Концепция управления знаниями (knowledge management) представляет собой систему управления информационными активами компании и была разработана в 1990-х годах. Она получила широкое распространение, прежде всего, в западных бизнес-системах, однако в России данная концепция также быстро завоевала признание. В современном бизнесе информация является одним из наиболее ценных активов, и грамотное управление знаниями позволяет более эффективно организовывать производственные процессы и, в конечном итоге, увеличивать прибыльность бизнеса.
Система управления знаниями базируется на процессах создания, отбора, распространения и использования информации, которая должна быть доступна всем участникам бизнес-процессов. Информационные активы компании включают базы данных, документацию, различные методики, а также опыт и знания сотрудников, которые могут применяться другими работниками в повседневной деятельности.
Зачем нужна система управления знаниями?
Сибирские предприятия и коммерческие структуры становятся все более сложными, с множеством оперативных процессов, технологий и процедур на разных уровнях. В таких условиях крайне важно, чтобы все сотрудники имели доступ к необходимой им информации в любой момент. Система управления знаниями обеспечивает быстрый и полный доступ к нужным данным, что предусматривает как индивидуальный, так и коллективный доступ.
Эксперт. Система управления знаниями необходима для обеспечения эффективного обмена информацией. Например, если сотрудник неожиданно заболел или уходит в отпуск, важно, чтобы информация о его деятельности оставалась доступной для коллег. В результате бизнес-процессы продолжают функционировать без сбоев: клиенты не остаются без внимания, отчеты подготавливаются своевременно, и организация не теряет прибыль. При отсутствии такой системы, потеря одного сотрудника может негативно сказаться на результативности работы всего отдела.
Внедрение системы управления знаниями может привести к следующим положительным результатам:
- Повышение эффективности работы персонала. Сотрудники смогут быстро находить необходимую информацию, что исключит задержки, вызванные необходимость консультаций.
- Улучшение совместной работы. Общий доступ к знаниям способствует генерации идей и воплощению их в совместных проектах, что даёт возможность проводить мозговые штурмы и совместно решать сложные задачи.
- Оптимизация взаимодействия между отделами. Создание единой базы данных способствует улучшению бизнес-процессов на каждом этапе.
- Сокращение времени на разработку новых продуктов и идей. Система управления знаниями помогает избежать потери ценных предложений из-за разрозненных действий между подразделениями.
В результате увеличивается общая эффективность деятельности компании, что позволяет ей получить преимущества перед конкурентами и успешно справляться с вызовами, исходящими извне. Многие крупные корпорации, такие как IBM, активно используют новейшие методики работы с информацией, чтобы добиться максимальной эффективности от каждого сотрудника.
В рамках бизнеса знания можно классифицировать на три основные категории:
- Явные знания. Это информация, зафиксированная на различных носителях, таких как документы, справочники и электронные базы данных. Эти знания должны периодически обновляться и актуализироваться, чтобы оставаться полезными для сотрудников.
- Потенциально явные знания. Это данные, которые еще не зафиксированы в явной форме, но могут быть структурированы в нужный момент и использованы.
- Неявные знания. Это опыт и профессиональная компетенция конкретных сотрудников. Такие знания сложно зафиксировать, поскольку они представляют собой результат индивидуальной работы. Тем не менее, они могут быть полезны при решении сложных задач, если удастся раскрыть интеллектуальный потенциал работников.
Неявные знания могут быть организованы в письменном виде, например, в виде руководств по выполнению определённых производственных процессов или рекомендаций, которые могут стать частью корпоративной культуры предприятия.
Принципы управления знаниями
Для любой организации информация представляет собой ценный капитал, который необходимо максимально использовать. Это особенно актуально для компаний в области информационных технологий и других наукоемких отраслей, где объединение интеллектуальных усилий сотрудников имеет критическое значение.
Основным принципом управления знаниями является содействие обмену информации между членами команды. Это позволяет сотрудникам работать более согласованно и эффективно справляться с возникающими задачами. Чтобы обеспечить открытый обмен знаниями, следует придерживаться нескольких ключевых принципов:
- Создание общей системы хранения знаний. Важно создать единую базу данных, в которой будет собрана необходимая информация для всех сотрудников. Это позволяет избавиться от разрозненных источников информации и упрощает взаимодействие между работниками.
- Обеспечение прозрачности доступа. Несмотря на привычную практику ограничения доступа к информации в зависимости от должности, управление знаниями предполагает открытый доступ ко всей базе данных. Руководитель должен определить, какая стратегия будет наилучшей для его компании.
- Разработка карт проектов. Эти динамичные документы должны быть доступны всем участникам проекта и содержать информацию о ходе выполнения задач, достигнутых целях и предстоящих действиях.
- Адаптация контента к потребностям команды. Информация должна быть представлена в доступной и понятной форме. Длинные и запутанные инструкции могут снизить эффективность, поэтому все материалы должны быть краткими и четкими.
- Создание культуры обмена знаниями. Руководство должно поощрять сотрудников, готовых делиться своим опытом, и служить примером, регулярно публикуя отчеты о результатах работы и планы на будущее.
Эксперт. К сожалению, в российских компаниях часто наблюдается противоположная ситуация, когда руководство скрывает информацию и устанавливает сложные уровни доступа, что ведёт к низкой информированности сотрудников и затрудняет взаимодействие. Открытость в управлении знаниями не только способствует лучшему выполнению задач, но и предоставляет значительное конкурентное преимущество.
