В помощь кадровику: как проверить паспорт на действительность?

По действующему законодательству РФ сотрудники отдела кадров при заключении трудового договора не обязаны проверять документы сотрудника на подлинность (действительность), но, как показывает практика, такая проверка для работодателя необходима.

Читайте, как проверить паспорт на действительность, что делать, когда сотрудники подают недействительные документы, что может предпринять работодатель при выявлении таких фактов.

Термины и определения

Действительность паспорта (гражданина РФ, загранпаспорт РФ, иностранного гражданина) – факт действия паспорта гражданина, подтверждающего его подлинность, срок действия, отсутствие факта повторного оформления в связи с утерей и в других случаях, определенных законодательством РФ. За устройство на работу сотрудника с недействительным паспортом (например, если не вклеена фотография после достижения установленного законом возраста гражданина) в отношении самого сотрудника ответственность не наступает, а работодателю может грозить административная ответственность (п. 1 ст. 5.27КоАП РФ)

Подлинность паспорта – действительность паспорта, при которой подтверждается факт законного владения документом конкретного лица. Неподлинный паспорт – поддельный документ, предоставляемый устраивающимся на работу лицом с заранее известным ему подлогом. За предоставление неподлинного паспорта предусмотрена уголовная ответственность.

Мнение эксперта. Важно отличать служебный подлог от ошибки. В первом случае работодателю, как и оформляемому на работу сотруднику, либо только одному из них известно, что паспорт поддельный или недействительный. Во втором случае работодатель и/или сотрудник не знает о том, что документ, удостоверяющий личность, не является действительным, т.е. умысла в предоставлении недействительного документа нет. В первом случае можно отказать в заключении трудового договора, уволить сотрудника по статье в связи с нарушением Уголовного кодекса РФ (ст. 327 УК РФ), во втором случае можно внести изменения в документы после того, как сотрудник поменяет документ (вклеит фото, внесет информацию о прописке, детях).

Какой паспорт признается недействительным?

К недействительным относятся следующие паспорта:

• Признанные таковыми МВД на основании заявления об утере (похищении) паспорта РФ, поданного гражданином в установленном порядке.
• Просроченный документ – если гражданин РФ не заменил паспорт РФ на протяжении 90 дней после достижения им возраста 20 и 45 лет соответственно.
• Просроченный загранпаспорт РФ – срок действия данного документа составляет 5 или 10 лет в зависимости от его вида, и не привязан к возрасту владельца.
• Испорченный документ, не позволяющий идентифицировать его владельца или информацию о нем.
• Окончание свободных страниц в документе (к примеру, о детях или браке во внутреннем паспорте, страниц отметок о въезде-выезде с территории РФ в загранпаспорте).
• Изменение личных данных – фамилии, имени, отчества, дате и месте рождения, пола.
• Умышленная или неумышленная порча документа – если, например, ребенок нарисовал что-то в паспорте, то документ признается недействительным. Аналогично недействителен паспорт, в который уполномоченные сотрудники поставили отметки с ошибками. Если порча паспорта была совершена умышленно (уничтожение, небрежное хранение, порча), то в отношении сотрудника наступает административная ответственность.
• Кража паспорта – за украденный паспорт ответственность ложиться на вора, если не будет доказано небрежное хранение документа (если оставить паспорт РФ в банке, автобусе, магазине, МФО, то это может считаться небрежным хранением).
• Прекращение гражданства – если сотрудник отказался от российского гражданства или получил гражданство другой страны, когда российское гражданство автоматически прекращается, то такой документ также признается недействительным.

Как проверить подлинность паспорта?

В соответствии с Постановлением Правительства № 711 от 13.07.2012 проверить подлинность (действительность) паспорта гражданина РФ можно на сайте ФМС России через специальный сервис «Проверка по списку недействительных российских паспортов». Порядок проверки следующий:

• Перейти на официальный сайт ФМС России.
• Перейти в раздел «Проверка документов», подраздел «Проверка действительности паспорта гражданина РФ» или «Проверка недействительных заграничных паспортов старого образца сроком 5 лет», «Соответствия документа и адреса регистрации».
• Указать номер и серию проверяемого паспорта.
• Получить ответ информационного сервиса о действительности или недействительности предоставленного в отдел кадров документа.

