Программы для кадровиков – виды и сравнения

Системы кадрового делопроизводства (КД, или КЭДО) представляют собой программные решения, предназначенные для автоматизации процессов управления кадровым документооборотом в организациях. Эти системы позволяют хранить и обрабатывать разнообразную информацию о сотрудниках, включая личные данные, документы, трудовые контракты и финансовую информацию, связанную с управлением персоналом. Также КЭДО обладают функциями для автоматического создания различных документов, таких как приказы о приеме на работу, трудовые договора, указы об увольнении и сопутствующая документация.

Применение систем кадрового делопроизводства

Использование КЭДО дает организациям возможность эффективно вести учет персонала, распределять задачи между сотрудниками, контролировать выполнение трудовых обязанностей, рассчитывать заработную плату и генерировать необходимые отчеты для руководства или внешних государственных структур.

Кроме того, кадровые системы могут интегрироваться с другими системами управления, такими как:

• Системы управления временем и доступом.
• Системы обучения и повышения квалификации.
• Системы управления производственными процессами.

Эта интеграция позволяет достичь полной автоматизации процессов управления персоналом и значительно повысить эффективность работы всей организации. Одним из хороших примеров такого решения является система «Добыто. Документы».

Цели использования КЭДО могут варьироваться в зависимости от специфики и потребностей организации. Однако существуют общие цели и задачи, охватывающие следующие аспекты:

1. Автоматизация учета и обработки персональных данных сотрудников. КЭДО позволяют эффективно хранить и обрабатывать информацию о трудовой деятельности, контрактах, оплате труда и других важных аспектах.
2. Упрощение процессов управления кадровым делу. Использование таких систем сокращает время и усилия, необходимые для ручного создания и обработки документов.
3. Оптимизация работы с персоналом. КЭДО облегчают систематическую оценку и анализ работы сотрудников, позволяют отслеживать их карьерный рост и возможности для обучения.
4. Сокращение числа ошибок и повышение точности данных. Системы минимизируют риски, связанные с ручным вводом информации, обеспечивают сохранность и целостность данных, что, в свою очередь, снижает вероятность правовых проблем и затрат на исправление ошибок.
5. Обеспечение соответствия законодательству. КЭДО помогают следовать актуальным нормам права и регуляциям, связанным с управлением персоналом.

Функциональные возможности КЭДО

Программные решения для управления кадровым делопроизводством предлагают широкий спектр функций, разработанных для оптимизации управления человеческими ресурсами. Основные возможности КЭДО включают:

• Учет и хранение данных о сотрудниках. Системы позволяют вести базу персональных данных, контактной информации, информации о должностях и условиях оплаты труда.
• Создание и обработка документов. КЭДО automизируют процесс подготовки различных кадровых документов, обеспечивая удобный доступ к ним для просмотра и редактирования.
• Учет рабочего времени и отпусков. Системы автоматически отслеживают отработанное время, учитывают отпуска и больничные, генерируют отчеты по использованию рабочего времени.
• Обработка заработной платы. Могут автоматизировать расчеты заработной платы, налоги и отчисления, а также осуществлять передачу данных в бухгалтерские системы.
• Управление наймом и увольнением. КЭДО упрощают процесс подбора новых сотрудников и автоматизируют создание необходимых приказов и документации, а также увольнение или перевод сотрудников.
• Оценка и развитие персонала. Системы могут включать инструменты для оценки продуктивности сотрудников и планирования их карьерного роста.
• Отчетность и аналитика. КЭДО предоставляют возможности генерации важной отчетной информации о численности персонала, затратах на труд, текучести кадров и других ключевых показателях.

Эти функции представляют собой основу возможностей, которые могут предложить системы КЭДО, и их реальный функционал зависит от конкретных потребностей организации и выбранного продукта. Все перечисленные преимущества можно получить, подключившись к «Добыто. Документы».

Типы программного обеспечения для кадровиков

На рынке доступно несколько типов программ для управления кадровым делопроизводством, каждая из которых обладает своими специфическими характеристиками:

1. Локальные программные решения. Устанавливаются на компьютерах или серверах компании и используются внутри организации. Обычно они имеют ограниченные возможности и подходят для малых компаний.
2. Веб-приложения. Работают в облачной среде и доступны через веб-браузер, предлагая более широкий функционал и гибкость для организаций любого масштаба.
3. Интегрированные системы управления ресурсами предприятия. Это комплексные решения, которые объединяют различные функциональные области, включая управление персоналом, финансы и производство. Они направлены на крупные организации и позволяют автоматизировать множество процессов.
4. Системы управления персоналом. Ориентированы на полный цикл жизнедеятельности сотрудников в компании, включая учет, управление контрактами и обучение.
5. Системы управления трудовым процессом. Автоматизируют обработку трудовых документов и управление трудовыми потоками, что позволяет значительно повысить эффективность.

Выбор конкретного типа решения зависит от специфики и потребностей конкретной организации. Рекомендуем рассмотреть возможность использования системы «Добыто. Документы» для управления кадровым документооборотом.

Программа «Контур.Персонал»

Среди популярных КЭДО в России следует выделить «Контур.Персонал», разработанную компанией «Контур». Она предназначена для автоматизации процессов управления персоналом в организациях различных масштабов.

