В любом учреждении правоотношения должны быть строго документированы. Это правило касается и взаимодействия с сотрудниками. При найме нового работника необходимо оформить трудовой договор. Традиционно такой документ подписывается на бумаге, однако, если соблюдены определенные условия, его можно составить и в электронном виде, заверив электронной цифровой подписью (ЭЦП) обеих сторон. Электронный вариант становится все более популярным и удобным решением современности.
В данной статье мы обсудим, как правильно составить трудовой договор с работником, какие пункты включить в его содержание и в чем преимущества электронного оформления.
Зачем нужен трудовой договор?
Трудовой договор служит основанием для взаимодействия между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем). В его рамках фиксируются основные права и обязанности сторон, а также условия труда. Например, работник несет ответственность за выполнение обязанностей секретаря, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и создавать необходимые условия для работы. В договоре также могут быть прописаны общие правила организации и требования по соблюдению дисциплины. В первую очередь, в документе указывается размер заработной платы, порядок ее начисления и другие важные моменты. Работодатель не вправе требовать от работника того, что не указано в договоре, если это не предусмотрено законом или локальными нормативными актами, с которыми работник ознакомлен.
Эксперт. Работодатель не имеет права привлекать работников к труду без наличия трудового договора. В противном случае его ожидают штрафные санкции. Согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ, штраф для индивидуальных предпринимателей может достигать 10 тысяч рублей, а для юридических лиц – до 100 тысяч рублей.
Когда приходится заключать договор?
Трудовой договор необходимо оформлять всегда при приеме нового сотрудника. Работодателю следует помнить о своих обязательствах, которые включают:
- Выплату зарплаты как минимум дважды в месяц;
- Обеспечение работника надлежащими условиями труда и необходимым оборудованием.
Следует отметить, что не всегда при приеме на работу требуется подписывать трудовой договор; в некоторых случаях достаточно заключить договор Гражданско-правового характера (ГПХ). Это возможно, когда работнику предоставляется разовая работа, сроки выполнения которой заранее известны. К примеру, если организации требуются услуги юриста с 1 апреля по 15 мая, она может заключить с ним договор ГПХ, не зачисляя его в штат.
Срок действия трудового договора
В большинстве случаев трудовой договор является бессрочным и содержит формулировку “на неопределенный срок”. Тем не менее, есть ситуации, когда возможно заключение договора на определенный срок. Например, это может быть вызвано инициативой работодателя, если работа должна выполняться в пределах ограниченного времени. Если работник не согласен с такими условиями, вопрос о трудоустройстве не рассматривается. Также срок может быть установлен по согласию обеих сторон, например, когда сотрудник планирует переезд через восемь месяцев.
Как правильно составить трудовой договор?
Перед его написанием работник должен предоставить работодателю ряд документов, включая паспорт, СНИЛС, трудовую книжку, военный билет, диплом об образовании и ИНН. В некоторых случаях могут потребоваться и дополнительные бумаги, особенно в зависимости от специфики занимаемой должности. Например, в ряде сфер деятельности к управлению компанией не допускаются лица с непогашенными судимостями, для подтверждения отсутствия которых требуется соответствующая справка.
Алгоритм составления договора
- Общие сведения о сторонах договора:
- Наименование компании;
- ФИО лица, уполномоченного подписывать договор от имени компании;
- ФИО работника;
- Реквизиты документов, удостоверяющих личность обеих сторон;
- Дата и место подписания договора.
- Место работы: Указывается полное наименование компании и адрес её офиса. Например: ООО “Ромашка”, г. Москва, проспект Ветеранов 76/8. Важно отметить, что юридический адрес компании может не совпадать с фактическим местом работы.
Эксперт. Указание полного адреса крайне удобно в случае крупных компаний с несколькими подразделениями.
- Трудовые функции: Здесь следует четко указать название должности, описание деятельности, а также объем полномочий и обязанностей. Можно перечислить основные задачи или прикрепить должностную инструкцию как приложение к договору.
- Даты и сроки: Можно указать, что дата начала работы может отличаться от даты подписания договора. Например, договор может быть подписан 29 июня, а фактический старт работы только 1 августа.
- Заработная плата и условия оплаты: В этом пункте необходимо зафиксировать размер оклада, условия начисления премий и надбавок, а также способ выплаты – наличными, на карту или расчетный счет.
- Режим работы и отдыха: Обязательно укажите режим труда и отдыха, однако в некоторых случаях это может быть опущено, если он не отличается от общепринятого режима работы в организации.
- Гарантии: Этот пункт особенно важен, если работа связана с вредными или опасными условиями. Гарантии могут варьироваться от дополнительных дней отпуска до сокращенного рабочего времени.
- Дополнительные условия: В этой части можно указать условия, касающиеся специфики работников – например, иностранцев или работников с ограниченными возможностями. Также можно прописать информацию о прохождении испытательного срока, который не может превышать трех месяцев для обычных сотрудников и шести – для топ-менеджеров.
Эксперт. Обратите внимание, что испытательный срок не может быть установлен для некоторых категорий работников, в том числе для беременных женщин и несовершеннолетних.
Ошибки, которых следует избегать
Распространенные ошибки в трудовых договорах касаются отсутствия обязательной информации, что может сделать документ недействительным. Ошибки могут включать:
- пропуск сведений о месте нахождения организации и условиях оплаты;
- неполные данные работника;
- использование неясных формулировок.
Эксперт. В случае обнаружения ошибок важно срочно внести необходимые исправления и обновить оба экземпляра договора, чтобы избежать возможных штрафных санкций.
Внимательное отношение к деталям и соблюдение законодательства помогут создать корректный и юридически значимый трудовой договор.
Оформление трудового договора
Трудовой договор, как правило, оформляется в письменной форме. Его подписывает директор организации или уполномоченное лицо, представляющее компанию. Со стороны работника документ подписывает сам сотрудник.
С учетом современных технологий, существует возможность составлять трудовой договор и в электронном формате. При условии правильного оформления, такой электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант.
Если в работе договора не были отражены какие-либо ключевые условия, это можно исправить, заключив дополнительное соглашение, которое станет неотъемлемой частью первоначального договора.
Важно отметить, что в случае, если работник начинает выполнять свои обязанности до оформления трудового договора, необходимо заключить его в течение трех дней с момента начала работы.
Процедура расторжения договора
Расторжение трудового договора может инициировать как работник, так и работодатель. В некоторых случаях стороны могут совместно принять решение о прекращении договора, например, по истечению срока его действия или по обоюдному согласию. Договор также завершается в других ситуациях, таких как призыв работника в армию, его смерть и ряд других обстоятельств.
Заключение
Трудовой договор должен быть заключен до начала работы или в течение трех дней после ее начала. Он должен содержать все необходимые данные, указанные в предыдущих разделах, иначе его могут признать недействительным. Важно помнить, что организация, в которой отсутствуют трудовые договоры для всех работников, может подвергнуться штрафам от контролирующих органов.
