Кадровое делопроизводство является одним из самых трудоемких процессов управления документацией в любой организации. Оно включает в себя оформление трудовых договоров, штатного расписания в соответствии с нормами Трудового кодекса Российской Федерации, подготовку аналитических отчетов и сдачу отчетности в контролирующие органы, а также своевременное ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами. Важным аспектом является то, что только опытный специалист по кадрам способен безошибочно вести и оформлять всю необходимую документацию. Однако для этого необходимо знать основы кадрового делопроизводства.
В данном материале мы рассмотрим основные компоненты кадрового делопроизводства, как организовать его процесс в учреждении и какие документы по кадрам должны вестись обязательно.
Определения
- Кадровое делопроизводство — это комплексная деятельность, связанная с формированием, согласованием, утверждением кадровых документов и отправкой отчетности в контролирующие органы. Эту работу выполняет либо отдел кадров, либо отдельный специалист (кадровик), либо работник, совмещающий свою основную работу с кадровыми обязанностями (например, бухгалтер или секретарь).
- Отдел кадров — это внутреннее подразделение компании, офиса или ее филиала, отвечающее за ведение кадровой документации и управление персоналом.
- Кадровый документооборот — это процесс, который охватывает «жизненный цикл» кадровых документов: их составление или заполнение по типовым формам, согласование, утверждение и сдача в контролирующие органы.
Основы ведения кадрового делопроизводства
Работа отдела кадров регламентируется законодательными актами и локальными нормативными документами. Обычно основным документом, определяющим порядок работы кадровиков, является инструкция по делопроизводству. Один из разделов этой инструкции называется «Организация кадрового делопроизводства», однако ее наличие не является обязательным, и разработка такой инструкции может занять время, которым располагают сотрудники отдела кадров.
Кадровое делопроизводство охватывает несколько ключевых направлений деятельности:
- Первичный кадровый документооборот – это оформление, согласование и отправка на утверждение различных кадровых документов (трудовые договоры, локальные нормативные акты, штатные расписания, должностные инструкции и другие).
- Хранение кадровых документов – осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года. Например, приказы о принятии на работу, переводах и увольнениях должны храниться не менее 75 лет, если они были созданы до 1 января 2003 года, и не менее 50 лет, если они оформлены позже.
- Консультирование сотрудников – это включает обязательное ознакомление персонала с локальными нормативными актами и предоставление консультаций по нормам действующего трудового законодательства. Специалисты отдела кадров должны обладать необходимыми юридическими знаниями.
- Предоставление выписок и других документов – по запросам сотрудников и должностных лиц организации необходимо оформлять выписки из кадровых документов, информацию о стаже, компенсациях и льготах. Кадровики также обязаны выдавать трудовые книжки при увольнении и оформлять выписки из них как в бумажном, так и в электронном виде, в зависимости от требований работников.
- Работа с информационными системами – это использование корпоративных и внешних информационных систем, а также цифровых сервисов для ведения кадрового электронного документооборота и управления персоналом.
Эксперт. Под управлением персоналом можно понимать деятельность, направленную на создание комфортных условий труда и повышение мотивации сотрудников. Это включает организацию корпоративов, тренингов, обучение на курсах повышения квалификации, а также предоставление бонусов за отличные достижения.
Проблемы в кадровом делопроизводстве
Однако кадровики сталкиваются с различными сложностями в процессе ведения кадрового документооборота. Вот некоторые из них:
- Недостаток строгих требований на законодательном уровне. Хотя даны рекомендации от Минтруда, ФНС, Росстата, при сдаче отчетности и проведении внеплановых проверок контролирующие органы могут требовать документы строго по установленной форме. Нужно учитывать все изменения в законодательстве.
- Отчетность для разных контролирующих органов. Сотрудникам отдела кадров требуется сдавать отчеты в ФНС, Росстат, Центр занятости, Социальный фонд России и военкомат. Сроки сдачи отчетности различаются в зависимости от типа деятельности компании и ее среднесписочной численности.
- Контроль ознакомления сотрудников. Кадровикам необходимо следить за тем, чтобы сотрудники были ознакомлены с актуальными локальными нормативными актами и приказами, а также с изменениями в них.
Начиная трудовую практику, кадровики часто допускают ряд ошибок, которые могут привести к значительным штрафам для организации:
- Неполучение всех необходимых документов при приеме на работу, таких как медицинские справки и справки об отсутствии судимости.
- Оформление сотрудников на должности, которые отсутствуют в штатном расписании или не соответствуют специальной оценке условий труда (СОУТ).
- Выполнение дополнительных обязанностей без соответствующего оформления, например, когда бухгалтер по совместительству выполняет функции другого бухгалтера. При этом должность кадровика должна быть внесена в штатное расписание.
Для успешной работы кадровых специалистов необходимо знание Трудового кодекса РФ, ряда федеральных и региональных законов, а также других нормативных актов. В дополнение к кадровому законодательству требуются знания в области бухгалтерии, экономики, охраны труда. Важно обеспечить правильное хранение документации, так как бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к документам строгой отчетности и должны храниться в сейфе или специализированном помещении.
Важные аспекты для специалистов по кадрам в ведении кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство является важной частью общей системы делопроизводства в организации. Поэтому специалист по кадрам должен хорошо разбираться в основах работы с документами, знать правила их оформления, утверждения и хранения, а также подготовку к архивному хранению.
Специалист должен быть способным работать с кадровой документацией в рамках законодательства Российской Федерации, при этом обеспечивая защиту интересов работодателя и не ущемляя права сотрудников. Сохранение этого баланса может быть сложной задачей, особенно в условиях постоянных изменений в федеральных законах и Трудовом кодексе. В связи с этим на рынке появляются специализированные публикации, обсуждающие различные аспекты трудового права, а центры дополнительного образования предлагают курсы для повышения квалификации кадровиков как в очном, так и в дистанционном формате.
