Личный листок по кадровому учету (ЛКУ) является важным документом, содержащим исчерпывающую информацию о каждом сотруднике организации. Он представляет собой заполненную форму или таблицу, в которой зафиксированы все основные данные работника. Важным аспектом является то, что предприятия могут использовать унифицированные формы ЛКУ, если они соответствуют установленным стандартам в определенной сфере деятельности.
Основная информация о ЛКУ
Личный листок заполняется самим работником в момент его приема на работу. Только заполненный ЛКУ прикрепляется к личному делу сотрудника, где хранится на протяжении всей его трудовой деятельности. В случае увольнения ЛКУ вместе с другими устаревшими кадровыми документами отправляется в архив компании.
ЛКУ содержит ключевую информацию о работнике, что позволяет работодателю быстро ознакомиться со сведениями о нем и оценить, насколько он соответствует требованиям занимаемой должности. Это также помогает определить, может ли сотрудник быть допущен к выполнению ответственных задач.
Каждая информация, заносимая в ЛКУ, должна подтверждаться соответствующими документами. В листок вносятся данные из паспорта, диплома, аттестата, трудовой книжки и других сертификатов, а также информация о наградах и льготах, если такие имеются.
Следует отметить, что со временем информация в ЛКУ может устаревать. В случае изменений в личной жизни работника, ему следует обратиться к специалисту по кадрам (HR), чтобы обновить данные в документе.
Работник частной компании вправе отказаться от заполнения ЛКУ, однако такой шаг может привести к нежелательным последствиям. Например, отказ от заполнения может означать нежелание выполнять должностные обязанности, и в таком случае работодатель имеет полное право не принимать сотрудника на работу. После увольнения работник также не должен самостоятельно изымать свой ЛКУ, поскольку это недопустимо.
Что включается в ЛКУ, какие сведения
Личный листок по учету кадров включает в себя следующие ключевые сведения:
- Персональные данные — Фамилия, имя и отчество (ФИО), дата рождения, пол, место рождения, гражданство и семейное положение. Эти данные необходимы для адекватной идентификации сотрудника.
- Контактная информация — адрес проживания, телефонные номера, адрес электронной почты и другие сведения, валют которых позволяют связаться с работником.
- Образование и квалификация — информация о полученных образовании, специальности, профессиональных сертификатах и дипломах. Эти данные необходимы для оценки уровня знаний и навыков работника.
- Трудовая деятельность — история работы, включая предыдущие места работы, занимаемые должности, даты приема и увольнения. Это информация помогает оценить опыт и стаж работника.
Дополнительно в ЛКУ могут включаться следующие факты:
- Отпуска и больничные листы — указание дат начала и окончания отпусков или больничных, а также причины их использования. Это необходимо для учета рабочего времени и расчета выплат.
- Карьерное развитие — информация о повышениях, переводах и получении дополнительного образования. Эти данные помогают отслеживать карьерный рост сотрудника и предлагать ему новые возможности.
- Прочие сведения — могут быть добавлены дополнительные данные о языковых навыках, участии в профессиональных сообществах, получении наград и т.д.
Эксперт. Личный листок по учету кадров является конфиденциальным документом, доступ к которому имеют только уполномоченные лица. Данный документ необходимо регулярно актуализировать и хранить в соответствии с требованиями законодательства, касающегося защиты персональных данных. ЛКУ служит важным инструментом для управления персоналом и позволяет организации сохранять полную информацию о своих сотрудниках.
Назначение ЛКУ
Личный листок по учету кадров — это неотъемлемая часть системы учета персонала в любой организации. Он играет важную роль в управлении кадрами и предоставляет полезные сведения при принятии решений о найме, развитии и увольнении работников.
Основная цель ЛКУ заключается в обеспечении полной и правдивой информации о каждом сотруднике, что критически важно для эффективного управления кадрами и соблюдения законодательства по защите персональных данных.
Преимущества использования ЛКУ
Личный листок по учету кадров необходим для:
- Найм и подбора персонала — информация о предыдущем опыте и квалификации помогает принимать обоснованные решения о найме новых сотрудников и выборе самых подходящих кандидатов на вакансии.
- Оценки производительности — данные о работе и достижениях сотрудника в ЛКУ могут быть использованы для анализа его эффективности, рассмотрения повышения в должности или получения премий.
- Планирования карьерного развития — информация о повышениях, переводах и дополнительном образовании помогает планировать карьерный рост работника и предоставлять возможности для его развития.
- Учета трудового стажа — сведения о периодах работы, отпусках и больничных дозволяют корректно учитывать трудовой стаж и правильно рассчитывать зарплату и социальные льготы.
- Соблюдения законодательства — актуализированный ЛКУ должен храниться в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных, помогая избежать возможных нарушений.
Нормативная база, регулирующая ЛКУ
Личный листок по учету кадров подчиняется ряду нормативных документов. В Российской Федерации основными регулирующими актами являются:
- Трудовой кодекс РФ, который обязывает работодателю вести кадровый учет, включая информацию о каждом работнике, его трудовом стаже и характеристиках.
- Федеральный закон «О персональных данных», регламентирующий правила сбора, хранения и использования персональных данных сотрудников. ЛКУ содержит такие данные и, следовательно, должен соответствовать этим требованиям.
- Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, касающийся условий ведения трудовых книжек, в которых также отражается информация из личного листка.
- Указ Госкомстата № 1 от 5 января 2004 г. уточняет унифицированные формы первичной учетной документации. ЛКУ среди этих форм не упоминается, что подтверждает, что он не является обязательным для всех организаций.
