Что за документ личный лист учета кадров? Какие есть отличия между ним, личной карточкой работника и личного дела работника? Нужно ли заполнять личный листок в 2024 году? Какие распространенные ошибки можно допустить при его заполнении? Ответы на все эти вопросы вы узнаете в нашей статье.
Читайте, когда заполняется лист учета кадров, является ли данный документ обязательным в соответствии с законодательством РФ, что обязательно размещается в его содержании, чем в его подготовке и оформлении поможет система КЭДО.
- Что такое личный листок учета кадров?
- Отличия между личным листком, личной карточкой и личным делом
- Назначение и заполнение личного листка
- Обязательность заполнения
- Как правильно заполнить личный листок учета
- Нормативно-правовые акты
- Введение личного листка учета
- Хранение личных листков учета кадров
- Заключение
- Список источников
Что такое личный листок учета кадров?
Личный листок учета кадров представляет собой документ, содержащий информацию о работнике, который заполняется им самим. Этот документ напоминает анкету и может быть подготовлен как вручную, так и на компьютере. Важно отметить, что на сегодняшний день трудовое законодательство не требует обязательного ведения личного листка учета кадров для всех организаций.
Эксперт. Согласно федеральному закону о персональных данных, сведения предоставленные в листке конфиденциальны и не подлежат обнародованию третьим лицам. За нарушение этой нормы предусмотрена ответственность работодателя.
Отличия между личным листком, личной карточкой и личным делом
Во избежание путаницы важно рассмотреть, в чем заключаются различия между личным листком учета кадров, личной карточкой и личным делом. Личный листок является своего рода анкеты для заполнения сотрудником, а личная карточка — это краткая форма, включающая основные персональные данные работника и сведения о его трудовой деятельности. Личное дело, в свою очередь, представляет собой папку, в которой систематизированы все персональные и трудовые сведения о конкретном работнике.
Таблица различий
|
Название документа |
Характеристика | Обязателен? |
Кем оформляется? |
| Личный листок | Анкета с информацией о работнике | Нет | Работником |
| Личная карточка | Краткие персональные данные и сведения о трудовой деятельности | Да | Отдел кадров |
| Личное дело | Папка с персональными и трудовыми данными | Нет | Отдел кадров |
Назначение и заполнение личного листка
Личный листок учета кадров предназначен для формирования профессионального портрета работника и включает такие данные, как образование, навыки, предыдущие места работы и другую важную информацию. Все сведения, указанные соискателем, проверяются кадровой службой на соответствие оригиналам документов. Если информация меняется (например, меняется семейное положение или адрес), необходимо внести изменения в личный листок, дублируя оригинал и добавляя новые данные.
Кроме того, необходимо учитывать, что личный листок учета кадров не имеет унифицированной формы, и работодатель может разработать собственный шаблон. Важно, чтобы он соответствовал требованиям, указанным в локальных нормативных актах компании.
Эксперт. Сбор и обработка персональных данных возможно только с согласия субъекта, которое он может отозвать в любой момент (152-ФЗ ст. 9). Поэтому отделу кадров необходимо брать письменное согласие в обязательном порядке.
Обязательность заполнения
Заполнение личного листка учета кадров обязательно для следующих категорий сотрудников:
- государственные гражданские служащие;
- прокурорские работники;
- педагогические и медицинские работники.
Для работников различных учреждений и организаций, а также индивидуальных предпринимателей наличие этого документа не является обязательным, но может вводиться по желанию руководства.
Как правильно заполнить личный листок учета
Несмотря на отсутствие унифицированной формы, в личном листке необходимо указать ключевую информацию, включая:
- фотографию;
- полные персональные данные;
- данные об образовании и знании иностранных языков;
- прежние места работы;
- участие в выборах;
- награды;
- отношение к воинской обязанности.
Работа с персональными данными должна осуществляться с согласия работника, которое можно отозвать в любое время, согласно нормам Федерального закона о персональных данных.
Нормативно-правовые акты
Существуют определенные нормативно-правовые документы, которые регламентируют кадровые процессы, в том числе использование личных листков учета. К числу таких актов можно отнести:
- Постановление Госкомстата России №1 от 5 января 2004 года. Этот документ устанавливает основные принципы и правила ведения статистической отчетности в сфере труда и занятости, что непосредственно связано с кадрами.
- Приказ Генеральной прокуратуры Российской Федерации №135 от 13 марта 2018 года. В этом приказе содержатся рекомендации и предписания по вопросам контроля за соблюдением трудового законодательства, что также может затрагивать аспекты учета кадров.
- Письмо Министерства образования РФ №03-51/64 от 20 декабря 2000 года. Данный документ посвящен вопросам учета персонала в образовательных учреждениях и подчеркивает важность ведения точной информации о работниках.
- Указ Президента РФ №609 от 30 мая 2005 года. Этот указ акцентирует внимание на необходимости обеспечения прав граждан в трудовой сфере, что непосредственно влияет на правильное оформление и учет кадровой документации.
Важно отметить, что в различных письмах и распоряжениях упоминается личный листок учета кадров в контексте разных отраслей трудовой деятельности. Некоторые из таких документов были разработаны еще в период существования РСФСР, но до сих пор остаются актуальными и не утратили своей юридической силы.
Введение личного листка учета
Если организация принимает решение о внедрении личного листка учета кадров, это право остаётся за руководителем компании. После этого он обязан разработать и утвердить соответствующий нормативно-правовой акт, который станет основой для его использования.
Далее, отдел кадров организует заполнение личного листка учета соискателями, которые принимаются на работу. Заполненный документ затем становится частью личного дела работника и играет важную роль в системе учета кадров.
Таким образом, личные листки учета помогают поддерживать необходимую документацию, которая обеспечивает правильное ведение внутренней отчетности и позволяет реализовать трудовые права сотрудников.
Хранение личных листков учета кадров
Согласно законодательству, работодатели обязаны обеспечивать сохранность документов, связанных с персональными данными, и хранить их в недоступных для третьих лиц местах, например, в запирающихся шкафах или сейфах. После увольнения работника его личный листок остается в архиве компании. Срок хранения данного документа может достигать 50–75 лет в зависимости от даты его создания.
Заключение
Регулирование трудовых отношений в России и внимание к деталям в оформлении кадровой документации играют значительную роль для защиты прав работников и работодателей. Введение личного листка учета кадров не является обязательным для всех, однако важно учитывать, что он может быть полезным инструментом для систематизации и хранения персональной информации.
В современном мире, где технологии стремительно развиваются, стоит обратить внимание на возможность перехода на электронный документооборот. Использование квалифицированных электронных подписей позволяет упростить и ускорить процесс оформления документов, снижая количество бумажной работы. Организацией, заинтересованной в оптимизации своего документооборота, может быть полезен сайт “Добыто”, который предлагает решения для перевода кадрового учета в электронный формат.