Стратегия управления знаниями в организации
Современные руководители всё больше осознают важность эффективной системы обмена знаниями среди сотрудников. Тем не менее, на пути к её практическому внедрению могут возникнуть различные трудности. Важно учитывать особенности корпоративной культуры, уровень лояльности работников, их заинтересованность в общем деле и объем обрабатываемой информации.
Для успешного внедрения новых принципов управления информацией в организации необходимо разработать индивидуальную стратегию. Эта стратегия представляет собой четкий план действий, направленный на изменение существующей ситуации.
Стратегия управления знаниями в организации может включать в себя несколько ключевых действий:
- Оценка текущего положения: Необходимо проанализировать текущее состояние дел в компании — какие источники знаний уже используются сотрудниками и как можно объединить их в единую общедоступную базу данных.
- Подготовка персонала: Один из самых сложных этапов — менять отношение работников к информации, убедить их использовать новые возможности и делиться собственными идеями. Это требует значительных усилий и терпения со стороны руководства.
- Назначение ответственных лиц: Поскольку руководитель не может одновременно контролировать все процессы в организации, важно определить сотрудников, которые будут отвечать за внедрение и продвижение новой стратегии.
- Аудит знаний: Необходимо выявить доступные информационные ресурсы компании, включая выраженные, потенциальные и неявные знания. Например, опытные работники на производстве могут поделиться своим ценным опытом, который можно будет зафиксировать и использовать в общей базе.
- Выбор инструментов: Важно определить, какие технологии будут использованы для создания системы управления знаниями. Это может включать разработку базы данных, создание справочников и инструкций, а также внедрение систем для обмена опытом между сотрудниками. На этом этапе следует также оценить затраты на эти нововведения.
- Определение требований к системе: Необходимо определить, какие характеристики должна иметь новая система управления знаниями для повышения ее эффективности.
- Сбор и структурирование знаний: Собранная информация должна быть организована таким образом, чтобы она была удобна для поиска и использования. Существует множество сервисов, позволяющих объединить данные и обеспечить доступ к ним.
- Контроль за использованием и внесение корректив: Необходимо периодически анализировать результаты внедрения системы и вносить изменения для повышения ее эффективности.
Эксперт. Процесс внедрения управления знаниями должен корректироваться в зависимости от текущей ситуации в организации. Руководство должно проводить регулярные разъяснительные беседы с сотрудниками, подчеркивая важность обмена знаниями и готовности делиться полезными идеями. Также материальное поощрение за удачные предложения может значительно повысить активность работников.
Требования к программному обеспечению для управления знаниями
Современные информационные технологии предоставляют широкие возможности для создания баз данных и обработки информации. Существует множество программных решений, которые помогают объединять информацию и превращать её в ценные данные для решения различных задач.
При выборе подходящего программного обеспечения следует учитывать следующие характеристики:
- Возможность обмена контентом: Необходима удобная система передачи информации между пользователями, а также возможность группового общения.
- Гибкость настроек и расширяемость функционала: Многие приложения позволяют подключать дополнительные модули, что делает использование системы более эффективным.
- Способность к масштабированию: Если организация будет расти, система управления знаниями должна развиваться вместе с ней. В противном случае придётся искать новое решение.
- Защита данных: Хотя система должна обеспечивать свободный обмен информацией, также необходима защита от несанкционированного доступа. Для этого реализуются системы авторизации с логинами и паролями.
- Понятная навигация: Интерфейс программы должен упрощать поиск и использование знаний.
- Категоризация информации: Возможность разделять данные на проекты и темы поможет избежать перегрузки персонала лишней информацией и быстро находить необходимое.
- Интеграция с уже используемым ПО: Это значительно упростит процесс передачи информации и интеграции новой системы.
Правильный выбор программного обеспечения для обмена данными позволит эффективно управлять информацией в бизнес-процессах. Если возникнет необходимость, можно будет заменить одну систему на другую, но перенос информации потребует дополнительных усилий. Лучше изначально выбрать систему, которая будет удобна в использовании.
Организация электронного документооборота на предприятии
Традиционная система документооборота с использованием бумажных носителей постепенно уходит в прошлое, уступая место электронному документообороту, который стал особенно актуален с переходом на удалённую работу. Сотрудникам необходимо получать доступ к информации через интернет, не находясь в офисе.
Электронные документы должны быть защищены, и их юридическая сила обеспечивается с помощью цифровых подписей. Специальный код обеспечивает неизменность документа после его подписания, что защищает его от подделок. С помощью электронной подписи можно подписывать не только регулирующие документы, но и внутренние бумаги, такие как приказы, должностные инструкции и рекомендации.
Использование сервиса предоставления электронных подписей облегчает взаимодействие с удалёнными работниками и гарантирует защиту внутренних и внешних документов компании.
Заключение
Система управления знаниями успешно внедряется на крупных предприятиях по всему миру, обеспечивая эффективное взаимодействие сотрудников и результативный обмен данными. Внедрение электронного документооборота является важным компонентом системы управления знаниями, позволяющим ускорить обмен информацией и сделать сотрудничество между работниками более продуктивным.
