Как работает СЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой ПО, позволяющее работать с документацией на любом этапе ее жизненного цикла. ЭДО позволяет создавать, редактировать, хранить документы. Сегодня ПО позволяет маршрутизировать документацию, искать и классифицировать ее.

Система электронного документооборота (СЭДО) позволяет нанимателю взаимодействовать с Социальным фондом России, медицинскими учреждениями, иными фирмами. СЭДО требуется для юридически значимого делопроизводства, дает возможность обмениваться информацией.

Читайте, как работает СЭДО, какие преимущества получит работодатель, что нужно учесть при установке и настройке системы электронного документооборота.

Общие преимущества

Документация и бизнес-процессы сопряжены друг с другом. По этой причине софт должен предусматривать набор функций, позволяющих работать как в информационном поле, так и с процессами.

Электронный документооборот представляет собой систему обработки, обмена и хранения документов в цифровом формате. Он имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционными, бумажными методами обработки документов:

1. Эффективность и производительность: электронный документооборот позволяет сократить время на обработку и передачу документов. Все процессы, связанные с обработкой и передачей данных, автоматизируются, что уменьшает вероятность ошибок и ускоряет выполнение задач.
2. Экономическая выгода: использование электронного документооборота позволяет сократить расходы на печать, доставку, хранение и уничтожение бумажных документов. Это также позволяет сократить расходы на аренду и обслуживание офисного пространства, где хранятся бумажные документы.
3. Удобство и доступность: цифровые документы можно легко и быстро найти, открыть и просмотреть в любое время и из любого места с помощью компьютера или мобильного устройства, подключенного к интернету. Это особенно полезно для удаленной работы, когда необходимо совместное использование и редактирование документов разными участниками процесса.
4. Безопасность и контроль: СЭДО предоставляет возможности контроля и соблюдения ограничений доступа к документам. Аутентификация и шифрование данных обеспечивают безопасность документов, а также осложняют возможность несанкционированного доступа или изменения данных.

Также к плюсам относится экологическая безопасность – электронный документооборот позволяет существенно сократить потребление бумаги. Это способствует сохранению лесов и снижению выбросов углекислого газа в атмосферу от процессов производства бумаги и уничтожения отходов.

Как наладить электронный документооборот

Настройка электронного документооборота включает в себя несколько этапов. Прежде всего, исследуйте рынок СЭДО и выберите систему, которая наилучшим образом соответствует нуждам вашей компании. Учтите требования в отношении функциональности, безопасности и совместимости с другими используемыми программами.

Проверьте возможность интеграции выбранной системы электронного документооборота с существующими программами в вашей компании (например, системы учета, управления отношениями с клиентами и другие).

Определите, какие документы будут включены в систему, и проанализируйте их структуру и формат. Подготовьте данные для импорта в систему. Для этого выполните сканирование бумажных документов, создание электронных шаблонов и преобразование данных в соответствующий формат.

Проведите обучение сотрудников, которые будут использовать систему электронного документооборота. Объясните преимущества системы, шаги по ее использованию и ознакомьте с правилами работы с документами, подписями и контролем доступа.

Проведите этап внедрения СЭДО, включая установку программного обеспечения, настройку прав доступа, импорт данных и регулирование автоматизированных процессов. Проведите тестирование системы на соответствие требованиям и проверьте ее работоспособность.

После внедрения системы электронного документооборота обеспечьте непрерывный мониторинг работы, регулярные проверки и обновления. Обеспечьте поддержку и разрешение возникающих проблем, а также обучение новых сотрудников.

В чем заключается суть СЭДО

Нормы, по которым взаимодействуют Социальный фонд РФ, медицинские учреждения и наниматели регламентируются правительственным указом от 16.12.2017 номер 1567. Этими нормами раньше предусматривалась возможность оформлять больничные листы как в привычном, так и в электронном формате. Цифровые листки нетрудоспособности применялись вместе с обычными с 01.07.2017.

Наниматель и ФСС обменивались виртуальными листками нетрудоспособности следующим образом:

1. Оформлялся виртуальный листок неработоспособности в медучреждении. Сотруднику выдавался идентификатор документа.
2. Информация по листку передавалась в ФСС врачебным заведением.
3. Сотрудник предъявлял идентификатор листка бухгалтеру фирмы-нанимателя.
4. Наниматель запрашивал информацию в фонде, используя идентификатор листа.
5. Наниматель рассчитывал пособие по электронному больничному.
6. Информация, которая нужна, чтобы назначать, выплачивать пособия, передавалась нанимателем в фонд.

