В деятельности практически любой компании происходит взаимодействие сотрудников как с коллегами, так и руководством. Если какую-либо информацию до подчиненных руководитель доносит посредством приказов, распоряжений, локальных нормативных актов и другой внутренней документации, то, как осуществляется обратная вертикальная связь, когда, наоборот, подчиненные хотят сообщить что-то руководителю? Для этих целей и необходима деловая документация в виде служебной записки.
Читайте, что такое служебная записка, в каких случаях она оформляется и что нужно указать в содержании, можно ли составить документ в электронном виде.
- Терминология
- Служебная записка простыми словами
- Цели составления служебных записок
- Кто составляет служебные записки?
- Обязательные сведения, указываемые в служебной записке
- Форма, правила составления, регистрация маршрута движения служебных записок
- Образец оформления
- Составление и отправка служебных записок при ведении электронного документооборота
- Вопросы и ответы
- Заключение
- Список источников
Терминология
Служебная (докладная) записка – вид внутренней деловой документации, адресованный от нижестоящего должностного лица (подчиненного) вышестоящему (руководству), и содержащий информацию о каком-либо вопросе или проблеме с выводами, предложениями по решению от составителя.
Кроме вертикальной коммуникации («подчиненный – руководство») служебная записка также может быть адресована и коллегам по работе («сотрудник – сотрудник», горизонтальная связь), например, когда один из работников отправляет документ в отдел кадров или сотрудникам отдела продаж, склада. При работе с модулем «Добыто. КЭДО» служебные записки можно подавать в электронном виде.
Служебная записка простыми словами
Термина «служебная записка» в законодательстве нет, поэтому каждая компания может самостоятельно трактовать, что это такое. Если говорить простыми словами, то это документ в бумажной или электронной форме, позволяющий обмениваться служебной информацией с другими сотрудниками или руководством. Под служебной информацией подразумевается всё, что касается работы компании, и не предназначено для контрагентов (партнеров, клиентов, покупателей) или государственных органов, фондов.
Поскольку определение и, соответственно, требований к оформлению, документированию служебных записок в законе нет, то по трудовому законодательству у работника нет обязанности писать эти записки, а у получателя – принимать какие-либо действия, меры на основе полученной информации.
Цели составления служебных записок
Как уже было сказано выше, каждый работодатель (компания, организация, корпорация, ИП и пр.) самостоятельно определяют формат и цели составления такого документа, если это предусмотрено. На практике составление служебных записок оправдано в следующих случаях:
- Запрос сотрудника у руководства необходимых ресурсов, материалов.
- Запрос не хватающих данных, сведений, информации у коллег, информационный обмен между сотрудниками разных структурных подразделений компании.
- Информирование руководство о проблемах на производстве или в отношениях коллег, о возможных нарушениях ПВТР, трудового законодательства коллегами.
- Инициативные предложения по улучшению деятельности компании, которые соответствуют ценностям и целям этой компании.
- Просьбы к руководству о решении текущих проблем – например, отзыв сотрудника из отпуска, поскольку коллеги не справляются без него, о премировании лучших работников, об отгуле по семейным обстоятельствам, о выделении средств на ремонт, обслуживание оборудования или техники и т.д.
Мнение эксперта. Любая информация в служебной (докладной) записке должна быть составителем обоснована. Это, конечно же, не гарантирует, что руководство не просто рассмотрит документ, но и примет соответствующие меры, но позволит сотруднику донести до руководителя «полную картину».
Кто составляет служебные записки?
Составить служебную записку может любой сотрудник компании, состоящий в штате, независимо от его должности (профессии). Единственное, что руководитель компании не может писать служебные записки, поскольку для донесения информации до подчиненных предусмотрены другие документы, имеющие, в т.ч. юридическую силу. Ответ за служебную записку можно направить в электронном виде при работе с модулем «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Внедрять в практику в компании составление служебных записок имеет смысл, если в штате большое количество сотрудников, есть обособленные структурные подразделения. Если же в компании работает 10-15 человек, то составление служебных записок будет бюрократией, и практической ценности иметь не будет.
Обязательные сведения, указываемые в служебной записке
Сразу нужно отметить, что обязательных сведений, как и требований к оформлению служебных (докладных) записок в законе не предусмотрено. На практике же есть перечень сведений и реквизитов, устоявшихся в большинстве организаций (как государственных, так и коммерческих), и во всех примерах документов, которые обычно принимают за образцы, эти данные фигурируют.
