С каждым годом появляется все больше инструментов, позволяющих создать в организациях эффективные базы знаний для оптимизации обмена информацией и ее использования. Единая база данных существенно упрощает взаимодействие между сотрудниками, позволяя им быстро находить необходимые данные для выполнения своих задач. Наличие такой базы предоставляет компании значительное конкурентное преимущество, и поэтому стоит рассмотреть различные сервисы для работы с информацией.
В данном обзоре мы подробно рассмотрим несколько популярных решений, которые могут значительно упростить работу с базами данных как для крупных компаний, так и для небольших организаций, которые только начинают свой путь.
Атлас24
Атлас24 – это сервис базы знаний, созданный в 2019 году. Он предназначен для хранения различных документов, включая бухгалтерские бланки, инструкции и справочные материалы. Платформа может быть интегрирована с CRM-системами, что значительно расширяет ее функциональность.
Данное программное обеспечение рекомендуется преимущественно коммерческим организациям. Оно окажется полезным для менеджеров по продажам, HR-специалистов и руководителей различных подразделений. Кроме того, Атлас24 помогает владельцам бизнеса систематизировать всю важную рабочую информацию в единой базе, упрощая к ней доступ.
Среди основных функций данного инструмента выделяются:
- Создание и структурирование документов: возможность организации файлов в папки для удобного поиска.
- Совместная работа: добавление пользователей в систему для организации совместного доступа к документам.
- Настройка прав доступа: позволяет открыть доступ к информации только для тех сотрудников, которые непосредственно участвуют в проекте, обеспечивая сохранность конфиденциальности.
- Комментарий и обсуждение документов: пользователи могут оставлять комментарии на размещенные материалы.
- Создание тестов: включение в программу тестов для проверки знаний сотрудников с возможностью использования различных типов вопросов.
- Публикация блогов: возможность создания статей и размещения полезной информации.
- Экспорт данных: открытая система, позволяющая интегрировать данные с другими информационными системами для улучшения взаимодействия как внутри компании, так и с внешними партнерами.
Основная специализация этого сервиса заключается в создании баз знаний, что существенно ускоряет и упрощает обмен информацией между специалистами разных отделов.
Эксперт. Атлас24 станет отличным помощником для молодого и активно развивающегося бизнеса. Программа предлагает множество возможностей для работы с документами, что способствует эффективному сотрудничеству над проектами. Интеграция с CRM-системами, такими как продукты 1С, расширит функционал, объединяя знания внутри компании и оптимизируя бизнес-процессы.
L2U InKnowledge
L2U InKnowledge – это мощный сервис для создания единого информационного пространства внутри организации. С его помощью каждый сотрудник может быстро находить необходимую информацию и применять её для решения различных задач без необходимости знание программирования.
Данная платформа станет идеальным хранилищем корпоративной документации различных форматов. Она предоставляет возможность размещать инструкции, справочники, тесты, опросы, статьи и многое другое, что будет способствовать более быстрому обучению новых сотрудников и их интеграции в рабочие процессы.
Сервис подходит для производственных и коммерческих организаций, а также для компаний с колл-центрами или технической поддержкой. Его функционал включает в себя:
- Создание нескольких информационных пространств: удобно для организаций с несколькими направлениями работы или подразделениями.
- Настройка доступа: включая гостевые права, для контроля доступа к информации.
- Создание контента в разных форматах: возможность загрузки информации из внешних источников.
- Интеграция с чат-ботами и CRM-системами: расширение возможностей обработки и доставки информации.
- Лента новостей: позволяет оперативно информировать сотрудников о важных событиях.
- Готовые шаблоны: облегчают создание статей и проектов, так как многие элементы уже разработаны.
- Многообразие вариантов поиска: эффективная система поиска информации.
- Создание скриптов: для работы с клиентами в техподдержке и колл-центре.
- Конструкторы тестов и отчетов: для быстрого создания необходимых документов.
Эти возможности делают L2U InKnowledge отличным решением для создания базы знаний в компании, что соответствует концепции слаженной работы между членами команды, особенно в рамках новых проектов.
Эксперт. Платформа, запущенная в 2016 году, уже успела завоевать популярность и стать довольно полезным инструментом для проектных менеджеров, HR-специалистов и руководителей. Использование всех доступных функций поможет эффективно управлять информацией и ресурсами компании.
Аспро.Agile
Аспро.Agile – это недавно разработанный (в 2022 году) таск-менеджер и онлайн-сервис для обмена информацией, который быстро набирает популярность среди коммерческих организаций. Он позволяет эффективно управлять проектами, объединять усилия сотрудников и создавать слаженные команды. Одним из главных преимуществ платформы является возможность прозрачного обмена информацией.
Этот сервис полезен для маркетологов, дизайнеров, производственных компаний и стартапов, а также для образовательных учреждений, где можно организовать комфортный обмен знаниями между преподавателями и студентами. Аспро.Agile активно применяется даже в крупных университетах для организации дистанционного взаимодействия.
Функциональные возможности сервиса включают в себя:
- Постановка задач и контроль выполнения: удобные доски и тайм-трекеры для учета времени.
- Коммуникация между сотрудниками: встроенный мессенджер для обмена сообщениями.
- Отчётность по производительности: возможность анализа эффективности работы как отдельных сотрудников, так и команды.
- Создание базы знаний: возможность выгрузки информации на сайт компании, что облегчает доступ к данным.
