Термины “онбординг” и “оффбординг” могут показаться сложными, однако для компаний, стремящихся к эффективной работе, важно понимать их значение. Онбординг относится к процессу адаптации и интеграции новых сотрудников в организацию, тогда как оффбординг охватывает набор процедур и решений, которые помогут упростить процесс увольнения и сделать уход сотрудника менее болезненным для всех сторон.
В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты онбординга и оффбординга, а также действия и документы, связанные с приемом на работу и увольнением сотрудников.
Что такое онбординг?
Онбординг — это процесс интеграции новых работников в организацию или команду с целью помощи им в быстрой адаптации и обеспечении успешного старта. Основная задача онбординга заключается в том, чтобы новые сотрудники могли уверенно войти в рабочую среду и эффективно начать выполнять свои обязанности.
Процесс онбординга включает в себя несколько ключевых этапов:
- Подготовка к трудоустройству. На этом этапе осуществляются все необходимые административные процедуры, такие как оформление документов, подписание трудового договора и предоставление доступа к информационным системам компании.
- Введение в компанию. Новому сотруднику предоставляется информация о структуре компании, ее миссии, целях и стратегиях развития, а также знакомство с другими важными сотрудниками и отделами, с которыми ему предстоит взаимодействовать.
- Обучение. Новый сотрудник проходит обучение, необходимое для выполнения своих должностных обязанностей. Обучение может иметь как формальный характер (тренинги, курсы), так и неформальный (наставничество, обучение на рабочем месте).
- Менторство и наставничество. Для нового сотрудника может быть назначен опытный коллега в качестве наставника, который будет помогать ему адаптироваться к новой среде и отвечать на возникающие вопросы.
- Оценка и обратная связь. Важным аспектом онбординга является оценка работы нового сотрудника и предоставление обратной связи от руководства и коллег. Это позволяет понять, насколько он соответствует ожиданиям и какие есть возможности для улучшения.
Чтобы ускорить процесс адаптации нового сотрудника, полезно организовывать мероприятия по социализации, такие как корпоративные мероприятия, командные тренинги и выездные мероприятия. Это способствует установлению положительных отношений с коллегами и созданию комфортной атмосферы.
Онбординг — это не одноразовое действие, а процесс, который может длиться несколько месяцев. Важно поддерживать нового сотрудника на протяжении всего времени адаптации и следить за его прогрессом. При этом необходимо учитывать требования к документам, связанным с приемом на работу, которые можно оформлять с помощью системы «Добыто. КЭДО».
Эксперт. Грамотно организованный онбординг позволяет сотруднику быстрее адаптироваться к новым условиям труда, повышает его мотивацию и эффективность, а также укрепляет связь с организацией. Это также снижает уровень текучести кадров и улучшает репутацию компании как работодателя.
Методики онбординга
Существуют различные методики и подходы к проведению онбординга:
- Структурированный подход. Этот метод подразумевает разработку детального плана и графика для проведения онбординга, включая предоставление нового сотруднику чётких инструкций и требований на разных этапах.
- Наставничество. Каждый новый сотрудник получает опытного коллегу в качестве наставника, который помогает ему в процессе интеграции. Наставник проводит вводные беседы и поддерживает нового сотрудника в решении возникающих задач.
- Групповой подход. В процессе такого онбординга новые сотрудники проходят обучение в виде групповых тренингов или семинаров. Это помогает им узнать друг друга и создать положительную командную динамику.
- Индивидуальный подход. Для каждого нового работника разрабатывается персонализированная программа на основе его потребностей и навыков, включающая формальное обучение и индивидуальные задания.
- Виртуальный онбординг. В условиях удалённой работы используются методы виртуального онбординга, такие как видеозвонки, онлайн-курсы и обучающие материалы, что позволяет новому сотруднику получать необходимую информацию без необходимости физического присутствия в офисе.
Каждый из методов обладает своими преимуществами и недостатками. Выбор конкретного подхода зависит от специфики компании и самого сотрудника. Важно создать индивидуальный и гибкий процесс онбординга, чтобы обеспечить успешную адаптацию новых работников и эффективность их работы.