По структуре и реквизитам крайне желательно, чтобы в документе было следующее:
- Сведение об адресате, т.е. ФИО, должность того сотрудника, на имя которого составляется служебная записка.
- Сведения о составителе – ФИО, должность сотрудника, который составляет документ.
- Наименование документа – то название, которое, к примеру, указано в локальном нормативном акте и принято использовать в компании. Это может «Служебная записка», «Рапорт», «Докладная», «Объяснительная» и пр.
- Описание ситуации (случая, факта), т.е. причины составления служебной записки, предложения, объяснения или просьбы, выводы составителя.
- Подпись составителя записки и дата составления.
Если в локальном нормативном акте не утверждена структура служебной записки, то она составляется либо по указанной выше структуре, либо иным образом – например, «Кому» и «От кого» указывают не в начале, а в конце документа.
Форма, правила составления, регистрация маршрута движения служебных записок
Форма записки определяется локальными нормативными актами, иногда – определяется порядком, который устраивает все сотрудников. Примеры формы служебных записок:
- Бумажный носитель – лист формата A4, A5, тетрадный лист, распечатанный бланк.
- Электронное сообщение – письмо по e-mail, сообщение во внутрикорпоративной информационной системе, мессенджере.
- Электронный документ – служебная записка, составленная, подписанная электронной подписью и отправленная на рассмотрение в системе кадрового электронного документооборота, используемой в компании.
Обратите внимание, что форма, структура служебных записок в законах не определены, но могут быть закреплены локальными нормативными актами. Соблюдение ЛНА – обязанность сотрудников, поэтому оформление документов с нарушением правил, указанных в локальном нормативном акте, может быть причиной отклонения записки без её рассмотрения.
Отвечать на докладную и принимать в связи с переданными сведениями какие-то меры – право, а не обязанность получателя. Всё зависит от правил, установленных в конкретной компании, и важности вопроса, затрагиваемого в записке. Порядок регистрации служебных записок во внутреннем документообороте также определяется в конкретной организации самостоятельно.
Маршрут движения выбирается так, чтобы информация от отправителя к получателю дошла максимально быстро – например, от работника до руководителя компании или от руководителя отдела до руководителя компании. Если же информация в записке может впоследствии использоваться в суде или подразумевает какие-либо расходы, учитываемые в бухгалтерии, то необходимо отправлять записку в соответствии с требуемым маршрутом движения и обязательной регистрацией, присвоением номера (например, через отдел кадров, если докладная связана с грубым нарушением ПВТР, и сотруднику грозит увольнение, которое он может попытаться оспорить в судебном порядке).
Образец оформления
В каждой ситуации образец будет отличаться, хотя общая структура останется неизменной. В качестве примера рассмотрим следующий документ:
Директору ОАО «ТТТ»
Иванову Ивану Ивановичу
от HR-менеджера
Петрова Петра Петровича
Служебная записка
В связи с внедрением системы управления обучением NNN прошу разрешить проведение первичного ознакомления с программным обеспечением сотрудников отдела кадров А.А. Сидорова и Б.Б. Николаева 21.12.2023 г. с 9:00 до 12:00 с целью изучения функционала NNN для повышения профессиональных навыков и личного развития сотрудников компании при онлайн-обучении.
ДД.ММ.ГГГГ
Подпись
Мнение эксперта. Хотя «служебная записка», «докладная», «объяснительная», «рапорт» в компании могут иметь одинаковый смысл, и название документа будет использоваться любое, установленное в локальном нормативном акте, всё же путать эти понятия не стоит. Основные признаки служебной записки: наличие реквизитов и законченного сообщения с выводом, предложением, пожеланием, оформление в бумажном или электронном виде, применяется для коммуникации с руководством и другими сотрудниками. Она, например, не может объяснять факт отсутствия на рабочем месте или расходы, понесенные сотрудником в командировке. Не выступает служебная записка и в качестве отчета.
Составление и отправка служебных записок при ведении электронного документооборота
Закон разрешает компаниям вести электронный документооборот. В таком случае можно использовать установленную локальным нормативным актом форму – например, через систему кадрового электронного документооборота, через корпоративную электронную почту и т.д. Отличным решением станет модуль «Добыто. КЭДО», который отвечает всем современным требованиям.