Если проверить действительность паспорта на официальном сайте не удается, то у работодателя есть 2 «запасных» варианта:

• Проверка через портал «Госуслуги».
• Личное обращение в территориальный центр МВД России, указанный в качестве органа, выдавшего документ.

Мнение эксперта. Учтите, что работа с ИС носит исключительно информационный характер. Паспорт может считаться недействительным, если информация по нему еще не поступила в сервис ФМС России. Поэтому отказать в трудоустройстве только на основании запроса сведений на сайте нельзя. Причиной отказа может быть официальный ответ ФМС России по запросу работодателя в случае обоснованных подозрений в недействительности или подделке документа, удостоверяющего личность.

Что делать, если в штат приняли сотрудника с недействительным паспортом?

В соответствии со ст. 65 ТК РФ определены документы, которые соискатель обязан предъявить при устройстве на работу. Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность, является обязательным. А что делать кадровику, если при оформлении по трудовому договору по ошибке был принят недействительный паспорт?

По действующему трудовому законодательству прямой ответственности работодателя за оформление трудовых отношений с сотрудником, предоставившим недействительный паспорт, нет. Ответственность наступает лишь в отношении физического лица, предоставившего такой документ умышленно или неумышленно. Необходимо уведомить сотрудника об административной или уголовной ответственности за предоставление подобного документа при оформлении на работу.

Но у работодателя могут возникнуть следующие проблемы:

• Если известно, что соискатель устраивается на работу по заранее поддельному документу, то ответственность наступает не только в отношении сотрудника, но и юридического лица (работодателя).
• Выплатить по закону заработную плату лицу, не подтвердившему свою идентификацию, наличными средствами невозможно.
• В формах отчетности, сдаваемой в государственные органы, работодатель должен указывать паспортные данные сотрудников, предоставленные при приеме на работу – например, по форме 2-НДФЛ.

Может ли работодатель отказать в заключении трудового договора сотруднику, если выявится факт недействительности паспорта? В трудовом законодательстве отсутствует такая возможность, но можно отказать в оформление трудового договора до смены паспорта РФ на действительный.

Если факт недействительности паспорта был выявлен после заключения трудового договора, то работодатель может уведомить сотрудника о том, чем грозит ему продолжение работы без смены паспорта – административной ответственностью и отсутствием возможности для выплаты заработной платы наличными через кассу.

Если сотрудник умышленно предоставил поддельный документ, то это является грубым нарушением законодательства, и такого сотрудника можно уволить по статье. В соответствии со ст. 65 ТК РФ при предоставлении подложного документа, необходимого для трудоустройства на работу, работодатель вправе уволить такого сотрудника по статье. При этом никто не отменяет статью 327 Уголовного кодекса РФ за использование поддельных документов.

Как исправить кадровые документы при оформлении сотрудника по недействительному паспорту?

Если в отделе кадров сотрудник при заключении трудового договора был оформлен по недействительному паспорту, то необходимости в расторжении трудового договора нет – достаточно внести изменения в следующие кадровые документы:

• Трудовой договор. По ч. 3 ст. 57 ТК РФ при отсутствии в трудовом договоре обязательных сведений, к которым относятся ФИО и информация о документах, удостоверяющих личность сотрудника, такой договор считается недействительным, пока в него не будут внесены изменения. При этом недостающие сведения необходимо вносить непосредственно в текст договора, а условия – в приложение к трудовому договору или в соглашение сторон, заключаемого между работодателем и сотрудником в письменной форме. При оформлении на работу гражданина другого государства в связи с заведением новой трудовой книжки необходимо учитывать сведения, указанные в паспорте иностранного гражданина и иных сопутствующих документах, предъявляемых им при трудоустройстве на территории РФ (патент, СНИЛС, миграционная карта).
• Личную карточку сотрудника по форме Т-2. Если работодатель ведет личные карточки сотрудников, то изменения в паспортных данных вносятся путем зачеркивания старых данных и указания новых сведений.
• Документы воинского учета. Для военнообязанных работодатель должен вносить изменения в документы воинского учета.

