Управление знаниями (УЗ) представляет собой систематизированный процесс сбора, организации, хранения, передачи и использования информации внутри организации, с целью достижения стратегических целей и повышения общей эффективности работы. Этот процесс включает методы, инструменты и практики, направленные на создание и распространение знаний среди сотрудников.
Основная цель управления знаниями — повысить интеллектуальный капитал организации и обеспечить эффективное использование знаний.
Управление знаниями простыми словами
Управление знаниями основывается на осознании того, что знания являются одними из самых ценных ресурсов для любой организации. Оно стремится объединить существующие знания, опыт и информацию, создавая структурированные системы, базы данных, центры знаний и каналы коммуникации. Ключевые аспекты управления знаниями включают:
- Сбор знаний — это процесс оцифровки и систематизации знаний, которые находятся в головах сотрудников, в документах, отчетах и других источниках. Это может включать документирование экспертного опыта, создание баз данных и проведение интервью с ключевыми сотрудниками.
- Хранение и структуризация знаний — создание централизованных баз данных или электронных систем, где знания могут быть организованы, классифицированы и легко доступны. В этом процессе важно создание систем управления документами и внутренних вики.
- Поддержка коллективного обучения — содействие обмену знаниями среди сотрудников и стимуляция совместного обучения. Это может включать организацию тренингов, семинаров и создание платформ для коммуникации.
- Распространение и использование знаний — обеспечение доступа к знаниям и их активное использование в рабочих процессах. Это может осуществляться через внутренние сети и инструменты для совместной работы.
- Измерение и оценка эффективности — разработка метрик для оценки результативности управления знаниями. Это помогает анализировать, насколько эффективно используются методы и инструменты, а также вносить изменения при необходимости.
Управление знаниями играет важную роль в оптимизации рабочего процесса, сокращении времени на поиск информации и снижении риска потери ценного опыта при уходе сотрудников. Кроме того, оно способствует инновациям и общему развитию компании.
Из чего состоит система управления знаниями (СУЗ)
Система управления знаниями состоит из различных компонентов, которые помогают организации эффективно собирать, организовывать, хранить и передавать знания:
- Центр знаний. Это основа системы управления, являющаяся централизованным хранилищем для документов, баз данных и информации, доступной для сотрудников.
- Базы данных и системы управления документами. Эти системы помогают организовывать, хранить и обрабатывать информацию, обеспечивая централизованное управление данными и быстрый поиск нужной информации.
- Экспертные системы. Они используют знания специалистов для автоматизации процессов принятия решений и могут предоставлять рекомендации на основе существующих знаний.
- Базы знаний и вики. Эти платформы позволяют сотрудникам совместно создавать и редактировать информацию, что облегчает доступ к знаниям и их обмен.
- Системы обучения и обучающие порталы. Они предоставляют сотрудникам возможность обучаться и развиваться, обеспечивая доступ к новым знаниям через различные образовательные ресурсы.
- Системы коммуникации и совместной работы. Эти инструменты, такие как электронная почта, чаты и видеоконференции, поддерживают обмен знаниями и идеями среди сотрудников.
- Метрики и оценка эффективности. Используются для измерения результативности системы управления знаниями и выявления возможностей для улучшения.
Все эти компоненты взаимодействуют для создания и организации знаний, поддерживая интеграцию с бизнес-процессами компании и способствуя формированию соответствующей политики и культуры знаний.
Разновидности знаний
В системе управления выделяют три основных типа знаний:
- Явные знания. Это формализованные и легко доступные знания, которые могут быть описаны или задокументированы. Они включают инструкции, процедуры, руководства и базы данных и могут легко передаваться другим.
- Потенциально явные знания. Эти знания находятся между явными и неявными. Они содержат элементы, которые могут быть выражены и зафиксированы через взаимодействие между людьми (социализацию) или документирование (экстериоризацию). Примеры включают опыт работы и неформальные навыки.
- Неявные знания. Эти знания сложно формализовать и передать. Они основаны на личном опыте, интуиции и понимании. Примеры включают навыки работы с клиентами или культурные нормы, и для их передачи может потребоваться обучение через непосредственное взаимодействие.
Понимание этих различных типов знаний имеет ключевое значение для эффективного управления и их передачи в организации. Успешная система управления знаниями должна учитывать все три типа знаний, способствуя их обмену и использованию в рабочих процессах.
Модели систем управления знаниями и базы извлеченных уроков
Системы управления знаниями (СУЗ) разнообразны и подробно описаны как в национальных, так и в международных стандартах. Одной из таких систем являются базы извлеченных уроков (БИУ).
БИУ предназначены для накопления, хранения и обеспечения доступа к информации о прошлых опытах, успехах, проблемах и уроках, извлеченных в ходе выполнения проектов или задач. Эти базы играют ключевую роль в управлении знаниями и предоставляют ценную информацию для будущих проектов и инициатив организации. К основным характеристикам БИУ относятся:
- Сбор информации. В БИУ аккумулируются данные о проблемах, ошибках и успешных практиках, возникавших в проектах или отдельных событиях. Сбор может быть осуществлен через ведение журналов, анализ послепроектных обзоров или опросы участников проектов.
- Организация и структурирование. Информация о полученных уроках и ошибках систематизируется в базе данных для упрощения доступа и поиска. Данные могут быть классифицированы по различным категориям, например, по типу проекта или области проблемы, что обеспечивает легкость в нахождении актуальной информации.
