Управление знаниями – это системный процесс, направленный на сбор, хранение и передачу информации внутри организации. При грамотной организации управления знаниями каждый сотрудник получает доступ к необходимой информации, которая способствует выполнению рабочих задач и развитию профессиональных навыков.
В данной статье мы исследуем, что представляет собой управление знаниями персонала, вовлеченные в процесс группы людей, какие документы оформляются в компании, а также как система электронного документооборота может улучшить эту деятельность.
- Формализованные и неформализованные знания
- Технические и технологические знания
- Цели управления знаниями
- Информация, которую следует включить в базу знаний компании
- Методы управления знаниями
- Виды систем управления знаниями
- Разработка стратегии управления знаниями
- Последствия отсутствия управления знаниями
- Стоимость внедрения управления знаниями
- Основные расходы, связанные с управлением знаниями
- Заключение
- Список источников
Формализованные и неформализованные знания
Формализованные знания — это структурированные и организованные данные, которые легко передавать и использовать. Обычно такие знания представлены в виде правил, процедур, моделей, диаграмм и других формальных форматов. Эти знания можно легко автоматизировать и интегрировать в электронные системы управления.
В отличие от этого, неформализованные знания труднее поддаются структурированию. Они включают в себя субъективный опыт, интуицию и навыки, которые сложно выразить в формальных терминах. Неформализованные знания часто содержатся в неструктурированном виде, например, в текстовых документах, электронных письмах или устных рассказах.
Управление формализованными знаниями, как правило, осуществляется через базы данных и системы управления контентом. Эти инструменты позволяют эффективно хранить, структурировать и передавать формализованные знания с помощью четко заданных правил и процедур.
Наоборот, управление неформализованными знаниями представляет собой более сложный процесс. Тем не менее, современные электронные системы управления знаниями предоставляют инструменты для поиска, коллективного использования и анализа неформализованной информации. Это позволяет организациям максимально эффективно использовать знания сотрудников, что может привести к повышению производительности и внедрению инноваций.
Технические и технологические знания
Технические знания относятся к конкретным процессам, инструментам и методам, использующимся в организации. Это может включать в себя знания о программном обеспечении, оборудовании и производственных технологиях.
Технологические знания, с другой стороны, охватывают более широкие концепции и практики, применяемые в организации. Это может быть информация о современных технологиях, тенденциях в отрасли и методах управления проектами.
Эксперт. Оба вида знаний играют важную роль в эффективном управлении знаниями внутри организации. Технические знания помогают сотрудникам выполнять свои задачи и решать конкретные проблемы, тогда как технологические знания обеспечивают компанию актуальными тенденциями и способами достижения её целей.
Цели управления знаниями
Управление знаниями в организации необходимо для:
- Сохранения и передачи опыта: эффективное управление знаниями позволяет сохранять ценные навыки и знания сотрудников, что особенно важно в случае их увольнения. Это обеспечивает передачу опыта новым сотрудникам, что помогает поддерживать беспрерывность бизнес-процессов.
- Увеличения производительности: управление знаниями помогает организациям более эффективно использовать экспертные мнения своих сотрудников, что приводит к повышению производительности. Опыт и знания могут быть использованы для оптимизации рабочих процессов, разработки новых товаров и услуг, а также для решения сложных задач.
- Стимулирования инноваций и развития: управление знаниями создаёт условия для появления новых идей и решений, способствуя инновациям и росту компании.
- Укрепления командной работы: эта система способствует лучшему сотрудничеству между сотрудниками, облегчая доступ к знаниям и опыту коллег. Это, в свою очередь, ведёт к совместной работе над проектами и обмену идеями.
- Развитию персонала: управление знаниями способствует обучению и развитию сотрудников, таким образом, улучшая их профессиональные навыки и компетенции.
Эффективное управление знаниями предоставляет компаниям существенные конкурентные преимущества.
Информация, которую следует включить в базу знаний компании
В базу знаний организации необходимо добавлять различные виды информации, полезные для сотрудников в процессе выполнения задач. К ним относятся:
- Описания основных бизнес-процессов и процедур, включая инструкции по выполнению задач, корпоративные политики и шаблоны документов.
