Какие кадровые документы требуются в организации

Все организации и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, обязаны вести кадровый учет. Это включает в себя оформление, согласование, изменение и хранение различных локальных нормативных актов, приказов, соглашений и других документов. Некоторые кадровые документы являются обязательными, и их отсутствие или неправильное ведение может привести к административной ответственности. Однако существует также значительное количество документов, которые хотя и не обязательны, все же способствуют более эффективному управлению персоналом.

Определения и термины

Кадровые документы — это документы, которые относятся к работникам, трудовым отношениям и деятельности отдела кадров (или HR-отдела).

Кадровый документооборот — это систематизированный процесс ведения кадровых документов, который включает в себя разработку, оформление, согласование, утверждение, учет, хранение, передачу и уничтожение документов.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это процесс ведения кадровых документов в электронном формате с использованием специальных платформ и электронных подписей для идентификации как самих документов, так и лиц, их подписавших.

Состав кадровой документации

Кадровая документация может быть классифицирована по различным критериям. Наиболее распространенными являются классификация по обязательности документации и классификация по форме документов.

1. Обязательные документы: Это те документы, которые могут быть запрошены проверяющими органами, такими как Инспекция Федеральной Налоговой Службы (ИФНС), Государственная инспекция труда или Социальный фонд России. Недостаток или неправильное ведение этих документов может повлечь за собой штрафы.
2. Необязательные документы: Эти документы не требуют представления в надзорные органы, однако их наличие способствует более эффективному кадровому делопроизводству и управлению трудовыми ресурсами.
3. Специфические документы: В некоторых случаях документация может становиться обязательной в зависимости от особенностей деятельности компании. Например, графики сменности для предприятий с особыми условиями труда, или локальные акты о компенсациях, связанные с частыми командировками работников.

Кадровые документы могут быть оформлены как в бумажной, так и в электронной форме. Наиболее эффективным примером является использование системы кадрового документооборота — программы «Добыто. Документы».

Классификация документов

Кадровые документы также можно разделить на следующие категории:

1. Распорядительные документы: Это документы, издаваемые работодателем для передачи распоряжений сотрудникам. Примеры: приказы о переводе, увольнении.
2. Учетные документы: Эти документы связаны с управлением кадрами и организацией труда. Сюда входят личные карточки работников, штатное расписание, трудовые договора и прочие.
3. По срокам хранения:
   • Текущие.
   • Временного хранения.
   • Постоянного хранения.
4. По форме документа:
   • Свободная форма: документы, оформленные в свободной форме с учетом норм Трудового кодекса.
   • Типовая форма: унифицированные документы, разработанные в соответствии с законодательством (например, штатное расписание по форме Т-3).
5. По носителю информации:
   • Бумажные документы: оформленные на бумаге с подписями и печатями.
   • Электронные документы: создаваемые в электронном виде с должным заверением электронной подписью.

Также можно выделить две группы по источникам формирования:

1. Внутренняя документация: Она определяет условия и режим труда, охрану труда и т.д. Используется для внутреннего документооборота.
2. Отчетная (внешняя) документация: Отправляется в контролирующие органы, такие как ФНС и Росstat, и включает формы отчетности.

Обязательные и необязательные документы кадровой службы

Хотя не существует единого перечня обязательной кадровой документации на законодательном уровне, контролирующие органы могут запрашивать документы в процессе проверок. Следовательно, все документы условно делятся на обязательные и необязательные, а также на те, которые становятся обязательными в определенных условиях. Важно отметить, что любую документацию можно быстро оформить и подписать в системе КЭДО «Добыто. Документы».

Обязательные документы

Перечень обязательных документов включает в себя:

• Трудовые договоры: Оформляют права, обязанности и ответственность сторон, а также должны соответствовать нормам трудового законодательства.
• Трудовые книжки сотрудников: Персональные документы, фиксирующие трудовой стаж и другую важную информацию.
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): Документы, регламентирующие организацию труда в компании.
• Штатное расписание: Определяет структуру и численность сотрудников, должности и оклады.
• Положение об оплате труда: Устанавливает систему оплаты, надбавки и компенсации.
• Расчетные листы: Уведомления о зачислении средств на счета сотрудников.
• Табель учета рабочего времени: Подсчет отработанных дней и часов с учетом неявок по уважительным причинам.
• Графики отпусков: Порядок предоставления годовых отпусков.
• Книги учета движения трудовых книжек.

К данной категории также относятся приказы о приеме на работу, увольнении, назначении ответственных лиц за учет и выдачу трудовых книжек, а также документы по воинскому учету и охране труда.

Эксперт. Ведение кадрового учета — это важная часть деятельности любой организации. Правильное оформление и хранение кадровой документации способствует эффективному управлению ресурсами и соблюдению законодательства. Важно также помнить о необходимости соблюдения всех актуальных норм и правил, чтобы минимизировать риски административной ответственности.

