Приказ о переходе на электронный документооборот: форма и требования к содержанию

Переход на электронный документооборот (ЭДО) является правом каждого работодателя. Для внедрения ЭДО необходимо разработать и утвердить локальный нормативный акт в виде приказа. На законодательном уровне не установлен конкретный шаблон такого документа, однако в части 2 статьи 22 Трудового кодекса РФ четко указаны основные требования, которые должны быть отражены в приказе. В отдельном документе — Положении об электронном документообороте — должны быть детализированы нормы, регламенты, порядок работы и ответственность сотрудников в рамках ЭДО в данной организации.

В этой статье мы рассмотрим, как правильно оформить приказ о переходе на электронный документооборот, какие аспекты нужно учесть при выборе системы КЭДО, а также какие функции являются важными для перевода кадровых процессов в электронный формат.

Определения

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс ведения документооборота в электронном формате, при котором используются электронные печати для подписания документов без необходимости создания бумажных дубликатов.

Система электронного документооборота (СЭД) — это информационная система, которая обеспечивает электронный документооборот между всеми участниками ЭДО. Система может быть как корпоративной, так и представлять собой готовое облачное или коробочное решение, при этом исключительные права на облачные решения принадлежат их оператору.

Приказ о переходе на электронный документооборот — это локальный нормативный акт, издаваемый руководителем организации с учетом мнения профсоюзной организации. В приказе определяются дата перехода на ЭДО, перечень документов, которые будут переведены в электронный формат, а также другие обязательные сведения.

Положение об электронном документообороте — это документ, в котором изложены единые правила и инструкции (регламент) по работе с электронными документами. В Положении должны быть приведены определения основных терминов, информация о выбранной информационной системе, а также порядок обработки документов.

Приказ о переходе на электронный документооборот должен содержать следующую информацию, согласно части 2 статьи 22 Трудового кодекса РФ:

1. Сведения о выбранной системе электронного документооборота (СЭД) — описание системы, которая будет использоваться для обработки и учета документации.
2. Порядок доступа к системе ЭДО — этот пункт не является строгим требованием, но будет полезен.
3. Перечень документов, которые будут обрабатываться в электронном виде без необходимости их дублирования на бумаге.
4. Список работников или отделов, для которых вводится электронный документооборот, например, кадровый отдел, бухгалтерия и т. д.
5. Сроки уведомления сотрудников о введении ЭДО и фактические сроки его реализации в организации.
6. Указания для руководителей подразделений — например, необходимость организовать техническую и методическую поддержку пользователей информационной системы, разработку регламента по работе с СЭД и ознакомление персонала с приказом.

Также стоит обозначить ответственных лиц за различные действия, связанные с внедрением ЭДО, включая разработку регламента и инструкций, получение доступа для сотрудников к системе, организацию безопасности работы с электронными документами, а также создание электронного архива.

Эксперт. В приказе необходимо обозначить ответственных лиц за разработку регламента и порядка ЭДО, получение доступа персонала к системе электронного документооборота, разработку инструкции по обеспечению безопасности при работе с документами в электронном виде, организацию электронного архива документов, эксплуатацию системы.

Содержание Положения об электронном документообороте

В Положении об ЭДО следует предусмотреть следующие разделы:

• Общие положения: информация о системе, в которой будет осуществляться ЭДО, определения используемых терминов и цели перехода на электронный документооборот.
• Условия предоставления доступа: описание условий, при которых сотрудники будут допущены к системе.
• Порядок организации ЭДО: описание этапов документооборота, способы формирования и подписания документов, информация о юридической силе электронных документов и регламенты обработки различных типов документации.
• Положения о юридически значимом документообороте: описание процессов обработки и обмена электронными документами при взаимодействии с контрагентами и государственными органами.
• Получение электронной подписи: порядок получения и использования различных видов электронных подписей, включая машиночитаемую доверенность.
• Хранение электронных документов: определение сроков хранения и порядка архивирования электронных документов, аналогично срокам хранения бумажных.
• Информационная безопасность: описание вопросов, связанных с безопасной обработкой и защитой электронных документов, включая защиту от несанкционированного доступа и физического уничтожения.
• Документы, не подлежащие ЭДО: перечисление тех документов, которые на текущий момент не под законодательно, или не планируются к переводу в электронный формат.

