С учетом постепенного выхода Atlassian из российского рынка, множество программных продуктов, таких как Confluence, Trello и Jira, станут недоступными для пользователей в России. В настоящее время лицензии на эти продукты уже невозможно приобрести, а компания сообщила о планах ограничить доступ к своим сервисам, отправляя соответствующие уведомления. Даже если у вас все еще есть доступ к Confluence, стоит уже сегодня рассмотреть альтернативы и подготовиться к миграции.
В данной статье мы расскажем о российских аналогах Confluence, их преимуществах и недостатках, а также о том, как настроить работу с этими платформами.
Преимущества и недостатки Confluence
Confluence — это система, разработанная австралийской компанией Atlassian, предназначенная для организации базы знаний и совместной работы над проектами. В бизнесе она широко используется для систематизации контента, удобного поиска информации, добавления заметок и ведения корпоративных блогов. Confluence успела завоевать популярность и стать стандартом среди wiki-систем. Многие пользователи, начавшие с небольших стартапов, через годы превратились в крупные предприятия. Поэтому с уходом Confluence с российского рынка, компании, активно использующие эту платформу, сталкиваются с вопросами:
- Как мигрировать данные, чтобы не потерять накопленные годы знаний?
- Какие платформы по функционалу и дизайну максимально приближенны к Confluence, чтобы снизить временные затраты на обучение новой системе?
Для ответов на перечисленные вопросы важно рассмотреть, какие преимущества и недостатки имеет зарубежная платформа, а также какие требования должны предъявляться к её российским аналогам.
Преимущества Confluence
К преимуществам Confluence можно отнести следующее:
- Универсальность. Подходит для создания, систематизации и актуализации множества видов контента, таких как документы, отчеты, база знаний, техническая документация и др. Вся информация хранится в одном месте и предоставляются готовые шаблоны.
- Гибкость размещения. Пользователи могут хранить данные как в облаке, так и на собственном сервере, в зависимости от требований по управлению и безопасности.
- Инструменты для совместной работы. Можно организовать работу в реальном времени, комментировать тексты, рассылать уведомления участникам проектов.
- Иерархия страниц. Продуманная структура с возможностью добавления меток и перекрестных ссылок упрощает поиск информации.
- Интеграция. Confluence хорошо интегрируется с другими продуктами Atlassian, такими как Jira и Trello, а также сторонними сервисами через API.
- Доступные ценовые планы. Для разных групп пользователей существуют тарифные планы, для небольших команд предусмотрен бесплатный тариф.
Эксперт. Confluence – это довольно популярная и проверенная система, используемая как база знаний в различных сферах бизнеса – маркетинг, производство, реклама, IT. Поэтому пользователи, которые довольно долго работали на этой платформе, ищут даже не аналоги, а клоны этой программы.
Недостатки Confluence
К недостаткам сервиса можно отнести следующие моменты:
- Проблемы с поиском. Эффективный поиск по базе знаний возможен только при точном знании название раздела или цитаты — поиск по синонимам и коррекция ошибок не работают.
- Сложная навигация. Особенно это ощущается при работе с большой базой данных.
- Низкая производительность. При работе с большими объемами данных система начинает значительно тормозить.
- Высокие затраты. Лицензия на Confluence может обойтись дорого, особенно для малых и средних предприятий.
- Сложная настройка. Пользователи, раньше не работавшие с подобными системами, могут столкнуться с трудностями на этапе первоначальной настройки.
Эксперт. Обычно все жалобы пользователей связаны с производительностью и возникающими сложностями в начале работы с Confluence. Для того, чтобы расширить функционал данной программы, обычно необходимо устанавливать дополнительные плагины (модули) – а это не всегда удобно.
Требования к аналогам Confluence
Основные требования к российским аналогам Confluence следующие:
- Хранение данных в российских серверах.
- Регистрация в Едином реестре российских программ.
- Функционал, аналогичный Confluence — пользователям не должно быть сложно осваивать новую платформу.
- Бесшовная миграция — перенос данных из Confluence в новую систему должен быть простым и быстрым, желательно с поддержкой службы.
- Разнообразие размещения — возможность работы как в облаке, так и на собственном сервере.
- Опционально — наличие аналогов других продуктов Atlassian, таких как Jira, Trello или возможность интеграции с российскими решениями.
Эксперт. Кроме всех требований, которые были перечислены выше требований, пользователи также при поиске аналогов учитывают, возможно ли оптимизировать систему под свои нужды. То есть, есть ли в программе встроенные плагины без необходимости их дополнительной покупки за деньги. Именно поэтому у каждой компании требования к такому российскому аналогу будут свои.
Российские аналоги Confluence
На замену Confluence российские разработчики предлагают следующие решения:
- EvaWiki (EvaTeam).
- Сфера. Знания (платформа «Сфера», T1 Digital).
- Minerva Knowledge (Minervasoft).
Рассмотрим подробнее решение EvaWiki.
EvaWiki
Эта платформа является клоном Confluence и Notion. Она подходит для управления информацией по всем проектам компании и удовлетворяет потребности различных отделов — от разработчиков до бухгалтеров.
Введите доступные три тарифа для облачной версии и два для локальных серверов, а также тариф «Экосистема», который открывает доступ ко всем продуктам EvaTeam. Для образовательных учреждений доступны скидки до 50%.
Функционал EvaWiki
Функционал EvaWiki включает в себя:
- Организацию справочно-информационных порталов.
- Документирование бизнес-процессов и управление знаниями.
- Ведение блогов и постов новостей.
- Шифрование данных и безлимитное количество страниц.
- Удобный редактор и возможность утверждения документов.
Преимущества:
- Есть как облачная версия, так и локальная.
- Простота миграции из Confluence.
- Встроенные аналоги популярных плагинов Confluence.
Недостатки:
- Некоторые плагины доступны только в премиум-тарифе.
- Не существует бесплатных версий, и лицензия покупается на каждого редактирующего пользователя.
Таким образом, существующие российские пользователи Confluence могут найти подходящие альтернативы, анализируя представленные решения и требования к новым сервисам.
Сфера.Знания
Это еще одна российская разработка, призванная заменить продукт от Atlassian. Система «Сфера.Знания» предназначена для сбора и управления корпоративными знаниями, действуя как единый источник информации. По заявлению разработчиков, внедрение данной платформы может привести к:
- Снижению затрат времени на формализацию знаний до 25%.
- Ускорению поиска контента на 80% благодаря удобной организации информации в каталогах.
- Увеличению общей эффективности работы команды до 5%.
Система обладет привычным функционалом, позволяющим пользователям сразу приступить к работе с накопленными знаниями после миграции из Confluence без необходимости длительного обучения. Она подходит для крупных корпораций, среднего и малого бизнеса.
Функциональность
- Возможность коллективной работы над контентом – создание черновиков, редактирование в реальном времени, комментирование.
- Набор готовых шаблонов и удобный визуальный редактор.
- Широкий спектр поддерживаемых форматов файлов.
- Добавление тегов, настройка подписок и поиск по базе знаний.
- Версионирование документов – возможность возврата к предыдущим версиям и их утверждение.
- Расширенные механизмы управления доступом (трехуровневая система прав).
Преимущества
- Функционал Drag&Drop для изменения структуры каталогов.
- Интеграция через API с другими продуктами, что создает развитую экосистему – совместное использование с платформами «Сфера.Задачи», «Сфера.Process Intelligence» и другими.
- Возможность комментирования с указанием правок и разграничение прав доступа.
- Единственный инструмент для доступа к знаниям, учитывающий запросы всех подразделений компании.
- Высокая производительность – быстродействие и удобство работы с каталогами.
- Встроенный механизм переноса данных из Confluence.
Недостатки
- Нет аналогов популярных плагинов для Confluence, потребуется интеграция с дополнительными системами.
- Краткий срок для полнофункционального тестирования и запуска, что может сказаться на полностью опытном решении для замены зарубежных аналогов (Confluence был запущен в 2004 году, а разработка «Сфера.Знания» началась в 2022 году).
- Неясные условия ценообразования – на официальном сайте платформы отсутствует информация о ценах, доступна только демо-версия и информация о консультациях, что затрудняет оценку расходов для потенциальных клиентов.
Minerva Knowledge
Эта платформа позиционируется как система управления знаниями нового поколения, которая может заменить не только Confluence, но и такие сервисы, как Notion, SharePoint, Zendesk и Liferay. Возможна миграция данных с сохранением всей информации.
Minerva Knowledge предлагает разнообразные инструменты для работы в разных отделах компании, создавая единую платформу с функциональностью, необходимой для офисных сотрудников и различных подразделений, включая юридический, кадровый и бухгалтерский отделы.
Функциональность
- HR-отдел: инструменты для адаптации новых сотрудников, автоматизация кадрового учета, источник информации для LMS-систем.
- Клиентский сервис и поддержка: быстрый поиск информации по всем типам контента, готовые сценарии самообслуживания для операторов и чат-ботов.
- Отдел продаж: каталог продуктов и услуг компании, управление правами доступа к информации, пошаговые скрипты.
- Маркетинг и PR: автоматизированное обновление карточек на сторонних ресурсах, поиск по тегам, поддержка различных типов контента (тексты, изображения, видео и аудио).
- Делопроизводство: поиск по базе данных и документам, связанные файлы, уведомления о внесении изменений, управление доступом.
- Сотрудники: удобный поиск по базе знаний, разделение доступа, агрегирование комментариев, версияция документов.
Преимущества
- Быстрый поиск по базе знаний, с исправлением опечаток и предложением готовых ответов до завершения ввода.
- Поддержка работы с мобильными устройствами на платформах Android и iOS.
- Возможность облачного размещения или установки на виртуальном сервере клиента.
- Комплексный подход к оптимизации управления знаниями: поддержка, обучение, услуги контент-менеджеров, адаптация структуры и контента при переносе.
Недостатки
- Большое количество функционала может усложнить работу с системой, и рекомендуется прохождение обучения для полноценного использования базы знаний.
- Для мелких команд и малого бизнеса стоимость лицензии может показаться высокой.
- Дизайн системы отличается от Confluence, и потребуется время на адаптацию.
Заключение
С 2016 года в России активно ведутся работы по импортозамещению программного обеспечения, но с 2022 года, после ухода крупных иностранных компаний, дефицит определенных продуктов, таких как базы знаний, стал особенно заметным. Разработки отечественных компаний, включенных в Единый реестр российского ПО, не ограничиваются только этими тремя системами.
Существуют также другие решения, такие как Moo.Team, WEEEK, Yandex Wiki, Документерра, L2U InKnowledge и множество других систем. Некоторые из них доступны только в облачном варианте, другие предлагают как облачные, так и «коробочные» решения. Практически все эти платформы обеспечивают простой процесс миграции с сохранением всего накопленного контента.
При выборе аналога зарубежного Confluence компании ориентируются на разные факторы: удобство и функциональность, наличие аналогов популярных плагинов, высокая производительность при обработке больших объемов данных, поддержка разнообразного контента и удобный поиск с исправлением опечаток. Также на выбор влияют доступные тарифы, наличие круглосуточной поддержки и простота работы с редактором.
