Трудовой договор специалиста по кадрам

Трудовой договор с кадровым специалистом представляет собой официальный документ, который устанавливает трудовые отношения между работником и работодателем. В этом соглашении фиксируются права и обязанности обеих сторон, а также условия работы: продолжительность рабочего дня, график, размеры заработной платы и другие важные аспекты. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации, такие отношения должны быть задокументированы в письменной форме, что делает заключение трудового договора обязательным.

В данном тексте мы рассмотрим, как правильно оформить трудовой договор для специалиста по кадрам, какие обязательные и дополнительные условия он должен включать, а также основные должностные обязанности кадровика.

Основные должностные обязанности специалиста по кадрам

Трудовой договор с кадровым специалистом должен быть составлен с учетом действующего законодательства и включать характерные элементы такого рода соглашений. В данном документе или в отдельной должностной инструкции обязательно указываются необходимые знания и навыки, которые должны быть присущи специалисту по кадрам.

Одним из важнейших аспектов трудового договора являются должностные обязанности. Это перечень задач, которые кадровик должен выполнять в рамках своей работы. Обязанности специалиста регламентированы квалификационным справочником должностей, утвержденным Минтрудом Российской Федерации.

К основным должностным обязанностям кадровика относятся:

• Комплектование кадров: основная задача заключается в подборе сотрудников с необходимыми профессиональными навыками и знаниями.
• Отбор и расстановка кадров: специалист должен знать требования к кандидатам на вакантные должности.
• Анализ структуры подразделений и ведение документации по кадровому учету: кадровик должен понимать потребности организации в новых кадрах для своевременного начала поиска сотрудников на открывшиеся вакансии.
• Создание кадрового резерва: специалист не только подбирает новых сотрудников, но и готовит предложения по замещению вакансий внутри организации.
• Изучение рынка труда: кадровик должен отслеживать текущие тенденции на рынке, чтобы оценивать возможности закрытия вакансий.
• Налаживание контактов с учебными заведениями, чьи выпускники могут стать стажерами или работниками компании.

Дополнительные обязанности могут быть определены в зависимости от специфики работы подразделения. Например, в небольших организациях, где отсутствует отдельный менеджер по развитию персонала, кадровый специалист может также заниматься вопросами повышения квалификации сотрудников и их переподготовкой. В таких случаях полезно использовать систему электронного документооборота, например, «Добыто. Документы».

Квалификационные требования к специалисту по кадрам

Для работы на должности специалиста по кадрам обычно требуется наличие высшего профессионального образования в области управления персоналом. Закон не устанавливает строгие требования к стажу работы, но на практике многие работодатели предпочитают кандидатов с опытом работы от 2 до 3 лет. Выпускнику может быть сложно устроиться в значительную компанию сразу, но он может занять позицию стажера, чтобы получить необходимый опыт.

Эксперт. В отделах кадров, особенно в небольших компаниях, могут работать специалисты с юридическим или педагогическим образованием. Если у сотрудника уже есть диплом о высшем образовании, достаточно пройти курс переподготовки в области кадрового делопроизводства.

Информация, которая должна содержаться в трудовом договоре кадровика

Трудовой договор для специалиста в кадровой службе включает стандартные разделы, такие же, как и в других договорах. В документе обязательно должны быть указаны следующие данные:

