Основные задачи процесса подбора и отбора персонала, известного также как рекрутинг, включают в себя выявление, привлечение и отбор новых сотрудников, проведение собеседований, а также их последующий найм и адаптацию в компании. Этот процесс имеет решающее значение для формирования эффективной команды и достижения успеха организации.
Квалифицированный HR-специалист должен быть глубоко осведомлён о кадровых потребностях компании, хорошо разбираться в особенностях работы на различных должностях, а также понимать индивидуальные качества и мотивации потенциальных кандидатов. Важным аспектом является и длительность работы рекрутера в компании, что позволяет ему лучше осознать потребности как сотрудников, так и руководства.
Общие правила подбора и отбора персонала
Формирование эффективной команды начинается с правильного рекрутинга, который включает в себя несколько ключевых этапов:
- Приём заявок. В крупных организациях часто используют анкеты-заявки, которые кандидат должен заполнить, предоставив свои контактные данные и описание имеющихся навыков, подходящих для конкретной должности. HR-специалисты собирают анкеты, проводят первичный отбор и сохраняют информацию о непринятых кандидатах на случай будущих вакансий. Это позволяет не терять потенциальные таланты, которые могут подойти для новых позиций.
- Рассмотрение принятых заявок. На этом этапе HR-специалист внимательно изучает все поданные заявки и формирует список вопросов к каждому кандидату. Вопросы часто касаются аспектов, которые недостаточно подробно раскрыты в резюме. Во время технического собеседования проверяется уровень владения необходимыми навыками. Тщательное изучение каждой анкеты позволяет избежать неудобств на собеседовании и установить эффективный контакт между кандидатом и работодателем.
- Проведение интервью с заказчиком. Многие рекрутеры ошибочно полагают, что достаточно одного общения с работодателем для составления объявления о вакансии и проведения интервью с кандидатами. Однако хорошему HR-специалисту следует глубже разобраться в деталях запрашиваемой должности. Это подразумевает тщательные расспросы о всех нюансах, даже если опыт работы с подобными позициями уже есть. Учитывание корпоративной культуры и философии компании также критично для успешного подбора подходящего работника.
- Рекрутинг с учетом специфических требований. Работодатели могут предъявлять специфические требования к кандидатам, такие как знание бухгалтерского учёта, владение несколькими иностранными языками или готовность работать в неурочное время. Такие условия сводят к минимуму число кандидатур, подходящих для вакансии. HR-специалист может предложить руководству рассмотреть типовые отклики и проанализировать достоинства и недостатки каждого кандидата.
- Личное собеседование. Личное общение с кандидатами позволяет HR-специалисту оценить профессиональные и личностные качества претендента, а также проверить достоверность информации из резюме. Например, если кандидат утверждает, что владеет английским языком на высоком уровне, то собеседование может проводиться на этом языке. При этом рекрутер задаёт вопросы обоих типов: открытые (для развернутых ответов) и закрытые (для уточнения информации).
Оценка квалификации кандидатов
Проверка квалификации специалистов является важным этапом процесса подбора кадров. Она позволяет:
- Определить соответствие кандидата требованиям вакансии по уровню образования и опыта работы.
- Выявить дисквалифицирующие факторы, которые могут повлиять на возможность трудоустройства.
- Оценить надежность кандидата: HR-специалисты могут связаться с предыдущими работодателями, чтобы выяснить причины увольнения и оценить репутацию кандидата.
Важные моменты при собеседованиях
Проверка кандидатов особенно актуальна в следующих случаях:
- Набор в службу безопасности компании.
- Если предполагается работа с конфиденциальной информацией или ценным имуществом.
- Частая смена мест работы в резюме кандидата требует дополнительной проверки на предмет добросовестности.
Этапы проверки кандидатов
Процесс проверки квалификации включает в себя несколько ключевых этапов:
- Тестирование. HR-специалисты могут проводить тесты на профессиональную пригодность, IQ-тестирование и психологические тесты.
- Проверка документации. Все предоставленные кандидатом документы проходят проверку службой безопасности, которая может связаться с предыдущими работодателями для получения информации о причинах увольнения.
