Как сделать электронную подпись

В современных компаниях активно сокращается доля бумажного документооборота. Постепенно проводимые операции переводятся в электронный формат. Для реализации этого процесса требуется удобный и простой инструмент, позволяющий подтвердить достоверность документа вместо традиционной собственноручной подписи. С этой целью разработали решение под названием ЭЦП (электронная цифровая подпись). Ей могут пользоваться граждане, предприниматели, руководители и работники фирм, служащие государственных органов.

Читайте, зачем нужна и как сделать электронную подпись, для каких документов ее можно использовать, как работать с ЭЦП в системе документооборота.

Общие сведения об электронной подписи

Вопросы получения и применения подписи гражданами и организациями регулируются положениями Закона № 63-ФЗ. Закон устанавливает разновидности и порядок выдачи различных типов ЭЦП. Отметим, что в настоящее время ЭЦП считается устаревшим понятием. В современных нормативных актах и инструкциях используется сокращенная формулировка «электронная подпись».

Мнение эксперта: При правильном оформлении подписанные электронной подписью документы считаются равнозначными подписанным собственноручной подписью документам. В качестве исключения рассматриваются случаи, когда федеральные законы требуют обязательного бумажного оформления документа.

Что такое электронная подпись

Суть технологии заключается в интеграции личной или корпоративной электронной подписи в передаваемый файл. Подпись включает в себя закодированную информацию о держателе. Она может храниться на компьютере владельца или переноситься на информационный носитель, то есть флешку.

Электронная подпись необходима предпринимателям, физическим и юридическим лицам для оформления документов, удаленного направления отчетов в налоговые структуры, внебюджетные фонды, органы статистики. Современные бухгалтерские программы для ведения корпоративного учета поддерживают функцию подписания цифровых отчетов.

Электронная подпись включает в себя:

• СКЗИ или средство криптографической защиты информации. Это специализированная программа для работы с подписью и шифрования.
• Носитель. Это защищенная USB‑флешка, на которой установлен сертификат ЭП. Квалифицированная электронная подпись не может храниться на обычной флешке.

Выделяют отдельные виды носителей для конкретных целей. К примеру, для сдачи отчетности, работы на торговых площадках и госпорталах, при сертификации алкоголя используется Рутокен или eToken.

Электронная подпись не является бессрочной. Период действия зависит от типа ЭП. Срок действия простых подписей законодательно не определен. ЭП для внутреннего документооборота действуют в течение периода, установленного разработчиками. Усиленные квалифицированные и неквалифицированные подписи выпускают на 12 месяцев.

Что такое Госключ

В 2021 году вышло мобильное приложение «Госключ», используемое для удаленного подписания правовых документов. Это удобный и безопасный метод верификации данных, доступный пользователям портала Госуслуг. Чтобы запустить приложение, необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг.

Приложение «Госключ» позволяет субъектам создавать ЭП бесплатно. Для установки софта и генерации подписи необходимо всего несколько минут. Изначально данным способом подписывали договоры с мобильными операторами. В настоящее время список возможных сделок расширен. Приложением пользуются банковские и коммерческие организации, государственные и муниципальные структуры.

Виды ЭП

Электронные подписи помогают фирмам безопасно обмениваться документами с партнерами и контрагентами. В зависимости от поставленных задач выделяют такие виды ЭП как:

• Простые. Физические лица могут получить данную ЭП путем регистрации на сайте или в программе. Сертификаты ЭП оформляются только на одного человека. Документы будут признаваться недействительными, если они были подписаны ЭП другого лица.
• Усиленные неквалифицированные. Оформляются удостоверяющими центрами или корпоративными IT-подразделениями. Применяют как инструмент для упрощения цифрового внешнего и внутреннего документооборота в организациях. В отдельных случаях усиленные неквалифицированные подписи подходят для участия в торгах.
• Усиленные квалифицированные. Область применения этого варианта подписи не имеет ограничений. Оформляются в аккредитованных удостоверяющих центрах. Кодирование подписи осуществляется посредством специализированных криптографических средств и программ.

Усиленные квалифицированные варианты подписей требуются при подписании налоговой отчетности и документов, предназначенных для сдачи в различные государственные структуры. В данных случаях УКЭП должна отвечать максимально высоким техническим требованиям, установленным законом.