- Установка лимитов: контроль за выполнением рабочих процессов.
- Управление бэклогом: организация задач и распределение обязанностей внутри команды.
- Совместная работа с xMind: подготовка ментальных карт для удобного обмена знаниями.
Аспро.Agile адаптирован под специфику работы российских компаний и подойдет как для креативных студий, так и для крупных компаний с множеством одновременно реализуемых проектов.
Эксперт. Уникальная особенность этого сервиса заключается в возможности открывать базу знаний для клиентов, что позволяет им участвовать в процессе и активнее взаимодействовать с организацией. Это способствует улучшению продуктивности работы, ускоряя достижение поставленных целей и снижая количество правок.
MyBase
MyBase — это одна из наиболее востребованных платформ для создания и управления базами знаний, предназначенная для загрузки, обработки и использования разнообразной информации. Она предоставляет доступ к множеству функций, что значительно ускоряет процесс обучения новых сотрудников и их интеграцию в бизнес-процессы. Использование MyBase помогает оптимизировать работу с информацией, создавая условия для повышения мотивации сотрудников, что, в свою очередь, позволяет организациям получать важные конкурентные преимущества и более эффективно справляться с поставленными задачами.
Основная задача, которую решает MyBase, заключается в упорядочивании потоков информации, с которыми предстоит работать. Платформа полезна не только для представителей бизнеса, но и для студентов, преподавателей, дизайнеров, журналистов и всех тех, кто постоянно обрабатывает большие объёмы данных. MyBase открывает пользователям широкий спектр возможностей:
- Загрузка информации для формирования базы знаний. Пользователи могут добавлять различные ресурсы, такие как инструкции, регламенты и обучающие видео, что помогает новому персоналу быстрее освоиться в компании и эффективно выполнять свои обязанности.
- Публикация новостей и отчетов. Сервис позволяет размещать актуальные новости, что дает возможность сотрудникам быть в курсе последних изменений и событий в организации.
- Размещение успешных кейсов и образовательного контента. Это включает в себя не только успешные бизнес-примеры, но и полезные ссылки, статьи и конспекты, что значительно ускоряет процесс обучения сотрудников на всех уровнях.
- Повышение мотивации. В MyBase предусмотрены механизмы присвоения статусов и повышения квалификации, что создаёт здоровую конкуренцию среди сотрудников, повышая их заинтересованность в выполнении поставленных задач с меньшими временными затратами.
- Безопасное хранение информации. Платформа обеспечивает систему контроля доступа, что гарантирует защиту конфиденциальных данных от несанкционированного доступа.
Несмотря на то что MyBase отвечает всем современным требованиям для баз знаний, она больше ориентирована на ранение и структурирование информации, чем на оптимизацию бизнес-процессов. Крупные компании могут также заказать разработку индивидуального решения на основе MyBase, чтобы максимально адаптировать сервис к своим требованиям.
WikiWorks
WikiWorks — это облачный обучающий сервис, который значительно упрощает процесс интеграции новых сотрудников в работу. Платформа позволяет объединить всех работников компании, обеспечивая удобный обмен информацией и сбор всех корпоративных данных в одном месте. Изначально созданная как обучающая платформа, WikiWorks предлагает множество инструментов для эффективного взаимодействия внутри организаций.
Использование WikiWorks особенно удобно для компаний, где часто проводятся培训 для сотрудников. На платформе можно разместить всю необходимую информацию, обеспечивая к ней легкий доступ.
Ключевые функции WikiWorks включают:
- Создание базы знаний. Пользователи могут загружать сюда различные документы, такие как книги продаж, каталоги, регламенты и инструкции, которые необходимы для работы сотрудников.
- Разработка обучающих курсов. Платформа позволяет не только загружать информацию, но и создавать тесты и опросы для оценки уровня усвоения нового материала.
- Адаптация новичков. В WikiWorks предусмотрены специальные вводные курсы с элементами контроля качества обучения, что ускоряет процесс интеграции новых сотрудников.
- Сбор идей от сотрудников. Платформа предоставляет возможность пользователям делиться своими мыслями и идеями, что способствует улучшению взаимодействия в команде и помогает собирать полезные предложения.
- Развитие навыков персонала. WikiWorks позволяет создавать программы для быстрого освоения новых знаний и умений, что поддерживает актуальность знаний работников на высоком уровне.
WikiWorks — это удобный сервис для обмена информацией, интеграции данных из различных источников и корпоративного обучения. Он активно применяется как небольшими, так и крупными компаниями, имеющими обширные базы знаний.
Заключение
Современные сервисы для создания баз знаний открывают новые горизонты для компаний любого размера. Правильно выбрав платформу, можно значительно упростить и ускорить внутренние процессы, повысив соответствие современным требованиям рынка и улучшив качество обмена информацией внутри организации.
В данном обзоре представлены лишь некоторые из популярных сервисов по созданию корпоративных баз знаний, которые сегодня активно используются среди российских компаний. Процесс выбора подходящего программного обеспечения может затрудняться многообразием существующих решений, так как каждый год появляются новые инструменты.
При выборе идеального сервиса стоит учитывать удобство работы с приложением в конкретной отрасли, его возможность масштабирования, функциональные особенности и другие важные параметры. Правильно подобранный онлайн-сервис обеспечивает не только объединение знаний сотрудников, но и регулярное предоставление полезной информации, а также контроль за её усвоением, что ведет к повышению общей эффективностью работы компании.
