Кадровая служба предприятий должна предоставлять разнообразные виды отчетности в контролирующие органы, включая статистические комиссии, Социальный фонд Российской Федерации (СФР), центры занятости населения, военные комиссариаты и другие учреждения. Формы отчетов периодически обновляются в соответствии с меняющимся законодательством и новыми требованиями надзорных органов. В случае, если кадровая служба не подготовит необходимый отчет, не подпишет его с использованием сертификата УНЭП или УКЭП, или нарушит установленные сроки подачи, организации грозит серьезный штраф.
- Подача кадровой отчетности в СФР с 2023 года
- Отчеты для Росстата
- Подача отчетности в центр занятости населения
- Отчетность для военкомата
- Подача кадрового отчета в налоговую службу
- Сроки подачи кадровой отчетности
- Внутренние отчеты кадровой службы
- Преимущества электронного оформления отчетности
- Заключение
- Список источников
Подача кадровой отчетности в СФР с 2023 года
С начала 2023 года в России произошло объединение Фонда социального страхования (ФСС) и Пенсионного фонда России (ПФР), в результате чего был создан новый орган — Социальный фонд Российской Федерации (СФР). В связи с этой реорганизацией изменились требования к отчетности: вместо четырех ранее существовавших форм — СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС — была введена одна новая форма отчета — ЕФС-1. Она включает несколько ключевых разделов:
- Титульный лист, где указано название документа и полное наименование организации.
- Сведения о трудовой (или иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных взносах на накопительную пенсию.
- Информация о начисленных страховых взносах по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Кроме перечисленных сведений, в отчете также должны быть представлены данные: о проведенной специальной оценке условий труда, медицинских осмотрах, дополнительных страховых пенсионных взносах, а также информация о сотрудниках, которые имеют право на досрочную пенсию.
Эксперт. Важным нововведением в отчете ЕФС-1 стало требование предоставления данных о сотрудниках, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Отчетность по таким договорам необходимо подавать в течение дня после начала и окончания их действия.
Отчеты для Росстата
Одной из самых многочисленных категорий отчетности является сбор статистических данных и их предоставление в Росстат. На официальном сайте этого органа можно найти информацию о том, какие отчеты требуется подавать конкретной компании в зависимости от ее деятельности. Для получения этой информации достаточно ввести ИНН компании.
С 2022 года изменились сроки подачи отчетности в Росстат. Для некоторых форм были отменены строгие предельные сроки, и установлен период, в пределах которого кадровик должен успеть подать отчеты. Например, ежегодная форма № 1-Т предоставляется с первого рабочего дня после окончания отчетного периода и до конца января.
В Росстат предприятия подают следующие формы отчетности:
- 1-Т — содержит сведения о численности и заработной плате работников, предназначена для малых предприятий с числом сотрудников не более 15.
- 1-Т (условия труда) — специальная форма для организаций с опасными условиями труда, таких как сельское хозяйство и утилизация отходов.
- 1-Т (ГС) и 1-Т (МС) — включают информации о численности персонала и уровне образования, должны заполняться государственными и муниципальными учреждениями.
- 1-Т (проф) — информация о численности персонала и его потребности в организации.
- ЗП-образование/культура/наука/соц/здрав — формы для отчетности о численности сотрудников и уровне их заработной платы в соответствующих категориях.
- П-4 (НЗ) — для организаций с числом сотрудников более 15, включает данные о неполной занятости.
- П-4 (численность и зарплата) — сведения о численности и заработной плате персонала.
- 1-ПР «О забастовке и возобновлении работы» — предоставляется только в случае проведения забастовок.
С февраля 2023 года введена новая форма отчетности — З-Ф, в которую вносятся сведения о просроченной задолженности по зарплате, если таковая имеется.
Также была создана форма № 7 «травматизм», в которую вносятся данные о всех производственных травмах и случаях профессиональных заболеваний на предприятии за отчетный период. Она подается с 20 февраля по 1 марта.
Подача отчетности в центр занятости населения
Кроме статистической отчетности, организации обязаны ежегодно отчитываться перед Центром занятости населения. Эти отчеты содержат информацию о наличии вакансий для трудоустройства граждан и о выделенных местах для инвалидов. Формы отчетности устанавливаются на региональном уровне и включают:
- Отчет о наличии вакансий. Если у предприятия есть незакрытые должности, необходимо отчитаться даже в том случае, если планов по их заполнению нет. Срок подачи устанавливается на уровне региона.
- Отчет по квотам для трудоустройства людей с инвалидностью. Это обязательный документ для предприятий, в которых численность сотрудников превышает 100 человек.
Также предусмотрена отчетность для размещения информации на портале «Работа в России», который начал действовать с марта 2022 года. На этом портале размещается информация о ликвидации организаций, изменениях численности сотрудников, режиме неполного рабочего дня и других важных событиях, интересных для соискателей.
Отчетность для военкомата
На крупных предприятиях с численностью сотрудников более двух тысяч создаются собственные военно-учетные столы, отвечающие за учет мужчин. В более мелких компаниях (с числом сотрудников до 500) за отчетность должна отвечать кадровая служба. В военный комиссариат подаются следующие отчеты:
- Форма № 6 — информация о количестве мужчин в запасе.
- Форма № 18 — организация воинского учета на предприятии.
