Как подписать документ электронной подписью

Электронная подпись – это цифровой аналог собственноручной росписи, который используется для идентификации автора виртуальных документов и обеспечения их юридической значимости. ЭП обычно состоит из комбинации уникального закрытого ключа, известного только владельцу, и открытого, который может быть использован для проверки подписи.

Читайте, как подписать документ электронной подписью и когда это нельзя сделать, в чем заключаются особенности документооборота в цифровом формате, чем поможет система КЭДО.

Преимущества подписания документов электронной подписью

Электронная подпись позволяет подписывать документы в любое время и откуда угодно, где есть доступ к интернету. Это делает процесс подписания документов гораздо более удобным и быстрым, поскольку нет необходимости встречаться лично для оформления бумажного документа.

Подписание документов электронной подписью позволяет избежать необходимости печати, сканирования и доставки бумажных документов. Это помогает сэкономить время и средства, связанные с обработкой бумажных документов.

Электронная подпись обычно использует криптографические методы для защиты данных и обеспечения подлинности. Это помогает предотвратить подделку и модификацию документов, а также обеспечивает установление идентичности подписанта.

Комментарий эксперта. ЭП имеют юридическую силу и могут признаваться судами и государственными органами. Они равноправно сравниваются с традиционной бумажной подписью.  Также ЭП позволяют легко хранить и архивировать подписанные документы в электронном виде. Это упрощает поиск и доступ к ранее подписанным документам. Кроме того, электронные подписи позволяют нескольким пользователям подписывать один и тот же документ, что облегчает совместную работу и согласование.

Разновидности электронных подписей

Существует несколько видов электронных подписей, каждый из которых имеет свои особенности и уровень юридической силы. Простая электронная подпись – это вид электронной подписи, который может быть представлен в форме изображения или текста. Например, к такой ЭП относят имя, которое можно ввести на документе с помощью мыши или клавиатуры. Простая электронная подпись имеет низкий уровень безопасности и не всегда признается юридически обязательной.

Квалифицированная электронная подпись использует криптографические методы, чтобы связать ЭП с подписантом и обеспечить ее целостность. Она предоставляет более высокий уровень безопасности и признается юридически обязательной во многих случаях. Она предусматривает применение специального сертификата, выданного доверенным сертификационным центром. Она имеет высокую правовую силу и в большинстве случаев приравнивается к собственноручной росписи.

Усиленная электронная подпись используется для подписания документов не от имени физического лица, а от лица организации или госоргана. Она может быть использована для установки целостности и подлинности конкретной информации или документа, подтверждения его происхождения от организации или подразделения.

Что можно подписать

Электронной подписью можно подписывать различные документы, включая:

• Электронные договоры и соглашения: как между физическими лицами, так и между юридическими.
• Финансовые документы: например, цифровые квитанции, счета-фактуры, расчетные документы и другие финансовые отчеты.
• Документы участия: включая акции, облигации и другие финансовые инструменты.
• Лицензионные и авторские соглашения: документы, связанные с предоставлением прав на интеллектуальную собственность, такую как программное обеспечение, музыка, фильмы.
• Документы HR: как например, трудовые договоры, заявления на работу, соглашения о конфиденциальности и другие документы, связанные с занятостью.

Также ЭП можно утверждать документацию государственного значения: налоговые декларации, отчеты, заявления и другие документы, связанные с отношениями с государственными организациями.

Использование ЭП

Для использования электронной подписи вам необходимо получить специальный сертификат у удостоверяющего центра. Это делается путем подачи заявки и предоставления соответствующих документов.

Установите программное обеспечение для работы с электронной подписью. Существует разнообразное программное обеспечение, которое позволяет создавать электронную подпись и применять ее в документообороте. Установите и сконфигурируйте выбранный вами программный инструмент.

Перейдите в выбранной программе в документ, который нужно подписать ЭП. Следуйте инструкциям программы для создания электронной подписи. Обычно это происходит путем выбора опции «Создать подпись» и последующим вводом пароля или кода доступа.

Когда вы создали электронную подпись, нажмите на кнопку «Подписать документ» и выберите, что вы хотите подписать. Программа автоматически добавит к выбранному документу вашу электронную подпись, используя сертификат.

