Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой процесс безбумажного ведения дел, когда все документы в организации оформляются в цифровом формате. Все материалы, созданные на компьютерах или других электронных устройствах, подписываются электронной цифровой подписью и передаются в таком виде другим пользователям. Документы хранятся на различных электронных носителях и могут использоваться как внутри компании, так и в отношениях с контрагентами и партнерами.
В данной статье мы расскажем, как оформить приказ о переходе на электронный документооборот, что следует указать в содержании документа и как успешно внедрить систему ЭДО в организации.
Преимущества перехода на ЭДО
Основное преимущество электронного документооборота заключается в избавлении от бумажной волокиты. Также среди его достоинств можно выделить:
- Ускорение процесса подписания и согласования внутренней документации благодаря их хранению и передаче по цифровым каналам.
- Быстрый поиск и доступ к необходимой информации, высокая скорость внесения изменений и эффективность управления документооборотом.
- Повышение ответственности сотрудников, так как в системах электронного документооборота (СЭДО) можно легко отследить, кто и когда работал с тем или иным документом.
- Существенное сокращение расходов на организацию делопроизводства.
- Снижение риска дублирования данных и автоматизация формирования баз данных и архивов.
- Возможность ограничить доступ к определённым документам в зависимости от уровня полномочий пользователей.
В итоге, внедрение ЭДО значительно оптимизирует процессы обработки документов, ускоряет бизнес-процессы и позволяет сократить расходы на делопроизводство.
Электронный документооборот в деталях
Электронный документооборот, пришедший на смену бумажным технологиям, способствует навигации и упрощению процессов внутри компании, делая их более прозрачными и понятными. Каждой организации стоит задуматься о переходе на ЭДО, независимо от её размера, числа сотрудников или структуры. Для успешного внедрения ЭДО необходимо обеспечить:
- Защищенность цифровой инфраструктуры, на которой работает программа для ведения электронного документооборота и хранится документация. Уровень информационной безопасности напрямую влияет на эффективность использования любой системы ЭДО.
- Возможности резервного копирования и хранения электронной документации.
- Разделение всех документов на две группы: цифровые (которые существуют только в электронном формате) и бумажные (создаваемые на компьютере, распечатываемые, подписываемые и затем сканируемые для хранения в системе ЭДО).
- Оформление локального акта (например, приказа) о переходе на ЭДО и регистрацию порядка работы с электронными документами в специальном регламенте.
Основная цель электронного документооборота — максимально полная цифровизация делопроизводства внутри компании и упрощение документооборота с контрагентами и контролирующими органами.
Этапы внедрения ЭДО
Для перехода на ЭДО необходимо выполнить несколько этапов.
Этап 1: Определение видов документооборота.
Первым шагом будет составление списка документов и должностей, которые будут переводиться в электронный формат.
Эксперт. На данный момент существуют категории документов, для которых не применяются правила ЭДО. Например, согласно статье 22.1 ТК РФ, электронная форма не может использоваться для составления актов о расследовании несчастных случаев на производстве, приказов об увольнении работников и журналов по охране труда и безопасности. В то же время, большинство кадровых документов подлежат оцифровке.
Решение о переходе на ЭДО принимает организация на основе своих технических и финансовых возможностей. Возможна поэтапная дигитализация: естественно, что сырьевые документы в первую очередь стоит переводить в цифру для структурных подразделений или филиалов, удалённых от основного офиса, так как это поможет сэкономить время на подписании и согласовании.
Эксперт. Компаниям в электронный формат в первую очередь нужно перевести все подразделения и филиалы, которые удалены от основного офиса. В таком случае она значительно экономит время на подписании и согласовании любых бумаг. Очевидно, что компаниям, в которых работает 2-3 человека, которые сидят в одном кабинете и может даже за соседними столами – и тогда тратиться на внедрение сложных СЭД не имеет смысла.
Этап 2: Разработка единых требований к электронным документам.
До марта 2023 года в российском законодательстве не было четких требований к форматам файлов для электронных документов, что приводило к созданию документов в различных форматах, таких как docx, pdf и jpg. Однако с 2023 года начал действовать Приказ Минтруда РФ № 578н, устанавливающий следующие требования:
- Основная часть документа (обязательный элемент) должна быть в формате PDF/A-1A, содержащем информацию документа.
- Приложения (необязательные документы) могут создавать отдельные файлы или храниться вместе с основной частью в одном PDF-файле.
- Каждый файл должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) для удостоверения его подлинности и защиты от изменений.
- В некоторых случаях может потребоваться машиночитаемая доверенность, если документ подписывает не генеральный директор, а уполномоченное лицо.
- Документы должны содержать описание в формате XML, требования к которому также прописаны в приказе № 578н.
Совет эксперта: При выборе системы для внедрения ЭДО важно удостовериться, что программное решение соответствует требованиям приказа № 578н. Документ, созданный с нарушениями этих указаний, не будет иметь юридической силы и может привести к штрафам для работодателя.
Таким образом, переход на электронный документооборот способствует упрощению управления документами и значительно повышает эффективность бизнес-процессов компании.
