В кадровом делопроизводстве документы преодолевают стандартный цикл от создания до их вступления в силу: это разработка проекта, согласование, при необходимости внесение правок и утверждение. Управление кадровыми документами может осуществляться как в бумажном, так и в электронном формате. Основные обязанности по этой сфере возлагаются на сотрудников отдела кадров.
В данном материале мы расскажем о том, что включает в себя подготовка кадровых документов, какие из них являются обязательными, а также о преимуществах использования электронного документооборота.
- Подготовка штатного расписания
- Исключения из штатного расписания
- Содержимое штатного расписания
- Кто отвечает за составление и утверждение?
- Обязательные локальные нормативные акты, особенности их подготовки
- Ознакомление сотрудников с ЛНА
- Процесс разработки ЛНА
- Ответственные лица и их назначения
- Разработка трудового договора с учетом ТК РФ
- Что должно содержаться в трудовом договоре?
- Электронные трудовые книжки
- Ведение ЭТК
- Возможности электронного документооборота в кадровом деле
- Процесс перехода к электронному документообороту
- Вопросы и ответы
- Заключение
- Список источников
Подготовка штатного расписания
Штатное расписание представляет собой первичный локальный документ, который определяет структуру, состав и численность персонала в соответствии с кадровой политикой организации. По сути, это таблица, в которой перечислены все подразделения, должности, специальности и профессии сотрудников, с указанием их численности, должностных окладов и возможных надбавок.
Исключения из штатного расписания
В штатное расписание не вносятся:
- Индивидуальные предприниматели, так как они не считаются работниками в отличие от директора юридического лица.
- Подрядчики, фрилансеры и специалисты, работающие на аутсорсинге — с ними оформляются гражданско-правовые договоры.
Содержимое штатного расписания
Штатное расписание составляется по типовой форме № Т-3 и включает следующие данные:
- Наименование компании и код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Номер документа, дата его составления и вступления в силу.
- Данные о приказе, на основании которого утверждено штатное расписание (номер и дата).
- Название структурного подразделения (отдела).
- Код подразделения (определяется самостоятельно).
- Должность, специальность или квалификация.
- Число штатных единиц.
- Тарифная ставка (должностной оклад).
- Надбавки к окладу (премии, доплаты и пр.).
- Общая сумма, выплачиваемая в месяц (зарплата с учетом оклада и всех надбавок).
- Примечания.
Кто отвечает за составление и утверждение?
Составлением штатного расписания занимается сотрудник отдела кадров, а в его отсутствие — бухгалтер. Ответственность за составление может быть прописана как в трудовом договоре, так и в должностной инструкции.
Утверждение документа осуществляется следующим образом:
- Подпись главного бухгалтера и руководителя отдела кадров (или руководителя, если в штате не числятся эти специалисты).
- Издание приказа об утверждении документа, который подписывает руководитель.
Штатное расписание пересматривается при появлении новых должностей, изменении численности или окладов сотрудников. Если такие изменения отсутствуют, оно остается действительным бессрочно.
Обязательные локальные нормативные акты, особенности их подготовки
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы, которые регламентируют трудовые отношения в организации. В отличие от приказов, которые часто носят разовый характер, ЛНА используются многократно. Обычно крупные компании разрабатывают ЛНА, тогда как микропредприятия могут обходиться типовыми трудовыми договорами без дополнительных актов.
Тем не менее, существуют минимальные ЛНА, которые обязательны для всех организаций:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Этот документ определяет аспекты, касающиеся найма и увольнения работников, рабочего времени, времени отдыха и сроков выплаты заработной платы.
- Положение об оплате труда. Здесь фиксируется выбранная системой оплаты труда, что должно быть отражено в коллективном договоре или локальном акте.
- Положение о работе с персональными данными. Работодатели, получая доступ к персональным данным сотрудников, обязаны установить правила их обработки и хранения согласно законодательству.
- Инструкция по охране труда. Этот документ разрабатывается для каждой должности или вида работ в соответствии с регламентом.
Руководитель компании утверждает данные акты. ЛНА могут быть общими или специальными.