После успешного подписания документа сохраните его. Перед отправкой подписанного документа проверьте его подпись, чтобы убедиться в ее действительности и целостности. В большинстве программ для работы с ЭП есть опция проверки.

Примеры использования

Электронная подпись может применяться в следующих ситуациях:

1. Подача налоговых деклараций: с помощью электронной подписи налогоплательщики могут безопасно подавать свои декларации онлайн без необходимости посещения налоговой службы.
2. Регистрация на сайтах государственных услуг: Граждане могут использовать электронную подпись для регистрации на подобных сайтах, чтобы получить доступ к различным услугам, таким как подача заявлений на получение паспорта, оплата штрафов и регистрация автомобиля.
3. Участие в электронных торгах: ЭП необходима для участия в электронных торгах, где компании и предприниматели могут покупать и продавать товары и услуги.
4. Заключение электронных договоров: Компании могут использовать электронные подписи для заключения договоров с поставщиками и партнерами.
5. Получение доступа к защищенным ресурсам: Электронная подпись может быть необходима для получения доступа к защищенным сайтам или файлам, требующим авторизации.
6. Защита персональных данных: Электронная подпись обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа и использования.

Также ЭП используется для контроля доступа к компьютерам, сетям и другим ресурсам, обеспечивая безопасность и предотвращая несанкционированный доступ.

ЭП в кадровых документах

Это, вероятно, наиболее распространенный компонент внутреннего ЭДО организации. При обычном документообороте создатель кадровых документов должен сам посетить всех заинтересованных лиц, выполнить сбор требуемых росписей.

При применении ЭДО сотрудник может выполнить создание документации, поставить ЭП и отослать руководству. Руководящее лицо может послать документ дальше на исполнение. Также руководитель может создать отдельный документ и поставить подпись в нем. Создатель может когда угодно проверить актуальный статус собственного документа.

Может казаться, что электронная подпись – излишний атрибут документации, и все возможно регулировать правами доступа. Однако в ЭДО всегда есть администратор, имеющий полные права на работу с любой документацией. Разумеется, система укажет на изменения документа. Однако проверить, что конкретно поменяли, почти нереально. Если руководитель уверен, что документ писал инициатор, то применять ЭП необязательно. Если есть указанные выше риски, нужно обязательно пользоваться электронной подписью.

Утверждение соглашения для использования ЭП

В стандартном виде при утверждении договора подписывают лист согласования, который прикладывается к договору. При длинной цепочке согласований и множестве инстанций процесс утверждения договоров будет трудным и займет немало времени, а число ошибок увеличится.

Применение типовых маршрутов обеспечивает согласование документа в ЭДО в точной последовательности. При согласовании применяют ЭП, обеспечивающую подписание, утверждение соглашения. Применение электронной подписи дает гарантию того, что документация, которую подписали, не менялась. Кроме того, ЭП удостоверяет личность и полномочия автора документа.

Применение электронной подписи в территориально удаленных подразделениях

Определенные организации, у которых есть удаленные филиалы, уже применяют e-mail, чтобы передавать документацию (указы, распоряжения). Обычно это выполняется так:

1. Создание электронной документации.
2. Печать.
3. Подписание руководящим лицом.
4. Сканирование.
5. Отправка по e-mail.
6. Повторная печать в удаленном филиале.

При применении ЭДО, который предусматривает инструменты распределенной работы и ЭП, процедуру возможно сделать значительно проще, уменьшив число переводов документации из одного формата в другой. Сначала выполняется создание документации, после чего ее утверждают ЭП. Далее выполняют отправку документа исполнителям.

Какие проблемы могут возникнуть при использовании ЭП

С электронными подписями связаны следующие проблемы:

1. Подделка подписи. Хакер может попытаться подделать электронную подпись, чтобы получить несанкционированный доступ или возложить вину на кого-то другого.
2. Утечка ключа. Если закрытый ключ, используемый для создания электронной подписи, попадает в чужие руки, то ЭП могут быть подделаны.
3. Неправомерное использование. Электронные подписи могут быть использованы незаконно для заключения невыгодных сделок или выполнения нелегальных действий.
4. Проблемы с открытыми ключами. Использование открытых ключей может вызвать проблемы с безопасностью в случае компрометации таких систем. Если хакеры получат доступ к ЭП, они смогут создать посредством нее и утвердить документацию, которая вредит организации.
5. Сложности при проверке подписи. Проверка электронной подписи будет невозможной, если у получателя отсутствуют необходимые инструменты.

