Сберключ

Сберключ представляет собой систему ЭДО, которая позволяет выполнять обмен первичной (учетной) документацией (соглашениями, актами, накладными, неформализованной документацией, счет-фактурами) в электронной форме. Вся документация, которую составили посредством софта, юридически значима, соответствует нормам российских законов.

Читайте, что представляет из себя Сберключ, какие плюсы получит организация при работе с ним, в чем заключаются особенности работы с электронными подписями в ЭДО.

Функционал

Сберключ включает в себя ряд функций, которые помогают упростить и автоматизировать процессы обработки и передачи документов. Ниже приведены основные функции Сберключа:

1. Создание и отправка документов: пользователи могут создавать, редактировать и отправлять электронные документы, такие как счета, соглашения, договоры.
2. Электронная подпись: функция, которая позволяет проверить подлинность и целостность документа, а также установить авторство и подтвердить согласие сторон.
3. Автоматическая маршрутизация: система может автоматически направлять документы по определенным пользовательским правам доступа и установленным рабочим процессам.
4. Уведомления и оповещения: система может отправлять автоматические уведомления и оповещения пользователям о новых документах, их статусе или запросах на действия.
5. Отслеживание статуса документа: пользователи могут отслеживать статус документа, такой как отправлен, прочитан, подписан.
6. Хранение и архивация: функция, которая позволяет хранить и архивировать документы в цифровом формате для последующего доступа и поиска.
7. Интеграция с другими системами: возможность интеграции с другим софтом, таким как учетная система, CRM, ERP и другим, для обмена информацией.
8. Отчетность и аналитика: функция, которая позволяет создавать отчеты и анализировать данные, связанные с процессами документооборота, такие как время обработки, загрузка работников и другие.

Эти функции помогают улучшить эффективность и надежность процессов обработки документов, снизить затраты на работу с бумагами и ускорить выполнение задач. Разные виды электронных подписей можно использовать в системе кадрового документооборота «Добыто. КЭДО».

Как создать документ

Прежде всего, войдите в систему электронного документооборота. Откройте программу, введите свой логин и пароль, чтобы получить доступ к системе. В Сберключе предусмотрены различные типы документов, такие как письма, отчеты, договоры и другие. Выберите нужный тип документа из списка.

В зависимости от типа документа, вам может потребоваться заполнить различные поля, такие как название, дата, адресаты, содержание и другие. Заполните все необходимые поля соответствующими данными.

Если вам нужно прикрепить файлы к вашему создаваемому документу, используйте функцию загрузки в системе электронного документооборота. Выберите нужные файлы с вашего компьютера и загрузите их.

В некоторых случаях вам может потребоваться подписать документ. В системе электронного документооборота предусмотрена функция электронной подписи. Если требуется, сделайте электронную подпись в соответствии с требованиями вашей организации.

После заполнения всех необходимых полей и выполнения подписи нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить документ. Система электронного документооборота автоматически сохранит документ и отправит его адресатам, указанным в поле «Адресаты».

После отправки документа вы можете отслеживать его статус в системе электронного документооборота. Вы сможете видеть, когда он был прочитан, согласован или принят адресатами.

Особенности хранения документов в Сберключе

Правила хранения документов в электронном документообороте варьируются в зависимости от политики организации. Однако есть основные принципы, которые нужно соблюдать. К ним относится следующее:

1. Сохранение документов в течение определенного периода времени: В зависимости от типа документа и требований законодательства, организации обычно устанавливают сроки сохранения документов. Например, финансовые документы могут сохраняться в течение 5-7 лет, а контракты – в течение 10 лет. Обязательно проверьте сроки сохранения документов, установленные для вашей организации.
2. Обеспечение целостности и сохранности документов: Важно обеспечить сохранность и целостность электронных документов на протяжении всего периода хранения. Это может включать в себя использование методов шифрования, резервного копирования и контроля доступа.
3. Разграничение доступа к документам: Для обеспечения безопасности и конфиденциальности информации в электронном документообороте требуется разграничение доступа к документам. Это означает, что доступ к документам должен быть предоставлен только необходимым пользователям в соответствии с их ролями и полномочиями.
4. Аудит и мониторинг: Для обеспечения прозрачности и ответственности в электронном документообороте может быть введен аудит и мониторинг действий пользователей. Это позволяет отслеживать, кто и когда получал доступ к документам и совершал действия с ними.
5. Резервное копирование и архивирование: Для предотвращения потери данных в связи с техническими сбоями или авариями регулярно выполняйте резервное копирование электронных документов и архивирование на долгосрочное хранение.

