Подготовка кадровой документации

Подготовка документации по кадровым вопросам является важной частью кадрового делопроизводства. Данная деятельность обеспечивает систематизацию и организацию работы с документами, связанными с персоналом. Правильное ведение документации в области кадров позволяет защитить организацию от возможных штрафов со стороны контролирующих государственных органов. Она также помогает избежать трудностей у сотрудников при получении пенсионных выплат, льгот и других форм материальной поддержки.

В этой статье вы узнаете, что включает в себя подготовка кадровых документов, кто отвечает за делопроизводство в этом направлении и как система КЭДО может помочь в этой работе.

Значение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство является обязательным элементом управления человеческими ресурсами в компании и выполняет несколько ключевых функций:

1. Регистрация и учет персонала. Специалисты по кадрам отвечают за создание и актуализацию учётных карточек сотрудников, включая информацию о личных данных, контактной информации, образовании, опыте работы и других значимых сведениях.
2. Оформление и учет документов о приеме и увольнении. Это включает в себя оформление трудовых договоров, приказов о приеме на работу и увольнении, а также записей в трудовых книжках. Эта документация является необходимой для легального оформления трудовых отношений и корректного учёта сотрудников.
3. Учет отпусков и больничных листов. Кадровики занимаются подготовкой документов, связанных с предоставлением отпусков и оформлением больничных листов. Это включает заявления сотрудников, приказы о предоставлении отпусков и их начале или окончании, расчёт отпускных и выплат по больничным.
4. Подготовка кадровой отчетности. В рамках делопроизводства составляются и представляются отчеты о движении кадров, средней численности персонала, заработной плате и других показателях. Это позволяет организации предоставлять информацию в государственные, налоговые и статистические органы.
5. Разработка и соблюдение политики управления персоналом. Кадровые работники отвечают за установление процедур и правил, связанных с кадровым делопроизводством, соблюдение трудового законодательства и контроль за правами и обязанностями работников, а также за внедрение и поддержание корпоративной культуры.

Кадровое делопроизводство позволяет поддерживать порядок и систематизацию документов, связанных с управлением персоналом, тем самым облегчая процессы учёта и контроля информации о сотрудниках, соблюдение трудового законодательства и создание надлежащих рабочих отношений. Модуль «Добыто. КЭДО» значительно упрощает процесс подготовки кадровых документов.

Направления кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство охватывает несколько направлений, включая:

1. Набор и подбор персонала. Этот процесс включает в себя поиск и привлечение подходящих кандидатов на открытые вакансии, проведение собеседований, оценку кандидатов и принятие решений о найме. Также может осуществляться проверка рекомендаций.
2. Контрактная работа. Рассматривает разработку и подписание трудовых контрактов с новыми сотрудниками, которые содержат информацию о начале работы, должностных обязанностях, заработной плате и других условиях трудоустройства.
3. Учет и хранение кадровых данных. Включает создание и обновление досье каждого сотрудника, а также хранение информации о личных данных, образовании, трудовом стаже и результатах оценки производительности.
4. Развитие и обучение сотрудников. Связано с организацией обучающих программ и составлением планов развития персонала, включая участие в семинарах и курсах повышения квалификации.
5. Управление производительностью. Включает оценку эффективности труда сотрудников, проведение периодических проверок, определение планов развития и принятие решений о вознаграждении.
6. Административные процессы. Это включает вопросы, касающиеся трудовых договоров, увольнений, учета отпусков и больничных, а также составление отчетов и обработку документации.

Все эти направления обеспечивают эффективное управление ресурсами организации и ее развитие.

