Процесс подписания кадровых документов строго регулируется определёнными правилами, и любое их нарушение может привести к признанию документа недействительным, что в свою очередь может вызвать ряд негативных последствий. Право первой подписи в организации принадлежит генеральному директору, который по умолчанию имеет полномочия подписывать любую документацию без необходимости получения дополнительной доверенности или приказа. Однако в крупных организациях такой подход иногда невозможно реализовать из-за объема документооборота, и в таких случаях директор может делегировать свои полномочия другим ответственным должностным лицам.
В данной статье мы расскажем, на что следует обратить внимание при подписании кадровых документов, кто может участвовать в этом процессе и как правильно определить содержание и форму документации.
- Кто имеет право подписывать кадровые документы?
- Неприемлемость факсимиле
- Передача полномочий сотруднику
- Подписание документов по приказу и доверенности
- Подписание документов при отсутствии руководителя
- Использование электронной подписи при оформлении кадровой документации
- Возможности перевода кадровой документации в электронный формат
- Ограничения на использование электронной подписи
- Преимущества перевода кадрового документооборота в электронный формат
- Использование специальных сервисов для оптимизации документооборота
- Заключение
- Список источников
Кто имеет право подписывать кадровые документы?
В небольших компаниях вопросы подписания документов решает непосредственно руководитель, который несёт полную ответственность за их подлинность и правильность заполнения. В крупных организациях подписанием кадровых документов могут заниматься разные лица:
- Сотрудник кадровой службы. Работники кадрового отдела, обладающие должной квалификацией, могут готовить и подписывать различные документы, в том числе приказы, протоколы, акты и должностные инструкции, если им передано это право директором.
- Ответственные лица, назначенные директором. Например, в случае отсутствия кадровика из-за отпуска, командировки или болезни, право подписания может быть передано главному бухгалтеру или другому должностному лицу.
Важно помнить, что на всех документах должна стоять только живая (рукописная) подпись или юридически значимая электронная цифровая подпись. Использование факсимиле для подписания трудовых договоров или других кадровых документов является нарушением трудового законодательства, за что предусмотрены штрафные санкции согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ). В случае обнаружения такого нарушения индивидуальному предпринимателю может быть назначен штраф до 5 тысяч рублей, а юридическому лицу — до 50 тысяч рублей.
Неприемлемость факсимиле
Факсимильные подписи часто используются в больших организациях, однако они запрещены в кадровой документации. Это связано с тем, что такая документация имеет особую важность, и руководитель несет полную личную ответственность за её содержание и корректность заполнения.
Факсимиле не может быть применено для следующих типов кадровых документов:
- Приказов о трудоустройстве, увольнении или переводе;
- Трудовых договоров;
- Должностных инструкций;
- Положений об оплате труда;
- Правил внутреннего распорядка.
Во всех случаях подписывать кадровые документ могут как руководитель, так и уполномоченные сотрудники кадрового подразделения, которые должны использовать свою или цифровую подпись. Электронную документацию можно удобно оформлять, согласовывать и подписывать через систему электронного документооборота, такую как «Добыто. Документы».
Передача полномочий сотруднику
Если руководитель намеревается передать полномочия по подписанию документов кадровому специалисту или другому сотруднику, он должен издать соответствующий приказ. Локальный нормативный акт должен содержать:
- Название и реквизиты юридического лица;
- Дата издания и наименование приказа (например, «Для оперативной подготовки документов»);
- ФИО ответственного сотрудника и его должность;
- Перечень полномочий, передаваемых специалисту (указать конкретные документы, которые он сможет подписывать);
- Сроки, на которые будут делегированы полномочия (если они бесконечные, это также должно быть указано);
- Подпись руководителя организации, предоставляющего право подписи.
Если полномочия передает индивидуальный предприниматель (ИП), он оформляет доверенность на сотрудника, которому предоставляется право подписания кадровой документации. В доверенности необходимо указать её номер, дату составления, а также данные как доверителя, так и доверенного лица. Полный перечень документов, которые доверенное лицо будет подписывать без необходимости согласования с руководителем, также следует прописать.