Мнение эксперта: Наличие усиленной квалифицированной подписи подтверждает личность подписанта и делает документы юридически значимыми. С ее помощью физические лица могут удаленно отправлять заявления на поступление в учебные заведения, получать статус самозанятого или индивидуального предпринимателя.

Посредством УКЭП можно оформлять документы для продажи недвижимого имущества, проходить авторизацию на различных государственных порталах. Усиленные квалифицированные подписи могут заверить любые документы.

Какие документы необходимы для получения электронной подписи

Согласно ч. 2 ст. 18 ФЗ № 63-ФЗ для получения ЭП необходимо собрать ряд документов для подтверждения сведений, направленных заявителем. Среди таких документов:

• Паспорт, страховое свидетельство гражданина.
• Учредительные документы фирмы.
• Сведения о внесении организации в ЕГРЮЛ.
• Данные о постановке предприятия на налоговый учет.
• Документы о государственной регистрации предприятия, заверенные и переведенные на русский язык.
• Доверенность на представителя заявителя.

Если заявитель намерен получить усиленную квалифицированную подпись, данный перечень документов передается руководителем организации в удостоверяющий центр лично. Нельзя привлекать представителя, даже при наличии доверенности.

В УЦ можно направлять не только оригинальные документы, но и копии. Однако копии должны быть заверены нотариусом, директором компании или сотрудником удостоверяющего центра.

Как сделать электронную подпись

В качестве простой электронной подписи могут рассматриваться различные логины, подписи, коды и пароли. Их можно генерировать самостоятельно, например, с помощью Microsoft Word.

Данная программа-редактор дает возможность создать электронную подпись через команды «Вставка», «Строки подписи». Чтобы усилить уровень защиты документа, необходимо выбрать «Файл», «Сведения», «Защита документа», «Добавить цифровую подпись».

Если гражданину необходимо получить электронную подпись для использования на сайте Госуслуг, можно сделать ее самостоятельно. Для этого физическое лицо:

• Заходит на портал Госуслуг.
• Подает заявку в Центр обслуживания или в отдел почты России.

Альтернативный вариант получения ЭП подходит для клиентов Сбербанка, Тинькофф и Почта-банка. Они могут самостоятельно оформить электронную подпись в личном кабинете портала Госуслуг после подтверждения информации через приложение банка.

Усиленную неквалифицированную подпись можно получить посредством криптографической программы или через личный кабинет nalog.ru. Чтобы подписанные документы имели юридическую силу, нужно предварительно заключить соглашение с партнерской организацией по порядку ведения электронного документооборота.

Квалифицированную подпись получают в аккредитованном удостоверяющем центре. Для оформления ЭП потребуется собрать необходимый пакет документов и оплатить услуги специалистов. Актуальный список аккредитованных центров публикуется на сайте Минсвязи РФ.

Налогоплательщики могут оформить ЭП на сайте ФНС РФ. Это позволит быстро сдавать декларации, направлять уведомления в адрес фискальных органов. Электронная подпись выдается физическим лицам в личном кабинете налогоплательщика в течение суток после отправки запроса.

Облачная ЭП

Облачная электронная подпись является удобной заменой привычному варианту. Этот аналог помогает верифицировать документы без физического носителя. Ключ ЭП содержится в мобильном приложении myDSS 2.0. Система доступна для платформ Android и iOS, соответствуют ГОСТ и сертифицирована ФСБ РФ.

После запуска приложения пользователи просматривают электронный документ и формируют подтверждение. В системе присутствует криптографическая аутентификация и защита канала, что гарантирует наличие только одного обладателя данной подписи. Для подписания документов ЭП требуется подключенный к сети смартфон, планшет или ноутбук.

Платформа подходит для применения на электронных торговых площадках, в системах дистанционного банкинга, при государственной регистрации онлайн-касс, фирм и объектов недвижимости. Облачная электронная подпись используется для подготовки налоговой отчетности, оформления банковских гарантий и ведения корпоративного электронного документооборота.

Стоимость выдачи электронной подписи

Оформлением электронной подписи занимаются удостоверяющие центры. Законы РФ позволяют этим организациям самостоятельно устанавливать стоимость услуг и срок их исполнения. Именно поэтому заявителям нужно уточнять цену оформления выпуска подписи в конкретном удостоверяющем центре.

