Кадровые службы и HR-менеджеры занимаются не только подбором и оформлением новых сотрудников, но и обеспечивают их профессиональное обучение, контролируют текучесть кадров, участвуют в управлении персоналом, готовят аналитические и статистические отчеты, а также множество других кадровых документов. Поскольку объем работы и информации, с которой они сталкиваются, достаточно велик, автоматизация процессов HR-отделов становится необходимостью. Для этой цели современным бизнесом активно используются специализированные программы управления персоналом.
В условиях постоянной многозадачности и нехватки времени подобное программное обеспечение существенно упрощает решение большинства возникающих вопросов, связанных с работой с кадрами. Такие системы позволяют освободить HR-специалистов от рутинных операций, направляя освободившееся время на более важные задачи.
Что подразумевается под программами для управления персоналом?
Программное обеспечение для управления персоналом — это информационная система, включающая множество инструментов и сервисов, предназначенных для оптимизации работы кадровых служб в компании. Как правило, крупные и средние организации с большим штатом сотрудников используют комплексные программные решения, направленные на автоматизацию следующих процессов:
- Управление талантами (talent management). С помощью HR-систем можно автоматизировать процессы поиска, удержания и мотивации перспективных работников.
- Управление знаниями (knowledge management). Это позволяет организовать обучение сотрудников через доступ к корпоративной базе знаний.
- Кадровое делопроизводство. Специальные программы помогают в автоматическом режиме заполнять и вести личные карточки сотрудников, табели учета рабочего времени, приказы и множество других документов.
- Систематизация и обработка данных для отчетности. Информационные системы позволяют анализировать успешность различных HR-проектов, представлять данные в удобных визуальных формах (таблицы, графики, схемы) и вести комплексную отчетность по ключевым HR-показателям.
- Управление внутрикорпоративными коммуникациями. Инструменты для взаимодействия между сотрудниками всех структурных подразделений через чаты, интернет-сервисы, блоги и форумы.
Помимо поддержки различных кадровых процессов, программное обеспечение для управления персоналом также выполняет функции базы данных, выступая источником актуальной и достоверной стратегической информации для принятия важных управленческих решений.
Виды программ для управления персоналом
В российском IT-рынке представлен широкий спектр HR-решений, которые отвечают разнообразным потребностям бизнеса. Условно их можно разделить на несколько категорий:
- HRIS (Human Resource Information System). Это информационная система, которая управляет человеческими ресурсами и кадровыми процессами в коммерческих организациях. Она включает модули и инструменты для подбора персонала (ATS — системы отслеживания кандидатов), расчета заработной платы, управления рабочими процессами, профессионального обучения, аттестации сотрудников и администрирования льгот.
- HCM (Human Capital Management). Эта система управления человеческим капиталом охватывает все возможности HRIS и дополнительно предлагает функционал для эффективного управления талантами (TMS), онбординга сотрудников, контроля за расходами на заработную плату и премии, а также планирования компенсаций и подготовки аналитической отчетности.
- HRMS (Human Resource Management System). Это комплексная система, которая объединяет функции HRIS и HCM с добавлением модуля управления проектным временем и возможностью автоматического расчета зарплаты. Эта программа позволяет в несколько кликов генерировать отчеты по активности и производительности сотрудников, проводить глубокий анализ и организовывать внутреннюю коммуникацию.
Особенности применения HR-сервисов
Эффективное программное обеспечение для управления персоналом должно соответствовать ряду фундаментальных требований:
- Внутренняя согласованность. Данные, хранящиеся в одном модуле, должны быть доступны и в других. Например, автоматическое создание личных карточек новых сотрудников на основе данных из модуля рекрутинга значительно упрощает работу.
- Комплексное управление всеми бизнес-процессами. Идеально, если одна система может обрабатывать все существующие HR-процессы в организации.
- Инструменты для отчетности. Важно, чтобы система позволяла генерировать отчеты и анализировать различные показатели. Некоторые программы предлагают персонализированные панели для отслеживания ключевых HR-метрик.
- Интеграция с другими сервисами и приложениями. Возможности взаимодействия с популярными мессенджерами и порталами по трудоустройству помогут расширить функционал.
- Удобство и интуитивная понятность. Программное обеспечение должно быть простым в использовании, чтобы сотрудники не сталкивались с трудностями. Внедрение системы должно облегчать работу HR, а не создавать дополнительные сложности.
- Инструменты управления. Система должна предоставлять всю необходимую информацию: рабочие графики, запланированные отпуска, данные о зарплате и многое другое, что поможет руководству принимать обоснованные управленческие решения.
- Поддержка развития, обучения и оценки персонала. Идеальная система будет поддерживать функции, связанные с повышением квалификации сотрудников и контролем их производительности.
- Доступность. Современные тенденции показывают, что все больше компаний выбирают облачное ПО, которое можно использовать на различных устройствах с доступом в интернет. Это позволяет HR-специалистам составлять документы и подписывать их даже удаленно.
- Актуальность информации. Комплексные информационные системы обеспечивают удобную связь на всех уровнях, позволяя всем пользователям видеть актуальные данные и принимая решения на основе фактов.
- Самообслуживание персонала. Возможность подачи различных кадровых документов в электронном виде (например, заявлений на отпуск) значительно снизит нагрузку на HR-отдел.