Преимущества онбординга
Онбординг способствует быстрой ориентации нового сотрудника в организации, пониманию её целей, структуры и рабочих процессов, что позволяет сократить время, необходимое для достижения полноценного рабочего результата.
Структурированный процесс онбординга делает сотрудника частью команды, создавая положительную атмосферу и повышая его удовлетворенность работой. Кроме того, хороший онбординг ускоряет процесс привыкания нового сотрудника к компании и помогает ему быстрее начать демонстрировать результаты своей работы, что в свою очередь повышает его мотивацию.
Эффективный онбординг позволяет минимизировать риск преждевременного увольнения сотрудника, так как он чувствует поддержку со стороны коллег и руководства. Важным аспектом онбординга является возможность новому сотруднику познакомиться с командой, что способствует эффективной коммуникации и формированию доверительных отношений.
Заботливый онбординг помогает новому работнику быстрее воспринять ценности и корпоративную культуру компании, а также осознать свою роль в организации. Это, в свою очередь, способствует увеличению уровня лояльности и вовлеченности в работу, что положительно отражается на результатах команды и организации в целом.
Формирование положительного впечатления у нового сотрудника и демонстрация заинтересованности компании в его успешной адаптации и развитии способствуют улучшению её репутации как работодателя и привлечению квалифицированных специалистов.
Процесс оформления нового сотрудника
Оформление нового сотрудника включает в себя несколько ключевых процедур и необходимость предоставления определённых документов. Рассмотрим основные этапы этого процесса:
- Заключение трудового договора. Первым шагом является подписание трудового договора между работодателем и новым сотрудником. Договор должен содержать информацию о сторонах, должности, условиях работы, заработной плате, графике и других существенных условиях.
- Предоставление необходимых документов. Новый работник должен подготовить и предоставить пакет документов для трудоустройства, который может включать паспорт, СНИЛС, ИНН, медицинскую справку и другие документы в зависимости от требований законодательства и специфики работы.
- Регистрация в социальных и страховых фондах. Работодатель обязан зарегистрировать нового сотрудника в социальных и страховых фондах для обеспечения его социальной защиты и соответствующих страховых взносов.
- Создание личного дела. Работодатель должен оформить личное дело нового сотрудника, в котором будут храниться все необходимые документы, такие как копии удостоверений личности, трудовой договор, приказ о приеме на работу и другие материалы.
- Оформление медицинского страхования. Работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан оформить медицинское страхование на нового сотрудника, обеспечивая ему доступ к медицинской помощи и компенсацию расходов при необходимости.
Работодатель должен обеспечить своевременную выплату заработной платы новому сотруднику в соответствии с условиями трудового договора и законодательными требованиями. Это может включать открытие банковского счета для перевода зарплаты и другие связанные процедуры.
Кроме того, работодатель обязан ознакомить нового сотрудника с его правами и обязанностями, а также с внутренней политикой и процедурами компании. Эти данные могут быть представлены в виде корпоративного устава, правил внутреннего трудового распорядка, положений о защите персональных данных и других документов. Всё это можно оформить через систему «Добыто. КЭДО».
Оффбординг: что это такое?
Оффбординг — это процесс, который осуществляется после того, как сотрудник покинул организацию. Он включает в себя ряд мероприятий и действий, которые направлены на обеспечение плавного перехода работника из компании, а также на поддержку его в этом процессе.
Процесс оффбординга состоит из нескольких ключевых этапов:
- Коммуникация. Важным шагом является уведомление остальных сотрудников и заинтересованных сторон об уходе работника. Это может быть осуществлено посредством рассылки электронной почты или проведения собрания, где будут объявлены детали об уходе, его причинах и достижениях сотрудника, а также о его вкладе в работу компании.
- Передача обязанностей. Если уходящий сотрудник занимался незавершенными проектами или задачами, необходимо назначить другого сотрудника, который возьмет на себя ответственность за их окончание. Это позволит избежать пропусков в работе и сохранит важную информацию.
- Выплата компенсации и оформление документов. В зависимости от внутренней политики организации может потребоваться выплата определенной компенсации уходящему сотруднику. Также важно провести все необходимые процедуры по оформлению документов, связанных с увольнением, включая подписание необходимых соглашений.