Отказ от создания сертификата электронной подписи

ФЗ № 63-ФЗ и иные нормы не устанавливают запрета на создание или выдачу ключей электронных подписей. Государственные органы занимаются модернизацией законов в сфере использования электронных подписей. В случае нарушения действующих норм работники аккредитованных удостоверяющих центров могут быть привлечены к уголовной ответственности.

Преимущества электронного документооборота с ЭП

Применение электронных цифровых подписей в процессе электронного документооборота физических и юридических лиц обеспечивает следующие плюсы:

• Ускорение действий, связанных с оборотом документов. Происходит автоматизация рутинных процессов, что позволяет создавать эффективную среду для функционирования организации. Внедрение цифровых документов помогает получить мгновенный обмен информацией с персоналом, контрагентами и клиентами фирмы.
• Разные варианты работы с деловой документацией. Электронный документооборот помогает убрать привязку к месту работу.
• Сокращение корпоративных расходов. Полный или частичный отказ от бумажных носителей позволяет сэкономить пространство в офисе, которое раньше было задействовано под хранение документов. Происходит эффективное перераспределение полезной площади.
• Применение облачной электронной подписи помогает отказаться от использования физических носителей. Персоналу организации не нужно заказывать специальные смарт-карты, флешки, токены. Вся информация хранится в мобильной программе.
• Юридическая значимость электронного документооборота. Оформленные согласно закону цифровые документы соответствуют своим бумажным аналогам. Их полную легитимность подтверждает электронная подпись, полученная через аккредитованный удостоверяющий центр.
• Гибкость администрирования деятельности персонала компании. Использование облачных электронных подписей позволяет руководителю юридического лица оперативно предоставлять и закрывать доступ работников к определенным материалам.

Мнение эксперта: Удаленные сотрудники могут полноценно выполнять порученные задачи без необходимости частых визитов в офис предприятия. Современное программное обеспечение позволяет решать деловые вопросы, пользуясь личным кабинетом различных корпоративных сервисов и сайтов, мобильных приложений, программы 1С и ее аналогов. Пользоваться электронной подписью можно с применением любых клиентских устройств с доступом в интернет.

При необходимости директор может за несколько минут заблокировать ключ пользователя. Можно автоматизировать процедуру перевыпуска ключей при окончании срока действия. Это позволяет избежать ожидания, пока будет изготовлена новая флешка с ЭП.

Применение актуального программного обеспечения является крайне важным аспектом. Ведение цифрового документального оборота предполагает своевременное обновление программ на устройствах пользователя. Если фирма пользуется облачным вариантом электронной подписи, то все обновления происходит автоматически.

Вот еще несколько плюсов для работы с разными видами электронных подписей:

• Повышение уровня безопасности. При переходе на электронный документооборот сокращаются риски потери, утраты, кражи и несанкционированного доступа к конфиденциальной корпоративной информации и персональным данным сотрудников.
• Сведения находятся на отдельных зашифрованных цифровых носителях, внутри программ, на защищенных облачных сервисах. Применение инновационных криптографических алгоритмов существенно снижает риски похищения информации злоумышленниками.
• Происходит упрощение контроля операций. Электронный документооборот позволяет точно отследить все действия работников компании, их содержание, время выполнения и последствия. После применения электронной подписи в документации остается история операций. С ее помощью руководители могут узнать ФИО исполнителя, тип применяемого цифрового устройства, дату и содержание совершенных действий.
• Быстрый доступ к файлам. Все необходимые документы можно быстро обнаружить по реквизитам. Сотрудникам не требуется искать бумаги в хранилище.

Существенно упрощается и взаимодействие с представителями власти, государственными структурами. Компании могут проходить регистрационные процедуры и сдавать отчетность в удаленном формате.

Заключение

• Применение электронного документооборота с ЭП является действенным инструментом оптимизации бизнес-механизмов. Он существенно экономит время и силы руководства и персонала, освобождая их для решения иных задач.
• Должностные лица госорганов принимают цифровые документы с электронной подписью, считая их полностью легитимными. Также ЭП можно использовать для кадрового делопроизводства, для взаимодействия с контрагентами.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать)
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать)
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать)