В современном мире, где цифровые технологии стремительно развиваются, работа с бумажными кадровыми документами становится устаревшей практикой. Вопрос, зачем тратить время и ресурсы на печать, согласование и утверждение документов, а затем снова их редактирование и пересогласование, становится все более актуальным. Сегодня любой документ можно быстро отправить на согласование и получить уведомление о статусе его рассмотрения, не выходя из кабинета или даже находясь в любом другом месте с доступом к интернету и устройством, поддерживающим систему электронного документооборота (например, ноутбук или смартфон).
На российском рынке имеется около 20 различных сервисов, предоставляющих решения для кадрового электронного документооборота (КЭДО). Хотя многие из них предлагают схожий функционал, есть и уникальные возможности, которые могут существенно повысить эффективность управления кадровыми процессами. Рассмотрим три крупных сервиса, которые помогут оптимизировать кадровое делопроизводство.
Назначение и особенности систем КЭДО
Системы кадрового электронного документооборота предназначены для быстрого и удобного оформления, учета, обработки, отправки и хранения кадровой документации, как внутренней, так и отчетной для надзорных органов.
Все профессиональные системы КЭДО должны обеспечивать следующие функции:
- Создание и управление документами: возможность создания, согласования, подписания и хранения кадровых документов с мгновенной информацией о статусе (например, не просмотрен, просмотрен, но не подписан, подписан).
- Автоматическая проверка: системы должны проверять правильность заполнения документов с учетом действующего трудового законодательства, исключая возможные ошибки и неточности.
- Подписи: поддержка как минимум двух видов электронной подписи – усиленной неквалифицированной (УНЭП) и усиленной квалифицированной (УКЭП).
- Интеграция с другими системами: простая интеграция с существующими базами данных и системами, такими как 1С, Битрикс24 и другими.
- Доступ для сотрудников: все работники, независимо от их статуса (офисные, производственные или удаленные), должны иметь доступ к системе КЭДО.
- Электронный архив: хранение кадровой документации на длительный срок, соответствующее законодательным нормам.
- Разграничение доступа: возможность контроля прав доступа к документам.
- Уведомления: ооповещения о статусах документов не только в системе, но и по электронной почте, SMS или через мессенджеры.
- Гибкость маршрутов подписания: настройка шаблонов для документов, требующих согласования по установленным маршрутам.
Эксперт. При выборе системы важно учитывать, на каком хранилище она будет размещена – на сервере клиента или в облаке. В случае облачного решения разработчик отвечает за сохранность всех данных, что может быть дополнительно важным в плане безопасности. Доступ к системе должен быть возможен как с компьютеров, так и с мобильных устройств.
Критерии выбора системы КЭДО
При выборе подходящей для вашей организации системы кадрового электронного документооборота необходимо учитывать следующие факторы:
- Поддерживаемые виды электронных подписей.
- Наличие готовых модулей для интеграции с другими системами, такими как 1С или HRM.
- Уровень безопасности и надежности хранения и отправки документов, а также степень ответственности оператора системы.
- Удобство интерфейса как для кадровиков, так и для рядовых сотрудников.
- Степень автоматизации процессов, включая возможность использования API для ввода данных.
- Дополнительные функции, такие как планирование и расчет отпусков, рекрутинг и аналитика для повышения эффективности управления персоналом.
HRLink
HRLink – это платформа кадрового электронного документооборота от компании Hr-Link (Санкт-Петербург), предлагающая широкий набор функций. Сервис доступен как на серверах разработчика, так и на собственных серверах клиента. Удобный интерфейс включает возможности поиска, фильтрации и выгрузки данных в Excel. Компания предоставляет комплексную техническую поддержку, включая помощь с внедрением и оптимизацией бизнес-процессов.
Основные возможности HRLink
- Загрузка документов: бесшовная загрузка документов как из веб-интерфейса, так и через API.
- Сценарии подписания: четыре типа сценариев подписания документов, включая простое последовательное, одностороннее, массовое и гибкое с созданием редактируемых цепочек.
- Поддержка электронных подписей: все категории электронных подписей в соответствии с 63-ФЗ: УКЭП, УНЭП и другие.