- Информация о технических аспектах работы, например, по настройке программного обеспечения, обслуживанию оборудования и организации сетей.
- Описания успешных методов и подходов, которых придерживались в организации, включая советы по управлению временем и эффективному общению.
- Данные о прошлых проектах: описание задач, решений, возникших трудностей и извлеченных уроков.
- Результаты проведённых исследований и анализа, полезные для принятия стратегических решений — включая исследования рынка и отчеты о производительности.
- Учебные материалы для работников, такие как видеоуроки, презентации и онлайн-курсы, важные для адаптации новых сотрудников и повышения квалификации.
Эксперт. Крайне важно поддерживать базу знаний актуальной и доступной для всех сотрудников, что можно обеспечить с помощью специализированных инструментов управления знаниями, таких как вики-системы или цифровые библиотеки.
Методы управления знаниями
Существует несколько стратегий управления знаниями в организациях:
- Создание и поддержка базы знаний: централизованная база данных позволяет сотрудникам добавлять и обновлять информацию. Это может быть реализовано в виде вики-системы, цифровой библиотеки или аналогичных инструментов.
- Обучение и обмен опытом: проведение обучающих программ и тренингов улучшает передачу знаний среди сотрудников. Также можно организовать сессии обмена опытом, где работники делятся своими наработками.
- Коллективное принятие решений: методы группового обсуждения и командные проекты способствуют обмену знаниями и опыту.
- Использование технологий: применение социальных сетей, чатов и форумов облегчает обмен знаниями, позволяя сотрудникам быстро и удобно взаимодействовать и делиться информацией.
- Управление изменениями: важно создать процессы, которые обеспечат внедрение новых знаний и их передачу сотрудникам. Это может включать тренинги, обновления документации и формирование команд, ответственных за внедрение новых технологий.
Все эти методы способствуют эффективному управлению знаниями и повышению квалификации персонала, что в свою очередь улучшает общую продуктивность труда.
Виды систем управления знаниями
На рынке существует несколько электронных систем для управления знаниями:
- Базы данных (БД): электронные системы хранения и организации информации, которые упрощают доступ к знаниям и документам.
- Системы управления документами: эти системы обеспечивают эффективное создание, редактирование, хранение и поиск документов, обеспечивая централизованный доступ к ним.
- Социальные сети и коллаборативные платформы: создают пространство для обмена знаниями, позволяя сотрудникам общаться, делиться документами и работать над проектами совместно.
- Электронные форумы и чаты: эти инструменты позволяют обмениваться знаниями в режиме реального времени, задавать вопросы и получать ответы.
- Электронные обучающие платформы: эти системы позволяют создавать и проводить обучающие программы в электронном формате, что облегчает доступ к обучению для сотрудников.
Эксперт. При выборе системы управления знаниями важно учитывать потребности и специфику организации, а также доступность и удобство использования программного обеспечения, его функциональность и возможные интеграции с другими системами.
Разработка стратегии управления знаниями
Первый шаг: Определение целей и потребностей организации
На начальном этапе разработки стратегии управления знаниями критически важно четко определить цели и потребности компании. Необходимо осознать, какие знания являются ключевыми для достижения стратегических задач. К таким целям могут относиться, например, повышение общей производительности, улучшение качества предоставляемых услуг или товаров, а также оптимизация процессов.
Второй шаг: Сбор и классификация знаний
На этом этапе необходимо провести инвентаризацию имеющихся знаний в организации. Важно понять, какие именно знания уже существуют и как их можно классифицировать. Процесс включает разделение знаний на формализованные и неформализованные, а также на технические и технологические. Это поможет сформировать ясную картину текущего состояния знаний и выявить области, требующие внимания.
Третий шаг: Создание системы управления знаниями
Следующий шаг заключается в разработке эффективной системы управления знаниями. Это может включать создание базы данных, внедрение системы управления контентом или использование других инструментов для хранения, организации и передачи знаний внутри организации. Необходимо позаботиться о том, чтобы разработанные процедуры были понятны и доступны всем сотрудникам.
