Правовое регулирование электронного документооборота в России

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему для обмена и хранения документов в электронном формате. Эта система существенно упрощает и ускоряет процесс обмена информацией между организациями, а также повышает контроль над документами и их безопасность.

Правовое регулирование ЭДО играют важную роль в его эффективном функционировании. Оно осуществляется на различных уровнях — международном, национальном и региональном — обеспечивая законность и доверие к электронным документам (ЭД), а также устанавливая стандарты для их обработки и защиты конфиденциальной информации.

Основы правового регулирования электронного документооборота

На международном уровне правовое регулирование ЭДО базируется на контрактах и соглашениях. Одним из важных документов является Соглашение Организации Объединенных Наций (UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce), принятое в 1996 году, которое устанавливает правила использования электронных сообщений в международной контрактной практике.

На уровне отдельно взятых стран каждое государство устанавливает свои нормы правового регулирования ЭДО, опираясь на свои законы и нормативные акты. Например, в России ключевыми документами являются Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (№63-ФЗ) и Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№149-ФЗ), которые устанавливают правила использования электронной цифровой подписи и требования к обработке документов.

Одним из ключевых аспектов правового регулирования ЭДО является признание электронных документов равносильными бумажным. Законы большинства стран предоставляют ЭД такую же юридическую силу, как и традиционным бумажным носителям, однако для этого необходимо соблюсти определенные условия, такие как использование электронной подписи или других средств аутентификации.

Другим важным аспектом является вопрос конфиденциальности и защиты персональных данных. В соответствии с законодательством, организации обязаны принимать меры по защите личных данных, которые передаются и хранятся в электронном виде. Это включает в себя шифрование данных, контроль доступа и аутентификацию пользователей.

Правовое регулирование также устанавливает требования к хранению ЭД. Организации должны внедрять системы архивации, обеспечивающие сохранность электронных документов на протяжении всего срока их действия, включая создание резервных копий и доступ к архивам.

Еще одной важной темой является доказательная сила электронных документов. Законодательство определяет требования к обеспечению целостности и недоступности ЭД, а также описывает процедуры их использования в судебных разбирательствах.

Несмотря на наличие существующего правового регулирования, вопросы о дальнейшем развитии и улучшении правил остаются актуальными в свете новейших технологий и меняющихся потребностей организаций.

Что собой представляет электронный документооборот

Электронный документооборот включает в себя данные, оформленные в электронном виде, которые могут быть обработаны с использованием компьютеров или мобильных устройств, и переданы через информационно-телекоммуникационные сети.

Электронные документы обладают следующими характеристиками:

• Аутентичность — это означает, что электронный документ имеет такую же ценность, как и его бумажный аналог.
• Достоверность — предоставленная информация является полнородной и точно отражает проведенные операции.
• Целостность — после создания документа в него не вносятся изменения.
• Пригодность — электронный документ может быть сохранен и воспроизведён в любое время.

Электронный документ может приниматься в виде сканов, текстовых файлов или других форматов.

ЭДО можно разделить на формализованные и неформализованные документы. Формализованные документы соответствуют определенным стандартам и могут быть обработаны программным обеспечением, тогда как неформализованные документы могут не следовать строгим правилам, за исключением случаев, когда законодательство устанавливает обязательные форматы для определённых документов (например, счетов-фактур).

Что такое электронная подпись и её виды

Электронная подпись (ЭП) представляет собой криптографический инструмент, обеспечивающий авторство электронного документа и его целостность. Она позволяет проверить, что документ не был изменён после его создания, и идентифицировать его автора.

Электронные подписи можно разделить на следующие типы:

1. Простая ЭП. Эта подпись использует криптографию для создания уникального кода, который связывается с документом. Этот код может быть проверен для подтверждения авторства и целостности документа, но не требует наличия инфраструктуры открытых ключей (PKI).
2. Неквалифицированная ЭП. Она также основана на криптографических методах, но требует инфраструктуры открытых ключей, обеспечивая более высокий уровень безопасности. Здесь используется пара ключей — приватный для создания подписи и публичный для её проверки. Эта подпись применяется в коммерческих и государственных секторах.
3. ЭП с сертификатами. Эта форма подписей требует наличия сертификатов, выданных удостоверяющими центрами, которые подтверждают идентичность автора и включают его публичный ключ. Это обеспечивает высокий уровень доверия.
4. Биометрическая ЭП. Данная подпись основана на уникальных биометрических характеристиках, таких как отпечатки пальцев или голос. Несмотря на высокую степень защиты, её реализация требует специализированного оборудования.
5. Мультифакторная ЭП. Она использует комбинацию нескольких факторов, например, приватного ключа и биометрических данных одновременно, для проверки подписи, что повышает уровень безопасности.

Каждый тип электронной подписи имеет свои плюсы и минусы, и при выборе важно учитывать требования безопасности и удобства использования. Однако цель всех ЭП заключается в обеспечении авторства, целостности и надежности электронных документов.

Юридическая значимость документов, подписанных ЭП

Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью, не зависит от их объема или количества символов, а определяется законодательством того или иного государства. Почти во всех странах ЭП обладают такой же юридической силой, как и традиционные подписи, если они отвечают установленным требованиям законодательства. Это может включать использование сертификатов от надежных сторон или следование определённым процедурам создания и проверки подписи.

