1С ЗУП – это прикладное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации расчетов заработной платы, налоговых сборов и формирования отчетности. Для обеспечения актуальности данных и соответствия современным требованиям налогового и трудового законодательства Российской Федерации, необходимо периодически обновлять конфигурацию программы.
В данной статье мы рассмотрим преимущества и недостатки 1С ЗУП, выясним, как настроить систему в соответствии с потребностями организации и отразим основные особенности работы с данной программой.
- Общие сведения об 1С ЗУП
- Конфигурации программы
- Интерфейс и настройка программы
- Интеграция с 1С:Бухгалтерией
- Документация по кадрам и расчетам
- Функциональность в отношении НДФЛ
- Функциональность в плане страховых платежей и персонифицированного учета
- Настройка базовых начислений для определения дополнительных часов
- Совмещение, замещение и переводы должностей в 1С ЗУП
- Преимущества использования 1С ЗУП
- Настройка 1С ЗУП
- Заключение
- Список источников
Общие сведения об 1С ЗУП
Система 1С ЗУП позволяет хранить личную информацию о сотрудниках, включая:
- фамилию, имя и отчество;
- данные удостоверяющих личность документов;
- контактные сведения;
- сведения о трудовом стаже;
- информацию об инвалидности;
- данные о гражданстве;
- информацию о льготах для пособий;
- сведения, касающиеся воинского учета.
Кроме того, программа помогает рассчитывать различные виды выплат сотрудникам, включая материальную помощь, призы и дивиденды. Также возможен расчет удержаний из зарплаты, в том числе алиментов, платежей по исполнительным листам, отчислений в профсоюзы и взносов в Пенсионный фонд РФ.
В версии 3.1 доступен функционал 1С:Отчетность, который позволяет отправлять отчеты в государственные органы по электронным каналам связи прямо из системы. Эта версия также поддерживает дистанционную работу, что позволяет вести учет из любой точки мира.
Конфигурации программы
Компания 1С предлагает три различных конфигурации 1С ЗУП, которые различаются по количеству доступных функций. Базовая конфигурация подходит для малых предприятий и обеспечивает полноценный расчет заработной платы. Редакция КОРП предназначена для средних и крупных организаций с большим числом сотрудников.
Стоимость и время автоматизации зависят от потребностей вашего бизнеса. Для масштабных проектов рекомендуется выбирать редакцию КОРП. Все версии программы помогут:
- учитывать сотрудников и формировать кадровую документацию;
- рассчитывать заработную плату и готовить информацию для бухгалтерского учета;
- рассчитывать и уплачивать законодательно установленные налоги и взносы;
- генерировать отчеты, соответствующие законодательным требованиям.
Редакция ПРОФ обладает тем же функционалом, но позволяет вести учет заработной платы и кадров для нескольких компаний в одной базе данных. Также в этой версии можно модифицировать конфигурацию для автоматизации учета под специфические особенности бизнеса и работать с распределенными базами данных.
Лучший выбор – это редакция КОРП, которая обеспечивает автоматизацию управления персоналом и позволяет оперативно формировать HR-аналитику. Она также позволяет учитывать резервы кадров и управлять талантами.
Интерфейс и настройка программы
Для организаций, ранее использовавших другое программное обеспечение для расчета заработной платы, ЗУП предлагает возможность ввода первоначальных данных, таких как:
- изначальная расстановка сотрудников;
- расчет среднего заработка для отпускных выплат;
- остатки неиспользованных отпусков;
- долги сотрудников перед компанией и наоборот.
В программе предусмотрена возможность самостоятельной настройки интерфейса через раздел «Настройка – Расчет зарплаты или Кадровый учет». Например, при предоставлении материальной помощи работникам, система автоматически отобразит соответствующие типы расчетов и документальные формы. В версии 3.1 также доступна настройка дополнительных реквизитов без изменения конфигурации и без привлечения программистов.
Кроме того, в рамках одной конфигурации можно настраивать новые виды выплат с использованием сложных расчетных формул, применять операции по оцениванию, настраивать пользовательские значения и шаблоны документации.
Интеграция с 1С:Бухгалтерией
В предыдущих версиях ЗУП проводки по начислению заработной платы создавались отдельно и выгружались в бухгалтерское приложение. В версии 3.1 внедрен механизм синхронизации проводок. Теперь система отображает, как именно отражаются проводки в бухгалтерском учете, и позволяет легко переносить информацию о зарплате из одного приложения в другое.