Процесс разработки документов

Приказ о внедрении ЭДО и Положение об электронном документообороте утверждаются руководителем, а разработкой занимаются сотрудники отдела делопроизводства или кадровики. При необходимости можно привлечь IT-отдел или юристов для помощи в подготовке документации, так как она содержит важные технические и юридические аспекты. Если в организации существует профсоюз, его мнение также должно быть учтено до окончательного утверждения документов.

Рекомендации по составлению приказа и положения

Приказ о переходе на электронный документооборот может быть составлен в свободной форме, так как нет жестких требований к его оформлению. При этом можно использовать готовые примеры и адаптировать их под нужды конкретной организации. Типовой приказ включает следующие данные:

• Полное наименование организации.
• Дата и место составления.
• Указание причин для введения ЭДО, направленных на повышение эффективности бизнес-процессов.
• Четкие указания по дальнейшим действиям, включая:
  • признание операций, выполненных в системе, юридически равнозначными бумажным.
  • ответственность сотрудников за подготовку необходимых изменений в документообороте.
  • определение сроков уведомления сотрудников об изменениях.
  • контроль за выполнением приказа ответственными лицами.

Приказ является локальным нормативным актом, и все сотрудники должны иметь возможность с ним ознакомиться. Его можно оформить и в электронном формате, для чего подойдут решения системы «Добыто. КЭДО».

Эксперт. Планируя переход на электронный документооборот, организация должна убедиться, что все процессы и документы тщательно проработаны и соответствуют действующему законодательству, а также учесть мнения всех заинтересованных сторон.

Положение об электронном документообороте: структура и содержание

Положение об электронном документообороте (ЭДО) является комплексным документом, который регламентирует порядок внедрения и функционирования электронной системы документооборота в организации. Ниже представлены основные разделы, которые обычно включаются в данное Положение:

1. Общие сведения. В этом разделе позиционируется организация электронного документооборота в рамках системы ЭДО, описываются основные процессы обмена электронными документами и выдвигаются требования, касающиеся работы ЭДО. Здесь также предоставляются определения терминов, таких как «Система электронного документооборота», «Оператор СЭД», «Средства электронной подписи» и другие ключевые понятия, которые должны быть ясны всем участникам процесса.

2. Задачи, решаемые с внедрением ЭДО. Здесь перечисляются цели, которые планируется достичь с помощью электронного документооборота. Это могут быть:

• снижение затрат, связанных с оформлением и хранением документации;
• повышение доступности информации для сотрудников;
• увеличение контроля исполнительской дисциплины и управление временем.

3. Принципы электронного документооборота. В этом разделе указываются основные принципы, на которых базируется система, такие как:

• обеспечение конфиденциальности и целостности данных;
• возможность взаимодействия с контрагентами, не использующими данную СЭД;
• снижение затрат на информационное взаимодействие.

4. Возможности системы ЭДО. Данный раздел кратко описывает функционал конкретной системы ЭДО, включая возможности для создания и обработки различных типов документов.

5. Особенности работы в ЭДО. Здесь фиксируются специфика взаимодействия в рамках выбранной системы, возможные риски, а также правила работы, включая обработку приложений к документам и определение функций оператора системы.

6. Требования к рабочим местам и квалификации пользователей. В этом пункте перечисляются минимальные и рекомендуемые характеристики для автоматизированных рабочих мест, а также важные навыки и знания, необходимые пользователям, работающим с ЭДО.