Важные аспекты организации кадрового делопроизводства

Организация кадрового делопроизводства включает в себя:

1. Планирование потребностей в персонале. Определите количество и квалификацию необходимых сотрудников для достижения целей компании. Это включает анализ текущего состава кадров, формулировку требований и составление плана набора или ротации персонала.
2. Разработка и размещение вакансий. На этом этапе готовятся описания должностей, определяется профиль искомых кандидатов, и происходит размещение вакансии на внутренних или внешних ресурсах.
3. Подбор кандидатов и собеседования. На этом этапе осуществляется оценка резюме и проведение собеседований. Кандидаты могут оцениваться по компетенциям и навыкам.
4. Принятие решения о найме. Это решение принимается после завершения собеседований и оценки кандидатов.
5. Обучение и адаптация новых сотрудников. Новички проходят обучение, знакомятся с корпоративной культурой и своими обязанностями.
6. Учет и администрирование кадровых данных. Включает ведение кадровой документации, подписание трудовых договоров и учет рабочего времени.
7. Оценка производительности и развитие сотрудников. Важно также управлять процессом увольнений, учитывая различные факторы, такие как окончание срока контракта или пенсионный возраст. Не менее важным является процесс удаления данных о бывших сотрудниках из кадровой базы.

Также значение имеет управление увольнениями. Стоит учитывать такие факторы, как окончание срока трудового контракта, уход на пенсию или неудовлетворительную работу. Работа с модулем «Добыто. КЭДО» обеспечит быстрое и правильно оформлением всех документов по кадрам.

Составление штатного расписания

Создание штатного расписания — это один из ключевых этапов подготовки кадровой документации. Начните с определения бизнес-потребностей — выясните, какие работы необходимо выполнять в компании, и определите основные функции и задачи, а также должности, необходимые для их реализации.

Проведите анализ текущего штата. Оцените существующий персонал, их обязанности и компетенции, выясните, есть ли лишние или недостаточные кадры.

Для каждой должности установите основные обязанности и задачи. Убедитесь, что они соответствуют бизнес-потребностям и требованиям.

Определите необходимое рабочее время для каждой должности: сколько часов в неделю потребуется. Установите, какие позиции требуют полного рабочего дня, а какие могут быть неполными или временными, учитывая возможность подмены.

Эксперт. Учитывайте законодательные и нормативные требования. Проверьте актуальные законы и правила, касающиеся рабочего времени и штатного расписания, включая минимальные требования по отпускам и премиям. Разработайте структуру и иерархию штатного расписания, установите, какие должности и как они взаимосвязаны, а также определите иерархию должностей.

Обратите внимание на возможности карьерного роста сотрудников. Рассмотрите программы обучения и возможности продвижения внутри компании.

Подготовьте окончательный вариант штатного расписания с учетом всех вышеперечисленных факторов и убедитесь, что оно соответствует потребностям вашей организации и бюджету.

Наконец, не забывайте периодически пересматривать штатное расписание, чтобы убедиться в его актуальности и соответствии изменяющимся бизнес-потребностям. Регулярная оценка эффективности штатного расписания поможет поддерживать необходимый уровень управления персоналом и способствовать развитии организации в целом.

Содержание личной карточки работника

Личная карточка работника представляет собой важный документ, содержащий информацию о конкретном сотруднике организации. Этот документ является неотъемлемой частью кадрового делопроизводства и играет ключевую роль в учете и обработке данных о работнике в процессе его трудовой деятельности. В личной карточке, как правило, указываются следующие сведения:

1. Личные данные: фамилия, имя и отчество работника, дата и место рождения, гражданство, адрес проживания и контактные данные, такие как номер телефона и адрес электронной почты.
2. Сведения о трудоустройстве: дата начала работы в компании, должность, в каком подразделении работает сотрудник, имя непосредственного руководителя, а также условия трудового договора — срок, периодичность выплаты заработной платы и другие нюансы.
3. Образование и квалификация: уровень образования, направление подготовки, специализация, данные о пройденных курсах повышения квалификации, сертификаты и другие профессиональные навыки.
4. Отпуска и временная нетрудоспособность: информация о периодах временной нетрудоспособности, записи о использованных и оставшихся днях отпуска.
5. Оценка производительности: результаты оценок эффективности работы, комментарии от руководства, а также другая информация о результатах проверки работы и плане профессионального развития сотрудника.
6. История трудовой деятельности: сведения о предыдущих местах работы, даты трудовой деятельности, должности и другой опыт, имеющий отношение к карьере сотрудника.
7. Личные документы: копии документов, подтверждающих личность работника, образование, стаж и прочие формальные требования.

Личная карточка работника является конфиденциальным документом и хранится в отделе кадров организации.

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой процесс создания, передачи, обработки и хранения документов с использованием современных электронных технологий. В отличие от традиционного бумажного документооборота, при котором документы передаются физически, ЭДО позволяет осуществлять все этапы обработки в электронном формате.

Документы могут быть созданы или преобразованы в электронный формат, например, PDF или DOCX, с использованием компьютеров и специализированных программ. Передача документов происходит через электронные каналы связи, такие как электронная почта или специализированные платформы.

ЭДО существенно улучшает процесс обработки кадровых документов в организациях, независимо от их размера и формы собственности. Для подтверждения подлинности и целостности электронных документов могут использоваться цифровые подписи, а также средства для аннотирования, комментирования и согласования.

Электронные документы могут храниться в электронном архиве, что позволяет легко находить их по запросам и обеспечивает безопасность информации о сотрудниках. Рекомендуется использовать модуль «Добыто. КЭДО», который полностью отвечает современным требованиям к электронному документообороту.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот приносит множество выгод для организаций независимо от их масштаба и отрасли. Основные преимущества включают:

1. Экономия времени: ЭДО позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на отправку, получение, обработку и утверждение документов. Мгновенная отправка электронных документов и автоматизированная обработка упрощают процессы.
2. Снижение расходов: переход на электронный документооборот помогает сократить затраты на бумагу, печать и доставку, а также освобождает офисное пространство от хранения бумажных архивов.
3. Улучшение точности: автоматизация процесса обработки уменьшает вероятность ошибок при вводе данных и обработке документов. Системы ЭДО могут автоматически проверять наличие незаполненных полей или других несоответствий.
4. Повышение эффективности: ЭДО позволяет оптимизировать работу с документами, автоматизировать рутинные задачи и стандартизировать процессы, что способствует увеличению продуктивности сотрудников.
5. Улучшение контроля и безопасности: электронный документооборот обеспечивает более строгий контроль доступа к информации и возможность настраивать различные уровни прав доступа в зависимости от ролей сотрудников. Использование электронных подписей и шифрование данных повышает безопасность документов.

Системы ЭДО также могут автоматизировать процесс аудита всех операций с документами, улучшая возможность отслеживания и анализа документооборота, а также обеспечивая соответствие требованиям регуляторов.

Электронный документооборот предоставляет доступ к документам из любой точки и в любое время благодаря интернету. Сотрудники могут быстро находить информацию без необходимости исследовать бумажные архивы, что также способствует сокращению потребления бумаги и позитивно влияет на охрану окружающей среды.

Виды систем электронного документооборота

Существуют различные типы систем электронного документооборота:

1. EDI (Electronic Data Interchange): Технологический стандарт для обмена структурированными данными в электронном формате между различными компьютерными системами.
2. DMS (Document Management System): Система управления документами, позволяющая создавать, хранить, управлять и находить информацию в электронной форме.
3. ECM (Enterprise Content Management): Система управления корпоративным контентом, объединяющая управление документами и бизнес-процессами.
4. ERP (Enterprise Resource Planning): Интегрированная система управления предприятием, которая объединяет различные функции и процессы организации, включая документооборот.

Заключение

Использование электронного документооборота в кадровом делопроизводстве способствует значительному повышению эффективности работы компании. Следует помнить, что несоблюдение трудового законодательства может привести к наказаниям вплоть до 50 тысяч рублей. Переход на ЭДО не только улучшает внутренние процессы, но и способствует соблюдению правовых требований.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).