В конце 2021 года Президент Российской Федерации подписал Федеральный закон № 377-ФЗ, который разрешает организациям вести различные электронные документы и описывает общие правила их составления и подписания. Этот нормативный акт охватывает и предприятия, использующие системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).
В данном материале мы рассмотрим, что такое КЭДО, какие электронные подписи применяются в системе, и как их можно получить.
- Что собой представляет КЭДО
- Изменения для сотрудников
- Преимущества КЭДО
- Как осуществить переход на КЭДО
- Документы, которые можно перевести в электронный формат
- Документы, оставшиеся в бумажном формате
- Электронные подписи в КЭДО
- Усиленная квалифицированная подпись
- Что такое Госключ?
- Заключение
- Список источников
Что собой представляет КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это процесс обработки кадровых документов в электронном формате, который осуществляется между сотрудниками и организацией, а также между соискателями и потенциальными работодателями. КЭДО значительно сокращает потребность в бумажной документации и минимизирует административные барьеры.
Ранее КЭДО был своего рода экспериментом, однако с принятием Закона № 377-ФЗ в конце 2021 года, эта система стала законодательно регламентированной. Внесенные изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации установили четкие правила:
- создания и оформления документов;
- обмена данными;
- хранения электронных документов.
Эти пункты регулируются статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Новый закон ввел определения и правила использования систем электронного документооборота в кадровом учете, а также обозначил перечень документов, которые не могут быть переведены в электронный формат и продолжают оформляться в бумажном виде.
Требования к электронному взаимодействию с удаленными работниками остались прежними, но государство дало возможность применять новшества в этом процессе.
Изменения для сотрудников
С введением КЭДО работники получили возможность оформлять и заверять документы с любых устройств, имеющих доступ к соответствующим системам и сервисам. К числу документов, которые могут быть обработаны в формате КЭДО, относятся трудовые договоры, приказы, заявления на отпуск и увольнение, а также другие связанные документы.
Преимущества КЭДО
Каковы же основные преимущества использования КЭДО? На эти вопросы многие работодатели могли бы ответить после тестирования системы. Среди ключевых плюсов можно выделить:
- Снижение затрат. Переход на электронный документооборот позволяет сократить расходы на бумагу, печать и канцтовары. Это также освобождает организацию от необходимости оплачивать курьерские услуги для пересылки документов, что особенно важно для крупных компаний, которые могут сэкономить на аренде помещений, поскольку не нужно организовывать архивы.
- Ускорение бизнес-процессов. Подписание документов в системе КЭДО значительно проще и требует всего лишь нескольких кликов. Это упрощает взаимодействие между различными отделами. Использование системы сокращает время на пересылку и обработку документации, что в свою очередь позволяет сэкономить ресурсы.
- Имидж организации. В современном мире наличие электронного документооборота выгодно выделяет компанию среди конкурентов и положительно влияет на её репутацию в глазах клиентов и бизнес-партнеров.
КЭДО делает бизнес-процессы более прозрачными и менее подверженными бюрократии. Работники могут оформлять заявки на отпуск, получать подписи и выполнять другие задачи удаленно, что особенно актуально в условиях удаленной работы.
Дополнительные преимущества КЭДО для работников включают:
- Безопасность данных. Электронные документы надежно защищены и не могут быть утеряны, поскольку хранятся на защищенных серверах и передаются через защищенные каналы. Доступ к данным ограничен и может быть получен только при соблюдении определенных условий.
- Круглосуточный доступ. Работники имеют возможность получать расчетные листки или справки в любое время суток, обеспечивая гибкость и удобство в работе с документами.
Как осуществить переход на КЭДО
Процесс перехода на электронный документооборот обычно занимает до трех месяцев. Чтобы ускорить переход, необходимо:
- Подготовить документы. Руководству компании нужно разработать соответствующие положения, локальные нормативные акты и соглашения с работниками, где будут определены сроки перевода на КЭДО и сведения о серверах для хранения документов.
- Выбрать подходящий сервис для КЭДО. Рекомендуется выбирать системы, которые легко интегрируются с уже существующими программными продуктами. Важным фактором является интуитивно понятный интерфейс, позволяющий как опытным, так и новым сотрудникам легко разбираться в системе.
- Определить тип электронной подписи. Необходимо учитывать особенности информационной системы и категории сотрудников при выборе подходящей электронной подписи.
С помощью КЭДО работники могут не только получать справки и данные о расчете заработной платы, но также подавать заявки на отпуск, что позволяет выполнять множество задач дистанционно.
Эксперт. Внедрение КЭДО особенно рекомендовано крупным компаниям с филиалами в различных городах, поскольку в этих организациях ежедневно обрабатывается большое количество документации. Переход на электронный документооборот позволяет сократить количество поездок в офис для подписания документов и существенно упрощает рабочие процессы.
Документы, которые можно перевести в электронный формат
С переходом на новый закон многие кадровые документы стали доступны для электронного оформления, включая:
- трудовые договоры, а также любые их дополнения и изменения;
- обходные листы, выдаваемые при увольнении;
- уведомления о возвращении из отпуска или больничного;
- приказы по выплате премий или начислению сверхурочной работы;
- различные уведомления об изменениях в трудовом договоре;
- согласия на перевод в другой структурный подразделение или филиал;
- заявления на отпуск и изменения в графиках работы сотрудников;
- табели учета рабочего времени.