Основные законодательные акты России, регулирующие электронный документооборот

В России существует ряд ключевых нормативно-правовых актов, направленных на регулирование электронного документооборота (ЭДО):

1. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Этот закон устанавливает правовые основы применения электронной подписи (ЭП), ее юридическую значимость, а также требования к сертификатам ключей.
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В этом законе содержатся общие положения, касающиеся документооборота, в том числе и ЭДО.
3. Постановление Правительства РФ от 25 января 2013 года № 18 «О порядке использования электронной подписи при осуществлении государственных и муниципальных услуг». Этот документ определяет порядок использования ЭП при предоставлении государственных и муниципальных услуг.
4. Постановление Правительства РФ от 31 октября 2013 года № 1018 «Об утверждении требований к порядку формирования и ведения электронного документооборота». В данном постановлении изложены требования к созданию, ведению и хранению ЭДО.
5. Постановление Правительства РФ от 17 ноября 2017 года № 1416 «Об утверждении Правил организации работы с электронными документами и электронным документооборотом». Этот документ регулирует правила работы с электронными документами и ЭДО, включая требования к их созданию, передаче, хранению и использованию.

Перечисленные нормативные акты являются основой для регламентации ЭДО в России, устанавливая правила и требования для использования ЭП и электронных документов.

Обязательный электронный документооборот для маркированной продукции

С 1 января 2020 года в России введен обязательный ЭДО для маркированной продукции. Это значит, что производители и поставщики обязаны обмениваться электронными документами через специализированную систему маркировки товаров. Основные акты, регулирующие обязательный ЭДО для маркированных товаров, включают:

1. Федеральный закон от 29 декабря 2017 года № 425-ФЗ «О маркировке товаров». Этот закон устанавливает общие положения о маркировке товаров и делает обязательным осуществление ЭДО в этом контексте.
2. Постановление Правительства РФ от 28 декабря 2018 года № 1646 «Об утверждении требований к документам, представляемым участниками оборота маркированных товаров, и порядка их представления». В данном документе указаны требования к электронным документам, которые необходимо предоставлять при маркировке товаров.
3. Постановление Правительства РФ от 28 декабря 2018 года № 1632 «Об утверждении требований к системе маркировки товаров». Этот акт устанавливает требования к системе маркировки, включая особенности электронных документов, использующихся в процессе.

Эти документы определяют требования и порядок осуществления обязательного ЭДО для маркированных товаров в России, устанавливая правила предоставления и обработки электронных документов, необходимых для контроля за их оборотом.

Электронный документооборот в сфере государственных закупок

ЭДО также используется в сфере государственных закупок в России. Основным нормативным актом, регулирующим эту область, является Федеральный закон от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Этот закон устанавливает правила проведения закупок, включая требования к ЭДО.

Согласно этому закону, государственные заказчики и участники закупок должны обмениваться электронными документами в процессе проведения торгов. Для этого используются специализированные электронные площадки, где размещаются информация о закупках, документы и предложения участников.

Применение ЭДО в сфере государственных закупок делает процесс более прозрачным, эффективным и экономически обоснованным. Это существенно упрощает процедуру подачи заявок, автоматизирует многие этапы закупочного процесса и обеспечивает контроль за его соблюдением.

Для регулирования в области государственных закупок также приняты многочисленные нормативные акты, включая постановления Правительства РФ и приказы Федеральной антимонопольной службы. Эти акты определяют требования к электронным документам, порядок их представления и обработки, а также устанавливают правила взаимодействия между участниками закупок на электронных площадках.

Заключение

Электронный документооборот также активно используется в кадровом делопроизводстве, что позволяет упростить и ускорить процессы, связанные с учетом и обработкой кадровых документов. Основными документами, регулирующими эту сферу, являются Трудовой кодекс Российской Федерации и различные акты Министерства труда и социальной защиты РФ. С помощью ЭДО можно:

• Проводить подачу и обработку заявлений о найме, переводах, увольнении и других изменениях в составе сотрудников. Работники могут подавать заявления в электронной форме, а кадровые службы смогут оперативно их обрабатывать, что сокращает время на выполнение административных процедур.
• Вести электронные табели учета рабочего времени, где сотрудники могут фиксировать свое рабочее время через специальные программы, а данные сразу передаются в систему учета.
• Готовить и обрабатывать документы для выплаты заработной платы, а также для начисления налогов и отчислений. ЭДО позволяет автоматизировать расчеты и оформление документов, связанных с оплатой труда.
• Хранить и архивировать кадровые документы. Все документы могут храниться в электронном виде, что обеспечивает их сохранность и доступность.

Внедрение ЭДО в кадровое делопроизводство помогает сократить бюрократические процедуры, повысить эффективность работы кадровых служб и сделать процессы управления персоналом более прозрачными.

Налоговая служба разработала методические рекомендации по взаимодействию в рамках ЭДО. ЭДО продолжает активно внедряться в современные организации благодаря множеству преимуществ, которые он предоставляет. Система помогает существенно сократить расходы на бумагу, печать и доставку документации, а также освобождает от необходимости физически хранить и архивировать документы.

Увеличение точности передаваемой информации минимизирует риск возникновения ошибок, которые могут негативно сказаться на прибылях организации. Важно знать основные законодательные акты, которые регулируют ЭДО и содержат правила его ведения, а также обмена информацией между различными сотрудниками.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).