Положение об оплате труда — это локальный организационно-распорядительный документ, в котором досконально описана система начисления заработной платы, премий, а также порядок наложения штрафов и взысканий на персонал. Следует отметить, что такой документ не входит в список обязательной документации. Вместо этого законодательство требует указывать порядок расчета и выплаты зарплаты непосредственно в трудовых договорах и других локальных актах. Однако возникает вполне закономерный вопрос: зачем же компаниям тратить ресурсы на создание Положения об оплате труда, если этот документ является дополнительным? Давайте разберемся.
- Цели и задачи Положения об оплате труда
- Содержание Положения об оплате труда
- Вводная часть Положения об оплате труда
- Основная часть Положения об оплате труда
- Утверждение Положения об оплате труда
- Порядок внесения изменений в Положение об оплате труда
- Сроки архивного хранения
- Частые ошибки при разработке Положения
- Заключение
- Список источников
Цели и задачи Положения об оплате труда
Основной задачей Положения является обоснование всех денежных выплат, которые начисляются работникам компании. В случае изменения действующих окладов или введения новых схем оплаты труда (переход с окладной системы на часовую и наоборот), эти изменения должны быть отражены в трудовых договорах. При массовом найме сотрудников это может вызвать затруднения для отдела кадров — оформление дополнительных соглашений для каждого работника становится затруднительным. В таких случаях для больших организаций целесообразно создать единое Положение, которое описывает алгоритм и порядок начисления заработной платы, структуру зарплаты и условия выплаты различных надбавок.
С наличием действующего Положения в трудовых договорах можно указать только оклад, а для остальных выплат сделать ссылку на данный документ. Это позволяет избежать необходимости в создании дополнительных соглашений каждый раз при изменении схемы и правил премирования.
Кроме того, Положение об оплате труда служит юридическим основанием для включения затрат на заработную плату в подтягиваемые расходы при расчете налоговой базы. В отсутствие такого документа вероятность достижения соглашения с налоговыми службами о снижении налоговой базы при уплате налога на прибыль стремится к нулю.
Содержание Положения об оплате труда
Структура Положения, как правило, совпадает со структурой большинства других внутренних актов. Оно начинается с заголовка и вводных пунктов, за которыми следует основная часть, где описываются условия расчета зарплаты, даты перевода денежных средств на банковские карты или выплаты в кассе, порядок начисления различных видов выплат и премий, а затем заключительная часть с указанием даты начала действия документа.
Эксперт. В настоящее время не существует унифицированных форм и образцов Положений об оплате труда, и каждая организация вправе оформлять этот локальный акт в удобной для себя форме, опираясь на правила делопроизводства. Положение можно составить и утвердить как в письменном, так и в электронном виде.
Теперь давайте более подробно рассмотрим вводную и основную части.
Вводная часть Положения об оплате труда
Во вводной части следует указать основные термины, используемые в документе, а также обозначить цели и задачи Положения. Необходимо упомянуть порядок его использования и сделать ссылки на соответствующие федеральные законы, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, а также внутренние нормативные документы предприятия, которые регламентируют расчеты и выплаты заработной платы. Также стоит указать специалистов, отвечающих за начисление заработной платы и премий.
Основная часть Положения об оплате труда
В основной части выделяются несколько ключевых пунктов:
- Система оплаты труда: описываются различные схемы, такие как повременная, повременно-премиальная, окладная и повременно-сдельная.
- Базовый оклад: конкретные суммы фиксируются в текстах трудовых договоров, а в Положении определяется порядок их установления.
- Компенсационные выплаты: указываются выплаты, гарантированные федеральным законодательством и введенные руководством предприятия.
- Система премирования: если в компании уже существует отдельное Положение о премировании, указывается на него. В противном случае описываются основания, периодичность и категории работников, имеющих право на премии, а также условия, при которых может быть проведена депремирование.
- Материальная помощь: перечисляются случаи, когда сотрудники могут её получить, фиксируются конкретные суммы и порядок выплаты (заявительный или беззаявительный).
