Отличие НЭП от УНЭП

Многие компании уже успешно внедрили систему электронного документооборота. Однако у службы кадров все еще возникают вопросы касательно назначения и выбора подходящих электронных цифровых подписей. Эти средства верификации документов необходимы как для индивидуальных предпринимателей и малых фирм, так и для крупных организаций.

Сотрудникам отдела кадров требуется использование электронных подписей (ЭП) для правильного оформления внутренних документов, таких как приказы руководства и отчетность для Росстата, ФНС и СФР. По законодательству цифровые подписи имеют ту же юридическую силу, что и рукописные. Они содержат данные о владельце и, подписывая документы с помощью электронных средств, обеспечиваются правовые гарантии.

Зачем и когда нужны электронные подписи?

В деятельности любой компании обязательно присутствует взаимодействие с государственными органами, контрагентами, фрилансерами и заказчиками. Это может создавать сложности в оперативном обмене документами. Пересылка бумажных документов по почте зачастую оказывается неэффективной из-за длительного времени доставки, а также существует риск утери конфиденциальной информации. Если возникает необходимость внести срочные изменения в документацию, это может сильно затянуть сроки и затруднить деловую коммуникацию.

Электронный документооборот стал решением этой проблемы и был законодательно закреплен. В 2011 году был принят Закон № 63-ФЗ, в котором установлены правила применения электронной подписи, приравнивающие цифровые документы с ЭП к бумажным оригиналам.

Эксперты. Важно различать электронную подпись и ее рукописный аналог. ЭП позволяет идентифицировать подписанта как физическое лицо, индивидуального предпринимателя или представителя компании. С 2023 года в Центрах ФНС Российской Федерации можно оформить обезличенную электронную подпись для организаций, что упрощает интеграцию с информационными системами и автоматизацию подписания кадровых документов.

Основные функции электронной подписи

Применение электронной подписи решает ряд задач:

• Обеспечение целостности цифровой информации.
• Упрощение процесса идентификации лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий.
• Гарантия того, что документ подписан определенным лицом – владельцем ЭП.
• Фиксация даты подписи.
• Придание документу юридической силы.

Таким образом, цифровые документы принимаются как органами государственной власти, так и другими организациями.

Как работает электронная подпись?

Электронная подпись представлена в виде файла с программным обеспечением, созданным с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ). При добавлении электронной подписи программное обеспечение генерирует хэш-сумму, а данные о владельце шифруются и закрываются ключом. Файл с ЭП может храниться на:

• Внешнем диске.
• Личном компьютере.
• Облачном сервере.
• Планшете или смартфоне.
• USB-флешке.
• Защищенной от перезаписи флеш-карте (токене).

Электронная подпись состоит из уникальной последовательности символов, а её неизменность обеспечивается специальным шифровальным ключом. При создании ЭП генерируется два ключа:

• Закрытый ключ, который используется для подтверждения подлинности ЭП и хранится в безопасном месте.
• Открытый ключ, представляющий собой последовательность символов, позволяющую демонстрировать подпись.

Каждый ключ содержит информацию о:

• Лице, поставившем цифровую подпись на онлайн-документах.
• Полномочиях подписавшего гражданина или предпринимателя.
• Органе, выдавшем ЭЦП.

Электронная документация считается действительной, если программа при ее открытии успешно обрабатывает хэш-сумму и сопоставляет данные. Если информация совпадает, документ считается оригинальным. При изменении символа программа сообщит о несовпадении, и ЭП окажется недействительной. Такие документы не имеют юридической силы.

Для подтверждения принадлежности ключа конкретному владельцу необходим специальный сертификат. В нем указываются имя и статус держателя, сертификат подписывается специалистами удостоверяющего центра.

Эксперт. Использование электронной подписи повышает удобство ведения кадрового документооборота. Ведь компании ежедневно обмениваются каждый день большим объемом корпоративных сведений с различными государственными инстанциями, контролирующими службами, банками, контрагентами.