Наниматель узнавал про то, что сотруднику выдали больничный, когда работник сообщал идентификатор листка. При этом могли появиться трудности, обусловленные тем, что идентификатор листка неверно записали, внесли в базу данных с ошибкой либо потеряли. Бухгалтерия при подобном раскладе была должна сама определять достоверность идентификатора, проверять, действительно ли его закрыли.

Это привело к необходимости разработки специальных расширений СЭДО. Они не только позволяют обмениваться информацией, но и дают возможность нанимателю вовремя получать нужные сведения.

Когда медицинское учреждение выдает листок нетрудоспособности, учетная система нанимателя осуществляет автоматическую регистрацию документа, выполняет нужные расчетные процедуры, передачу информации в фонд. Когда больничный закрывается, наниматель производит расчет пособия, отправляет в фонд информацию, чтобы выплаты были предоставлены сотруднику. Для подключения к СЭДО наниматель обязан оформить с фондом договор об электронном документообороте.

СЭДО в 1С

В информационных системах 1С предусмотрен удобный механизм, который дает возможность установить с фондом ЭДО. СЭДО предусматривает легкое подключение при использовании 1С:ЗУП – информационной системе, позволяющей комплексно автоматизировать учет кадров, рассчитать зарплату.

Комментарий эксперта. Для наладки ЭДО с фондом в 1С необходимо выполнить подключение 1С–ЭДО, встроенного модуля, дающего возможность обмениваться виртуальной документацией. Чтобы подключиться к СЭДО, нужно первично настроить ЭДО с фондом. Если настройка ЭДО с фондом уже выполнена, осуществлять установку дополнительных сертификатов не требуется.

Чтобы пользоваться сервисом фонда, нужно согласие сотрудника, так как информация о состоянии здоровья физического лица причисляется к личным сведениям, которые относятся к особой категории (ФЗ от 27.07.2006 номер 152). Если работник предоставил собственное разрешение, в 1С:ЗУП от фонда будут автоматически поступать оповещения о смене состояния больничного листа человека.

Чтобы подключиться к системе СЭДО фонда, не понадобится дополнительно настраивать софт. Если фирма уже использует виртуальные больничные, она сможет вступать во взаимодействие с фондом через СЭДО.

Взаимодействие с фондом

С 01.01.2022 вступили в силу новые нормы взаимодействия с Социальным фондом РФ посредством СЭДО. Теперь врачебные заведения выдают исключительно электронные листы нетрудоспособности. Бумажные документы более не применяются.

Обновленные нормы взаимодействия СФР и нанимателя через сервис СЭДО:

• при принятии в компанию нового работника наниматель отправляет информацию о нем в СФР через СЭДО;
• если информация о гражданине изменяется, наниматель отправляет обновленные данные в фонд;
• наниматель дает ответы на запросы фонда, если о работниках, которым назначено пособие, недостаточно информации (срок ожидания ответа – 3 суток);
• при переплате по пособию из-за неправильной информации наниматель компенсирует деньги СФР.

Наниматель может получить информацию об идентификаторе листка для зачисления работнику пособия за первые 3 суток нетрудоспособности.

Ключевые задачи

Подобный софт разрешает большое количество задач. С его созданием уменьшился путь от момента появления у сотрудника права на соцвыплату до фактического зачисления пособия. При этом личное участие каждого лица сведено к минимуму, а число применяемой бумажной документации практически нулевое. Система ЭДО позволяет:

• обмениваться информацией по больничным листам между медицинской организацией и нанимателем;
• предоставлять виртуальный отчет в Социальный фонд РФ;
• регистрировать сотрудников в системе персонифицированного учета;
• информировать нанимателей по вопросам, касающимся зачисления пособий, предоставления документации;
• неформализованно обмениваться письмами, запрашивать регистрационный идентификатор страхователя.

Чтобы обмениваться имеющими юридическую значимость данными и документацией в СЭДО, требуется электронная подпись. Использовать электронный документооборот возможно через 1С, иные учетные приложения.

Отчеты

Если наниматель не пользуется приложением 1С: Отчетность либо другим аналогичным софтом, но должен отправлять отчеты в ФСС, то выполнить настройку ЭДО с фондом и осуществлять сдачу отчетностей можно прямо через СЭДО. Чтобы сдать отчет, понадобятся:

• инсталлированный криптопровайдер (особый модуль);
• электронная подпись руководящего лица либо работника по МЧД (машиночитаемой доверенности);
• особые сертификаты.