- Сроки выплат: указываются даты выдачи аванса, заработной платы, а также расчетов отпускных и больничных.
- Способы выплаты: описывается, как работники получают заработную плату — наличными или безналичным переводом на личные счета.
- Индексация окладов: определяется порядок индексации в соответствии со статьей 134 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно также уделить внимание следующим аспектам:
- Порядок назначения и выплаты пособий с учетом изменений, введенных в 2023 году: правила оформления и оплаты электронных больничных, автоматические выплаты пособий, а также необходимые документы для получения пособий.
- Назначение и оплата отпусков по временной нетрудоспособности при производственных травмах и профессиональных заболеваниях.
- Начисление компенсаций и материальной помощи родителям, воспитывающим детей с инвалидностью.
Утверждение Положения об оплате труда
Положение об оплате труда утверждается приказом руководителя компании. Существует два основных способа подтверждения документа:
- Издание приказа об утверждении Положения.
- Проставление на тексте документа резолюции руководителя.
Оба способа равноправны, и выбор метода остается за работодателем. Положение вступает в силу с момента его подписания руководителем или с указанной в документе даты.
Законодательство не определяет сроки прекращения действия локального акта, поэтому при принятии решения о его отмене следует руководствоваться принципами, изложенными в части 8 статьи 12 Трудового Кодекса Российской Федерации. Это может быть связано с истечением срока действия документа, признанием его недействительным другими локальными нормативными актами или изменениями в законодательстве, устанавливающими новые нормы.
Согласно статье 22 Трудового кодекса, после утверждения Положения работники должны быть с ним ознакомлены. Специальные сроки для этого закон не устанавливает. При оформлении трудоустройства соискателям предоставляют возможность ознакомиться с внутренними актами, в том числе с Положением об оплате труда. Штатных сотрудников знакомят с документом под роспись, например, на общем собрании. Если в организации используется электронный документооборот, то файл с Положением можно отправить на рабочие электронные почты сотрудников.
Таким образом, Положение об оплате труда является важным внутренним документом, который регламентирует подход к начислению заработной платы и премий в организации, способствуя прозрачности и обоснованности финансовых операций.
Порядок внесения изменений в Положение об оплате труда
Законодательство не устанавливает жестких ограничений или рекомендаций относительно сроков действия Положения об оплате труда. В большинстве случаев этот документ разрабатывается и утверждается единожды, после чего действует бессрочно.
Тем не менее, в деловой практике могут возникать ситуации, требующие пересмотра Положения. Например, если организация начинает осваивать новые направления деятельности и нанимает сотрудников различных профессий, может появиться необходимость корректировки существующих окладов, премий и компенсационных выплат. Также актуальными причинами для пересмотра Положения являются изменения в условиях работы, вступление в силу новых федеральных законодательных актов или отраслевых норм.
Не только работодатель, но и сотрудники заинтересованы в поддержании актуальности локальных актов. Порядок внесения изменений в Положение об оплате труда может быть представлен в виде последовательного алгоритма.
Шаг 1: Подготовка изменений
На первом этапе осуществляется подготовка поправок, которые могут быть внесены как в существующий текст, так и с созданием принципиально нового документа.
Шаг 2: Согласование с профсоюзом
Следующий шаг включает согласование подготовленных изменений с представителями профсоюза. Согласно статье 135 Трудового кодекса Российской Федерации, составление Положения об оплате труда должно происходить с учетом мнения профсоюзного органа предприятия. Поэтому его корректировка также требует согласования с этой структурой.
Шаг 3: Приказ руководителя
После согласования изменений руководитель организации издает приказ о внесении правок или об утверждении нового Положения.
Шаг 4: Ознакомление персонала
На этом этапе необходимо ознакомить сотрудников с корректировками или обновленным документом. В зависимости от особенностей документооборота, ознакомление может произойти как в бумажном, так и в электронном виде. Большинство экспертов считают, что электронный формат является более удобным и эффективным.
