Каждый день в организациях создается огромное количество кадровых документов, включая приказы, договора, акты и многие другие. Кадровые службы, как правило, являются одними из самых бюрократизированных структур, что обусловлено большим объемом документации. Тем не менее, современная тенденция заключается в упрощении процессов, и кадровый учет не стал исключением. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ), существует возможность перевода кадрового документооборота в цифровой формат, что подразумевает переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
В данной статье мы расскажем о том, какие виды электронных подписей необходимы для работы с КЭДО, где и как их можно получить, а также какие требования предъявляются к подписанию документов в цифровом виде.
Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) включает в себя управление кадровыми документами в электронной форме, охватывающее все стадии: создание, согласование, подписание, учет и хранение документов. Важно отметить, что большинство документов теперь могут существовать только в электронном виде, исключая некоторые конкретные случаи, такие как приказы об увольнении, сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) и журналы инструктажей по технике безопасности, которые по-прежнему требуют бумажного оформления.
Процесс перевода документов, таких как заявления о отпуске, больничные листы, а также различного рода акты и локальные нормативные документы, в цифровой формат позволяет значительно ускорить кадровые процессы и снизить затраты на ведение документооборота. Все электронные документы заверяются при помощи цифровой подписи.
Возможности сервиса КЭДО
Переход на КЭДО предоставляет компаниям множество новых возможностей:
- Избавление от бумажной рутины: возможность оформления документов в электронном виде, что снижет потребность в печати на бумаге, за исключением предусмотренных случаев, уже упомянутых выше.
- Упрощение контроля за задачами: благодаря возможности настройки маршрутов согласования, документы могут проходить через всех необходимых подписантов без необходимости физически обойти их. Система сама отслеживает стадии выполнения задач и информирует о сроках.
- Доступное и быстрое оформление документов: кадровые специалисты больше не обязаны лично встречаться с каждым сотрудником для ознакомления с новыми приказами. Достаточно отправить документ в системе КЭДО и запросить электронную подпись.
- Массовое подписание документов: например, для подписания инструкций и регламентов, охватывающих множество новых сотрудников, достаточно одной кнопки.
Кроме того, система КЭДО обеспечивает надежное хранение данных в облачных хранилищах, что ускоряет поиск необходимых файлов.
Эксперт. Для более глубокого понимания законодательных аспектов использования КЭДО, ознакомьтесь с Федеральным законом № 377-ФЗ и частью 7 статьи 22.1 ТК РФ.
Преимущества и недостатки КЭДО
Преимущества для работодателя:
- Экономия бюджета: переход на КЭДО избавляет от необходимости приобретения канцелярских принадлежностей, курьерских услуг и затрат на хранение архивов.
- Ускорение бизнес-процессов: подписание кадровых документов становится возможным всего в пару кликов, что значительно упрощает взаимодействие между филиалами компании.
- Современный имидж: компании, использующие КЭДО, выглядят более продвинутыми и современными в глазах партнеров, потенциальных сотрудников и клиентов. Это способствует прозрачности бизнес-процессов и уменьшению бюрократии.
Преимущества для сотрудников:
- Экономия времени: сотрудники не должны тратить время на поиски руководителей для получения необходимых подписей. Они могут отправить запрос на подпись напрямую с телефона.
- Безопасность данных: электронные документы защищены от потери или повреждения, а передача осуществляется по защищённым каналам, что исключает несанкционированный доступ.
- Круглосуточный доступ: сотрудники могут в любое время получить доступ к системе и просматривать необходимую информацию, такую как расчетные листы заработной платы.
Эксперт. Основное преимущество КЭДО заключается в значительной экономии времени и средств. Например, согласование нового кандидата на должность теперь может занять всего несколько минут, тогда как раньше на это уходило несколько недель.
Недостатки КЭДО. К недостаткам можно отнести необходимость наличия компьютера или смартфона у сотрудников. Однако в эпоху цифровизации это не является серьезной проблемой. Кроме того, переход на КЭДО может потребовать некоторых первоначальных затрат, таких как создание электронной подписи для сотрудников и приобретение программного обеспечения КЭДО, если организация решит не использовать бесплатные решения.
На текущий момент закон не обязывает фирмы переходить на электронный документооборот, поэтому каждое предприятие решает самостоятельно. Если вам удобнее вести дела на бумаге, вы можете продолжать так делать.
Тем не менее, многие компании выбирают переход на КЭДО по следующим причинам:
- Возможность дистанционного подписания документов, что стало особенно актуально в условиях пандемии;
- Увеличение числа работников на удаленной работе;
- Необходимость пересмотра подхода к ведению документооборота и сокращение ресурсов на его управление.
Одной из ключевых причин перехода является стремление российских компаний к статусу прогрессивных организаций, внедряющих современные элементы в свои бизнес-процессы.