- Сбор обратной связи. Целесообразно провести интервью или опрос с уволившимся сотрудником, чтобы получить его мнения и комментарии о работе в компании. Этот шаг поможет выявить возможные проблемы и предложить улучшения в организационных процессах.
- Прощание и выражение благодарности. Заключительным этапом оффбординга является проведение церемонии прощания и выражение признательности уходящему сотруднику за его труд и вклад в развитие компании. Это может быть сделано в форме письменного письма, памятного подарка или даже небольшого мероприятия.
Оффбординг играет значительную роль в управлении персоналом, так как помогает организации поддерживать связь с уходящими сотрудниками и извлекать полезные уроки из их опыта и знаний.
Методы оффбординга
Существуют различные подходы к оффбордингу, которые организация может использовать для облегчения процесса ухода сотрудника и поддержки его в этот непростой период. Планирование оффбординга можно начинать еще до увольнения, что позволяет заранее подготовиться к переходу и найти замену на место уходящего работника.
Индивидуальные встречи с уходящим сотрудником — важный элемент процесса. В таких беседах стоит обсудить его будущие планы, предложить помощь в поиске новой работы или переориентации в карьере. Такие консультации могут включать помощь в составлении резюме, подготовке к собеседованиям и поиске подходящих вакансий.
Если уходящий сотрудник обладает уникальными компетенциями и опытом, которые могут быть полезны для организации, необходимо обеспечить передачу этих знаний другим членам команды. Это можно сделать через курсы, менторство или создание базы знаний.
Важно также корректно адаптировать нового сотрудника, который займет место уходящего. Процесс адаптации может включать вводные курсы, обучение и поддержку со стороны других работников.
Организации могут взять на себя инициативу, предложив уходящему сотруднику участие в конференциях, семинарах или иных мероприятиях, где у него будет возможность познакомиться с новыми людьми и завести полезные контакты.
Акцент на соблюдении внутренних политик компании при оформлении увольнения поможет избежать правовых проблем и недоразумений. Поддержка связи с уходящим сотрудником по-прежнему важна — например, регулярные встречи или обмен сообщениями по электронной почте помогают узнать о его успехах и предложить дополнительную поддержку, если это необходимо.
Как оформляется увольнение сотрудника?
Процедура оформления увольнения включает в себя ряд необходимых шагов и требует предоставления определенных документов. Работодатель обязан уведомить сотрудника о расторжении трудового договора. Это может быть осуществлено через написание уведомления, в котором должны быть указаны причины увольнения, дата и форма уведомления.
Далее следует оформить приказ о расторжении трудового договора. Также работодатель обязан внести запись в трудовую книжку уволенного сотрудника. Важно провести расчет и выплату компенсации, согласно условиям трудового договора и требованиям законодательства. Это может включать выплаты за неиспользованные отпуска, премии и другие вознаграждения.
Кроме этого, необходима регистрация увольнения сотрудника в социальных и страховых фондах для прекращения выплат взносов и соблюдения норм законодательства.
Сотрудник должен вернуть все материальные ценности, которые были переданы ему работодателем в ходе работы. К ним могут относиться рабочая одежда, инструменты, ключи и другие предметы.
Работодатель также обязан информировать уволенного сотрудника о его правах и обязанностях после увольнения. Это может быть оформлено в виде информационного письма, где указываются правила получения пособий по безработице и другие аспекты.
В завершение, важно закрыть личное дело уволенного работника. В этом деле должны храниться все документы и информация о работнике, такие как копии удостоверений личности, приказ об увольнении и записи в трудовой книжке. Вся документация, связанная с процессами оффбординга, может оформляться и согласовываться в системе КЭДО «Добыто. Знания».
Заключение
Онбординг означает процесс приема на работу новых сотрудников, их адаптации и обучения. Этот процесс может включать различные форматы и подходы, включая дистанционные и очные методы.
Оффбординг охватывает комплекс действий, связанных с увольнением сотрудника, включая оформление документов и расчеты по выплатам. Понимание процессов онбординга и оффбординга позволяет организации обеспечить быструю адаптацию новых сотрудников и минимизировать потери при уходе старых. Обычно за реализацию этих процессов отвечает кадровый отдел.