- Интеграция: возможность интеграции с системами 1С:ЗУП, SAP, БОСС-Кадровик и Битрикс24.
- Работа с разными категориями: поддержка как штатных сотрудников, так и подрядчиков по ГПХ и самозанятых.
Преимущества HRLink
- AI-помощник: внедрение искусственного интеллекта для автоматического напоминания сотрудникам о необходимости подписания документов, что сокращает задержки и нагрузку на отдел кадров.
- Удаленное оформление отпусков: модуль для автоматизации процесса подачи и подписания отпускных заявлений заранее.
- Автоматизация приема сотрудников: широкие возможности для первичного знакомства сотрудников с нормативными документами и удаленной загрузки необходимых бумаг.
Недостатки HRLink
- Резервное копирование: отсутствие резервного копирования в нескольких местах увеличивает риск потери данных.
- Высокая стоимость лицензии: система может быть неприемлема для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса из-за высокой цены.
- Сложность интерфейса: для новичков интерфейс может показаться сложным, что требует времени для обучения.
Эксперт. HRLink – это многофункциональная платформа, пригодная для решения различных кадровых задач, от оформления и подписания документов до расчета отпусков и автоматизации подбора сотрудников. Она лучше всего подойдет среднему бизнесу, так как многие функции могут быть избыточными для малых компаний, а стоимость лицензии может оказаться достаточно высокой, хотя у разработчика есть готовые решения для разных сегментов рынка.
Directum HR Pro
Directum HR Pro представляет собой комплексную систему, разработанную для автоматизации кадровых процессов. Эта система включает в себя отдельные модули, работающие по принципу конструктора, что дает компаниям гибкость в выборе конкретных задач для перехода на электронный документооборот в кадровой сфере. Пользователи могут начать с различных функций, включая кадровый электронный документооборот, оформление приема на работу, управление отпусками, обработку командировок, создание долговременного архива, а также управление движением персонала.
Компания Directum – российский разработчик IT-решений с более чем 30-летним опытом на рынке корпоративного программного обеспечения и офисами в Москве и Ижевске.
Основные возможности
Directum HR Pro является многофункциональным решением, предоставляющим широкий спектр возможностей. Среди ключевых функций можно выделить:
- Электронный документооборот: быстрое преобразование кадровых документов в электронный формат, включая оформление типовых документов, их подписывание и отслеживание статуса.
- Интеграция с «Поток Рекрутмент»: платформа позволяет эффективно управлять процессом найма, начиная с публикации вакансий и заканчивая онлайн-идентификацией сотрудников через ЕСИА. Также доступна автоматическая генерация усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) и использование искусственного интеллекта для анализа резюме и распознавания данных из документов.
- Управление отпусками: интеграция с системой 1С:ЗУП позволяет автоматически рассылать уведомления сотрудникам за 14 дней до начала отпуска, что упрощает планирование и согласование.
- Оформление командировок: удобное оформление командировок с возможностью быстро рассчитывать суточные, оформлять запросы на покупку билетов и добавлять необходимые документы. Приказ о командировке формируется автоматически.
- Обработка сервисных заявок: сотрудники могут легко отправлять заявки в отдел кадров через компьютер или мобильное устройство, выбирая нужные услуги и добавляя комментарии. Обработка таких заявок происходит в соответствии с установленным регламентом.
- Решения по движению персонала: формирование заявок на переводы, повышение зарплаты и увольнение с автоматическим составлением обходного листа с уведомлением всех затронутых подразделений (бухгалтерии, службы безопасности и др.).
- Электронный архив: ведение архивов, автоматизация регулярных процедур, таких как проверка целостности документов и внедрение штампов времени.
Преимущества
- Интеграция: беспрепятственная интеграция с основными системами для малого и среднего бизнеса, включая 1С:ЗУП, БОСС-КАДРОВИК и SAP.
- Легкость настройки: no-code редактор позволяет пользователям при необходимости настраивать систему без привлечения программистов и ИТ-специалистов.
- Доступная стоимость: лицензия начинается от 650 рублей в год на одного сотрудника.
Недостатки
- Ограничения по типам подписей: поддерживаются только три типа электронных подписей: усиленная неквалифицированная (УНЭП), усиленная квалифицированная (УКЭП) и Госключ.