Эксперт. Интеграция с бухгалтерией чаще всего осуществляется без проблем при наличии четких правил учета. Однако, чем больше организация, тем больше специфических потребностей может возникнуть. Рекомендуется обратиться к специалистам для настройки обмена, что обеспечит стабильность работы, не вмешиваясь в исходный код программы.
Документация по кадрам и расчетам
В версии 3.1 устранено необходимость дублирования кадровых документов расчетными справками. Выплаты, например отпускные, фиксируются в момент регистрации кадрового факта. Работнику, осуществляющему расчеты, нужно лишь проверить и утвердить документы, которые ввел кадровый работник, что минимизирует риск ошибок и упущений.
Система позволяет фиксировать дату начала и окончания отсутствия работника. Занимая более гибкий подход, теперь можно отслеживать, когда именно работник отсутствует, вместо использования бессрочных отсутствий.
По завершении отпуска по уходу за ребенком необходимо создать документ «Возврат из отпуска по уходу», чтобы сотрудник снова начал получать заработную плату. Это новшество позволяет избежать ситуаций, когда работники не возвращаются на работу после окончания отпуска, не уведомляя кадровый отдел.
При увольнении расчет всех выплат осуществляется в документе «Увольнение», где также фиксируются налоговые сборы и взносы. Это значительно упрощает процесс, позволяя избежать ошибок, даже в базовой версии программы.
Эксперт. Платежи по страхованию рассчитываются непосредственно в документе «Начисление зарплаты и взносов». Любые изменения в этом документе инициируют автоматический пересчет данных. Для версии КОРП возможно создание расчетов в отдельном документе, однако эта схема не рекомендована, так как пользователь может упустить необходимость повторного расчета.
Функциональность в отношении НДФЛ
В системе 1С ЗУП осуществляется регистрация налогообложения при выплате зарплаты. При этом следует учитывать, что начисленный налог не приравнивается к удержанному. Однако при выплате заработной платы в документе «Выплата» можно отметить, что налоговая сумма была перечислена вместе с ней. Также доступны документы для перечисления НДФЛ.
Программа позволяет проводить расчеты с учетом:
- прав на стандартные налоговые вычеты;
- информации о предыдущих доходах для расчета и использования вычетов;
- профессиональных, имущественных и социальных вычетов;
- вычетов по доходам с частичным обложением;
- статуса налогового резидента при расчете налога.
Кроме того, функционал системы включает:
- расчет НДФЛ;
- оформление возвратов излишне удержанного налога;
- Пересчет НДФЛ по прошлым расчетным периодам;
- Формирование справок о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.
При этом обработка выплат работникам, не входящим в штат (таким как бывшие сотрудники или акционеры), также предусмотрена системой, что дает возможность вести их учет в соответствующих отчетах.
Функциональность в плане страховых платежей и персонифицированного учета
Приложение 1С ЗУП обеспечивает:
- расчет страховых платежей;
- регистрацию уплаченных взносов по страхованию;
- формирование информации для персонифицированного учета в ПФР.
Эксперт. Программное обеспечение поддерживает применение различных тарифов страховых платежей для разных категорий компаний и позволяет настраивать тарифные показатели для защиты от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Настройка базовых начислений для определения дополнительных часов
В предыдущих версиях ЗУП расчеты дополнительных часов производились на основе окладов или часовых тарифов. Настройка параметров расчетов осуществляется в разделе «Настройки – Расчет зарплаты», где задаются значения поступлений, входящих в общий тариф, и алгоритмы для определения числа часов, необходимых для расчета.
Теперь изменение типа занятости работника можно производить прямо через кадровый отдел без необходимости увольнения и повторного приема. Возможно одновременно зарегистрировать до двух кадровых фактов в один день, например, перевод сотрудника и изменение условий его работы.
Таким образом, 1С ЗУП предлагает широкие возможности для автоматизации расчетов заработной платы, учета сотрудников и формирования документов, что значительно упрощает процесс управления кадровыми ресурсами в организациях различного масштаба.
