Как эффективно организовать кадровое делопроизводство «с нуля» в компании

Одним из ключевых направлений работы кадровой службы в любой организации является управление кадровыми документами. Специалисты по управлению персоналом, или кадровики, обязаны хорошо разбираться в основах делопроизводства, правилах обработки и хранения персональных данных, а также в правовых аспектах, учитывающих постоянные изменения в законодательстве и нормативных актах. Кроме того, важно обладать навыками работы с специализированным программным обеспечением, обеспечивающим эффективное кадровое делопроизводство.

В нашей статье мы рассмотрим, что включает в себя делопроизводство кадровой службы, а также особенности и преимущества электронного документооборота в этой сфере.

Терминология в кадровом делопроизводстве

Кадровое делопроизводство (КДП) — это процесс оформления и организации работы с кадровыми документами как в бумажном, так и в электронном формате.

Кадровый документооборот (КДО) — это процесс обработки кадровых документов, включая их разработку, утверждение, обмен, хранение и архивирование в рамках организации.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это ведение кадрового документооборота в электронном виде, где все процессы, от оформления до утверждения, осуществляются без дублирования информации на бумаге.

Цели и задачи кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство включает в себя две основные деятельности:

1. Разработка документов — это создание приказов, актов, правил и другой документации в соответствии с действующими нормами и требованиями законодательства. Хотя существуют типовые формы бланков, многие документы разрабатываются индивидуально, поскольку унифицированных форм для них нет, и их наличие обязательно по закону.
2. Обработка документации — это включает в себя согласование, получение и передачу документов, внесение изменений, регистрацию, учет, утверждение, обмен, а также хранение и утилизацию кадровых документов.

Кадровая документация охватывает не только внутренние процессы компании, но и затрагивает трудовые отношения, очередность отпусков, охрану труда и технику безопасности, взаимодействие с Социальным фондом России и некоторые другие области. Важно отметить, что штрафы за нарушения в сфере кадрового делопроизводства значительно выше, чем в других подразделениях, поэтому правильная организация работы отдела кадров с первых дней его функционирования крайне важна. Неправильное ведение дел, оформление документов с ошибками или нарушение законодательства могут привести к серьезным последствиям, включая проверки и штрафы со стороны трудовой инспекции и налоговых органов, а также судебные разбирательства.

В крупных компаниях для ведения КДП создаются специализированные подразделения, такие как отдел кадров. В малых и средних предприятиях за эту деятельность обычно отвечает кадровик или менеджер по персоналу, иногда полномочия передаются аутсорсинговым компаниям. В небольших фирмах работа с кадровыми документами часто ложится на плечи главного бухгалтера или секретаря. Чтобы оптимизировать трудовые процессы, многие компании переходят на системы электронного документооборота, такие как “Добыто. Документы”.

Независимо от организационной структуры, кадровое делопроизводство должно включать в себя:

• Разработку документов для оформления трудовых отношений.
• Подготовку обязательных локальных нормативных актов.
• Создание, ведение и учет кадровой документации.
• Разработку инструкций и правил по охране труда.
• Определение ответственных лиц и их обязанностей в вопросах, связанных с кадрами.
• Оформление увольнений сотрудников в соответствии с трудовым кодексом.
• Консультирование по трудовым вопросам.

Перечень направлений работы будет детализирован в локальных актах, включая инструкции по кадровому делопроизводству.

Классификация кадровых документов

Каждый этап трудовых отношений между работодателем и работником (от приема на работу до увольнения) должен быть зафиксирован в документах. Документирование может производиться как в традиционной бумажной форме, так и в электронном виде, при этом в последнем режиме можно создавать, хранить и вести учет практически всех кадровых документов, кроме актов о несчастных случаях на производстве, журналов по охране труда и приказов об увольнении.

Кадровая документация делится на четыре основные группы:

1. Распорядительные документы. Это приказы руководителя по вопросам кадров — о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпусков, поощрениях и взысканиях, а также внесении изменений в трудовые книжки.
2. Организационные документы. Этот раздел включает договоры, штатные расписания, должностные инструкции и другие документы, которые определяют трудовые отношения в организации.
3. Учетные документы. Сюда относятся личные карточки сотрудников, графики отпусков, книга учета трудовых книжек и другие виды учетной документации.
4. Информационно-справочные документы. В эту группу входят акты, справки и различные записки.