Выполнять сдачу электронного отчета в СФР по защищенным каналам возможно и по соглашению с подключенными к социальному ЭДО фирмами, бизнесменами. Они обязуются переводить отчеты в электронный формат, передавать их территориальным учреждениям СФР.

Для сдачи отчета подобным образом наниматель предоставляет в фонд по адресу регистрации ходатайство на присоединение страхователя к ЭДО Социального фонда РФ. Также понадобится подготовить оповещение о наделении представителя полномочиями. Детали присоединения нанимателю разъяснят в учреждении фонда по адресу регистрации.

Регистрация работников

Если наниматель трудоустроил работника без СНИЛС, он должен предоставить в соответствующее территориальное учреждение фонда анкету застрахованного гражданина АДВ-1 на данного человека. Также необходимо приложить к анкете опись АДВ-6-1. Передачу анкетных данных возможно выполнить в фонд посредством ТКС (телекоммуникационной связи).

Когда анкетные данные получены, СФР в течение 5 суток осуществляет открытие лицевого счета для сотрудника. Нанимателю предоставляют документ, который подтверждает регистрацию, с сопроводительной ведомостью.

Присоединение к ЭДО через оператора

СФР советует нанимателям присоединяться к СЭДО через оператора. Это обеспечит возможность обмена с ФСС как публичными, так и персональными данными. Алгоритм подключения к ЭДО через оператора будет следующим:

1. Выбор оператора, который работает на территории размещения фирмы.
2. Заключение с оператором электронного соглашения.
3. Направление в электронном формате через оператора ходатайства на присоединение к СЭДО в территориальное учреждение СФР по адресу регистрации нанимателя. Заявление должно быть подписано электронной подписью руководящего лица либо представителя с полномочиями.

После этого территориальный отдел фонда направляет договор в головную структуру СФР. Это позволяет нанимателям гарантированно доставлять электронную документацию посредством ТКС.

Техническая поддержка электронного документооборота

У нанимателя есть возможность подать дистанционное обращение в техподдержку фонда, получить консультацию по поводу технических особенностей предоставления отчета при помощи СЭДО. Также с техподдержкой можно решить иные проблемы, которые могут возникать.

Чтобы обратиться к сотрудникам саппорта, необходимо заполнить форму «Обращение страхователя», отослать ее на e-mail [email protected]. Если необходимо, к запросу добавляются скрины экрана.

Возможные сложности

С электронным взаимодействием нанимателей и СФР есть много проблемных вопросов. Могут возникать проблемы с:

• присоединением к СЭДО, его использованием;
• сертификатами;
• электронными подписями и иными аспектами.

Одна из проблем – в фирму через электронный документооборот не пришла информация о виртуальном больничном, а работник заявляет, что болел. Возможны такие варианты решения:

1. Выполните проверку собственного подключения к СЭДО. Обратитесь в техподдержку СФР, обслуживающей ваше приложение.
2. Сделайте запрос у работника идентификатора его больничного.
3. Сформируйте и отправьте в фонд данные, которые нужны, чтобы назначить и предоставить соцвыплату. Это нужно делать, если предзаполненные данные не поступили в фирму в течение 3 суток после закрытия листка.

Еще может быть так, что после создания ЕФС-1 в 1С (при использовании в приложении формы) не получается выполнить отправку отчетности через специального оператора. Происходит отказ из-за неправильного формата. В таком случае может помочь следующее:

1. Обновление 1С. Для 1С:ЗУП есть апдейт, содержащий раздел 2 ЕФС-1.
2. Проверка собственного приложения.
3. Загрузка апдейта с портала 1С.
4. Переход в раздел создания отчета, выбор функции, позволяющей сформировать отчетность для ФСС. После нажатия на кнопку с плюсом нужно выбрать ЕФС-1.
5. Установка отметки «Страхователь представляет ЕФС-1 за себя». Делать это необходимо, чтобы сведения на титульном листе заполнились автоматически.

Бывает, что при попытке получить листок по СЭДО через 1С появляется ошибка подключения к web-серверу. В таком случае нужно осуществить обновление 1С до актуальной версии. Также можно просто повторить попытку получить листок нетрудоспособности.

Заключение

• Внедрив систему электронного документооборота, можно будет значительно упростить взаимодействие организации и Социального фонда РФ, текущих кадровых процессов.
• ЭДО минимизирует вероятность допущения ошибок, позволяет тратить меньше времени на работу с документами.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)