- Письмо Минобразования России № 03-51/64 от 20 декабря 2000 г. содержит указания по работе с документами в образовательных учреждениях и советует хранить ЛКУ в личном деле педагогов.
- Приказ Президента России № 609 от 30 мая 2005 г. также упоминает о необходимости ведения личного дела государственного гражданского служащего.
Каждая организация может разработать свои правила и инструкции по ведению ЛКУ, которые будут соответствовать законодательным требованиям и специфике работы компании.
Особенности заполнения личного листка по учету кадров
Заполнение личного листка по учету кадров (ЛКУ) – это важный этап, требующий особого внимания и точности. Правильно оформленный ЛКУ обеспечивает надежный учет сотрудников и используется для управления кадровыми процессами в организации. Ниже приведены ключевые шаги и рекомендации по корректному заполнению данного документа.
- Заголовок и общая информация. В верхней части листка указывается название организации, где трудится работник. Далее нужно указать фамилию, имя и отчество сотрудника, его должность и подразделение, к которому он относится. Важно также указать дату заполнения личного листка, чтобы обеспечить актуальность информации.
- Личные данные. В этом разделе фиксируется информация о сотруднике: дата и место рождения, гражданство, семейное положение, наличие детей и их количество. Кроме того, необходимо обозначить адрес проживания, контактные телефоны и адрес электронной почты, что поможет в дальнейшем поддерживать связь с работником.
- Трудовая деятельность. Этот раздел содержит сведения о предыдущих местах работы сотрудника, включая название организаций, должности, периоды трудовой активности и причины увольнения (если таковые имеются). Также следует отразить данные о трудовом стаже, включая даты начала работы в текущей организации, прием на работу и периоды отпусков.
- Образование и квалификация. В данном разделе указывается информация об образовании: название учебного заведения, специальность, год окончания и полученная квалификация. Также необходимо указать сведения о дополнительных курсах, тренингах или сертификатах, которые были получены сотрудником, что поможет оценить его профессиональные навыки.
- Награды и поощрения. Здесь следует описать награды, поощрения и премии, которые были вручены работнику за его трудовые достижения. Важно указать название награды, дату получения и причины награждения, чтобы отразить признание заслуг сотрудника.
- Прочая информация. В этом разделе можно указать любую дополнительную информацию, которая может быть полезна для учета кадров или для оценки профессиональных навыков сотрудника. Это может касаться участия в проектах, специальных навыков и т.д.
- Подписи и дата. В заключительной части личного листка нужно указать дату его заполнения и подпись сотрудника. Также следует оставить место для подписи руководителя или уполномоченного лица, что подтверждает правильность и актуальность представленных данных.
Правильное заполнение личного листка по учету кадров позволяет вести точный и актуальный учет работников, что является важным для эффективного управления персоналом в организации.
Нужен ли ЛКУ?
Хотя наличие личного листка по учету кадров не является строго обязательным, его наличие рекомендуется для организаций, так как он представляет собой важную основу для учета персонала. ЛКУ содержит ключевую информацию о сотруднике, о его трудовой деятельности, образовании и наградах. Этот документ необходим для:
- контроля за кадрами, планирования карьерного роста и оценки профессиональных навыков сотрудников.
- составления отчетов о персонале и подготовки документов для кадрового делопроизводства.
- решения вопросов, связанных с управлением персоналом, такими как начисление заработной платы и предоставление отпусков.
Правила хранения ЛКУ
Правила хранения личного листка по учету кадров имеют важное значение для обеспечения конфиденциальности и безопасности информации о сотрудниках. В соответствии с законодательством и внутренними требованиями организации следует учитывать ряд аспектов хранения ЛКУ:
- Физическое хранение. Личные листки должны храниться в специально отведенном и защищенном месте, чтобы избежать несанкционированного доступа и повреждений. Это может быть запираемый шкаф или сейф, доступ к которым есть только у уполномоченных лиц.
- Электронное хранение. При электронном хранении ЛКУ необходимо защитить их паролем. Доступ к данной информации должен быть ограничен для определенного круга уполномоченных сотрудников, а система хранения — защищена от вирусов и других вредоносных программ.
- Контроль доступа. Доступ к личным листкам должен быть разрешен только HR-специалистам и руководителям. Рекомендуется вести журнал доступа, фиксируя информацию о том, кто и когда получал доступ к личному листку.
- Срок хранения. Личные листки должны храниться в течение установленного срока после увольнения сотрудника или окончания его трудового договора. Срок хранения может быть определен в соответствии с законодательством (обычно 36 месяцев) или внутренними правилами организации. По истечении этого срока личные листки должны быть уничтожены, соблюдая правила конфиденциальности.
- Защита от утраты и повреждений. Личные листки должны быть защищены от случайных утрат и повреждений. Рекомендуется создавать резервные копии электронных версий и хранить их в безопасном месте. Физические копии также могут быть защищены с помощью пластиковых обложек или файлов.
- Уничтожение. После завершения срока хранения личные листки должны быть уничтожены без возможности восстановления. Для этого могут использоваться методы сжигания, измельчения или специализированные устройства для уничтожения конфиденциальных документов.
Организациям следует разработать и внедрить соответствующие политики и процедуры, чтобы гарантировать правильное хранение и защиту личных листков.
Заключение
Личный листок по учету кадров — это эффективный инструмент для грамотного управления персоналом. Важно соблюдать правила его заполнения, учитывая политику конфиденциальности персональных данных, и правильно организовывать его хранение на протяжении всего срока действия трудового договора. Обязанности по заполнению и хранению ЛКУ возлагаются на сотрудников кадровой службы. Для оптимизации ведения ЛКУ и другой кадровой документации можно использовать системы электронного документооборота.