Эксперт. В соответствии со ст.22 ТК РФ работодатель должен ознакомить своих работников под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Но штатное расписание к таким актам не относится. Если сотрудник новый, то он знакомится под подпись с ЛНА еще до подписания трудового договора.
Ознакомление сотрудников с ЛНА
Согласно статье 22 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами, которые касаются их трудовой деятельности, под подпись. Однако штатное расписание к данной категории не относится. Новые сотрудники должны ознакомиться с ЛНА до подписания трудового договора.
Каждый год необходимо составлять график отпусков, который должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Некоторые локальные акты могут изначально не быть обязательными при открытии бизнеса, но стать таковыми при выполнении определенных условий.
Процесс разработки ЛНА
Составление локального акта чаще всего происходит на основании типового образца, который адаптируется с учетом конкретных нужд организации. Проект разрабатывает специалист или группа сотрудников, назначенных приказом руководства.
После подготовки документ согласовывается с ключевыми фигурами, такими как главный бухгалтер и юрист. При необходимости вносятся изменения и проект снова направляется на утверждение. Локальные акты утверждаются руководителем любым из двух способов: подпись на титульном листе документа или издание отдельного приказа.
После утверждения ЛНА передается на ознакомление всем сотрудникам под подпись. Для фиксации факта ознакомления могут использоваться различные методы, включая ведение журнала, составление таблицы с подписями или добавление графы в трудовой договор.
Изменения в существующие нормативные акты вносятся по тому же алгоритму, что и для новых: разработка, согласование, утверждение и ознакомление.
Ответственные лица и их назначения
Ответственным лицом признается сотрудник компании, который согласно трудовому договору несет ответственность за определенные действия или ресурсы. Если не назначить ответственного через приказ, все риски останутся на руководителе. Ответственность может быть возложена за различные аспекты: охрану труда, организацию обучения, обработку персональных данных, воинский учет, учет и выдачу трудовых книжек и т. д.
В небольших компаниях назначение ответственного лица принимает руководитель, в крупных — структурный начальник с соответствующими полномочиями. Типовой формы приказа о назначении нет, но документ должен содержать следующие элементы:
- Реквизиты компании.
- Название и дату документа.
- Правовые основания для назначения.
- Дата начала полномочий.
- Обязанности для сотрудников.
- Подпись руководителя и печать.
После издания приказ передается на хранение в отдел, где работает ответственное лицо, а общий учет может вести делопроизводитель или кадровая служба.
Разработка трудового договора с учетом ТК РФ
Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, регулирующее трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом. На гражданско-правовые договоры также могут распространяться некоторые нормы трудового законодательства.
Стандартная форма трудового договора предусмотрена только для руководителей государственных учреждений и микропредприятий. Во всех остальных случаях документ разрабатывается индивидуально, учитывая особенности компании.
Что должно содержаться в трудовом договоре?
В трудовом договоре обязательно должны быть указаны следующие данные:
- Полные имена работника и работодателя (либо наименование организации).
- Сведения о документах, удостоверяющих личность сторон.
- ИНН работодателя.
- Информация о представителе работодателя, который подписал договор.
- Место и дата заключения соглашения.
При составлении трудового договора необходимо учитывать нормы Трудового кодекса Российской Федерации (статья 57), действующие законы и другие нормативные акты. В договоре фиксируются права и обязанности сторон, материальная ответственность, режим труда и отдыха, а также гарантии и компенсации, наряду с другими условиями.
Трудовой договор также заключается с руководителем (генеральным директором), если он не является единственным учредителем, участником или акционером. Если директор — единственный учредитель, согласно письму Минфина России от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790 трудовой договор не требуется.
Эксперт. Если в тексте договора есть ссылки на должностные инструкции, работник должен быть с ними ознакомлен под подпись. При этом можно указать служебные обязанности прямо в трудовом договоре.
Работа с трудовыми книжками включает в себя ведение, хранение, учет и выдачу. В компании приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое будет заниматься этими вопросами. Если данные обязанности не указаны в трудовом договоре или должностной инструкции, необходимо или разработать дополнительное соглашение, или уточнить должностные инструкции и ознакомить работника с изменениями под подпись.
