В любой организации, где имеется персонал, помимо руководства, ведется работа с кадровыми документами. Эти документы включают в себя не только трудовые договора и книжки, но и такие важные документы, как штатное расписание. С его помощью можно быстро проводить расчеты, а также уточнять информацию о должностях, ставках и других аспектах работы компании.
В этом материале мы рассмотрим, как правильно оформляется штатное расписание, его значение, последствия работы без этого документа и рекомендации по его формату в организации.
- Общая информация о штатном расписании
- Состав документа
- Когда и как составляется штатное расписание
- Значение штатного расписания
- Как и кем составляется штатное расписание
- Заполнение штатного расписания по форме Т-3
- Ошибки при составлении штатного расписания: на что следует обратить внимание
- Заключение
- Список источников
Общая информация о штатном расписании
Штатное расписание включает важные данные о составе и численности персонала, структуре компании, а также условиях оплаты труда. Этот документ может быть запрошен в ходе проверок инспекторов ГИТ или налоговых органов, поэтому его правильное оформление имеет первостепенное значение.
Чаще всего штатное расписание представляется в виде бланка с шапкой организации и таблицей, в которой отражены должности и их структура. Для его оформления существует унифицированная форма Т-3, однако использование этой формы не является обязательным. Штатное расписание можно организовать и вести в электронных системах, таких как «Добыто. КЭДО».
Важно отметить, что наличие штатного расписания обязательно для большинства организаций. Исключения составляют только индивидуальные предприниматели без работников и микропредприятия. Работая без штатного расписания, организации подвергаются риску получения штрафов.
Состав документа
Штатное расписание позволяет легко понять структуру компании, однако важно заметить, что оно не содержит персональных данных сотрудников. Это больше похоже на перечень должностей и рабочих мест. В документе перечисляются структура компании, подразделения, должности с указанием специализаций и количества сотрудников, а также данные о заработной плате, включая надбавки и повышающие коэффициенты.
Штатное расписание должно содержать следующие элементы:
- наименование компании;
- юридический адрес;
- телефон;
- ИНН и КПП;
- подписи главного бухгалтера и руководителя кадровой службы;
- дата и срок действия документа
Обычно этот документ действует в течение года, после чего его необходимо продлить или обновить.
Когда и как составляется штатное расписание
Штатное расписание должно быть составлено до начала заключения трудовых договоров с новыми работниками. Его можно оформить на день подписания первого договора или на 1-2 дня раньше. Важно, чтобы должности были определены перед приёмом сотрудников. Штатное расписание утверждается внутренним приказом.
Значение штатного расписания
Штатное расписание необходимо для эффективного комплектования компании нужными сотрудниками, особенно когда организация уже достаточно велика. Оно является важным инструментом в контроле за внутренними процессами и может защитить от штрафов, так как его могут проверить налоговая и трудовая инспекции. Ошибки в этом документе могут привести к значительным денежным потерям.
Эксперт. Точность в наименовании должностей имеет ключевое значение для оформления льготного пенсионного обеспечения некоторым категориям работников. Соответствие между данными в трудовой книжке и штатном расписании является необходимым для получения таких льгот.
Хотя в Трудовом кодексе Российской Федерации нет прямого указания на обязательность ведения штатного расписания, его отсутствие может привести к штрафам. За отсутствие этого документа организациям грозит штраф в размере до 50 тысяч рублей.
Кроме того, штатное расписание необходимо в случае увольнения сотрудников в рамках сокращения штата, особенно если дело доходит до суда. В отсутствие этого документа может быть сложно доказать необходимость сокращения персонала или отсутствие предложений по другим вакансиям.
Эксперт. На практике знакомство сотрудника со штатным расписанием обычно происходит при приеме на работу. Также к нему обязательно нужно обеспечить доступ, если в трудовом договоре вы не укажете размер оклада, а просто сошлетесь на имеющееся штатное расписание. Однако согласно российскому законодательству, работодатель не обязан знакомить с этим документом всех сотрудников, но если последний попросит из него выписку, у работодателю не может быть причин ему отказать.
Как и кем составляется штатное расписание
Обычно штатное расписание составляет экономист или кадровый специалист. Он же обновляет или дополняет его при необходимости. Подписывать документ должны главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. Работать с ним можно в электронных системах, таких как «Добыто. КЭДО».
Заполнение нового штатного расписания можно упростить, заранее регламентировав процесс в инструкции по делопроизводству. Это поможет определить сроки, правила разработки, а также лицо, ответственное за составление.