Шаг 5: Заключение дополнительных соглашений
По необходимости следует подготовить и заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам. Согласно части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ, условия и правила, связанные с оплатой труда (оклады, премии, компенсации), являются обязательными пунктами трудового договора. Любые изменения этих условий должны отразиться в соответствующих обновлениях трудовых соглашений.
Эксперт. Если в трудовом договоре указана ссылка на единое Положение предприятия, то необходимость заключения дополнительных соглашений отпадает.
Если работодатель намерен изменить условия труда, он обязан уведомить работников об impending изменениях как минимум за два календарных месяца. Уведомления должны быть направлены сотрудникам в письменной форме и подписаны ими. Работники имеют право согласиться либо отказаться от новых условий. Если работник решит уволиться, он может сделать это в уведомлении.
В таких случаях компания должна предложить работнику свободные вакансии, которые соответствуют его опыту и образованию, а также возможности на должности с меньшей ответственности и зарплатой, которые работник сможет выполнять с учетом своего здоровья.
Если подходящих вакансий нет, или сотрудник отказывается от предложенных, работодатель имеет право расторгнуть с ним трудовой договор на основании пункта 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса.
Сроки архивного хранения
Сроки хранения Положения об оплате труда определяются рекомендациями Росархива:
- Если документ был разработан и утвержден в организации, он должен храниться на постоянной основе. После утраты актуальности его следует передать на хранение в государственный или муниципальный архив.
- Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, Положение должно храниться в течение 10 лет с момента его замены на новый документ.
Хранение Положения может осуществляться как в традиционном бумажном формате, так и в электронном виде.
Частые ошибки при разработке Положения
Основное правило, которое позволяет избежать проблем с трудовыми инспекциями и судебными спорами при разработке Положения об оплате труда, — это соблюдение норм, установленных Трудовым кодексом России, федеральными законами и отраслевыми нормативными актами. Внутренние документы работодателя не должны ухудшать условия труда сотрудников по сравнению с действующими законодательными нормами.
Часто компании совершают ошибку, путаницу и неразбериху в терминах, используемых в документе. Важно, чтобы в тексте Положения юридические понятия не заменялись другими терминами, даже если на повседневном уровне они воспринимаются как синонимы. Например, если в одном разделе используется слово “премия”, оно не должно заменяться другими терминами — “надбавка”, “бонус”, “поощрение”, “денежное вознаграждение”.
Кроме того, особое внимание следует уделить четким формулировкам. Если определенные термины имеют двусмысленное значение, необходимо уточнять конкретные статьи Трудового кодекса. Например, в статье 129 ТК РФ премия рассматривается как стимулирующая часть заработной платы, а в статье 191 ТК РФ объясняется, что премия — это дополнительное вознаграждение, выплачиваемое отдельно от основной зарплаты. По мнению экспертов, премия по ст. 129 ТК должна предоставляться всем работникам, выполнившим норму труда, тогда как премия по ст. 191 ТК часто предназначена для конкретных сотрудников за высокую эффективность труда.
При составлении раздела, касающегося премирования и других дополнительных выплат, важно четко указать, какие выплаты являются обязательной частью зарплаты, а какие предоставляются на усмотрение работодателя. Все условия начисления этих выплат должны быть прозрачными и объективными, чтобы каждый сотрудник понимал, на каких основаниях они начисляются. Недопустимы ситуации, когда в одних и тех же условиях премия назначается одному работнику и не дается другому без объективных оснований. Это может вызвать конфликты внутри коллектива и привести к высокой текучести кадров, что негативно скажется на развитии компании.
Заключение
Положение об оплате труда и премировании — это важный локальный акт, который следует разрабатывать каждой современной организацией. На его нормы ориентируются руководители, устанавливающие условия финансового вознаграждения, а также бухгалтеры, занимающиеся начислением заработной платы и других выплат.
В случае спорных ситуаций данный документ может быть запрашиваемым контролирующими органами труда. Специалисты ФНС также используют его для мониторинга правильности расчета налоговых ставок и уплаты обязательных налогов и взносов работодателями в Российской Федерации.
