С 2023 года отчеты СЗВ-ТД и СЗВ-М отменены и заменены новым форматом – ЕФС-1. Это решение, с одной стороны, упрощает процесс заполнения отчетности, однако с другой стороны, требует от работников изучения новых правил и инструкций по оформлению и сдаче данного отчета.
В данной статье мы расскажем о том, как правильно заполнить ЕФС-1, какие данные он включает, куда его необходимо сдавать, а также о том, как могут помочь системы электронного документооборота.
ЕФС-1: новые правила
Что такое ЕФС-1? Этот вопрос стал актуален в начале 2023 года. Работодатели ранее привыкли отчитываться в два различных фонда по наемным работникам, однако теперь данные фонды объединились, что привело к изменениям в отчетности. В частности, больше нет необходимости подавать сведения по больничным листам и пособиям по беременности и родам — достаточно предоставить информацию только о взносах на несчастные случаи иProfessional заболевания.
Форма ЕФС-1 заменила пять старых отчетов, которые были отменены в 2023 году. Новая форма включает в себя информацию о работниках и данные по взносам, что стало результатом слияния Пенсионного и Социального фондов. Изменения обусловлены необходимостью оптимизировать отчетность и объединить её в одну общую форму. ЕФС-1 отправляется в новосозданный объединенный фонд и состоит из нескольких частей, каждая из которых имеет свои сроки сдачи.
Кто отвечает за подготовку новой отчетности? На этот вопрос законодательство не дает однозначного ответа, поэтому руководитель может самостоятельно решить, какие сотрудники будут заниматься подготовкой и подачей ЕФС-1. Например, некоторые части отчета могут заполнять бухгалтеры, а другие — кадровики.
Структура ЕФС-1
Отчет состоит из титульного листа и двух основных разделов, каждый из которых разбит на подразделы. Эти подразделы заменяют собой прежние отчеты и имеют свои особенности заполнения, включая специальные реквизиты.
Эксперт. Не нужно отправлять полностью заполненную форму каждый раз. Компания может отправлять определенные разделы отчета ЕФС-1 в соответствии с установленными сроками. Исключение составит только титульный лист, который необходимо заполнять каждый раз.
Особенности заполнения разделов
Первый раздел заменяет сразу несколько отчетов, включая СЗВ-ТД. Важным нововведением является то, что теперь в нем также нужно учитывать данные не только о работниках, состоящих в штате, но и тех, кто сотрудничает с компанией по договорам ГПХ.
Первый раздел включает следующие подразделы:
- Подраздел 1: Содержит информацию о работниках и исполнителях по договорам ГПХ. Заполнение этого подраздела обязательно, если вы включаете в отчет другие подразделы.
- Подраздел 1.1: Включает данные, которые ранее обрабатывались в отчете СЗВ-ТД. Заполнять его нужно только в случае возникновения кадровых изменений — при приеме, увольнении, расторжении договора ГПХ или переводе сотрудника в другой подраздел. Сдавать данные следует по прежним правилам.
Эксперт. Можно использовать новые коды, например, “НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ” или “ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ”.
- Подраздел 1.2: Заменяет отчет СЗВ-СТАЖ. Вводится новая графа “Занятость”. Его следует сдавать не позднее 25 января каждого года.
- Подраздел 1.3: Актуален только для бюджетных организаций.
- Подраздел 2: Заполняется только для работников, имеющих право на досрочный выход на пенсию.
- Подраздел 3: Включает данные, которые раньше отражались в отчете ДСВ-3, и сдается ежеквартально.
Таким образом, работа с первым разделом нового отчета ЕФС-1 не должна вызвать затруднений у тех, кто ранее сдавал отчеты в Пенсионный и Социальный фонды. Наполнение разделов схоже с прежним форматом, а новые нюансы достаточно легко усваиваются. Второй раздел практически дублирует форму 4-ФСС и также сдается ежеквартально.
Отчет ЕФС-1 вместо СЗВ-М и СЗВ-ТД
Отчет СЗВ-М, представляющий собой отдельный раздел ЕФС-1, необходимо сдавать каждый месяц. Он охватывает сведения о всех работниках и исполнителях по договорам ГПХ. Новый отчет функционирует по тому же принципу, что и СЗВ-М, но добавляет одно важное требование: теперь в отчет включаются даже уволенные сотрудники, если они получили доход за отчетный период (например, премию или компенсацию при увольнении). Следует включать информацию о всех, с кем заключены трудовые или ГПХ договоры, а также об уволенных работниках с полученной выплатой в отчетный период.