- Недостаточный функционал управления персоналом: как HRM-система, Directum HR Pro не предоставляет все необходимые функции для полноценного управления персоналом.
- Необходимость доработки: решение для долговременного архива требует доработки под специфические бизнес-потребности и ИТ-инфраструктуру компании.
Эксперт. В качестве системы для кадрового электронного документооборота Directum HR Pro является хорошим выбором для малого и среднего бизнеса. Однако, как HRM-система, она не обеспечивает ряда необходимых функций.
СБИС
СБИС – это система кадрового электронного документооборота от компании Тензор, основанной в 1996 году с головным офисом в Ярославле. Она предлагает удобный и многофункциональный сервис, подходящий для различных типов бизнеса. Платформа охватывает более 160 типовых кадровых документов, предоставляет электронную подпись и настраиваемые маршруты для согласования, а также функции для воинского учета и оформления иностранных граждан.
Система позволяет создавать единое окно для сотрудников, где они могут запрашивать документы и подписывать присланные файлы. Так, получить справки о доходах или копии трудовых книжек можно как по шаблонам, так и в индивидуальном формате.
СБИС поддерживает работу со всеми категориями работников: штатными, дистанционными и самозанятыми. Она предлагает простую настройку графиков работы, включая табели рабочего времени и расписания перерывов.
Основные возможности
Среди ключевых функций СБИС выделяются:
- Пакет документов для электронного документооборота: готовые шаблоны для запуска автоматизации в компании.
- Легкая выдача электронной подписи: предоставление как простых, так и усиленных подписей, доступных через облако или телефон.
- Электронное подписание документов: поддержка подписания всех видов кадровых документов в электронном формате.
- Личный кабинет сотрудника: доступ через единую учетную запись или внедрение через портал «Госуслуги» и социальные сети.
- Мобильное приложение: удобный доступ к функционалу сервиса с мобильных устройств.
- Электронный архив длительного хранения: возможность хранения данных как в облаке, так и на сервере клиента.
- Редактор маршрутов согласования: удобное создание и настройка шаблонов для различных процессов.
- Автоматизация работы с локальными нормативными актами: поддержка автоматических обновлений и процедур.
- График отпусков: простое управление процессами отпусков, включая расчет отпускных и уведомление сотрудников.
Преимущества
- Доступная стоимость лицензии: простой тариф от 470 рублей в год на одного сотрудника в базовом варианте.
- Круглосуточная поддержка: персональные менеджеры предлагают консультации, а также доступны обучающие ресурсы для кадровиков и сотрудников.
- Хранение документов: возможность выбора между облачным хранилищем и локальными серверами с выгрузкой на портал «Работа в России».
Недостатки
- Интеграция только с определенными системами: двухсторонняя интеграция доступна только с 1С:ЗУП и SAP; для остальных – по API.
- Платные функции: некоторые возможности, бесплатные в других сервисах, требуют дополнительной оплаты (например, доступ к электронным расчетным листкам).
- Сложность модульного интерфейса: начало работы с системой может вызвать трудности для сотрудников, что требует дополнительного обучения.
Эксперт. Для организаций, которым не нужны все функции типичной HRM-системы, базовая версия СБИС является отличным вариантом, предоставляя важнейшие инструменты для перехода на электронный документооборот.
Заключение
В данной статье были рассмотрены три популярных сервиса для кадрового электронного документооборота. У каждого из решений имеются как свои преимущества, так и недостатки, а также уникальные возможности, которые могут быть полезны для разных организаций. Выбирая систему, стоит учитывать текущие и будущие потребности бизнеса в автоматизации кадрового документооборота.
Разработчики постоянно внедряют новые функции, что значительно расширяет возможности взаимодействия с кадрами – стоит ознакомиться с последними новостями, планами и презентациями компаний, так как решение, которое сейчас не представлено в системе, может быть добавлено в ближайшем будущем.
Системы кадрового электронного документооборота, по своей сути, предлагают схожий набор базовых функций, которые значительно облегчают работу отдела кадров. Снижение временных затрат, повышение производительности и возможность планирования отпусков с аналитикой делают процесс более эффективным, помогая избежать ошибок и неточностей в оформлении юридически значимых документов.