Ключевые функции «Контур.Персонал» включают:

• Учет сотрудников. Система позволяет вести детализированный учет персональных данных, образования, опыта работы и других ключевых факторов.
• Создание и учет документов. «Контур.Персонал» автоматически формирует и обрабатывает различные документы, включая электронные карточки сотрудников.
• Расчет заработной платы. Программа способствует автоматизации расчетов заработной платы и ведет учет налогов и отчислений.
• Управление рабочим временем и отпусками. Система отслеживает рабочее время, болезни и отпуска, что позволяет управлять эффективностью использования рабочего времени.
• Оценка и развитие сотрудников. Есть возможность для оценки эффективности труда сотрудников и осуществления планирования их обучения и развития.
• Отчетность и аналитика. «Контур.Персонал» предоставляет обширные отчетные функции, позволяя руководству анализировать данные о производительности и затратах на труд.

Интуитивно понятный интерфейс и высокая степень безопасности данных делают эту систему удобной для использования. Программа доступна в виде веб-приложения, что обеспечивает гибкость, позволяя работать из любого места с доступом в интернет. Также «Контур.Персонал» легко интегрируется с другими программными продуктами компании «Контур», такими как «Контур.Бухгалтерия» и «Контур.Зарплата», что создает возможность комплексной автоматизации процессов учета в организации.

Эксперт. Кадровые системы автоматизации играют ключевую роль в оптимизации трудовой деятельности внутри организаций. С их помощью можно не только упростить уже существующие процессы, но и значительно повысить их эффективность, снизив затраты и увеличив продуктивность сотрудников. Использование прогрессивных программных решений, таких как «Контур.Персонал» и «Добыто. Документы», позволяет организациям оставаться конкурентоспособными и адаптивными в условиях стремительных изменений на рынке труда.

EmplDocs: Современная платформа для управления кадровой документацией

EmplDocs — это онлайн-платформа, разработанная для эффективного создания и управления кадровой документацией в организациях. Она предоставляет пользователям широкий спектр функций и инструментов, оптимизирующих процесс управления документами, что делает её незаменимым помощником для HR-специалистов.

Основные функции EmplDocs

1. Создание и хранение документов. EmplDocs предлагает возможность формирования различных кадровых документов, пользуясь готовыми шаблонами и интуитивными инструментами для редактирования. Это значительно упрощает и ускоряет процесс оформления необходимых бумаг.
2. Управление процессом создания и утверждения документов. Платформа включает функционал для настройки и контроля процессов создания и согласования документации. Пользователь может определить роли и права участников, а также задать последовательность этапов утверждения для каждого вида документа, что повышает организацию работы.
3. Электронное подписание документов. EmplDocs позволяет осуществлять электронное подписание документов, что значительно сокращает время, затрачиваемое на работу с бумажными носителями. Платформа обеспечивает высокую степень безопасности и юридическую силу таких подписей, что делает её идеальным решением для современных организаций.
4. Хранение и учет документов. Благодаря централизованной базе данных EmplDocs обеспечивает надежное и безопасное хранение всех кадровых документов. Пользователи могут легко находить нужные файлы, просматривать их и вести учет версий, а также управлять доступом к документам.
5. Уведомления и напоминания. Платформа включает в себя функциональность по отправке уведомлений и напоминаний о ключевых сроках и задачах, связанных с кадровыми процессами. Это помогает как сотрудникам, так и руководителям быть в курсе текущего статуса работы и не упустить важные моменты.

EmplDocs отличается простым и интуитивно понятным интерфейсом, что делает его использование доступным для каждого. Важным аспектом является высокий уровень безопасности данных и соблюдение норм защиты персональной информации. Кроме того, платформа может интегрироваться с другими системами КЭДО или облачными хранилищами, что позволяет еще больше повысить эффективность и автоматизацию процессов работы с кадровыми документами.

Альтернативные решения для кадровиков

Помимо EmplDocs на рынке доступны и другие популярные системы для управления кадровой документацией.

• ADP Workforce Now. Это комплексная платформа для управления HR-процессами, которая предлагает множество функций, включая учет сотрудников, расчёт заработной платы, управление расписанием и контрактами, а также мощные инструменты для аналитики и отчетности.
• Namely. Ориентирована на средние и крупные компании, Namely предоставляет инструменты для управления персоналом, учета рабочего времени и обработки заработной платы, а также предлагает возможности для обратной связи, оценки эффективности и карьерного роста сотрудников.
• BambooHR. Эта система управления персоналом подходит для малых и средних предприятий. Она обеспечивает функции учета сотрудников, управления отпусками и документооборота, а также предлагает инструменты для взаимодействия с персоналом и оценки их производительности.

Кому подходят системы кадрового документооборота?

Системы КД могут быть использованы в организациях различных размеров и отраслей:

• Малые предприятия. Для небольших компаний такие системы помогают в учете персонала, создании и хранении документов о приемах на работу, а также в учете рабочего времени и заработной платы.
• Средние предприятия. В таких организациях КЭДО применяются для управления более сложными процессами — мониторинга производительности, планирования карьерного роста и учета отпусков.
• Крупные компании. Обладая сотнями и тысячами сотрудников, крупные организации используют системы кадрового делопроизводства для автоматизации процессов, начиная от учета до обработки заработной платы и управления контрактами.
• Государственные учреждения. Для эффективного управления персоналом и соблюдения регулирующих норм многие государственные организации также используют КЭДО.
• Некоммерческие организации. НПО, образовательные учреждения и благотворительные фонды могут применить данные системы для учета работников и эффективной обработки трудовых процессов.

Заключение

Системы кадрового делопроизводства могут значительно повысить эффективность управления персоналом, оптимизируя контроль над кадровыми процессами, соблюдение законодательных норм и повышение продуктивности сотрудников. Важно лишь правильно выбрать подходящую платформу, соответствующую потребностям конкретной организации.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).