Эксперт. Обратите внимание, что к договорам ГПХ относятся не только соглашения на оказание услуг, но и любые ГПХ-отношения, по которым начисляются страховые взносы. Исключением являются договоры, касающиеся передачи имущества, которые не облагаются взносами.
При заполнении новой формы действуйте следующим образом: подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 должен быть заполнен на каждого работника или исполнителя. Для этого используются первичные документы и данные бухгалтерии. Если в компании более 11 сотрудников, форма должна подаваться в электронном виде. В случае, если сотрудников меньше, возможна подача как в бумажном, так и в электронном формате.
Форма может заполняться вручную или с помощью компьютера. Исправления вносить нельзя. Если подача отчета осуществляется на бумаге, это можно сделать личным присутствием или через уполномоченного представителя.
Эксперт. Не забудьте заполнить графу 6 только в случае наличия кадровых мероприятий, таких как прием, увольнение или перевод работников, а также заключение или расторжение договора ГПХ.
Сроки сдачи ЕФС-1
Сроки подачи нового отчета ЕФС-1 соответствуют срокам для старых форм отчетности. Документ необходимо сдавать не позднее следующего рабочего дня после кадрового изменения, то есть в тот день, когда издан приказ о приеме или увольнении. Если кадровых передвижений не произошло, то отчет можно отправлять ежеквартально. Например, если работник принят на работу в среду, отчет следует подать до четверга. Если сотрудник переводится в другой отдел, то информацию нужно представить не позднее 25 числа следующего месяца.
Новые реквизиты
Несмотря на схожесть с отчетом СЗВ-ТД, новая форма ЕФС-1 имеет некоторые отличия в заполнении. Так, в форме были добавлены новые реквизиты, такие как “Код категории” и в файле выгрузки – “Код причины увольнения”. Код категории может обозначать такие значения, как ГРФ, ПЖИГ, ВЖИГ, ВПИГ и ВКС, где первое значение относится к гражданам России, а остальные – к иностранным гражданам.
Код причины увольнения, например, может быть сформирован следующим образом: п3ч1с77тк, что указывает на увольнение по инициативе работника (пункт 3 часть 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ). В графе 7 необходимо дополнительно прописать причину увольнения без сокращений.
Штрафы
Нарушение правил заполнения нового отчета может привести к штрафам. Размер штрафа зависит от характера допущенных ошибок: например, если ошибка была в первом разделе, штраф составит 500 рублей. Если отчет подан в бумажном виде, а следовало в электронном, штраф составит 1000 рублей. Ошибки во втором разделе приведут к минимальному штрафу в 1000 рублей.
Эксперт. Избежать штрафов можно, внеся исправления в отчет до момента, когда вам сообщат о ошибка. Также возможно подать уточненный отчет в течение 5 рабочих дней после получения уведомления об ошибке.
Важно отметить, что компания обязана отправлять ЕФС-1 даже при отсутствии сотрудников. В таком случае отчет будет нулевым и состоит из титульного листа и заполненного нулями раздела 2. Остальные разделы не заполняются.
Заключение
Таким образом, главная трудность нового отчета заключается в необходимости адаптации работников к его новым требованиям. Хотя сама отчетность не стала более сложной, некоторые моменты действительно упрощены, например, сроки подачи. Упразднение СЗВ-М, который ранее необходимо было сдавать ежемесячно, стало одним из положительных изменений — теперь этот отчет интегрирован в общий расчет страховых взносов.
Новая форма ЕФС-1 заменила несколько старых отчетов, но изменения в сроках подачи остаются привязанными к определенным событиям.
Эксперт. Для упрощения процесса сдачи отчетности рекомендуется разделить зоны ответственности: конкретные подразделения могут отвечать за заполнение своих частей отчета. Например, кадровая служба может работать с первым разделом, а бухгалтер – со вторым.
Успех выполнения новой отчетности зависит от того, насколько хорошо организованы процессы в компании. Если кадровая и бухгалтерская службы используют специализированное программное обеспечение для электронного документооборота, оно должно быть актуализировано с учетом новых требований.