Мнение эксперта. Теоретически, работодателя можно привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП со сроком давности 1 год, хотя доказать вину будет достаточно сложно. Чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, рекомендуется убедить сотрудника заменить недействительный документ в установленном законом порядке с оплатой штрафа, если он предусмотрен за правонарушение. Внести изменения в соответствующие документы необходимо не позднее 30 дней после изменения фамилии, имени, отчества, дате и месте рождения, 90 дней со дня достижения возраста 20 или 45 лет. Можно оформить трудовой договор с сотрудником, у которого право на смену документа подпадает под указанные сроки, но его необходимо предупредить о необходимости замены паспорта.

Когда можно отказать в заключении трудового договора или уволить сотрудника, если он предъявил недействительный паспорт?

Если соискатель при оформлении на работу предъявляет недействительный паспорт, то работодатель может отказать в заключении трудового договора до момента, пока будущий сотрудник не поменяет документ. Если у работника паспорт просрочен, но есть временное удостоверение личности, то принять его на работу можно. При условии принятия на работу сотрудника с недействительным паспортом без временного удостоверения личности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ работодатель нарушает закон. Срок давности подобного нарушения составляет 1 год с момента заключения трудового договора. В подобной ситуации работодателю необходимо уволить сотрудника в соответствии с п. 11 ст. ч. 1 ст. 77 ТК РФ, но при соблюдении 2-х условий:

• нарушение законодательства исключает возможность продолжения трудовых отношений (например, работодатель не может выплачивать зарплату через кассу);
• на день увольнения сотрудник так и не поменял паспорт.

Если работодатель знал, что паспорт гражданина РФ при приеме на работу недействителен, и сотрудник этот факт не скрывал, то увольнение такого сотрудника осуществляются с выплатой выходного пособия.

Вопросы и ответы

Если соискатель предъявил при приеме на работу подложный паспорт, то что нужно делать работодателю?

В соответствии со ст. 81 ТК РФ работодатель может расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний при устройстве на работу предъявил поддельные документы. К обязательным документам по Трудовому кодексу РФ относится паспорт. Поэтому, если будущий сотрудник предоставил поддельный паспорт, то это является законным основанием для расторжения с ним трудовых отношений по решению работодателя (Федеральный закон № 90-ФЗ от 30.06.2006 г.).

Как заставить работника сменить недействительный документ?

При условии, что паспорт РФ является недействительным, а не поддельным, у работодателя есть не так много механизмов воздействия на сотрудника. Можно пригрозить увольнением по статье 77 ТК РФ, но в случае, если превышен допустимый срок замены документа, удостоверяющего личность. Можно напомнить об административной ответственности сотрудника. При недействительном паспорте невозможна выплата заработной платы наличными средствами – это еще один инструмент воздействия на нерадивого работника.

Можно ли оформить сотрудника в штат с просроченным паспортом, если по закону еще не истек срок для замены документа, удостоверяющего личность?

Да, по трудовому законодательству нет ограничения при оформлении сотрудника с просроченным (недействительным) паспортом, если срок его замены по закону еще не истек. Как правило, по такой схеме оформляют в штат особо ценных сотрудников, либо временных работников на период отсутствия основных сотрудников (по болезни, по беременности и родам и т.д.). Если такой сотрудник увольняется по собственному желанию по уважительной причине, то со стороны работодателя никого нарушения трудового законодательства нет.

Заключение

• Паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт РФ или паспорт иностранного гражданина является одним из основных документов, предъявляемых соискателем при устройстве на работу. Предъявление подложного документа сотрудником – причина для расторжения трудового договора.
• Если же паспорт просрочен или недействителен, но срок его замены по действующему законодательству еще не вышел, то работодатель может принять работника в штат при условии, что сотрудник обязуется заменить документ в установленные сроки. Если замены документа на действительный не произойдет, то на протяжении 1 года работодатель имеет право уволить работника по ст. 77 Трудового кодекса РФ.
• Проверить паспорт на действительность можно на официальном сайте ФМС России, а, если сайт не работает, то через портал «Госуслуги» или по запросу в МВД РФ по коду органа, где был действительно или якобы выдан документ. Прием на работу специалиста по заведомо подложному документу является нарушением трудового законодательства, и может грозить работодателю штрафом.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)