- Доступ и распространение. БИУ должны быть легко доступны для сотрудников организации. Это может быть реализовано через внутренний веб-портал, электронную почту, систему управления документами или другие средства коммуникации, которые способствуют обмену опытом и информацией о извлеченных уроках.
- Анализ и применение. Регулярный анализ данных из БИУ позволяет выявить общие тенденции, ошибки, проблемы и успехи, которые могут быть использованы для улучшения следующих проектов. База может включать рекомендации и методические указания по применению извлеченных уроков для минимизации повторных ошибок и оптимизации рабочих процессов.
- Обновление и поддержка. БИУ требуют регулярного обновления и поддержания, чтобы учитывать новые проекты и изменения в организации. Это включает периодическую рецензию информации, удаление устаревших данных и добавление новых уроков и опыта.
Таким образом, БИУ играют важную роль в управлении знаниями, позволяя организациям извлекать полезные уроки из прошлого и улучшать свою деятельность. Они способствуют обмену опытом, предотвращению повторных ошибок и повышению общей эффективности выполнения задач и проектов.
Определение местоположения компетенций
Процесс определения местоположения компетенций заключается в идентификации и оценке навыков, знаний, личных качеств и поведенческих характеристик сотрудников организации. Цель этого процесса — создание карты компетенций, которая помогает определить, какие навыки имеются у сотрудников и в каких областях их лучше всего применять.
Процесс включает несколько ключевых этапов:
- Идентификация ключевых компетенций. На этом этапе необходимо определить компетенции, критически важные для успешной работы организации. В ходе идентификации рассматриваются технические навыки, мягкие навыки (коммуникация, лидерство, управление временем) и профессиональные качества.
- Оценка сотрудников. Этот этап включает оценку сотрудников по их способностям в соответствии с установленными компетенциями. Оценка может выполняться через индивидуальные собеседования, опросы, метод 360 градусов и другие методы.
- Создание карты компетенций. Эта карта наглядно демонстрирует, какие компетенции имеются у сотрудников и где они проявляются наиболее эффективно. Она может быть представлена в виде матрицы или диаграммы, отображающей наличие и отсутствие определенных навыков.
- Анализ результатов. На этом этапе проводится изучение собранных данных с целью выявления пробелов в компетенциях и определения областей, требующих дополнительного развития или обучения.
- Использование результатов. Карта компетенций применяется в процессе принятия решений о перемещениях, продвижении и обучении сотрудников. Она помогает выявить нужные программы обучения и оптимизировать бизнес-процессы.
Определение расположения компетенций позволяет организации более эффективно распределять сотрудников и формировать стратегии их развития и обучения в соответствии с потребностями. Это способствует созданию более эффективных кадровых решений и улучшает производительность и качество работы.
Этапы развития систем управления знаниями
Существуют различные модели развития систем управления знаниями, каждая из которых охватывает определенные стадии. Например, модель “Пирамида зрелости” включает следующие этапы:
- Начальная стадия. Организация не имеет формализованных процессов управления знаниями, информация хранится только в головах отдельных сотрудников.
- Осознание. Организация начинает осознавать важность управления знаниями и фокусируется на формализации процессов.
- Установление. Здесь разрабатываются и внедряются стандарты и процедуры управления знаниями.
- Интеграция. Управление знаниями становится неотъемлемой частью бизнес-процессов и систем организации.
- Инновация. На этой стадии организация активно использует знания для достижения конкурентных преимуществ.
Существует также модель “Спираль развития”, которая включает:
- Определение целей и потребностей в управлении знаниями, проведение исследований.
- Разработка и внедрение процессов и структур управления знаниями.
- Распространение знаний среди сотрудников и внедрение практик управления знаниями.
- Оценка эффективности системы управления знаниями и внесение необходимы улучшений.
Еще одна модель называется “5 стадий компетенции”, в которую входят следующие этапы:
- Некомпетентность — незнание важности управления знаниями.
- Осознание — осознание проблемы нехватки знаний и необходимость развития системы.
- Компетентность — внедрение практик и инструментов управления знаниями.
- Подсознательная компетентность — автоматическое применение управления знаниями.
- Растущая компетентность — непрерывное совершенствование и развитие системы управления знаниями.
Эти модели помогают организациям оценить, на каком уровне они находятся в использовании и поддержке знаний в своих процессах. Использование этих моделей может помочь в планировании и оценке прогресса в области управления знаниями.
Заключение
Системы управления знаниями могут сталкиваться с разными проблемами, которые затрудняют их эффективное функционирование. К числу распространённых сложностей относятся:
- Недостаток поддержки со стороны руководства. Без активного участия высшего руководства и поддержки ключевых заинтересованных сторон, системы управления знаниями могут испытывать нехватку ресурсов и постоянство, что негативно сказывается на вовлеченности сотрудников и общей эффективности.
- Отсутствие мотивации и культурных изменений. Внедрение системы может потребовать изменений в корпоративной культуре. Если сотрудники не мотивированы активно участвовать в обмене знаниями или сопротивляются этим изменениям, это может ограничить успех системы.
- Неэффективный сбор и классификация знаний. Процессы сбора и классификации знаний могут быть затруднены. Если сбор информации организован плохо или отсутствует четкая структура классификации, поиск нужных знаний может стать проблематичным.
Для преодоления этих трудностей организациям необходимо обеспечить активную поддержку со стороны руководства, разработать мотивационные стратегии и создать подходящие условия для обмена информацией. Также важны эффективные процессы сбора и классификации знаний, регулярное обновление системы и обмен информацией в организации.