Преимущества использования электронной подписи

Использование ЭП существенно облегчает работу с кадровым документооборотом. Компании ежедневно обмениваются большим объемом информации с государственными органами, банками и контрагентами. Наличие ЭП позволяет дистанционно подписывать документы для пересылки, подавать налоговую отчетность, участвовать в онлайн-торгах, оформлять имущество и заключать договоры с персоналом удаленно. Это значительно сокращает время обработки документов, устраняя необходимость отправки бумажных оригиналов и обеспечивая многоуровневую защиту данных от подделки.

Электронная подпись для кадровой службы и сотрудников

Электронная подпись требуется работникам, таким как руководитель кадровой службы, главный бухгалтер и HR-менеджер, для верификации трудовых договоров, больничных листов и отчетности для СФР и Росстата. Для этих целей необходима УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись).

Кадровая служба не может работать эффективно без ЭП, так как сотрудники не смогут отправлять отчетность в установленные срок и в надлежащей форме. Современные формы отчетности требуют обязательной верификации.

Получить ЭП можно в ФНС, аккредитованных центрах или банках. Для этого необходимо предоставить:

• Заявление.
• Образец рукописной подписи.
• Заверенную копию паспорта.
• СНИЛС и ИНН.

Сотрудники организации также могут использовать персональные ЭП для подписания трудовых договоров, приказов и других документов. Для этого может применяться неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Организация может получать ЭП для работников на основании специального соглашения.

Цена подписи зависит от доступных услуг, таких как личное или корпоративное использование и участие в онлайн-торгах. Организация, выдающая ЭП, предоставляет файл с сертификатом, лицензионным программным обеспечением и библиотекой. Обслуживанием пользователей занимаются специалисты аккредитованной компании.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированная электронная подпись создается с использованием программ шифрования и часто применяется физическими лицами для обработки большого объема внутренних документов.

НЭП подходит для оформления электронного документооборота между несколькими контрагентами, при условии предварительной договоренности. Однако нужно учитывать, что в суде НЭП часто недостаточно для подтверждения юридической силы документов.

Эксперт. Документация с НЭП имеет ограниченную юридическую силу. Она не подходит для оформления отчетности, предназначенной для передачи в государственные органы власти.

В большинстве случаев НЭП используется для верификации документов, которые не требуют печати, таких как заявления и служебные записки. Применение НЭП допустимо в рамках внутреннего электронного документооборота (ЭДО) предприятия, позволяя вносить изменения в правовые документы после их подписания. Однако это возможно только при заключении дополнительного соглашения о признании юридической силы НЭП.

Таким образом, документы с НЭП обладают ограниченной юридической силой и не могут использоваться для подачи отчетности в государственные органы.

Что такое УНЭП?

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) основана на использовании двух ключей и обладает определенными ограничениями, что делает ее неполноценной заменой рукописной подписи. УНЭП может рассматриваться как альтернатива личной подписи на бумаге, но только при предварительном согласии сторон.

Согласно изменениям, внесенным в Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ № 377-ФЗ и ФЗ № 407-ФЗ), УНЭП допускается для проверки электронных кадровых документов, за исключением следующих:

• Приказа об увольнении.
• Инструктажа по охране труда.
• Акта о несчастном случае.

Эти документы должны оформляться исключительно в бумажном виде. УНЭП также может быть использована для участия в онлайн-торгах, однако спектр операций в этом случае может быть ограничен.