1. Предмет договора. В этом разделе подробно описываются обязанности работника и работодателя: наименование должности, форма найма (основная работа или совместительство), место работы, подчиненность, условия труда на рабочем месте. Здесь также может быть указан испытательный срок, включая его продолжительность и условия оплаты.
2. Срок действия. Договор может быть бессрочным или срочным. В случае срочного договора указывается конкретная продолжительность его действия, а для бессрочного используется термин «на неопределенный срок».
3. Условия оплаты труда. Этот раздел содержит информацию об окладе, а также дополнительных стимулирующих выплатах. В качестве приложения может быть подготовлено отдельное положение об оплате труда, детализирующее надбавки, премии и другие выплаты. Обязательно указывается периодичность выплаты заработной платы и способ ее передачи: наличными или на банковский счет.
4. Режим рабочего времени и отпусков. Здесь прописываются количество выходных дней, время начала и окончания рабочего дня, наличие перерывов, а также продолжительность отпусков.
5. Права и обязанности сотрудника. В этом разделе указываются обязанности работника соблюдать должностную инструкцию и выполнять трудовые функции в полном объеме, а также все права, обеспеченные Трудовым кодексом.
6. Права и обязанности работодателя. Работодатель обязуется предоставлять сотруднику работу, оплачивать ее в соответствии с договором и соблюдать установленные нормы трудового права. В договоре также обозначаются его права на материальное поощрение работника и возможность привлечения его к дисциплинарной ответственности за нарушение правил.
7. Условия прекращения действия трудового договора. В данном разделе перечисляются основания для расторжения договора, согласно нормам Трудового кодекса.
8. Иные условия. Специфика этих условий зависит от особенностей работы конкретной организации и соглашения между сторонами. Включается информация о дате вступления договора в силу, которая обычно совпадает с днём подписания.
9. Адреса и реквизиты сторон. Для работодателя указываются полное наименование, юридический адрес, ОГРН, КПП и банковские реквизиты. Работник предоставляет свои ФИО, адрес регистрации и контактную информацию.

Эксперт. Работодателю следует внимательно разрабатывать формулировки трудового договора, чтобы избежать двусмысленностей и неясностей, которые могут привести к трудовым спорам и негативным последствиям для организации. Рекомендуется получить юридическую консультацию перед подготовкой шаблона договора.

Документы, необходимые для оформления договора с кадровым специалистом

Согласно статье 65 Трудового кодекса, для оформления трудового договора специалисту потребуются следующие документы:

• Паспорт гражданина Российской Федерации или другой документ, удостоверяющий личность.
• Трудовая книжка или иной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. Исключение составляет первая работа; в этом случае оформляется электронная трудовая книжка, в которой будет фиксироваться информация о трудовой деятельности.
• ИНН и СНИЛС. Эти документы подтверждают регистрацию сотрудника в налоговых и пенсионных системах.
• Документ об образовании. Если у специалиста имеются несколько дипломов, потребуется тот, который удостоверяет квалификацию для работы в области кадрового делопроизводства.

Таким образом, трудовой договор с кадровым специалистом формирует серьезную основу для начала профессиональной деятельности и служит гарантией соблюдения прав обеих сторон.

Трудовой договор — это ключевой документ, который регулирует отношения между работником и работодателем. Все дополнительные документы, которые работодатель может запросить у кандидатов, перечислены в Трудовом кодексе и других нормативных актах. Однако работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные законом. К примеру, соискатели не обязаны предоставлять информацию о своем семейном положении или наличии детей при трудоустройстве. Ведение и систематизация данных о работниках может осуществляться с использованием системы электронного документооборота, такой как ЭДО «Добыто. Документы».

Эксперт. Законодательство защищает работников от дискриминации по различным признакам, включая пол, расу, национальность и возраст. Примером нарушения может служить отказ женщине в принятии на работу только из-за наличия у нее маленьких детей. Подобные действия являются прямым нарушением трудовых прав. Однако на практике доказать такие случаи бывает затруднительно, поскольку работодатель может сослаться на иные официальные причины для отказа.

При трудоустройстве сотрудник должен познакомиться с внутренними документами компании, такими как правила внутреннего распорядка, положение о заработной плате, инструкции по охране труда и другие нормативные акты.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работника, а второй — у работодателя. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу. Информация, указанный в договоре, является конфиденциальной и не подлежит разглашению третьим лицам.