Комментарий эксперта. По истечении установленного срока хранения документов требуется их уничтожение или удаление. Это должно быть сделано в соответствии с законодательством и политикой организации.

Системные требования

Перед использованием Сберключа нужно удостовериться в том, что ПК, где будет устанавливаться софт, соответствуют минимальным системным требованиям. Они таковы:

• частота ЦП 1000 МГц;
• 1024 Мб ОЗУ;
• 15 Мб памяти на диске;
• Windows 7.

Также необходимы сертификат электронной подписи, приложение «КриптоЭкспресс». Еще нужен сертификат удостоверяющего центра. Удобным средством работы с электронными подписями является модуль «Добыто. КЭДО».

С какими документами позволяет работать Сберключ

В Сберключе используются различные типы документов, в том числе:

1. Электронные счета-фактуры – это документы, которые выписываются продавцом при продаже товаров или услуг и содержат информацию о стоимости, количестве и характеристиках продукции.
2. Электронные накладные – это документы, которые используются для оформления и отслеживания передачи товаров или услуг от одного лица к другому.
3. Электронные акты выполненных работ или оказанных услуг – представляют собой документы, которые подтверждают факт выполнения работ или оказания услуг соответствующим исполнителем.
4. Договоры, соглашения и другие документы – в электронном документообороте можно обмениваться и другими видами документации, которая необходима для оформления сделок и договоров.

Для работы с документами в ЭДО необходимы электронные подписи, которые позволяют проверять подлинность и целостность информации. Электронная подпись должна быть удостоверена соответствующим аккредитованным центром сертификации ключей.

Как получить электронную подпись

Для получения электронной подписи вам необходимо выбрать аккредитованный центр сертификации ключей (АЦСК). В России одним из популярных АЦСК является Сбербанк-ЦИБ. Вы также можете выбрать другой аккредитованный центр, который соответствует вашим потребностям.

Обратитесь в выбранный АЦСК и предоставьте необходимые документы. Нужно будет приготовить паспорт, ИНН и другие документы, зависящие от требований выбранного центра. Обратитесь к сайту выбранного АЦСК для получения полной информации о требуемых бумагах и процедуре оформления.

Вам может потребоваться пройти личную идентификацию в выбранном АЦСК. Процедура выполняется через посещение филиала или использование специального приложения для удаленной идентификации. После прохождения всех необходимых процедур и оплаты вам будет выдан сертификат электронной подписи. Обычно это маленькая карта с установленным на ней микрочипом.

Использование электронной подписи

Для использования электронной подписи вам потребуется выполнить следующие шаги:

1. Установите программное обеспечение для работы с электронными подписями. В зависимости от вашей операционной системы, вам может потребоваться установить специальное программное обеспечение или драйверы для работы с электронными подписями. Они предоставляются поставщиком электронной подписи или аккредитованным центром сертификации ключей.
2. Подключитесь к нужной системе. Вам понадобится подключиться к Сберключу через специальный программный интерфейс (API).
3. Выберите документ, который вы хотите подписать. Загрузите документ или выберите его из списка доступных файлов.
4. Выполните процесс подписания. В зависимости от выбранного программного обеспечения и системы, вам может быть предложено ввести пароль или ПИН-код для доступа к электронной подписи. После этого вы сможете подписать документ, нажав на соответствующую кнопку или выполнить другие инструкции, предоставленные программой.
5. Проверьте подписанный документ. После завершения процесса подписания убедитесь, что подписанный документ соответствует вашим ожиданиям и требованиям. Если все верно, вы можете сохранить подписанный документ или отправить его получателю по требованию.

Комментарий эксперта. Будьте внимательны при использовании электронной подписи и соблюдайте безопасность передачи и хранения, чтобы предотвратить возможные фальсификации или несанкционированное использование.

Как работать с перечнем контрагентов в Сберключе

Чтобы работать с перечнем контрагентов, нужно открыть соответствующий подраздел. Появятся 2 перечня. В одном из них содержатся контрагенты, с которыми уже работала фирма. В другом списке приведены другие контрагенты, которые прошли регистрацию в Сберключе.