Необязательные документы в кадровом учете

Необязательные документы в кадровой практике не требуют обязательного запроса со стороны контролирующих инстанций при проведении проверок. Тем не менее, это не исключает необходимости их оформления и учета в рамках организации. К таким документам можно отнести журналы регистрации приказов, трудовых договоров, соглашений, заявлений работников, служебные записки, а также локальные нормативные акты (ЛНА) о структурных подразделениях. Хотя эта документация не является обязательной, ее наличие и правильное ведение значительно упрощает кадровое делопроизводство и способствует более эффективному управлению персоналом.

Документы, которые становятся обязательными в определенных обстоятельствах

Некоторые кадровые документы изначально не являются обязательными, но при возникновении специфических обстоятельств их оформление становится необходимым. К числу таких документов можно отнести:

1. Локальный акт об оплате труда. Если структура оплаты труда в организации полностью построена на окладах, указанных в трудовых договорах и штатном расписании, такой акт не считается обязательным. Однако, если в компании применяется система премий, компенсаций и других надбавок, то наличие данного локального акта становится необходимым.
2. Коллективный договор. Хотя такой договор не является обязательным, если работники инициативно предложат его заключение, по ст. 36 и 37 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан его подписать. Игнорирование этой инициативы может повлечь за собой административную ответственность.

Кадровый электронный документооборот

Кадровые документы могут оформляться как в бумажной, так и в электронной форме. Переход на электронный документооборот (ЭДО) имеет очевидные преимущества по сравнению с традиционным способом хранения и обработки документов:

• Скорость обработки. Время, необходимое для оформления, согласования и внесения изменений в документы, значительно сокращается. Отправка на согласование занимает менее минуты, что исключает необходимость перемещения между кабинетами, а также ускоряет процесс для компаний с удаленными филиалами.
• Групповая работа над проектами. Все сотрудники, участвующие в создании документа, имеют доступ к его актуальной версии. Правки отображаются в реальном времени, и работники получают уведомления о необходимости их участия в процессе, что упрощает согласование и подписывание документов.
• Повышение квалификации. Овладение навыками работы с электронными системами становится все более актуальным, особенно в бюджетной сфере, где переход на ЭДО содействует готовности сотрудников к работе с электронными печатями. Это не только экономит время на формирование стандартных документов, но и снижает вероятность ошибок.

Если вы рассматриваете возможность перехода на электронный кадровый документооборот, рекомендуем ознакомиться с системой “Добыто. Документы”, предлагающей бесплатную демоверсию для изучения функционала.

Документы, которые нельзя перевести в ЭДО

Некоторые документы работодателю необходимо продолжать вести в бумажном виде:

• Приказы об увольнении.
• Акты о несчастных случаях на производстве.
• Листы ознакомления и другие документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
• Трудовые книжки сотрудников, отказавшихся от перехода на электронные трудовые книжки.

Согласно законодательству, если работник отказывается от перехода на электронную трудовую книжку, работодатель обязан вести ее в бумажном формате. При этом отчеты в социальные фонды будут предоставляться в электронном виде. Важно отметить, что уволить или применить к сотруднику дисциплинарное взыскание за отказ от перехода на электронный документооборот невозможно.

Вопросы и ответы

Является ли должностная инструкция обязательной в организации?

Согласно письму Минтруда России от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707, составление должностной инструкции не является обязательным, и все должностные обязанности могут быть прописаны в трудовом договоре. Однако должностная инструкция может служить полезным инструментом для защиты интересов работодателя, позволяя обосновать отказ в приеме на работу и задать требования к компетенции сотрудников.

Какими законами регламентируется кадровый электронный документооборот?

Кадровый ЭДО регулируется Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, который внес поправки в Трудовой кодекс, добавив статьи 22.1-22.3. Также порядок требует соблюдения закона № 63-ФЗ.

Что такое персонифицированные сведения о физических лицах, и когда кадровику нужно сдавать отчет в ИФНС?

С 2023 года сроки и порядок сдачи отчетности изменились, и кадровики столкнулись с новыми требованиями к формам отчетов в СФР и ИФНС. Персонифицированные сведения — это отчет, заменяющий предыдущие отчеты по форме СЗВ-М. Новый формат требует предоставления расширенных сведений о всех сотрудниках и руководителях. Сдача отчета осуществляется ежемесячно, но не позднее 25 числа текущего месяца, и может проводиться как в бумажной, так и в электронной форме.

Заключение

Обширный спектр кадровых документов, нюансы их оформления, учет и хранение, а также постоянные изменения в законодательстве ставят перед HR-менеджерами и кадровыми работниками немалые вызовы. Современные системы кадрового электронного документооборота значительно облегчают нагрузку на отдел кадров, автоматизируя обработку документов и управление персоналом. Тем не менее важно помнить, что некоторые документы все еще требуют бумажного оформления. В целом, переход на электронный документооборот — это выгодная инвестиция времени и ресурсов, способствующая повышению эффективности работы кадровой службы в любой организации.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).