Преимущества усиленной неквалифицированной подписи

Среди основных преимуществ применения УНЭП по сравнению с квалифицированной электронной подписью (КЭП):

• Отсутствие значительных финансовых затрат. УНЭП можно получить без значительных расходов.
• Скорость получения. Для получения УНЭП сотруднику не обязательно лично посещать аккредитованный центр; данные о подписи уже могут храниться в корпоративных информационных системах.
• Универсальность. УНЭП используется во множестве рабочих операций, однако она применяется лишь в тех случаях, когда нет необходимости представлять интересы компании перед третьими лицами. Для полноценного взаимодействия с госорганами и на торговых площадках необходима КЭП.
• Безопасность электронного документооборота. УНЭП обеспечивает необходимый уровень защиты внутренних документов организации, используя те же механизмы, что и КЭП (криптографическое программное обеспечение). Она включает в себя как закрытый, так и открытый ключи.
• Идентификация подписанта. УНЭП позволяет установить личность подписавшего и выявить изменения, внесенные в документ после его подписания.

С помощью УНЭП можно верифицировать следующие действия:

• Оформление трудовых договоров, приказов о дисциплинарных взысканиях, договоров о материальной ответственности, соглашений на перевод, ученических договоров.
• Подписание других кадровых документов, разрешенных к оформлению в электронном формате.

Удобство использования УНЭП

Эксперт отмечает, что УНЭП очень удобна для пользователей. Для работы с ней сотрудники отдела кадров не нуждаются в установке и настройке сложного программного обеспечения. Например, для использования КЭП требуется специальное ПО, такое как КриптоПРО.

С помощью УНЭП документы можно подписывать как с персонального компьютера, так и с мобильного устройства, что дает возможность оперативно верифицировать необходимые документы из любого места.

Важно, чтобы в трудовом договоре с сотрудником содержался соответствующий пункт о применении УНЭП. Эти требования касаются трудовых отношений как для офисных работников, так и для удаленных сотрудников.

Эксперт. УНЭП отличается высоким удобством для пользователей. Для использования данной подписи сотрудникам отдела кадрам не потребуется скачивать и настраивать сложное программное обеспечение. Например, для использования УКЭП держателю подписи необходимо применять такое ПО как КриптоПРО.

Преимущества использования электронной подписи

Применение НЭП и УНЭП значительно упрощает работу специалистов по кадрам, увеличивая безопасность деловой документации. Кадровики получают ограниченный доступ к работе с УНЭП, но при этом электронная подпись защищена от кражи. Использовать ее можно только после входа в личный кабинет корпоративной системы.

Разработчики обеспечивают надежную платформу с аттестованными доверенными сервисами, соответствующими федеральному законодательству. Подтверждение подписания документов осуществляется через двухфакторную аутентификацию: на электронный почтовый ящик кадровика отправляется код, который нужно ввести для завершения операции.

Электронная подпись недоступна даже в случае авари, так как доступ к ней защищен паролем от учетной записи. В случае потери или кражи пароля необходимо немедленно уведомить службу безопасности компании. Дополнительные преимущества применения электронной подписи:

• Работа с удалёнными сотрудниками.
• Быстрое оформление ЭП и возможность онлайн отлеживания статуса запроса. Идентификация будущего владельца ЭП проходит без необходимости посещения аккредитованного центра.
• Легитимность кадровой документации.
• Отсутствие необходимости в сложном программном обеспечении для применения НЭП и УНЭП; достаточно иметь аккаунт на Госуслугах, мобильное устройство и электронную почту для получения кода активации токена.
• Четкое установление даты и времени верификации документов. Кадровому отделу следует помнить, что ЭП не может использоваться для оформления документов задним числом. В случае необходимости указания другой даты потребуется оформление бумаги.

Заключение

Использование электронной подписи является необходимым аспектом ведения кадрового документооборота. ЭП подходит для большинства корпоративных документов, которые составляются онлайн и требуют личной подписи сотрудников.

Сотрудники кадрового отдела должны быть хорошо осведомлены о различных типах электронных подписей (НЭП и УНЭП) и уметь правильно использовать их для формирования документооборота. Важно отличать функционал каждого типа и способы получения.

При выборе подходящей категории электронной подписи для физических и юридических лиц стоит учитывать тип документируемых операций, задачи владельца подписи и актуальные законодательные требования. Срок действия электронной подписи составляет один год с момента выдачи, после чего необходимо ее переоформление.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).