Как осуществить переход на КЭДО
Переход на КЭДО требует тщательного планирования, чтобы соблюсти все требования ТК РФ.
- Выбор платформы. Можно воспользоваться бесплатными платформами, такими как “Работа в России”, или создать собственную систему. Разработка собственного решения потребует команды специалистов не только на этапе разработки, но и после запуска.
- Выбор информационной системы. Необходимо обратить внимание на удобство интерфейса, стоимость, а также на возможность интеграции с другими сервисами, такими как 1С.
- Тестирование системы КЭДО. Важно провести тестирование системы перед запуском, привлекая кадровых работников для оценки удобства использования и специалистов по информационной безопасности для проверки защищенности.
- Настройка интеграции. На этом этапе система КЭДО интегрируется с 1С, что позволит создавать документы в 1С и затем отправлять их на подписание.
- Подготовка документов и уведомление сотрудников. Обязательно нужно уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их согласие. Для этого необходимо утвердить положение об организации КЭДО и издать приказ о внедрении системы, включая описание документов, переведенных в электронный формат, и дату перехода.
Эксперт. Переход на КЭДО не обязывает каждого сотрудника использовать только электронные документы. Каждый работник может самостоятельно решить, хочет ли он перейти на КЭДО или продолжить работать с бумажными документами.
Как подписывать документы в системе КЭДО
Подписание документов в системе КЭДО осуществляется с использованием электронных подписей. Они являются аналогом традиционной подписи, но специально разработаны для работы с электронными документами. Существует три вида электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная, отличающиеся уровнем защиты.
Простая электронная подпись
Простая электронная подпись – это метод подтверждения личности, основанный на логине и пароле. Она создается автоматически в системе при регистрации, и для ее получения не требуется дополнительных действий. Однако, она является наименее защищенной и не подходит для подписания серьезных кадровых документов. Например, ее можно использовать для подписания заявлений на отпуск, но трудовые договоры или соглашения о материальной ответственности ей подтвердить нельзя. Чтобы использовать простую подпись для менее рискованных документов, необходимо закрепить ее взаимное признание обеими сторонами в локальных нормативных актах.
Усиленная неквалифицированная подпись
Усиленная неквалифицированная подпись генерируется с использованием криптографической защиты, что значительно повышает ее безопасность. Она подтверждает личность пользователя и обеспечивает целостность документа, так как состоит из открытого и закрытого ключей, где открытый ключ используется для проверки действительности, а закрытый – для шифрования.
Такую подпись можно получить в удостоверяющем центре или самостоятельно, используя приложение “Госключ”. Усиленная неквалифицированная подпись является оптимальным вариантом для сотрудников, так как ей можно подписывать множество документов, включая трудовые договоры. Однако работодатель не может подписывать трудовые договоры с помощью этого типа подписи.
Усиленная квалифицированная подпись
Усиленная квалифицированная подпись представляет собой самую надежную и защищенную форму электронной подписи. Для ее получения требуется обратиться в удостоверяющий центр или воспользоваться мобильным приложением “Госключ”. В отличие от неквалифицированной подписи, усиленная квалифицированная подпись имеет юридическую силу по умолчанию, что исключает необходимость оформления дополнительных соглашений о ее признании.
Данная подпись чаще всего используется руководителями и уполномоченными представителями организаций, позволяя им подписывать любые документы, включая важные кадровые и финансовые бумаги.
Эксперт. Существует еще два типа электронных подписей, называемых Госключ и «Работа в России». Однако эти подписи функционируют исключительно на своих платформах и не применимы в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Приложение “Госключ”
“Госключ” — это бесплатное мобильное приложение, разработанное Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации для удостоверения документов. С его помощью пользователи могут получить как усиленные неквалифицированные, так и квалифицированные электронные подписи. Для этого нужно иметь зарегистрированный и подтвержденный профиль на сайте Госуслуг, а также заграничный паспорт нового образца с биометрическими данными и поддерживающий модуль NFC смартфон.
Приложение “Госключ” активно используется в КЭДО. Оно облегчает массовую выдачу электронных подписей, так как подтвержденный профиль на Госуслугах имеется у большинства граждан.
Заключение
Использование КЭДО представляет собой удобный и эффективный инструмент для работы с кадровыми документами, значительно упрощая задачи как кадрового, так и других подразделений. Например, для согласования отпуска теперь нет необходимости лично встречаться с руководителем или бухгалтером; достаточно просто отправить заявление на подпись через систему КЭДО.
Переход на кадровый электронный документооборот значительно сокращает время на обработку документов – с дней до считанных минут. При этом документы можно заверять одним из типов электронных подписей, обеспечивая их юридическую силу и надежность.