Таким образом, использование передовых программ для управления персоналом позволяет значительно повысить эффективность работы HR-отделов, оптимизируя множество процессов и освобождая специалистов для более стратегических задач.
При выборе оптимального программного обеспечения для управления персоналом в вашей компании необходимо учитывать ряд важных факторов:
- Анализ текущих процессов. Начните с тщательной оценки всех внутренних процессов вашей организации и составьте список проблемных областей, которые можно решить с помощью автоматизации трудозатрат.
- Интеграция с существующими системами. Проверьте, возможно ли интегрировать выбранное программное обеспечение с другими платформами, приложениями и сервисами для расширения его функциональности.
- Соответствие законодательству. Убедитесь, что выбранная система соответствует законодательным нормам Российской Федерации, а также корпоративным правилам и стандартам.
- Доступность технической поддержки. Узнайте, предоставляет ли разработчик программного обеспечения сервисную поддержку.
Эксперт. При выборе специализированного ПО для управления персоналом стоит решить, будете ли вы использовать бесплатные решения или готовы инвестировать в более современные и мощные системы с расширенным функционалом. Чаще всего малые компании с численностью сотрудников от 1 до 20 человек выбирают бесплатные сервисы, в то время как более крупные организации могут найти их недостаточно удовлетворительными для своих потребностей.
Преимущества использования ПО для управления персоналом
Внедрение специализированных HR-систем в работу компании позволяет достигать значительных преимуществ в нескольких областях:
- Экономические выгоды. Сокращение рабочего времени HR-специалистов, снижение затрат на организацию процессов найма и расход на бумажные носители документации.
- Организационные преимущества. Автоматизация рутинных задач повышает эффективность HR-службы и улучшает управление талантами, а также способствует лучшей координации команд, включая удаленные коллективы.
- Технологические выгоды. Ускорение обработки информации о сотрудниках, уменьшение ошибок за счет автоматизации процессов, а также повышение безопасности и конфиденциальности данных благодаря разграничению доступа.
Кроме того, стоит отметить нематериальные преимущества, такие как улучшение внутренней коммуникации и возможность получения обратной связи от персонала.
Каким организациям необходимы HR-системы?
Согласно статистике, более половины рабочего времени менеджеры по персоналу тратят на управление документацией. Например, рекрутеры каждый месяц создают отчеты о результатах подбора персонала, для чего им необходима информация о текущих вакансиях и потребностях бизнеса. Без специализированного ПО рекрутер будет вынужден запрашивать данные у кадровиков и вручную вносить их в таблицы Excel. В то же время, в полной функциональной HRM-системе такие отчеты формируются автоматически за считанные секунды.
В российских реалиях автоматизация процессов управления персоналом особенно необходима в организациях, которые отвечают хотя бы нескольким критериям из следующих:
- Штат сотрудников превышает 500 человек.
- Сфера деятельности: розничная и оптовая торговля, образование, проекты различного масштаба.
- Наличие комплексной системы расчета заработной платы и премий.
- Обособленные структурные единицы, филиалы или дочерние компании.
- Необходимость привлечения высококвалифицированных специалистов с узкой специализацией.
- Проблемы с высокой текучестью кадров в организации.
- В компании есть удаленные сотрудники.
- Желание руководства продвигать современное управление и соответствовать актуальным бизнес-трендам.
Внедрение программного обеспечения для управления персоналом обеспечит согласованность действий всех участников команды. Каждый сотрудник получит возможность быстро находить нужную информацию, общаться с коллегами и подготавливать данные. Кроме того, прозрачные процессы найма, четкие условия карьерного роста и адекватные системы вознаграждения помогут создать здоровую корпоративную культуру.
Этапы автоматизации HR-систем
Процесс внедрения оптимальной программы для управления персоналом обычно состоит из шести основных этапов:
- Анализ и аудит. Оцените текущие кадровые процессы, выявите возможные проблемы и составьте список задач, а также предвосхитите потенциальные трудности и пути их решения.
- Разработка ТЗ. Согласуйте техническое задание для внедрения новой системы.
- Выбор программного обеспечения. Подберите продукт, функциональность которого соответствует задачам, решаемым HR-менеджерами.
- Установка программы. Программное обеспечение устанавливается на компьютеры пользователей. При выборе облачного решения потребуется лицензия.
- Настройка системы. Выполните начальную настройку – загрузите базы данных, готовьте документы и разграничьте доступ.
- Обучение сотрудников. Проведите обучение персонала для эффективного пользования новым ПО.
Эксперт. Не пренебрегайте последним этапом автоматизации HR-сервисов. Игнорирование обучения может привести к тому, что сотрудники начнут саботировать новое программное обеспечение или использовать его функционал лишь частично.
Заключение
Программы для управления персоналом представляют собой инновационные цифровые решения, позволяющие эффективно решать разнообразные задачи, связанные с работой HR-службы. Внедряя такие системы, компании могут рассчитывать на значительные преимущества, которые со временем будут только расти благодаря развитию новых HR-технологий, способствующих автоматизации процессов. При выборе подходящего программного обеспечения важно заранее составить список задач, которые вы хотите решить, и выделить наиболее критические проблемы и потребности в управлении персоналом.