Четвертый шаг: Создание культуры обмена знаниями
Для успешного управления знаниями важно создать в организации атмосферу, способствующую обмену и использованию знаний. Это может быть достигнуто через создание команд, проведение обучающих программ, тренингов, а также поощрение сотрудников за активный обмен знаниями. Открытая и поддерживающая культура общения между коллегами играет ключевую роль в эффективном внедрении управления знаниями.
Пятый шаг: Оценка эффективности стратегии
Регулярная оценка эффективности стратегии управления знаниями также имеет важное значение. Следует проводить анализ результатов, определять показатели эффективности и сравнивать их с поставленными целями, чтобы при необходимости вносить соответствующие корректировки в систему управления знаниями. Это позволит адаптировать стратегию в соответствии с изменениями во внешней среде и внутренними потребностями компании.
Последствия отсутствия управления знаниями
Отсутствие системы управления знаниями может привести к ряду негативных последствий:
- Потеря критически важного опыта. Когда сотрудники покидают компанию или выходят на пенсию, организация рискует потерять важные навыки и знания, что может негативно сказаться на эффективности работы и увеличить затраты на обучение новых сотрудников.
- Снижение производительности. Без эффективной системы управления знаниями сотрудники тратят больше времени на поиск необходимой информации или на повторное выполнение уже найденных решений, что снижает общую продуктивность.
- Отсутствие инноваций. Управление знаниями играет важную роль в стимулировании инновационных идей и решений. В противном случае организация может оставаться на месте, упуская возможности для улучшения и роста.
- Пониженная конкурентоспособность. В быстро меняющемся рыночном окружении важно иметь возможность эффективно адаптироваться к новым условиям. Без управления знаниями компания рискует оказаться в невыгодном положении по сравнению с конкурентами.
- Потеря клиентов. Нехватка актуальных знаний о клиентских предпочтениях и потребностях может привести к ухудшению обслуживания и потере лояльности потребителей, а также негативно повлиять на репутацию компании.
Управление знаниями способствует оптимальному использованию ресурсов компании, повышению ее конкурентоспособности, а также стимулированию внедрения инноваций и общего развития организации.
Стоимость внедрения управления знаниями
Затраты на управление знаниями могут варьироваться в зависимости от выбранных методов и инструментов. В некоторых случаях компании могут полагаться на свои внутренние ресурсы и сотрудников для реализации управления знаниями, что может оказаться достаточно экономичным решением. Однако в других ситуациях организации могут прибегнуть к помощи внешних консультантов или специализированных компаний, что, в свою очередь, увеличивает затраты.
Современные цифровые технологии значительно упрощают процессы управления знаниями и делают их более эффективными.
Основные расходы, связанные с управлением знаниями
Управление знаниями влечет за собой различные затраты, включая:
- Разработка и внедрение системы управления знаниями. Это включает приобретение и настройку специализированного программного обеспечения, а также обучение сотрудников для работы в новой системе.
- Создание и поддержка базы данных. Затраты могут возникнуть на сбор, структурирование и организацию информации, а также на создание и обновление документации и руководств.
- Обучение сотрудников. В этом направлении возникают расходы на обучение в области управления знаниями, включая проведение тренингов, семинаров и возможный найм специалистов или консультантов.
- Поиск и анализ новых знаний. Сюда относятся расходы на проведение исследований, участие в конференциях и семинарах, а также подписка на специализированные публикации.
- Поддержка коммуникации и сотрудничества. Это может включать расходы на использование современных технологий для обмена информации и опыта между сотрудниками.
Заключение
Компании также необходимо изготавливать затраты на оценку эффективности системы управления знаниями. Это включает в себя расходы на проведение аудитов, мониторинг результатов и внедрение необходимых изменений и улучшений. Важно также заранее предусмотреть бюджет на поддержку и развитие культуры обмена знаниями внутри организации, что может включать в себя проведение мероприятий и программ, направленных на стимулирование сотрудничества и инноваций.
Расходы на управление знаниями могут значительно варьироваться в зависимости от специфики и потребностей конкретной организации. Компании стоит уделить внимание организации эффективной системы управления знаниями, чтобы получить конкурентные преимущества. Для этого полезно использовать программное обеспечение, которое автоматизирует процессы ведения информационной базы и минимизирует затраты, связанные с управлением знаниями.