Чтобы избежать представленных проблем, рекомендуется позаботиться о налаживании работы с ЭДО, обучить сотрудников использованию подписей.

Как наладить ЭДО

Перед началом работы с электронным документооборотом необходимо определить, какие конкретные цели вы хотите достичь и какие ожидания у вас по отношению к процессу. Например, вы можете стремиться к увеличению эффективности, экономии времени и ресурсов, повышению безопасности.

Проверьте, какие законы и нормативные акты регулируют документооборот в России. Убедитесь, что вы соблюдаете все требования в отношении ЭП, сохранности электронных документов. Исследуйте различные варианты программного обеспечения или онлайн платформ, которые предлагают решения для ЭДО. Убедитесь, что выбранное решение соответствует вашим требованиям и имеет необходимую функциональность, например, поддержку создания и проверки электронной подписи.

Обучите всех сотрудников, которые будут работать с электронным документооборотом, основам использования выбранной платформы и процессам подписания документации. Регулярно проводите обучение для уточнения их навыков и знаний по данной области.

Разработайте и внедрите политики и процедуры для управления электронным документооборотом. Они должны включать в себя правила и рекомендации по использованию ЭП, проверке подлинности документов, срокам хранения и уничтожения.

Примените соответствующие меры безопасности для защиты электронных документов от несанкционированного доступа, вирусов, взлома и других угроз. Это может включать в себя использование надежных паролей, шифрования, антивирусного программного обеспечения и регулярное обновление системы.

Комментарий эксперта. Регулярно оценивайте процесс работы с ЭДО, обращая внимание на возможные недостатки или улучшения. Следите за изменениями в законодательстве и технологиях, чтобы быть в курсе последних требований и возможностей в данной области.

Хранение ключей ЭП

Хранение ключей электронной подписи следует осуществлять с особой осторожностью, так как их утрата или компрометация может привести к неблагоприятным последствиям. Вот несколько рекомендаций по хранению ключей электронной подписи:

1. Физическая безопасность. Храните ключи на физически защищенных носителях, таких как USB флэш-накопители, смарт-карты или аппаратные устройства хранения. Убедитесь, что эти устройства хранятся в безопасном месте, недоступном для посторонних лиц.
2. Шифрование. Зашифруйте хранилище ключей с помощью надежного алгоритма шифрования и сложного пароля. Это поможет обеспечить безопасность ключей в случае кражи или потери носителя.
3. Резервное копирование. Регулярно создавайте резервные копии ключей и храните их в безопасном месте, отдельно от основного хранилища. Если основной носитель ключей повреждается или теряется, вы сможете восстановить ключи из резервной копии.
4. Многофакторная аутентификация. Используйте многофакторную аутентификацию для доступа к ключам. Например, помимо пароля, требуйте дополнительное подтверждение, такое как физический токен или биометрические данные, для доступа к хранилищу ключей.
5. Разделение ролей. Разделите роли между сотрудниками, имеющими доступ к ключам электронной подписи. Никто не должен иметь полный доступ ко всем ключам. Ограничьте доступ и разрешения в соответствии с принципом наименьших привилегий.

Ведите журнал действий с ключами электронной подписи, чтобы можно было отследить активность и выявить любые подозрительные действия. Это поможет обнаружить возможные атаки или нарушения безопасности. Регулярно обновляйте ключи ЭП и периодически проверяйте их на наличие возможных уязвимостей или компрометации. Если ключи устаревают или подвергаются риску, замените их безопасными новыми ключами.

Заключение

• Важно помнить, что обеспечение безопасности хранения ключей электронной подписи – это постоянный процесс.
• Только электронная подпись позволяет организации наладить полноценный электронный документооборот. Утверждая документацию таким способом, можно сэкономить время и трудовые ресурсы компании.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)