7. Информационная и техническая поддержка. Раздел определяет регламенты предоставления технической поддержки оператора, а также каналы, по которым пользователи могут обратиться за помощью в случае возникновения трудностей.

8. Права и обязанности сторон. Здесь излагаются права и обязанности как пользователей системы, так и руководителей и оператора ЭДО.

9. Порядок проверки подлинности подписей. В этом разделе описываются процессы создания и проверки подлинности электронных подписей, а также условия, при которых электронные подписи признаются равнозначными собственноручным.

10. Требования к электронному документу. Перечисляются основные требования, которым должен соответствовать электронный документ для того, чтобы считаться действительным.

11. Обмен электронными документами. Раздел описывает процесс обмена электронными документами как между участниками СЭД, так и с теми, кто не является ее участником.

12. Информационная безопасность при ЭДО.В этом пункте приводится комплекс мер, направленных на защиту информации при ведении электронного документооборота, включая технические и организационные мероприятия.

13. Приложения. Завершающий раздел включает дополнительные материалы или информацию, которые не были охвачены в предыдущих пунктах.

Важность Положения об ЭДО

Положение об ЭДО представляет собой важный юридический документ, который детализирует все аспекты внедрения электронного документооборота, принимая во внимание особенности выбранной системы. Оно должно согласовываться с профсоюзом, так как в нем находятся права и обязанности сотрудников, работающих в рамках ЭДО.

Учет прав сотрудников

При разработке приказа о введении кадрового электронного документооборота необходимо учитывать гарантии прав работников, прописанные в Конституции РФ, Трудовом кодексе и федеральных законах. Вот основные моменты, которые следует взять во внимание:

1. Информирование сотрудников: Каждый работник должен быть заранее уведомлен о переходе на электронный документооборот. Для этого необходимо получение письменного согласия сотрудника, и отказ не может служить основанием для увольнения или наложения дисциплинарных взысканий. Если работник откажется от перехода на ЭДО, он сохраняет право на его выполнение в будущем.
2. Согласие при трудоустройстве: Принимать на работу людей с трудовым стажем до 31 декабря 2021 года также требуется их согласие на переход к кадровому электронному документообороту. Исключение составляют новички, не имевшие стажа на указанную дату.
3. Расходы на электронную подпись: Обязанности по финансированию расходов на получение и использование электронной подписи лежат на работодателе. Если у сотрудника уже есть ранее полученная квалифицированная электронная подпись, он вправе использовать ее.

Все необходимые функции для введения кадрового документооборота в электронном формате доступны в системе «Добыто. КЭДО».

Важные вопросы и ответы

1. Нужно ли отдельно утверждать приказ о кадровом электронном документообороте?

Да, для кадрового документооборота потребуется отдельный приказ, разработка положения и ознакомление сотрудников с ним. В случае отказа или неполучения согласия работодатель должен продолжать взаимодействие с такими работниками посредством бумажного документооборота.

2. Нужно ли знакомить сотрудников с приказом под подпись?

Да, приказ о введении электронного документооборота является локальным нормативным актом, и знакомство с ним должно производиться под подпись в соответствии со статьями 22 и 68 Трудового кодекса РФ.

3. Кто ответственный за обучение работе с системой ЭДО?

Обучение персонала может проводить ответственное лицо, назначенное в IT-отделе, либо системный администратор. Операторы СЭД также могут проводить обучающие мероприятия. Сотрудникам потребуется ознакомиться с технической документацией и инструкциями по работе с системой.

Заключение

Приказ о внедрении электронного документооборота является обязательным локальным нормативным актом для организаций. Переход может проводиться как полностью, так и поэтапно, например, только в кадровом или бухгалтерском отделе. В приказе должны быть отражены дата перехода, ответственные лица и их обязанности, а также основные правила и инструкции. Положение об ЭДО содержит все необходимые аспекты, касающиеся технической и юридической стороны перехода на электронный документооборот, что делает его важным документом в современной организации.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).