В обоих перечнях можно искать и фильтровать информацию по:

• названию фирмы-контрагента;
• ФИО владельца электронной подписи фирмы-контрагента;
• ИНН, КПП компании-контрагента.

Чтобы добавить нового контрагента в перечень, необходимо выбрать нужную организацию из размещенного внизу перечня, кликнуть мышкой по его названию. После этого требуется выбрать в появившемся контекстном меню пункт «Добавить в список». Чтобы удалить контрагента, необходимо кликнуть мышкой по названию организации и нажать на «Удалить из списка».

Чтобы пригласить (посредством отправления письма на электронную почту) контрагентов, не прошедших регистрацию в Сберключе, требуется открыть раздел отправки приглашений. Появится форма со строками для указания электронной почты получателя, текста приглашения. Кроме того, станет доступна клавиша отправки, позволяющая отослать приглашение после указания нужных сведений. Если необходимо, можно проставить отметку в пункте «Приложить презентацию сервиса» и добавить PDF-презентацию к письму.

Работа с аннулированной документацией в Сберключе

Если по определенным условиям документация считается ошибочно отправленной, ее аннулируют. Нужно учесть следующее:

• аннулировать можно любую документацию, за исключением счетов-фактур;
• аннулировать документы может как отправитель, так и получатель;
• по одному ЭДО может выполняться лишь одно аннулирование;
• число попыток аннулирования ограничивается 5 для каждого участника документооборота.

Чтобы аннулировать документацию, необходимо открыть нужный файл для просмотра и кликнуть по клавише «Аннулировать». Появится окно с предложением аннулировать документ. В соответствующей строке необходимо указать, почему аннулируется документация. Затем нужно кликнуть по клавише отправки.

Контрагенту поступит предложение аннулировать документацию. При этом статус документа поменяется на «Предложено аннулирование». Затем в форме просмотра сведений о документации появится дополнительный подраздел «Аннулирование». Там будут указаны инициалы, фамилия обладателя электронной подписи, который отправил контрагенту предложение аннулировать документацию.

Работа с черновиками в Сберключе

В случае, если создавалась и заполнялась формализованная документация, пользователь заметит, что у него недостаточно для заполнения нескольких характеристик, он может выполнить сохранение посредством клавиши «Сохранить черновик».

В подразделе черновиков допускается хранение исключительно формализованной документации. Нельзя хранить в черновиках договоры. Длительность хранения – 1 мес. После этого черновик документации удаляется без возможности выполнения восстановления информации.

Преимущества Сберключа

ЭДО имеет ряд преимуществ, которые делают его более удобным и эффективным по сравнению с традиционными бумажными документами. С помощью Сберключа можно легко и быстро отправлять, получать и обрабатывать документы. Это убирает необходимость вручную заполнять, подписывать, сканировать и отправлять бумажные документы, что существенно сокращает временные затраты и повышает эффективность работы.

Сберключ позволяет избежать ручного управления бумагами, что сокращает время, необходимое для обработки документов. Отправка документов может осуществляться в режиме реального времени, предусматриваются мгновенная доставка и получение, что повышает производительность и сокращает задержки.

Использование Сберключа сокращает затраты на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Компании также могут сэкономить на персонале, занимающемся ручными обработкой и архивированием бумажных документов. Еще одним отличным решением для кадрового делопроизводства является модуль «Добыто. КЭДО».

Сберключ может автоматически проверять правильность и целостность данных, что снижает вероятность ошибок и искажений, связанных с ручным вводом или переписыванием информации. Это улучшает качество и достоверность информации, содержащейся в документах.

Заключение

• Сберключ обеспечивает возможность отслеживания и контроля доступа к документам. Электронные подписи и шифрование данных обеспечивают защиту документов от несанкционированного доступа и подделки, что повышает безопасность информации. Также использование ЭДО помогает снизить потребление бумаги, что позволяет сократить экологическую нагрузку и способствует более устойчивому использованию ресурсов.
• Сберключ – одна из лучших систем ЭДО на российском рынке, которую уже использует множество организаций. Используйте софт от Сбербанка, чтобы повысить эффективность работы с документами, а значит, производительность предприятия.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать)
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать)
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать)