Процедура архивного хранения кадровых документов – особенности, сроки, этапы

Обязанности организаций по хранению кадровой документации

Обязанности, связанные с правильным хранением документов отдела кадров, четко прописаны в действующем трудовом законодательстве. Сотрудники кадровой службы обязаны следовать установленным правилам оформления сохраняемой документации и вести тщательный учет данных, что облегчит процесс поиска необходимой информации.

Законодательство уточняет нормы касательно архивных документов в таких правилах, как “Правила работы архивов организаций” от 6 февраля 2002 года, “Методические рекомендации Научно-методического Совета Главархива Москвы” от 13 апреля 2006 года № 2, а также “Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов” от 31 марта 2015 года № 526. В приложениях к данным документам содержатся номенклатуры дел, формы описи и акты о уничтожении документов. Законы также определяют сроки хранения различных видов документации и устанавливают требования к систематизации, формированию и утилизации архивных кадровых данных.

Зачем необходимо хранить документы в архиве?

Система сбора, классификации и хранения документов необходима для того, чтобы создать надежную доказательную базу в случае налоговых проверок, досудебных разбирательств и судебных споров с контрагентами, сотрудниками или представителями государственных органов. Надлежащим образом организованный архив позволяет быстро находить и использовать необходимую информацию для защиты интересов компании.

Обращение к архивным сведениям может понадобиться для оформления справок или выписок. Запросы на получение кадровых данных могут поступать от бывших сотрудников для восстановления трудовых книжек или подтверждения стажа работы.

Сроки хранения архивной документации

Согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, сотрудники кадрового отдела должны тщательно отбирать документы для уничтожения. Закон требует, чтобы индивидуальные предприниматели и компании обеспечивали сохранность архивных документов, включая сведения о сотрудниках, в течение установленных законом сроков.

Законодательством определены следующие сроки хранения архивной информации:

• Бессрочное хранение. Данный срок касается информации о руководителях организации, участников исполнительных органов и сотрудников с государственными званиями или научными степенями.
• Хранение до востребования. Подлинные экземпляры личных документов, таких как свидетельства, дипломы и удостоверения, сохраняются на неопределенный срок.
• 75 лет. Этот срок относится к документам по личному составу, созданным до 2003 года, включая трудовые договора, приказы о приеме, перемещении и увольнении работников, а также личные карточки и登记 формы.
• 50 лет. Для документов по личному составу, составленным после 2003 года, например, для невостребованных трудовых книжек и книг учета трудовых книжек.
• 5 лет. Для различных записок, справок и копий приказов, не включенных в личные дела сотрудников.
• 1 год. Для документов тех лиц, которые не были приняты на работу, включая заявления, автобиографии и рекомендации.

Сроки хранения документов делятся на:

• Постоянные. Используются в государственных учреждениях, предающих документы в архив и устанавливаются для негосударственных структур при соблюдении специальных соглашений.
• Временные. Применяются всеми предприятиями независимо от их организационно-правовой формы.

Правила архивирования

В процессе кадрового учета существуют определенные правила, подразумевающие разделение документов на текущие и архивные. Текущими считаются документы, по которым ведется делопроизводство или срок хранения которых составляет более 10 лет, но делопроизводство по которым завершено.

Текущие документы следует хранить в офисных шкафах или сейфах отдела кадров с обязательным соблюдением условий конфиденциальности и сохранности.

Документы, которые передаются на архивное хранение, должны проходить классификацию, нумерацию и прошивку страниц. Затем им присваиваются порядковые номера и создаются описи с указанием названия документов и количества страниц.

На этом этапе также формируется лист-заверитель, в котором фиксируется физическое состояние документов, например, наличие поврежденных страниц или неразборчивого текста.

После завершения этих процедур документы передаются в архив. Помещение для хранения должно создавать необходимые условия для сохранности бумаг — не подойдут для этих целей подвалы или чердаки. Архивная комната должна быть оборудована системой автоматической пожарной безопасности и сигнализацией.

Температура в архивном помещении должна варьироваться от 17 до 19°C с влажностью не превышающей 55%. Документы необходимо защищать от прямых солнечных лучей, предпочтительно использовать закрытые стеллажи для их хранения.

Хранение документов в электронном формате

Введение системы электронного документооборота существенно упрощает процесс архивирования в кадровом учете. Сотрудники могут создавать, систематизировать и передавать на хранение любой объем информации в цифровом формате.

Электронные документы должны проходить верификацию с использованием электронной подписи. При необходимости их можно распечатать и предоставить для проверки.

Эксперт. Электронный документооборот требует оцифровки существующих документов или создания новых. При архивировании корпоративных документов в цифровом формате важно сохранять оригиналы на бумаге на протяжении всего установленного законом периода. После его истечения бумажные экземпляры могут быть уничтожены, в то время как электронные загрязнения остаются в системе.

Правила сохранения электронного архива утверждены Федеральным законом № 125-ФЗ и включают:

• Запись цифровых данных на двух различных носителях, включая рабочий компьютер, облачные сервисы или флеш-накопители.
• Наличие в компании необходимых технических средств и программного обеспечения для обработки электронных документов.
• Гарантия конфиденциальности, доступ к корпоративной информации должен быть ограничен.
• Проверка состояния электронного архива каждые 5 лет для обеспечения доступности документов, особенно после обновления программного обеспечения.

Ошибки при формировании архива

Сотрудники кадровой службы могут допустить несколько ошибок при архивации документации:

• Недостаточная защита данных. Документы не должны храниться в открытых папках, чтобы сохранить конфиденциальность корпоративной информации.
• Уничтожение документов раньше установленного срока. Оригиналы должны храниться до истечения срока, указанного законодательно. Утрата документов может потребовать подтверждения, например, в случае повреждений в результате наводнения или пожара.