Обратите внимание, что служебная записка, особенно, если её будут регистрировать в системе документооборота и хранить установленный законом срок (зависит от темы, от 1 до 5 лет в соответствии с Приказом Росархива от 20.12.2019 №236), должна быть подписана. При этом служебная записка не относится к обязательным документам, и не регламентируется на законодательном уровне, то для подписи электронного документа работник вправе использовать любую ЭП. Если с личной усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронной подписью всё понятно, и регистрация осуществляется в системе КЭДО, используемой в компании, то подпись простой ЭП стоит рассмотреть подробнее на примере письме по электронной почте.
Сотрудник составляет текст служебной записки в виде письме на e-mail во внутренней электронной почте. Его адрес e-mail в этом случае будет являться простой электронной подписью, но необходимо заранее определить в локальном нормативном акте, какой вид служебной записки будет признан действительным в электронном виде. Если в компании есть система ЭДО, то оформлять служебные записки также стоит в ней. Если системы электронного документооборота нет, то тогда нужно определить через ЛНА порядок оформления, структуру служебной записки в виде письма на e-mail получателя.
При использовании системы КЭДО служебные записки, как правило, регистрируются автоматически с присвоением им порядкового номера в установленном в компании формате – например, №135-СЗ-21.12.2022 и пр.
Вопросы и ответы
Имеет ли служебная записка юридическую силу?
Если рассматривать судебную практику, то служебная (докладная) записка может использоваться в качестве доказательства при определенных обстоятельствах. Например, если сотрудник пришел на работу в нетрезвом виде, и от медицинского освидетельствования отказался, то его непосредственный руководитель может оформить на имя руководителя компании служебную записку, где укажет факт грубого нарушения ПВТР и трудового законодательства. При этом не лишними будут и другие доказательства, включая подписи свидетелей. Такая записка будет принята во внимание судом, если работодатель уволит сотрудника, а тот через суд потребует его восстановить в должности и выплатить компенсацию.
Опять же, можно составить служебную записку при выявлении факта прогула и иных нарушений, о неисправности и необходимости ремонта оборудования с закупкой запчастей, агрегатов, поломки которого могут привести к остановке производственного процесса без вины работников, поскольку у них нет полномочий на такие закупки.
Обязательно ли определять форму, структуру служебных записок посредством локального нормативного акта?
Нет, но желательно. При регистрации документа, его хранения и возможного использования как внутри компании, так и при судебных разбирательствах, при предъявлении проверяющим инспекторам лучше, если все служебные записки будут иметь установленную в ЛНА форму. Естественно, что сотрудники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами.
Как руководителю или сотруднику, которому адресована служебная записка, отвечать на неё?
Так, как это предполагает ответ исходя из темы, цели написания служебной записки – например, «Одобрено», «Принято к сведению» или развернутый ответ. В целом, отвечать не обязательно – можно ограничиться принятием определенных мер. Допустим, электрик попросил приобрести для него ряд инструментов, которые упростят его работу и сделают более эффективной. Руководитель может одобрить записку, направить соответствующий запрос в бухгалтерию, службу закупок, а может дать ответ работнику, либо ничего не отвечать и никаких мер не принимать, если посчитает это лишним.
Заключение
- Служебные записки являются необязательными документами, обеспечивающими горизонтальную и вертикальную коммуникацию. Их можно отправлять на имя другого сотрудника, например, работающего в обособленном структурном подразделении, непосредственного руководителя отдела или подразделения, руководителя компании. Назначение документа – предоставить или получить определенную информацию одного сотрудника от другого, проинформировать руководство о возможных проблемах, предложить какие-либо улучшения производства, деятельности.
- Служебная записка может быть оформлена в бумажном или электронном виде. Главное – заранее определить форму, структуру документа, чтобы не возникало путаницы. Сделать это необходимо посредством соответствующего утвержденного локального нормативного акта, с которым должны ознакомиться сотрудники.
- При использовании системы кадрового электронного документооборота подтверждать авторство записки можно любой электронной подписью, разрешенной законом – простой, усиленной квалифицированной или неквалифицированной. В электронной форме служебная записка может быть и в виде e-mail, отправленного с корпоративного адреса электронной почты одного сотрудника на адрес соответствующего сотрудника, руководителя. В этом случае адрес электронной почты будет являться простой ЭП.