Доверенность обязательно должна содержать срок действия. Если срок не указан, то она будет считаться действующей в течение одного года с момента подписания. Доверитель обладает правом в любое время отозвать доверенность и прекратить полномочия доверенного лица.
Важно учесть! Если руководитель передаёт право подписи другому сотруднику без оформления доверенности или приказа, эта информация должна быть внесена в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) или индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Если это не сделано, подпись такого сотрудника может быть признана недействительной.
Подписание документов по приказу и доверенности
Когда руководитель решает делегировать полномочия на подписание документов другим сотрудникам, необходимо соблюдать правила оформления. Например, если главный бухгалтер временно исполняет обязанности кадровика по доверенности, это должно быть отражено в подписи: «Главный бухгалтер (по доверенности от 18.06.2023 № 23)». Такой формат позволяет контролирующим органам проверить действительность выдачи указанной доверенности и её срок действия. Не следует использовать формулировки вроде «за кадровика», так как уполномоченный сотрудник становится доверенным лицом, а не просто временным замещающим работником.
Подписание документов при отсутствии руководителя
Право первой подписи принадлежит исключительно директору организации. Однако, если директор отсутствует, а в небольшом предприятии нет другого уполномоченного кадрового специалиста, важно заранее решить, как действовать в данной ситуации. Возможные варианты включают:
- Внесение в учредительные документы и в реестр данных сотрудника, обладающего правом подписи (например, заместителя директора или главного бухгалтера).
- Подготовка доверенности со сроком действия на 1 год, которую следует периодически продлевать. В ней указываются данные уполномоченного лица, которое будет действовать от имени директора.
- Приказ, дающий право подписи конкретному сотруднику на один определённый документ. Это возможно, если альтернативные варианты подписания не были проработаны заранее.
Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора, он должен избегать формулировок «за…». В подписи необходимо указать основную должность сотрудника и реквизиты приказа или доверенности, на основании которой он получает право подписи. Настроить полномочия по подписанию кадровых документов можно легко в системе электронного документооборота «Добыто. Документы».
Эксперт. Неправильное подписание документа может привести к его оспариванию в судебном порядке, что, в свою очередь, может иметь нежелательные последствия для организации. Например, если документ об увольнении подписан неверно, сотрудник может подать в суд, в результате чего увольнение может быть признано недействительным. В таком случае предприятие будет обязано выплатить работнику зарплату за все дни, пока он формально числился в штате, а также компенсировать судебные расходы. Чтобы избежать финансовых потерь и юридических разбирательств, необходимо с особым вниманием относиться к вопросам оформления подписей на кадровых документах.
Использование электронной подписи при оформлении кадровой документации
Современные технологии оказали значительное влияние на кадровый документооборот, предоставив специалистам возможность вести электронные трудовые книжки сотрудников и оформлять трудовые договоры в электронном формате без необходимости создавать бумажные экземпляры. Эта возможность распространяется также на работников, работающих по гражданско-правовым договорам.
Хотя для некоторых видов кадровой документации пока не установлены чёткие указания, кадровые специалисты могут ориентироваться на положения Федерального закона «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, который признаёт юридическую силу электронных документов наравне с бумажными. Таким образом, нет никаких запретов на оформление других категорий кадровой документации в цифровом формате.
Сотрудникам кадровых служб, имеющим право подписывать документы, необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП). С её помощью можно не только подписывать больничные листы, но и оформлять различные виды кадровой отчетности, заключать трудовые договора и заниматься любой другой документацией.
Организация может предоставить сотруднику КЭП непосредственно на рабочем месте и заключить с ним соглашение о её использовании. Даже если предприятие продолжает работать с бумажными документами, кадровику всё равно потребуется цифровая подпись для заполнения различных отчётов и подачи их в электронном виде.