Эксперт. Если кадровики преждевременно уничтожают или теряют бумажные экземпляры, они могут быть привлечены к ответственности. Налоговые и другие контролирующие органы вправе наказывать виновных сотрудников за каждый отсутствующий документ.

Ответственность за нарушения хранения документов

Нарушение правил архивирования корпоративной документации может привести к налоговой и административной ответственности. Часто встречаются случаи, когда не соблюдаются требования по хранению кадровых документов, за что предусмотрены штрафы до 5 000 рублей для должностных лиц согласно статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Истечение срока хранения архивных документов

После того как истекает установленный срок хранения кадровой документации, бумажные экземпляры архивных документов могут подлежать уничтожению. Однако просто выбрасывать их в мусор нельзя, поскольку это связано с конфиденциальными и личными данными сотрудников компании. Если такая информация окажется в руках посторонних лиц, это может повлечь за собой ее разглашение, что, в свою очередь, приведет организацию к юридической ответственности и большим штрафам.

Эксперт. При осуществлении уничтожения корпоративной документации важно составить соответствующий акт. Если налоговые или иные контролирующие органы запрашивают ранее уничтоженные документы, сотрудники кадрового отдела обязаны предоставить акт о начале уничтожения. В подобной ситуации компания не сможет быть привлечена к ответственности, так как утилизация была проведена в соответствии с установленными сроками хранения документов.

Процесс уничтожения корпоративной документации включает в себя несколько ключевых этапов:

1. Приказ руководства о создании экспертной комиссии. Начальник организации издает приказ о формировании комиссии для оценки документов, подлежащих утилизации. В состав комиссии входят сотрудники разных подразделений, в том числе бухгалтеры и юристы.
2. Протокол отбора архивных документов. Комиссия составляет протокол, в котором фиксируется ее решение по результатам сортировки. Эксперты указывают перечень документов, предлагаемых к уничтожению.
3. Формирование акта уничтожения. В этом акте содержатся реквизиты документов, которые подлежат уничтожению, включая способ утилизации (например, сжигание или использование шредера).

Сравнение бумажного и электронного архивирования

Для организаций, работающих в сфере повышенной секретности или государственного значения, полностью переходить на электронный документооборот запрещено. Так, такие требования касаются компаний оборонной отрасли. Тем не менее, даже в них электронные решения используются параллельно с традиционными бумажными архивами, так как многие документы продолжают сохраняться в бумажном виде.

Эксперт. Наблюдается явная тенденция к переходу на электронный документооборот. Компании стремятся перевести внутренние документы в цифровой формат. Контролирующие органы также поддерживают развитие электронного документооборота, разрабатывая специальные формы для удаленного заполнения и передачи информации.

Тем не менее, существуют ситуации, когда компаниям необходимо вести документацию в обоих форматах. Например, законодательство требует формирования цифровых бухгалтерских отчетов и документов для Социального фонда Российской Федерации.

Преимущества бумажных документов

Использование традиционных бумажных документов имеет несколько положительных аспектов:

• Удобство восприятия информации. Исследования показывают, что информация, напечатанная на бумаге, воспринимается легче. Сотрудники могут делать заметки и комментарии прямо на документе.
• Простота уничтожения. Уничтожение бумажных документов не требует сложных процедур.
• Долговечность хранения. Документы можно читать даже спустя много лет, без риска потерять данные из-за форматирования или переустановки ПО.
• Отсутствие необходимости в специальных средствах. Для работы с бумажными документами не требуется специальное оборудование или программное обеспечение для защиты данных.

Однако есть и недостатки работы с бумажной документацией:

• Долгий процесс обработки и согласования. Взаимодействие с госорганами может занять много времени.
• Риск утраты или повреждения документов. Бумажные документы могут быть потеряны или испорчены.
• Сложность исправлений. При наличии ошибок полное переписывание документа может оказаться необходимым.
• Дополнительные расходы. Приобретение бумаги, печатей и оборудования для хранения требует определенных финансовых затрат.

Преимущества электронного документооборота

Преимущества перехода на электронное архивирование включают:

• Оптимизация процессов. Упрощение рутинных операций и повышение прозрачности бизнес-процессов.
• Сокращение расходов. Снижение расходов на бумагу, картриджи и другие материалы.
• Безопасность данных. Защита конфиденциальной информации.
• Упрощенная передача информации. Быстрая отправка документов в государственные органы и коллегам.
• Экономия пространства. Цифровые архивы хранятся на зашифрованных носителях и требуют меньше физического пространства.
• Снижение вероятности ошибок. Автоматизация процессов уменьшает возможность совершения ошибок.
• Интеграция с программами. Возможность взаимодействия с современными программами, такими как 1С или CRM-системы.
• Быстрый доступ к документам. Уполномоченные сотрудники могут оперативно находить необходимые файлы.
• Защита от случайных потерь. Электронные документы защищены от случайного удаления.

Однако есть и сложности при работе с электронными документами:

• Необходимость программного обеспечения. Требуется установка специальных программ для работы с электронными документами.
• Обучение сотрудников. Персонал должен быть обучен работе с новыми системами.
• Риск утечки данных. Возможно распространение информации в случае взлома системы.
• Проблемы с доступом. Потеря доступа к документам может произойти при смене программного обеспечения.

Заключение

В итоге, для правильного архивного хранения кадровым специалистам необходимо понимать действующие нормы законодательства, касающиеся сроков хранения и правил подготовки документации. Важно знать, какие документы лучше оставить в бумажном формате, а какие можно перевести в цифровой.

Даже при переходе на электронный документооборот важно сохранять бумажные оригиналы документов в течение установленного законом срока. Это поможет избежать проблем с контролирующими органами и предотвратить возможные штрафы.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).