Алгоритм трудоустройства специалиста по кадрам

При приеме специалиста по кадрам на работу следует соблюдать четкий порядок действий:

1. Получение заявления о трудоустройстве – этот этап обязателен только для государственных и муниципальных учреждений. Если заявление подается, необходимо зарегистрировать его в установленном порядке.
2. Ознакомление с локальными актами – работник должен ознакомиться с правилами внутреннего распорядка и другими локальными документами до подписания трудового договора, что подтверждается подписью.
3. Подписание трудового договора – после согласования всех условий как работник, так и работодатель должны подписать документ. Стороны должны прийти к единому мнению по всем аспектам трудовых отношений и обязанностям работника.
4. Регистрация трудового договора в соответствующем журнале регистрации документов – этот шаг необходим для контроля и учета.
5. Передача экземпляра трудового договора сотруднику – важно обеспечить работнику доступ к его копии.
6. Подготовка приказа о приеме на работу – по ст. 68 ТК РФ трудовой договор является основным документом для оформления, но работодатель имеет право издать приказ на основе договора; содержание приказа должно соответствовать условиям трудового соглашения.
7. Внесение записи в трудовую книжку сотрудника – обязательная процедура для всех сотрудников, которые проработали в организации более пяти дней.
8. Оформление личной карточки работника, если такая практика сохраняется в компании.
9. Включение нового сотрудника в табель учета рабочего времени, на основании которого осуществляется начисление заработной платы.
10. Передача информации о новом сотруднике в Пенсионный фонд (СФР).

Регламент приема на работу новых сотрудников, в том числе и в службу кадров, устанавливается в локальных актах компании.

Возможность оформления трудового договора в электронной форме

С Федеральным законом от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ правила заключения трудового договора изменились. Теперь есть возможность составлять этот документ в электронном формате без обязательного дублирования на бумажном носителе.

Электронный документооборот в трудовых отношениях включает в себя оформление договоров, подписание документов и их хранение. Документы хранятся на электронных носителях без необходимости создавать бумажные копии. Для подтверждения подлинности используется электронная цифровая подпись. Для удобства загрузки информации рекомендуется применять систему электронного документооборота, такую как «Добыто. Документы».

Для внедрения электронного документооборота работодатель должен разработать локальный нормативный акт, а также получить согласие уполномоченного представителя профсоюзной организации (если она существует в компании). В локальном акте следует обозначить, какие документы могут оформляться в электронном виде и какой порядок их оформления. Сотрудники должны предоставить письменное согласие на переход к электронному оформлению.

Преимущества электронного документооборота

Заключение трудового договора в электронном формате значительно упрощает процесс трудоустройства. Это особенно полезно в следующих аспектах:

• Удаленный найм: Работодатели могут нанимать сотрудников без личного присутствия в офисе или необходимости отправки бумажных документов по почте, что экономит время всех участников процесса.
• Географическая доступность: С помощью новых технологий становится возможным нанимать специалистов из других регионов, если работа может выполняться удаленно. Кадровики могут проводить собеседования онлайн и вести документацию в электронном виде.
• Защита данных: Электронные сервисы обеспечивают безопасность персональных данных сотрудников, минимизируя риск их хищения и неправомерного использования. Работники могут быть уверены, что их электронные документы находятся под надежной защитой.
• Экономия времени: Работники могут заполнять необходимые данные в стандартизированной форме и использовать электронную подпись, уменьшая время на оформление. Работодатели также могут подготовить шаблоны документов, чтобы ускорить процесс.

Электронный трудовой договор приравнивается к бумажному варианту по юридической силе и предоставляет сторонам одинаковые права и обязанности. В случае нарушения условий договора сторонами, трудовые споры могут быть разрешены в судебном порядке в соответствии с законодательством.

Заключение

Российские предприятия активно переходят на электронный документооборот, включая сферу трудовых отношений. Это позволяет упростить процесс трудоустройства и открывает новые возможности для удаленной работы, а также дает возможность работникам находить вакансии с более высокой зарплатой в других частях страны.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).