Знание законодательства является основой для безопасного выполнения обязанностей кадрового специалиста и защиты его интересов в работе. Поэтому изучение Трудового кодекса РФ, а также федеральных нормативных актов, касающихся трудового права и охраны труда, становится обязательным.
Кадровая документация может оформляться как по стандартным формам, обязательным для каждого типа документа, так и в свободной форме. Это зачастую вызывает трудности у начинающих кадровиков. Важно понимать, что не всегда нужно разрабатывать документы с нуля — почти всегда существует возможность использовать шаблоны и образцы, адаптируя их к специфике компании и текущим требованиям. Таким образом, кадровый работник должен иметь представление о существующих типовых формах и образцах документов, например, трудовых договоров.
Эксперт. Иногда внутри организации возникают несоответствия и дублирования ошибок в локальных документах, что значительно усложняет работу кадровиков. Избыточные и противоречивые документы могут привести к путанице. Например, если трудовой договор и должностные инструкции пересекаются, и в организации существуют должностные инструкции, указание обязанностей в трудовом договоре может быть упрощено. Важно, чтобы работник был знаком с должностной инструкцией под подпись перед подписанием трудового договора. Если такие инструкции отсутствуют, обязанности должны быть четко прописаны в трудовом договоре, чтобы избежать неоднозначности.
Способы автоматизации кадрового делопроизводства
Кадровый учет можно вести с использованием различных методов:
- Отсутствие автоматизации — все документы оформляются вручную.
- Использование электронных таблиц (Excel, Google Таблицы) — это распространенное решение, при котором данные вводятся вручную в таблицы.
- Коробочные решения — специализированные программы, разработанные для конкретного бизнеса. Обычно это дорогостоящее решение, подходящее для крупных компаний.
- ERP-системы — программное обеспечение для управления бизнес-процессами, включая кадровые и финансовые аспекты.
- HRM-системы — системы управления персоналом, позволяющие автоматизировать трудовые процессы и кадровое администрирование.
- BPM-системы — корпоративные программные решения для управления бизнес-процессами.
- Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) — программные или облачные решения, предназначенные для автоматизации ведения кадрового документооборота в электронном формате.
Выбор подходящей системы автоматизации должен основываться на специфике бизнеса, количестве сотрудников, а также наличии обособленных подразделений в организации.
Наиболее функциональными, безопасными и экономически выгодными считаются системы КЭДО. Они помогают не только формировать документы и создавать отчеты для контролирующих органов, но и повышают мотивацию сотрудников. К преимуществам систем кадрового электронного документооборота можно отнести:
- Мгновенная отправка документов как внутри компании, так и другим структурным подразделениям, независимо от их географического расположения. Это избавляет от необходимости вручную доставлять документы и собирать подписи.
- Увеличение прозрачности процессов взаимодействия по трудовым вопросам. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, не могут быть изменены, что повышает доверие между сотрудниками и руководством.
- Легкость получения выписок из электронной трудовой книжки. Работники, отказавшиеся от ведения бумажного варианта, могут запрашивать выписки самостоятельно, не обращаясь в кадровую службу.
- Автоматизация бизнес-процессов позволяет каждому сотруднику с соответствующими правами доступа отслеживать стадию утверждения документа и обнаруживать возможные задержки в процессе.
Эксперт. Переход на электронный документооборот в кадрах может столкнуться с определенными трудностями, такими как необходимость анализа текущих кадровых процессов и документов, подлежащих оцифровке. Тщательный выбор платформы и подготовка локальных нормативных актов также являются важными шагами в процессе внедрения КЭДО. Хотя оцифровка большого количества бумажных документов займёт время, результаты этого процесса будут стоить всех усилий.
Вопросы и ответы
Какие требования к кадровикам и их должностные обязанности изменились в 2023 году?
На предприятиях, где применяется профессиональный стандарт, необходимо руководствоваться Приказом Минтруда № 109н от 09.03.2022 г., который устанавливает нового профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом».
Должен ли кадровик выполнять дополнительные обязанности в рамках своих заданий по кадровому делопроизводству?
Руководителям компании рекомендуется избегать возложения на кадровиков таких обязанностей, как обучение по гражданской обороне или охране труда, поскольку это добавляет значительную нагрузку и ответственность. Невыполнение дополнительных обязанностей может привести к административным последствиям, однако закон не запрещает кадровикам совмещать свои основные рабочие функции с дополнительными обязанностями, если они прописаны в должностной инструкции и трудовом договоре.
Кто может заниматься кадровым делопроизводством?
Кандидат на должность кадрового работника не должен иметь специфических требований, достаточно средне- или высшего образования с последующей переподготовкой в специализированном центре. Для занимаемых руководящих должностей, таких как менеджер по персоналу или начальник отдела кадров, требуется наличие высшего образования.
Каков перечень обязательных документов для кадрового делопроизводства?
Обычно это включает трудовые договора, приказы о приеме, переводе и увольнении сотрудников, личные карточки работников, документы по охране труда и другие локальные акты.
Заключение
Кадровое делопроизводство может казаться простой задачей — достаточно вести учет и своевременно сдавать отчеты. Однако в небольших организациях кадровикам часто приходится выполнять дополнительные обязанности, такие как охрана труда, что требует значительного времени и ответственности. Все обязанности кадровика должны быть точно прописаны в инструкциях и трудовых договорах. Внедрение электронного документооборота значительно упрощает трудовые процессы, облегчает деятельность кадровиков и позволяет сосредоточиться на более важных задачах, включая выполнение дополнительных функций.