Отдельно выделяется инструкция по кадровому делопроизводству — это нормативный акт, который предполагает порядок работы с кадровыми документами и общую организацию делопроизводства в компании. Этот документ особенно важен для крупных организаций с несколькими структурными подразделениями, в то время как для бизнеса поменьше его роль может быть менее значительной.

Эксперт. Хотя наличие инструкции по кадровому делопроизводству не является обязательным, она значительно упростит работу кадровой службы, а также взаимодействие с документами. Формат инструкции может быть произвольным, так как типовой формы не существует.

Организация кадрового делопроизводства

Организацию КДО рекомендуется начинать с создания инструкции по кадровому делопроизводству. Этот внутренний документ должен охватывать многие важные аспекты работы кадровой службы: формы приказов, шаблоны документов, порядок регистрации и другие вопросы. В инструкции также можно описать порядок работы с системами электронного документооборота. При внедрении КЭДО “Добыто. Документы” служба поддержки готова помочь в подготовке этой инструкции.

Стандартная инструкция по кадровому делопроизводству может включать следующие разделы:

• Общие положения.
• Документирование.
• Организация кадрового документооборота.
• Подготовка к архивированию и уничтожению документов.
• Приложения с дополнительной информацией.

При необходимости инструкция может быть обновлена новыми нормами и требованиями.

Реквизиты учредительных документов и регистрационные данные

Важно четко указывать регистрационные данные и сведения из устава компании — это поможет избежать ошибок в оформлении кадровых документов. Особое внимание следует уделять полному наименованию, реквизитам и месторасположению компании. При оформлении трудового договора место работы в головной организации и в филиале рассматриваются как разные места работы. В учредительных документах также должно быть указано, кто имеет право на заключение и расторжение трудовых договоров, а также на утверждение локальных нормативных актов — может быть как сам руководитель, так и уполномоченное им лицо.

Составление штатного расписания

Штатное расписание — это первичный документ, определяющий структуру, численность и состав сотрудников, должности и профессии, количество штатных единиц и оклады. Персонал не может быть оформлен без данного документа — это можно сделать только на основании гражданско-правовых договоров. Нет необходимости разрабатывать собственный шаблон штатного расписания, рекомендуется использовать стандартную форму Т-3.

Определение локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы, регулирующие деятельность персонала на уровне компании. Эти документы могут касаться как общего персонала, так и отдельных сотрудников или ситуаций.

К обязательным актам, которые могут запросить надзорные органы, относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положение об оплате труда.
• Положение о персональных данных.
• Инструкции по охране труда.

Необязательные акты, которые не подлежат обязательной проверке, могут включать положения о стажировках, дисциплинарной и материальной ответственности, порядке найма и другие документы.

Эксперт. Каждый ЛНА должен быть подписан работником, который с ним ознакомлен. Новые сотрудники должны быть ознакомлены с актами и должностными инструкциями до подписания трудового договора, в соответствии со статьей 68 ТК РФ. В случае введения кадрового электронного документооборота, работник должен ознакомиться с ЛНА в электронной форме. Ответственность за расходы на использование электронной печати лежит на работодателе согласно статье 22.2 ТК РФ.

Приказы о назначении ответственных сотрудников

Если руководитель не определит перечень ответственных лиц за обработку персональных данных, ведение и учет трудовых книжек, воинский учет, охрану труда, сдачу отчетности в Социальный фонд Российской Федерации и другие процессы, вся ответственность будет ложиться на его плечи. Назначение ответственных осуществляется через приказы и должностные инструкции.

Разработка трудового договора

Трудовые отношения между работником и работодателем регламентируются условиями трудового договора и должностной инструкцией. Для коммерческих организаций не предусмотрена типовая форма договора, поэтому каждая компания разрабатывает собственный вариант. Важно не забывать о ключевых сведениях, которые должны присутствовать в договоре в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ.

Эксперт. Трудовой кодекс РФ не содержит прямого указания на обязательное наличие должностной инструкции. Если в организации имеется этот документ, то в трудовом договоре можно ссылаться на него. Работники должны ознакомиться с инструкцией под подпись. В случае отсутствия инструкции, должностные обязанности указываются непосредственно в трудовом договоре.