Если в организации нет граждан, находящихся в запасе, и не организован воинский учет, кадровая служба не обязана подавать эти отчеты, однако документация должна быть предоставлена до 31 декабря текущего отчетного года.
К тому же, до 15 сентября военкомат получает список сотрудников-подростков (15 и 16 лет) для учета. До 1 ноября кадровая служба составляет перечень мужчин, которых необходимо поставить на воинский учет.
Кроме того, работодатели обязаны в течение двух недель информировать военкомат о новых призванных сотрудниках, тех, кто не встает на учет, а также о любых изменениях в личных данных работников, стоящих на учете.
Подача кадрового отчета в налоговую службу
С отменой формы СЗВ-М работодатели обязаны предоставлять налоговому ведомству новую форму — Персонифицированные сведения о физических лицах (КНД 1151162). Этот отчет должен готовиться всеми работодателями, осуществляющими отчисления страховых взносов за сотрудников, за исключением:
- Индивидуальных предпринимателей без сотрудников.
- Крестьянских фермерских хозяйств, не имеющих наемных работников.
- Нотариусов и адвокатов, работающих без персонала.
В форме должны быть представлены данные обо всех застрахованных лицах, за которых работодатель производит выплаты. Включаются как работники по трудовым договорам, так и сотрудники по гражданско-правовым договорам.
Помимо передачи данных в налоговую службу, кадровая служба также должна готовить отчеты для МВД о принятии и увольнении иностранцев.
Сроки подачи кадровой отчетности
Кадровая отчетность подразделяется не только по направлению ее подачи, но и по срокам подготовки. В зависимости от частоты представления информации отчеты могут быть:
- Ежегодные: Они обычно сдаются в течение первого месяца после окончания отчетного периода.
- Ежеквартальные: Кадровая служба собирает данные за предыдущие три месяца.
- Ежемесячные: Сведения собираются и отправляются в контролирующие органы каждый месяц.
Сроки подачи отчетности фиксируются в специальном календаре, который становится важным инструментом в работе кадровика.
В разных государственных организациях предусмотрено до 200 видов отчетов по кадровым вопросам. Однако не все предприятия обязаны их подавать. Чтобы определить, какие именно отчеты нужны конкретной организации, следует зайти на официальный сайт Росстата и ввести ИНН. Это позволит узнать, какую документацию и в какие сроки необходимо заполнять. Пропуск сроков может обернуться для компании серьезными штрафами.
Внутренние отчеты кадровой службы
Помимо внешней отчетности, которую предприятия предоставляют контролирующим органам, кадровая служба также должна готовить ряд документов для внутреннего использования. Такая информация помогает руководству в планировании дальнейшего развития компании и принятии стратегически важных решений.
Формы, количество и сроки подачи внутренних отчетов зависят от структуры компании, численности сотрудников и необходимости взаимосвязи между отделами. Обычно составление дополнительных документов требуется в крупных организациях с тысячами работников, где руководителю сложно контролировать информационные потоки. В таких случаях требуется точная сводная информация.
Кадровая служба на больших объектах может готовить отчеты по следующим направлениям:
- Для бухгалтерии: Предоставляются данные о принятых и уволенных сотрудниках, изменении семейного положения, количестве детей и других факторах, влияющих на начисление зарплаты и налогооблагаемую базу.
- Для руководства предприятия: Необходимо своевременно информировать о текучести кадров, количестве принятых и уволенных сотрудников. Эти данные будут полезны для разработки кадровой политики.
- Для других отделов: Кадровики должны оперативно предоставлять информацию о составе персонала по запросам других подразделений.
Внутренние отчеты могут включать данные о различных группах сотрудников или же представлять сводную информацию. Это позволяет руководству и отделам оперативно получать необходимые данные для принятия важных решений и соблюдения норм законодательства.
Преимущества электронного оформления отчетности
С каждым годом бумажный документооборот теряет актуальность, уступая место электронному оформлению отчетности. Государственные органы теперь принимают цифровые версии документов, подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Электронная отчетность обладает рядом значительных преимуществ:
- Экономия времени: Отпадет необходимость целый день проводить в очередях для подачи отчетов в бумажном виде. Кадровая, бухгалтерская и иная отчетность может быть подготовлена и отправлена за считанные минуты с рабочего компьютера.
- Продление сроков подачи: Бумажные отчеты нужно сдать в течение рабочего дня, так как после его окончания прием в некоторых органах прекращается. В то время как электронную отчетность можно подавать до 23:59, так что даже отправка в позднее время не считается нарушением.
- Упрощение заполнения форм: Ввод данных в электронную форму занимает гораздо меньше времени. Некоторые отчеты могут автоматически заполнять части параметров, основываясь на уже введенной информации, что экономит время и снижает вероятность ошибок.
- Гарантия информационной безопасности: Электронная подача данных позволяет минимизировать риск утечки конфиденциальной информации. Государственные онлайн-сервисы защищены от кражи личных данных с использованием современных технологий безопасности.
- Получение уведомлений об ошибках: Программное обеспечение может сразу отмечать некорректно введенные данные, что позволяет избежать серьезных ошибок и штрафов для организации.
Заключение
Электронные сервисы для составления и подписания кадровых документов значительно уменьшают время, затрачиваемое на заполнение отчетности, и обеспечивают защиту данных от искажений. Электронная подпись позволяет удостоверить личность ответственного лица, подготовившего документ, а также гарантировать, что в отчет не вносились изменения после его подписания.