Совмещение, замещение и переводы должностей в 1С ЗУП
В последней версии 1С ЗУП был внедрен новый документ «Совмещение должностей», который служит для официального оформления указаний о совмещении, а также для назначения дополнительных выплат. С помощью этого документа можно определить, какой сотрудник будет исполнять обязанности временно отсутствующего работника, а также установить сумму доплаты, которая может быть установлена как процент от фонда оплаты труда (ФОТ) работника либо как разница в фонде.
В редакции КОРП были реализованы новые функции, позволяющие эффективно управлять внутренними переводами сотрудников. Это особенно актуально в ситуациях, когда основной работник отсутствует на длительный срок, например, в декретном отпуске или в связи с длительной болезнью. Система автоматически уведомляет о необходимости освободить временного сотрудников или провести обратный перевод, если основной работник возвращается. Такой подход значительно упрощает процессы, которые раньше контролировались вручную кадровыми служащими.
При переводе специалиста в середине месяца программа позволяет разделить его доходы, удержания и взносы между старой и новой должностью. Это осуществляется через отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам», который схож с отчетом «Расчетно-платежная ведомость в произвольной форме». Эта функция дает возможность детально учитывать финансовые затраты по отдельным подразделениям.
Эксперт. В 1С ЗУП предусмотрен также документ «Перевод к другому работодателю», который позволяет выполнить перевод сотрудника из одной компании в другую в рамках холдинга. В этом документе следует выбрать работника и указать его новое место работы. В результате автоматически формируются документы об увольнении из одной компании и приеме на работу в другую, что значительно упрощает кадровую документацию, которая раньше создавалась вручную.
Преимущества использования 1С ЗУП
Программа 1С ЗУП обладает рядом значительных преимуществ, среди которых:
- Автоматизация процессов: 1С ЗУП позволяет автоматизировать множество задач, связанных с учетом сотрудников и расчетом заработной платы. Это сокращает время на выполнение рутинных операций и минимизирует вероятность ошибок.
- Централизованный учет: вся информация о работниках и их заработной плате хранится в едином информационном пространстве, что обеспечивает легкий доступ к данным и упрощает анализ информации и создание отчетов.
- Гибкость настроек: программа позволяет настраивать функциональность в соответствии с требованиями предприятия. Разнообразные модули и настройки дают возможность учесть специфические запросы, политику оплаты труда и процессы управления персоналом.
- Обработка больших объемов данных: благодаря высокой производительности система способна эффективно обрабатывать большие объемы информации, что особенно актуально для крупных организаций.
- Интеграция с другими системами: 1С ЗУП легко интегрируется с другими учетными и аналитическими системами, такими как 1С: Бухгалтерия и 1С: Управление торговлей. Это создает единое информационное пространство и улучшает взаимодействие между различными подразделениями компании.
- Поддержка законодательных требований: программа регулярно обновляется, чтобы соответствовать изменениям в законодательстве, что позволяет организациям работать в рамках актуальных норм и требований налоговых органов.
- Техническая поддержка пользователей: приобретая 1С ЗУП, компании получают доступ к техническому сопровождению и консультациям специалистов, что позволяет быстро и эффективно решать возникающие вопросы.
Для того чтобы вся система работала без сбоев и ошибок, настройки следует передавать на выполнение только опытным специалистам.
Настройка 1С ЗУП
Настройка программы 1С ЗУП осуществляется через функциональные возможности, которые позволяют адаптировать модули и параметры к специфическим требованиям вашей организации. Процесс начинается с установки программы, после чего необходимо выполнить начальную настройку, указав основные параметры предприятия, рабочие графики и перечень должностей.
Следующим этапом является настройка справочников, где хранится информация о сотрудниках, подразделениях, должностях и тарифных разрядах. Важно заполнить уникальные для вашей организации данные.
Ключевой момент — это установка системы расчета заработной платы. Необходимо задать правила начисления, учет отпусков, больничных, налоговых вычета, а также других доплат и удержаний.
Заключение
1С ЗУП предоставляет возможность гибкой настройки отчетности, что позволяет адаптировать формы отчетов под требования вашей организации. Можно выбрать необходимые поля и данные для включения в отчетность.
Правильная настройка программы обеспечит стабильное функционирование организации и значительно упростит электронный документооборот, связанный с учетом разнообразной информации. Это, в свою очередь, повысит эффективность работы сотрудников и минимизирует вероятность ошибок в расчетах и документации.