- Согласие на обработку данных. Кандидат подписывает согласие на сбор и обработку персональных данных в соответствии с действующими правовыми нормами.
- Проверка на наличие судимостей. В управлении подбора сотрудников уделяется внимание проверке кандидатов на наличие судимостей и психиатрических диагнозов.
- Передача информации руководству. Все собранные данные о кандидате передаются руководителю подразделения или генеральному директору, после чего проводится финальное собеседование.
Эксперт. Оценка уровня квалификации кандидата – это важный процесс, который нельзя игнорировать. Небрежное отношение к этому этапу может привести к тому, что в компанию может быть принят неподходящий человек, что негативно скажется на работе всего коллектива. Поэтому важно уделять особое внимание каждому шагу, начиная с подбора резюме и заканчивая интервью с талантливыми и подходящими специалистами. Правильный выбор сотрудников станет залогом успешного функционирования и развития организации.
Преимущества электронного документооборота
В современных реалиях многие организации, особенно крупные и средние компании, активно переходят на ведение документации в электронном формате. Все большее число предприятий осознаёт, что использование бумажных архивов становится неэффективным и устаревшим подходом в условиях цифровизации.
Электронный документооборот (ЭДО) предоставляет множество значительных преимуществ, которые способствуют оптимизации работы любой организации. Рассмотрим более подробно, что именно предлагает система электронного документооборота:
- Оптимизация и ускорение рабочих процессов
Ведение документации — это важный, но весьма трудоёмкий аспект работы любой компании. Электронный документооборот позволяет значительно повысить скорость обработки документов. Согласование, подписание и отправка необходимых файлов могут занять всего несколько минут. При этом для перехода на электронный документооборот не потребуется дополнительных сотрудников — достаточно перенастроить имеющийся коллектив. Лишь некоторым сотрудникам потребуется пройти переобучение, чтобы освоить новую систему работы с документами.
- Передача электронных счет-фактур
Согласно налоговому законодательству Российской Федерации, передавать такие документы можно только через специализированную систему ЭДО. Это обеспечивает законность и надёжность передачи данных, сокращая риски ошибок и недочётов, которые могут произойти при ручном оформлении.
- Юридическая сила документов
Электронные документы, подписанные с использованием зарегистрированной электронной подписи, имеют такую же юридическую силу, как и документы с ручной подписью. Это означает, что операции, проводимые в электронном виде, защищены законом и могут быть использованы в судебных разбирательствах.
- Прозрачность процессов
При использовании бумажного документооборота существует риск потерять важные документы или подписать их не в том месте. В системах электронного документооборота подобные проблемы решаются автоматически. Программное обеспечение позволяет отслеживать статус отправленных и подписанных файлов, а также фиксировать их получение. Это делает процесс управления документами более прозрачным и контролируемым.
- Снижение затрат
Переход на электронный документооборот существенно сокращает расходы на печать и курьерскую доставку документов. Для крупных компаний, где такие затраты могут быть весьма значительными, это становится ощутимым преимуществом, позволяющим оптимизировать бюджет и перераспределить средства на более важные направления.
- Упрощение бизнес-процессов
Электронный документооборот не только облегчает взаимодействие между сотрудниками, но и упрощает сам процесс работы с документами. Система позволяет автоматизировать многие рутинные задачи, что освобождает время сотрудников для выполнения более важных обязанностей.
- Безопасность и конфиденциальность данных
Электронная почта может быть уязвима для хакерских атак, что открывает доступ к конфиденциальной информации для недобросовестных конкурентов. Система электронного документооборота обеспечивает защиту данных с помощью шифрования передаваемой информации, что делает их безопасность существенно выше.
Заключение
Использование электронного документооборота всё еще ограничивается устаревшими стереотипами, связанными с ручным ведением документации. Многие до сих пор полагают, что внедрение ЭДО потребует значительных затрат и времени на обучение сотрудников. Однако это заблуждение! Мы готовы продемонстрировать все преимущества системы и убедить вас, что переход на электронный документооборот станет важным шагом к эффективной и современной организации процессов в вашей компании.