Работа с трудовыми книжками

Трудовые книжки могут быть как бумажными, так и электронными. Работодатель обязан оформить трудовые книжки для своих новых сотрудников, которые ранее их не имели, а также вести учет и осуществлять безопасное хранение (в сейфе, металлическом шкафу или в отдельном помещении, недоступном для третьих лиц) и их выдачу. Если работник решает перейти на электронную трудовую книжку, бумажная книжка должна быть передана ему под подпись. Отчетность в Социальный фонд РФ подается исключительно в электронном виде по форме СЗВ-ТД.

Кадровый электронный документооборот

Работа с бумажными документами обладает множеством недостатков:

• Длительные процессы согласования и утверждения, ознакомления сотрудников.
• Существенные затраты на бумагу и печать, а также на обслуживание оргтехники.
• Риски потери, повреждения или кражи кадровых документов.

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет устранить все вышеперечисленные недостатки. Оформление перехода на электронный документооборот должно быть задокументировано рядом локальных нормативных актов, и все сотрудники должны быть ознакомлены с ними под подпись. Также потребуется получить согласие или отказ работников на переход на КЭДО.

Кадровый документооборот в электронном формате регулируется следующими законодательными и нормативными актами:

• Статьи 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса РФ.
• Федеральный закон № 407-ФЗ.
• Федеральный закон № 63-ФЗ.
• Федеральный закон № 377-ФЗ.

Функциональные возможности системы “Добыто. Документы” делают переход на электронное делопроизводство простым, экономя при этом как финансовые ресурсы, так и время, а также предоставляя другие преимущества.

Системы кадрового электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот представляет собой один из способов работы с документами. Чтобы перейти на КЭДО, необходимо выбрать платформу, способную обеспечить обмен, хранение и проверку подлинности электронных документов. Это может быть разработанное самостоятельно программное обеспечение с учетом специфики бизнеса, коммерческий облачный сервис (что является оптимальным вариантом с точки зрения функционала, стоимости и безопасности) или бесплатный сервис «Работа в России» (но у него имеются существенные ограничения и не всегда удобно работать с документацией).

Преимущества электронного документооборота в кадровой службе

Основные преимущества кадрового электронного документооборота:

• Экономия времени сотрудников. Подписать или подготовить документы на согласование можно гораздо быстрее — через электронную подпись, что занимает менее одной минуты, без необходимости перемещения по офису.
• Снижение нагрузки на кадровый отдел. При утверждении новых локальных нормативных актов кадровику не нужно обходить все отделы и напоминать о необходимости ознакомления и подписания — все уведомления приходят автоматически с полной видимостью, кто уже поставил свою подпись.
• Автоматизация процесса работы с документами. В системах КЭДО можно заранее настроить шаблоны маршрутов для согласования документов, что снижает необходимость контроля каждого этапа.
• Упрощенный доступ к архиву. Нет необходимости выделять отдельное помещение для хранения документов, доступ ко всем записям может быть получен в несколько кликов.

Добавим также, что переход на электронный документооборот помогает сократить расходы на бумагу и печать, упростить процесс массового подписания документов (руководитель может просмотреть и утвердить сразу несколько электронных документов), а также обеспечивает безопасность (электронные документы нельзя потерять или повредить, они защищены от доступа третьих лиц).

Вопросы и ответы

Что делать, если работник отказывается перейти на КЭДО?

В соответствии с письмом Минтруда России от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-727, если сотрудник отказывает в переходе на электронный документооборот, работодатель обязан продолжать вести его кадровые документы в бумажном формате.

Нужно ли оформлять договор с руководителем?

Да, руководитель является работником, осуществляющим трудовую деятельность, поэтому с ним заключают трудовой договор. Исключение составляют случаи, когда он является единственным учредителем, но даже тогда закон не запрещает оформить трудовой договор.

Можно ли не переходить на КЭДО?

Да, переход на электронный кадровый документооборот не является обязательным для коммерческих организаций. С 01.01.2023 он обязательно лишь для бюджетных учреждений и органов власти. Однако преимущества от перехода на КЭДО очевидны, и нет резона продолжать работу с документами в бумажном формате.

Заключение

Организация кадрового делопроизводства в компании — задача непростая, требующая глубокой осведомленности в трудовом законодательстве и постоянных изменений в нормах. Специалисты по этой области обычно трудятся в отделах кадров крупных и средних организаций, в то время как в небольших компаниях за это может отвечать главный бухгалтер или секретарь.

Переход на электронику в кадровом документообороте существенно упрощает делопроизводственные процессы, помогает предотвратить возможные ошибки в документации, утерю документов и сокращает сроки подготовки и утверждения необходимых бумаг.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).