Возможности перевода кадровой документации в электронный формат
Следующие виды кадровой документации могут быть переведены в электронный формат и подписаны с помощью КЭП:
- Индивидуальные и коллективные трудовые договоры;
- Приказы о трудоустройстве сотрудников;
- Соглашения об изменениях в условиях трудового договора;
- Локальные нормативные акты, принимаемые организацией;
- Графики отпусков и смен для сотрудников, работающих вахтовым методом;
- Ученические договоры для работников, проходящих обучение.
При этом во всех перечисленных случаях допустимо использование электронной цифровой подписи.
Эксперт. Введение права на использование ЭЦП для кадровых документов значительно упростило взаимодействие с удалёнными сотрудниками. Теперь работникам не нужно лично приходить в офис, который может находиться в другом городе, или получать документы по почте. Электронная цифровая подпись обладает той же юридической силой, что и традиционная: отменить или удалить её нельзя.
Ограничения на использование электронной подписи
Несмотря на преимущества, трудовое законодательство устанавливает ряд исключений для электронного документооборота. Некоторые виды кадровых документов необходимо оформлять исключительно в бумажном формате, подписывая их «живой» подписью руководителя и сотрудников. К таким документам относятся:
- Акты о несчастных случаях на производстве. Для этих документов применяются жесткие требования к оформлению, и заверение производится только с помощью «живой» подписи.
- Приказы об увольнении сотрудников. Из-за риска возможных судебных разбирательств такие документы должны быть подписаны лично руководителем в традиционном формате.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Работники обязаны подписывать их собственноручно, электронная подпись здесь недопустима.
Эти требования подтверждаются письмом Министерства труда РФ от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Неправильное оформление указанных документов может привести к их признанию недействительными, что в свою очередь создаёт потенциальные проблемы для руководства предприятия.
Преимущества перевода кадрового документооборота в электронный формат
Получение электронной цифровой подписи и переход на электронный формат кадровых документов выгодны как крупным компаниям, так и малым предприятиям, включая индивидуальных предпринимателей. Главные преимущества электронного документооборота включают:
- Упрощение оформления. Шаблоны документов могут быть подготовлены заранее, что значительно ускоряет процесс оформления и позволяет заниматься большим объёмом работы.
- Оперативное информирование сотрудников. Возможность корпоративной рассылки электронных версий документов помогает быстро информировать персонал о новых графиках или изменениях условий труда.
- Удобство для удаленного персонала. Сотрудники могут получать документы, обладающие такой же юридической силой, как и их бумажные экземпляры.
- Оптимизация взаимодействия между отделами. Цифровизация документооборота ускоряет процессы набора и оформления новых работников, что особенно важно для организаций с обширной структурой и сложной иерархией.
Наблюдается тенденция, при которой всё больше компаний отказываются от традиционной бумажной документации в пользу электронных систем. Современные технологии делают работу кадровых специалистов более эффективной и, следовательно, упрощают взаимодействие с персоналом. Мы рекомендуем рассмотреть возможность подключения к системе электронного документооборота «Добыто. Документы» – это эффективное решение для различных типов организаций.
Использование специальных сервисов для оптимизации документооборота
Специализированные сервисы для электронного документооборота значительно упрощают процесс подписания кадровых документов. Электронная подпись представляет собой цифровой ключ, созданный с использованием криптографических методов, и обладает рядом преимуществ:
- Неподдельность и аннулирование. Подобно физической подписи, электронная подпись заверяет документ и не может быть отменена или удалена, что обеспечивает надёжность и конфиденциальность документов.
- Защита от мошенничества. Подделать электронную подпись крайне сложно, что повышает безопасность документов.
- Сокращение времени на оформление. Использование шаблонов существенно уменьшает время, затрачиваемое на подготовку документов.
Для заверения документов обязательно необходимо использовать специализированные платформы для электронного документооборота. Обмен документами по электронной почте недостаточен.
Заключение
За несколько лет электронный документооборот стал реальностью для многих российских компаний разных масштабов. Изменения в трудовом законодательстве открывают новые возможности для использования электронной цифровой подписи при подписании кадровых документов, что придаёт им юридическую силу. Внедрение этих новшеств упрощает документооборот, экономит время и улучшает взаимодействие с удалёнными работниками.