Комментарий эксперта: В небольших компаниях функции кадрового делопроизводства традиционно возлагают на главного бухгалтера. Рекомендуется предварительно оформить соглашение о совмещении труда в соответствии со статьей 151 ТК РФ.
Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками, является Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Электронные трудовые книжки
При переходе на кадровый электронный документооборот, с согласия работника, может использоваться электронная трудовая книжка (ЭТК) взамен бумажной. Преимущества для сотрудников очевидны: возможность мгновенного получения выписки без обращения в кадровую службу и исключение рисков внесения недостоверных данных, а также упрощение процесса оформления пенсии без необходимости предоставления дополнительных бумажных документов.
Для компании переход на ЭТК также выгоден, поскольку сокращает затраты на покупку и хранение бумажных бланков, обеспечивает быструю обработку информации, повышает защиту персональных данных и предотвращает штрафы от инспекторов за ошибки в ведении трудовых книжек.
Переход на электронную трудовую книжку является добровольным и возможно только с согласия работника.
Ведение ЭТК
При получении от сотрудника заявления о желании перейти на электронную трудовую книжку работодатель выдает ему под роспись бумажную трудовую книжку, тем самым снимая с себя ответственность за ее сохранность. Дальнейшие сведения о трудовой деятельности будут вноситься в электронную книгу, при этом бумажный документ, который остается у работника, также сохраняет свою юридическую силу.
Данные вносятся в электронную трудовую книжку с помощью отчета формы СЗВ-ТД. При увольнении или приеме на работу эти сведения должны быть внесены на следующий день после издания соответствующего приказа. При изменениях, таких как смена должности, информация также должна быть обновлена не позднее 15-го числа текущего месяца.
Сведения из электронной трудовой книжки сотрудник может получить одним из следующих способов:
- Прямой запрос у последнего работодателя.
- Обращение в клиентскую службу Социального фонда России или в многофункциональный центр (МФЦ).
- Средствами портала Госуслуги в удаленном доступе.
Возможности электронного документооборота в кадровом деле
В большинстве случаев кадровые документы можно разрабатывать, согласовывать и отправлять на утверждение в электронном виде с использованием личной электронной подписи. Однако существуют ограничения согласно Закону № 63-ФЗ, в частности:
- акту о несчастном случае на производстве;
- приказу об увольнении;
- документам (журналам) о прохождении инструктажей по охране труда, которые нельзя оформлять в электронном виде.
Если работник отказывается переходить на электронную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку наряду с электронной, необходимой для передачи сведений в Социальный фонд России.
Процесс перехода к электронному документообороту
Технология перевода бумажных документов в электронный формат включает несколько этапов. Важно понимать, какие законы и нормативные акты регулируют электронный документооборот в области кадров. Основными из них являются поправки в Трудовой кодекс, включая Законы № 377-ФЗ, 407-ФЗ и 63-ФЗ. Компании могут установить правила работы с электронными документами в своих локальных актах.
Вопросы и ответы
Должны ли распечатываться кадровые документы при проверке Госинспекции труда (ГИТ), если ведется электронный документооборот?
Согласно статье 11 Федерального закона 294-ФЗ, работодатель самостоятельно решает, в каком виде представлять документы инспектору труда. Если реализуется кадровый электронный документооборот, то распечатанная бумажная копия документа должна быть заверена.
Где и как хранятся трудовые книжки в организации?
Бланки и вкладыши трудовых книжек относятся к строгим отчетным формам, поэтому хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность. Обычно бумажные трудовые книжки хранятся в бухгалтерии, а книга учета движения трудовых книжек — в отделе кадров.
Заключение
Подготовка кадровых документов включает в себя разработку проекта на основе типовой формы и/или образца, согласование с руководителями соответствующих отделов, например, с бухгалтерией, и утверждение документами руководителем компании.
Переход на кадровый электронный документооборот значительно ускоряет процессы согласования и утверждения — документы можно передавать в считанные секунды без необходимости их распечатывать.