Этап 3: Получение электронной цифровой подписи
Оформление электронной цифровой подписи (ЭЦП) – ключевой аспект в процессе внедрения электронного документооборота в организации. Сначала нужно составить полный список документов, которые будут переведены в цифровой формат, и для каждого из них определить необходимый вид ЭЦП. Существует несколько типов подписи:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – применяется в случаях, когда, согласно статье 22.3 Трудового кодекса РФ, требуется подписание приказов о дисциплинарных взысканиях именно работодателем;
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – может использоваться руководителями и начальниками отделов;
- УНЭП для сотрудников;
- Простая электронная подпись физического лица.
Этап 4: Выбор и подключение к системе электронного документооборота
Сначала следует определить тип системы ЭДО. Небольшим компаниям достаточно стандартных облачных решений от ведущих операторов ЭДО. В то время как для крупных корпораций с разветвленной структурой подойдут более сложные системы, которые интегрируются с существующей ИТ-инфраструктурой.
В общем, все СЭДО на российском рынке имеют схожие функции. Они упрощают делопроизводственные процессы и обеспечивают более эффективный и прозрачный поток документов. Однако между системами могут быть различия:
- Удобство интерфейса;
- Дополнительные модули и полезные опции;
- Производительность и возможности для масштабирования;
- Соответствие стандартам корпоративной безопасности и действующему законодательству РФ.
Перед подключением к системе ЭДО необходимо:
- Изучить условия доступа к СЭДО, включая стоимость лицензий, тарифы, условия обновлений и предоставления технической поддержки, а также возможность интеграции с другим программным обеспечением.
- Уточнить, какие программные решения используют основные контрагенты и партнеры вашей компании.
- Выбрать программное обеспечение в зависимости от потребностей и стратегических целей бизнеса.
- Постараться протестировать функциональность системы в бесплатном демонстрационном режиме.
В завершение оформите заявку на подключение и покупку лицензионного соглашения с конкретным оператором ЭДО.
Этап 5: Подготовка локальных нормативных актов
На данном этапе разрабатываются локальные нормативные акты, которые будут регламентировать внедрение ЭДО в компании. Минимально необходимо подготовить два документа: приказ о переходе на ЭДО и положение о порядке осуществления ЭДО.
Приказ о переходе на электронный документооборот
Для официального начала использования ЭДО требуется разработать и подписать приказ, который обязательно доводится до сведения всех сотрудников. Унифицированного формата документа в законодательстве нет, поэтому его содержание составляется произвольно, но должно включать следующие элементы:
- Дата перехода компании на ЭДО;
- Перечень нормативных документов и внутренних регламентов, помогающих сотрудникам разобраться в новых процессах;
- Список сотрудников, ответственных за поддержание электронного документооборота и работу с выбранной системой;
- Сроки и порядок обучения сотрудников работе с системой;
- Дополнительная информация, касающаяся внедрения ЭДО в организации.
Комментарий эксперта: При подготовке приказа об ЭДО обязательно учитывается мнение профсоюзного органа, если он существует в организации (статья 372 ТК РФ). В случае разногласий с профсоюзом приказ подлежит доработке.
Положение об электронном документообороте
Положение о ЭДО устанавливает единые правила работы с электронной документацией в компании. Грамотно составленный документ – это не просто формальность; он представляет собой свод инструкций и алгоритмов, которые определяют порядок работы с документами в цифровом формате и помогают избежать распространенных ошибок, а также минимизировать влияние человеческого фактора.
В положении обычно указываются:
- Название системы ЭДО, используемой в компании;
- Перечень документов, которые будут оформляться, подписываться и храниться в СЭДО;
- Порядок доступа к электронным документам для разных должностных лиц;
- Сроки и процедура подписания документов в системе;
- Порядок и сроки проведения инструктажей по работе с СЭДО, если это необходимо;
- Случаи, когда используется бумажный документооборот;
- Сроки полного или частичного перехода на ЭДО.
Комментарий эксперта: Приказ о переходе на ЭДО и положение об электронном документообороте разрабатываются после завершения всех предыдущих этапов внедрения. В принимаемых локальных актах должна отражаться информация о выбранной системе.
Работа с первичными учетными документами
Работа с электронными учетными документами регламентируется отдельным актом и требует внесения изменений в учетную политику предприятия. Необходимо указать:
- Возможность работы с электронными первичными документами;
- Способы хранения и обмена документацией;
- Состав электронных документов;
- Назначение ответственных лиц.
Внедрение кадрового ЭДО также требует подготовки соответствующих документов, таких как приказ о внедрении кадрового электронного документооборота и регламент применения ЭЦП. Они оформляются так же, как и общие локальные акты.
Этап 6: Реализация организационных мероприятий
На этом этапе реализуются пункты приказа о переходе на ЭДО:
- Информирование сотрудников о содержании приказа, например, посредством регистрации личных подписей сотрудников в листе ознакомления;
- Проведение внутреннего обучения по использованию ЭДО, инструктаж по безопасному обращению с системой;
- Получение ЭЦП персоналом и предоставление доступа к системе электронного документооборота.
Комментарий эксперта: Если внедряется ЭДО в кадровое делопроизводство, необходимо получить согласие каждого работника на использование цифровых документов. В противном случае с такими сотрудниками будет продолжаться работа с бумажными документами (статья 22.2 ТК РФ).
Заключение
Электронный документооборот – это более чем просто использование специализированного программного обеспечения для обмена документами. Он представляет собой целостную систему, которая может включать различные программные решения. Внедрение и эксплуатация ЭДО регламентируется приказами, положениями и инструкциями. После его внедрения важно провести обучение сотрудников и определить их роли и уровни доступа.