Документы, оставшиеся в бумажном формате
Следует отметить, что не все документы могут быть переведены в электронный формат. К их числу относятся:
- приказы об увольнении;
- акты о несчастных случаях;
- документы, подтверждающие прохождение профессионального инструктажа.
Кроме того, к трудовым книжкам и другим документам, содержащим информацию о работе сотрудников, применяются особые правила согласно статьям 66 и 66.1 ТК РФ.
Электронные подписи в КЭДО
Электронные подписи являются важным инструментом, подтверждающим согласие работника с условиями трудовых отношений. В КЭДО используются два основных типа электронных подписей: простая и усиленная, последняя из которых делится еще на квалифицированную и неквалифицированную.
- Простая электронная подпись (ПЭП) – это наиболее простая форма подтверждения личности, которая обычно требует использования логина и пароля, а также может включать в себя SMS-коды или электронные ссылки. Она удобна и не требует специальной регистрации, но ее уровень безопасности низкий. ПЭП может использоваться для подписания низкорисковых документов, таких как заявления на отпуск, но не подходит для трудовых договоров и приказов об увольнении.
- Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) отличается более высокой степенью безопасности, так как создается с применением криптографических методов. УНЭП позволяет удостоверять личность подписанта и проверять целостность документа. Структура УНЭП включает два ключа: открытый, который предназначен для проверки подписи, и закрытый, который обеспечивает защиту содержимого документа.
Важно понимать, что использование ПЭП потребует составления индивидуального нормативного акта. В нем должно быть отображено, что обе стороны не против применения подобной подписи.
Сегодня генерировать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) можно с использованием различных информационных систем. Одним из примеров таких систем является Directum HR Pro. Кроме этого, УНЭП можно получить через приложение Госключ, разработанное для государственных услуг, или в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
В системе кадрового электронного документооборота (КЭДО) УНЭП используется значительно чаще, чем простая электронная подпись. Этот формат оптимален для сотрудников, занимающихся оформлением документов в электронном виде, так как предоставляет больше возможностей, включая возможность подписывать трудовые договора.
Работодатели также имеют право использовать УНЭП, однако на них возложены определенные ограничения. В частности, электронное заверение документа о дисциплинарном взыскании с помощью УНЭП не допускается.
Усиленная квалифицированная подпись
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) представляет собой наиболее защищенный формат электронной подписи, и раньше ее можно было сгенерировать исключительно через аккредитованные удостоверяющие центры. В настоящее время такая возможность осталась, но теперь доступна и через мобильное приложение Госключ.
Основные особенности УКЭП:
- Легитимность. УКЭП обладает высокой легитимностью, что делает ее признанной формой подписи, без необходимости дополнительных соглашений.
- Безопасность. Этот тип подписи в основном используется руководителями, представляющими работодателя, и позволяет подписывать любые кадровые документы без исключений.
- Надежность. УКЭП особенно полезна работникам, которые занимаются оформлением и подачей отчетности, например, в Пенсионный фонд или Росстат.
Многие компании предпочитают использовать именно УКЭП или УНЭП, в то время как в небольших организациях допускается применение простых подписей.
Что такое Госключ?
Госключ – это специализированное мобильное приложение, разработанное Министерством цифрового развития РФ. С помощью этого приложения пользователи могут легитимно заверять электронные документы с использованием электронных подписей. Госключ также позволяет генерировать как УНЭП, так и УКЭП.
Для генерации подписи потребуется:
- смартфон;
- учетная запись на портале Госуслуг.
- заграничный паспорт нового образца, содержащий биометрические данные (для УКЭП).
Госключ также интегрирован в систему КЭДО, и многие пользователи применяют его для организации массовой выдачи подписей сотрудникам. Одним из главных преимуществ этого сервиса является его бесплатность. Для сотрудников потребуется только подтвержденная учетная запись на Госуслугах и наличие смартфона.
При этом стоит учитывать нюансы использования Госключа. Существует ограничение на перечень документов, которые можно подписать с помощью данного приложения. Оно не позволяет полностью изменить систему шифрования процессов, касающихся кадров, независимо от функционала программы.
Заключение
С увеличением количества документов, переводимых в электронный формат, расширяются и возможности КЭДО. Рекомендуется отдавать предпочтение УНЭП, так как он является наиболее целесообразным форматом в данном контексте.
Получение УНЭП возможно только через удостоверяющий центр или с использованием мобильного приложения Госключ. Если организация планирует заниматься оформлением УНЭП для своих сотрудников, ей необходимо учитывать, что в будущем потребуется регулярно заказывать подписи для вновь принятых работников.
Существуют также дистанционные способы выпуска УНЭП, которые используют технологию API. Это позволяет интегрировать различные онлайн-сервисы с информационными системами. Некоторые компании уже разработали специальные сервисы, позволяющие заказывать массовую генерацию УНЭП.
На данный момент подключение к КЭДО является правом, а не обязанностью как для работодателя, так и для сотрудника. Однако многие эксперты уверены, что в ближайшее время данная ситуация может измениться, и переход на КЭДО станет обязательным.
