперт. Одним из ключевых преимуществ ЭДО является ускорение бизнес-процессов, позволяющее значительно сократить время, затрачиваемое на передачу и обработку документов. Все эти факторы делают электронный документооборот надежным и удобным инструментом для управления документами и повышения эффективности работы организаций.

Порядок оформления трудового договора

Составление трудового договора включает несколько этапов:

1. В верхней части документа укажите название «Трудовой договор», а также данные о компании (название, адрес, ИНН, ОГРН) и работнике (ФИО, паспортные данные, адрес проживания).
2. Укажите суть договора, описав должность, на которую принимается сотрудник, а также его основные обязанности.
3. Опишите условия работы сотрудника: режим труда, время отдыха, правила предоставления отпусков, размер заработной платы, методы и сроки ее выплаты.
4. Укажите важные условия трудового договора, такие как гарантии, компенсации, режим сверхурочной работы, конфиденциальность и правила неразглашения информации.
5. Определите срок действия трудового договора, указав конкретные даты начала и окончания (в случае срочного договора), или указав, что соглашение заключается на неопределенный срок (в случае бессрочного договора).
6. Укажите дату подписания договора и поставьте подписи.

Рекомендуется проконсультироваться с юристом в области трудового права для проверки соответствия документа действующим нормам и требованиям.

Оформление приказа об увольнении

Процесс оформления приказа об увольнении включает следующие шаги:

1. Введите ФИО сотрудника, паспортные данные, адрес проживания и другую необходимую информацию. Укажите должность, которую занимал сотрудник, и структурное подразделение.
2. Укажите причину увольнения в соответствии со статьей Трудового кодекса РФ и предоставьте подробности, если это необходимо.
3. Укажите точную дату увольнения сотрудника. Если есть какие-либо выплаты, которые подлежат исполнению, отметьте их в соответствующих разделах приказа (например, за неиспользованный отпуск, невыплаченную заработную плату).
4. Укажите дату подписания приказа и поставьте подписи. После оформления приказа обязательно уведомите сотрудника о его увольнении, выполнив передачу ему копии приказа вручную или отправив уведомление по электронной почте с просьбой об ознакомлении.

Содержание расчетного листка

Расчетный листок – это документ, который содержит информацию о заработной плате работника за определенный период времени. Этот документ служит основой для информирования работника о его заработной плате и удержаниях, а работодатель предоставляет сведения о выплатах и вычетах. Расчетный листок включает следующую информацию:

1. Идентификационные данные работника: ФИО, паспортные данные и другая персональная информация.
2. Период расчета: указывается конкретный период, за который производится расчет заработной платы, обычно это месяц.
3. Заработная плата: отражает общую сумму начисленной заработной платы, включая основную зарплату, дополнительные пособия, премии и надбавки.
4. Вычеты: включает общую сумму, удержанную из заработной платы, например, налоги на доходы физических лиц, страховые взносы и пенсионные отчисления.
5. Итоговая сумма: указывает сумму, которую работник получит на руки после вычетов.
6. Дополнительная информация: может содержать детали о переработках, оплачиваемом отпуске, использованных больничных днях и других дополнительных выплатах.

Эксперт. Расчетный листок предоставляется работнику в печатной или электронной форме. Этот документ является важным для работника, позволяя ему отслеживать свою заработную плату и удостовериться в правильности расчетов.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это ключевой документ, который используется для контроля и регистрации рабочего времени сотрудников организации. В нем фиксируются важные параметры, такие как время начала и окончания рабочего дня, перерывы, простои и другие аспекты, касающиеся рабочего времени работников. Табель обычно включает в себя следующие элементы:

1. Дата: указание конкретной даты, к которой составлен табель.
2. Рабочие часы: время начала и окончания работы для каждого сотрудника.
3. Перерывы: перечень периодов времени, выделенных на перерывы в течение рабочего дня.
4. Простои и отсутствия: записи о причинах отсутствия работника (например, болезнь, отпуск или командировка).
5. Отметки о присутствии: для контроля присутствия работников могут использоваться различные методы, такие как подписи или отметки с карт доступа.
6. Суммирование и подписи: по окончании контрольного периода (недели или месяца) осуществляется суммирование рабочих часов каждого сотрудника, после чего сотрудник подписывает табель для подтверждения.

Табель учета рабочего времени является важным инструментом для организации, поскольку на его основании производится расчет заработной платы и контролируется соблюдение трудовых норм и правил. Более того, табель может служить доказательством в случае возникновения споров или конфликтов, связанных с рабочим временем и оплатой труда.

Правила внутреннего трудового распорядка

Процесс разработки правил внутреннего распорядка в организации состоит из нескольких этапов. Начните с определения целей и принципов, которые должны быть основополагающими для работников в процессе выполнения своих обязанностей. Это могут быть такие аспекты, как безопасность, порядок работы и соблюдение этических норм.

Следующий шаг — установить рабочие часы, время начала и окончания трудового дня, а также параметры, касающиеся перерывов. Также важно определить основные правила поведения и этические нормы, которых должны придерживаться сотрудники.

Необходимо обозначить запреты и ограничения, действующие в компании. Например, это может быть запрет на курение в рабочих помещениях или использование личных устройств во время работы. Также стоит указать на требования по безопасности и охране труда, такие как использование средств индивидуальной защиты, соблюдение правил пожарной безопасности и обращение с опасными материалами.

Кроме этого, важно установить правила использования корпоративных ресурсов, таких как электронная почта, интернет и социальные сети. Необхоимо указать, какие данные считаются конфиденциальными и требуют особой защиты.

Для завершения процесса создайте процедуру применения дисциплинарных мер за нарушения норм внутреннего распорядка. Также не забудьте включить информацию о том, как будут рассматриваться жалобы и конфликты.

Эксперт. После подготовки проекта правил внутреннего распорядка представьте его для согласования с руководством и уведомите сотрудников о дате его вступления в силу. Распространите текст правил среди всех сотрудников и проведите обучающие сессии, чтобы каждый работник понимал содержание и требования данных норм.

Частые ошибки в кадровом делопроизводстве

Среди распространенных ошибок, которые допускаются в процессе ведения кадровой документации, выделяются следующие:

1. Неполное или некорректное заполнение документов. Это может быть связано с неправильными данными о сотрудниках, ошибками в датах или другими неточностями в документации.
2. Нарушение законодательных требований. Ошибки в оформлении документов или несоответствие нормам трудового и налогового законодательства.
3. Несоответствие действительности. Возможные утраты данных или их отсутствие, несвоевременное обновление документации, что может привести к некорректной информации.
4. Отсутствие аудита и контроля. Недостаточный анализ кадровых документов может привести к ошибкам и нарушениям, которые остаются незамеченными.
5. Плохая организация хранения и передачи документов. Неэффективные методы хранения могут затруднить доступ к информации и повысить риск утраты или повреждения документов.
6. Недостаточная актуализация. Если документы не обновляются в соответствии с изменениями в законодательстве или внутренней политике компании, это может привести к проблемам.

Заключение

Чтобы избежать распространенных ошибок, рекомендуется использовать системы электронного документооборота (ЭДО). Кроме того, следует регулярно проводить аудит кадровых документов и вовремя их обновлять, обеспечивая корректность и полноту информации.

Также необходимо уделять внимание обучению сотрудников отдела кадров вопросам правильного оформления документации, чтобы гарантировать её соответствие действующему законодательству. Соблюдение этих рекомендаций обеспечит эффективное функционирование компании и уменьшит риск возникновения проблем в кадровом делопроизводстве.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).