Эксперт. Чтобы оформление нового расписания проходило быстро и легко, следует заранее регламентировать этот процесс. Для этого можно его прописать в инструкции по делопроизводству и указать сроки и правила его разработки, указать его форму, а также лиц, ответственных за его составление и т. д. В таком случае вы заранее будете знать все нюансы работы со штатным расписанием и этот процесс будет проходить намного проще.
Заполнение штатного расписания по форме Т-3
Теперь рассмотрим, как заполнять штатное расписание по форме Т-3, хотя вы можете создать свой собственный шаблон, поскольку законодательство не регламентирует обязательные формы.
Пошаговая инструкция:
- Укажите полное наименование фирмы (так, как оно записано в учредительных документах), код ОКПО, адрес, телефон, ИНН и КПП.
- Присвойте документу номер и укажите дату составления.
- Укажите срок действия и дату вступления в силу.
- Заполните графы документа. Они обычно включают структурные подразделения, должности, количество единиц, тарифные ставки, надбавки и итоговый оклад. При заполнении стоит обратиться к Постановлению ГКС №1 для получения рекомендаций.
- Обратите особое внимание на строку “Итого”, где нужно указать общее количество штатных единиц и суммы выплат с учётом всех коэффициентов и надбавок.
После завершения заполнения необходимо издать приказ о введении в действие штатного расписания, указав номер и серию приказа в самом документе. Приказ должен содержать информацию о факте утверждения расписания, общем количестве штатных единиц и сроке его действия, а также быть подписан руководителем организации.
Таким образом, штатное расписание формирует не только организационную структуру компании, но и является важным инструментом для соблюдения трудового законодательства. Правильное оформление и ведение этого документа помогает избежать будущих юридических и финансовых проблем.
Ошибки при составлении штатного расписания: на что следует обратить внимание
Для тех, кто впервые занимается составлением штатного расписания, существует риск допустить ряд распространённых ошибок. Чтобы избежать проблем и продуктивно выполнить эту задачу, рекомендуется обратить внимание на следующие пункты.
- Некорректное заполнение граф. Одна из наиболее распространённых ошибок — это указание неопределенной заработной платы, например, прописка “вилки” оклада. В случае проверки со стороны контролирующих органов такая неопределённость может быть расценена как дискриминация. Если необходимо указать заработную плату, можно использовать почасовую оплату или указать сдельные условия труда.
- Разные оклады для одной должности. Указание различных окладов для одной и той же должности является грубой ошибкой. Это касается как одинаковых должностей, так и должностей с различными требованиями. К примеру, менеджер по продажам и менеджер по продажам, знающий английский язык, должны получать одинаковое вознаграждение.
- Зарплата ниже прожиточного минимума. Важно помнить, что зарплата, указанная в расписании, не должна быть ниже прожиточного минимума, даже если не учитываются дополнительные надбавки. Поэтому нужно следить за тем, чтобы общая сумма, включая все надбавки, превышала установленный минимум.
- Неточности в наименовании должностей. При указании должностей рекомендуется воспользоваться квалификационным справочником. Ошибки в написании названия должности могут негативно сказаться на пенсионных начислениях сотрудника. Также стоит избегать использования иностранных языков (например, “account-manager”) и аббревиатур.
- Неполные реквизиты компании. Шапка штатного расписания должна быть полностью заполнена, включая все необходимые реквизиты компании. Пропуск информации в этой части может привести к недоразумениям и проблемам при проверке.
- Личные данные сотрудников. Штатное расписание не должно содержать личную информацию о работниках, такие как их имена. Это необходимо для соблюдения норм конфиденциальности и защиты личных данных.
Для минимизации риска ошибок и упрощения процесса оформления рекомендуем использовать систему “Добыто. КЭДО” для подготовки и подписания штатного расписания.
Заключение
Штатное расписание — это ценный инструмент, который позволяет контролировать кадровую структуру компании, эффективно работать с вакансиями и надбавками. Его можно изменять и дополнять при необходимости, предварительно издав соответствующий приказ.
Этот документ полезен не только для составления кадрового отчёта, но также является необходимым при взаимодействии с налоговыми органами и другими контролирующими учреждениями.
Для оформления штатного расписания рекомендуется использовать форму Т-3, хотя вы также можете разработать собственный шаблон, соответствующий специфике вашей организации. Систематизированный подход к составлению штатного расписания поможет избежать множества ошибок и упростит работу с кадровыми документами в будущем.
