Кадровое делопроизводство в организации связано со многими сложностями, и одной из самых сложных задач является правильное ведение отчётности. Работники кадровой службы обязаны предоставлять отчеты в различные органы власти, такие как налоговая служба, Социальный фонд России и ряд других ведомств. Даже незначительные ошибки в этих документах могут привести к административной ответственности и значительным штрафам.
В этом материале мы подробно рассмотрим, что включает в себя кадровый учёт в организации, какую отчетность необходимо оформлять и сдавать, а также преимущества перехода на электронный документооборот.
- Основные определения
- Классификация видов кадровых отчётов
- Куда необходимо направлять отчеты?
- Отчеты в налоговую инспекцию
- Отчетность в военкомат
- Разъяснения Минтруда РФ по электронной отчетности
- Отчеты для Росстата
- Отчеты для Социального фонда России
- Отчеты в службу занятости
- Последствия нарушений в кадровом учете
- Способы сдачи отчетности
- Сложности в кадровом учете
- Преимущества системы кадрового электронного документооборота
- Вопросы и ответы
- Заключение
- Список источников
Основные определения
Кадровый учёт представляет собой систему процессов и мер, направленных на документальное подтверждение трудовых отношений между работодателем и работниками. Ведение учета является обязательным для всех государственных учреждений, коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей.
Кадровые отчёты — это документы, которые компания предоставляет в соответствующие государственные органы для отчётности по персоналу, а также для внутреннего контроля. Чаще всего такая отчетность подразумевает составление документов по стандартным формам для сдачи в государственные органы, включая Социальный фонд России, Росстат, Центры занятости и военные комиссариаты.
Классификация видов кадровых отчётов
Кадровые отчёты можно разделить на две основные группы:
- Внешние отчёты. Эти документы предоставляются в контролирующие органы и обязательны для организаций всех форм собственности, а также для индивидуальных предпринимателей.
- Внутренние отчёты. Это документы, которые подготавливаются отделом кадров для руководства компании. Хотя для небольших фирм внутренние отчёты не являются обязательными, они играют важную роль в организации кадрового учёта.
В зависимости от содержания отчёты классифицируются на:
- Статистические отчёты — содержат только количественные данные и показатели за определённый период.
- Аналитические отчёты — включают детальный анализ изменения показателей, объясняют, что произошло до и после отчётного периода, и указывают причины изменений.
Следует отметить, что все внешние отчёты являются статистическими, в то время как внутренние могут быть как статистическими, так и аналитическими. Для руководителей и топ-менеджеров особенно интересны аналитические отчёты, поскольку они отображают текущие проблемы в области управления персоналом.
По периодичности отчётность выделяют:
- ежемесячную;
- ежеквартальную;
- ежегодную;
- однократную (например, при заключении или расторжении трудового договора с иностранным гражданином).
Отчёты для контролирующих органов подаются по специальным утверждённым формам, в то время как внутренние отчёты могут быть как в свободной, так и в установленной локальными нормативными актами форме.
Кадровые документы могут быть как бумажными, так и электронными. В соответствии с действующим законодательством лишь три типа кадровых документов должны оформляться в бумажном виде: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Куда необходимо направлять отчеты?
Своевременная сдача кадровой отчётности является обязанностью каждого работодателя. В отличие от бухгалтерской отчётности, которая представляется в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика, кадровые отчёты необходимо отправлять в ряд контролирующих органов:
- По необходимости: в МВД в случае найма или увольнения иностранного гражданина, в службу занятости при сокращении штата, в военкомат, если в штате есть военнообязанные граждане.
- Каждый месяц: в Росстат для представления статистической информации о работниках (для крупных компаний форма № П-4), в службу занятости (данные о вакантных рабочих местах, внимание к местам для людей с ограниченными возможностями) и в Социальный фонд России (сведения обо всех застрахованных лицах).
- Ежегодно или раз в два года: в Росстат (по форме № 57-Т).
Эксперт. С 2023 года все организации, где среднесписочная численность превышает 100 человек, обязаны подавать налоговую отчетность по кадрам в электронном виде. Исключения составляют отчеты 6-НДФЛ и по страховым взносам, если взносы начислялись не более чем 10 сотрудникам, а также формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М и др.) при численности не более 10 человек. С 2022 года все отчеты в Росстат также подаются исключительно в электронном формате.
Отчеты в налоговую инспекцию
Ранее кадровики предоставляли в налоговую инспекцию отчеты по форме СЗВ-М. Однако с 1 марта 2023 года введена единая форма ЕФС-1, которая теперь подается в Социальный фонд России. Налоговая инспекция получает персонифицированные сведения по физическим лицам, включая суммы ежемесячных выплат. Сдача отчета осуществляется до 25-го календарного дня каждого месяца.
Отчетность в военкомат
Согласно закону № 53-ФЗ и соответствующим постановлениям Правительства РФ, каждый работодатель, у которого в штате имеются военнообязанные сотрудники, обязан предоставлять отчёты в военный комиссариат. Кадровики должны заполнять карточку по форме № 10 и предоставлять сведения при найме и увольнении работников. За ненадлежащее уведомление работников о повестках работодателю грозит штраф в размере до 400 тыс. рублей.
Эксперт. В связи с текущей обстановкой в РФ кадровым сотрудникам необходимо следить за изменениями в законодательстве – в частности, за особенностями предоставления отчетов в военкоматы по лицам, подлежащим мобилизации. Учитывайте изменение возраста лиц, подлежащих воинскому учету и мобилизации.
Разъяснения Минтруда РФ по электронной отчетности
Работодатели обязаны следить за изменениями в законодательстве, особенно в части предоставления отчетов в военкоматы в условиях текущей ситуации в стране. Необходимо учитывать изменения, касающиеся возраста лиц, подлежащих воинскому учету и мобилизации.
Отчеты для Росстата
Все работодатели, за исключением субъектов малого предпринимательства и некоторых благотворительных фондов, должны сдавать отчеты по форме № П-4. Сроки сдачи зависят от средней численности работников и годового оборота:
- С численностью свыше 15 человек или годовым оборотом более 800 млн. рублей — ежемесячно до 15-го числа.
- С численностью менее 15 человек или годовым оборотом менее 800 млн. рублей — ежеквартально.
- Для благотворительных фондов и фермерских хозяйств — раз в год по форме № 1-Т (условия труда).
Отчеты для Социального фонда России
Отчетность в Социальный фонд России должна подаваться в электронном виде по форме ЕФС-1. Эти формы состоят из нескольких разделов и подразделов, которые могут заполняться и отправляться отдельно согласно строгим срокам. Например, документы о переводах, переименованиях и запретах на занимаемые должности должны подаваться не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным.
С 2023 года устаревшие виды отчетов были заменены новыми, и работодателям рекомендуется внимательно изучить требования к их заполнению, чтобы минимизировать риск ошибок.
Отчеты в службу занятости
В Федеральную службу по труду и занятости (ЦЗН) отчётность подаётся до 10 января года, следующего за отчетным. Работодатель обязан предоставлять отчёты о:
- Ликвидации предприятия.
- Сокращении штата и возможных расторжениях трудовых договоров.
- Введении неполного рабочего дня или сокращенной рабочей недели.
- Приостановке деятельности.
- Организации дистанционной работы.
- Отпусках без сохранения зарплаты.
- Процедуре банкротства.
Необходимо также уведомлять ЦЗН о случаях массового высвобождения сотрудников (сокращениях и увольнениях при ликвидации).
Таким образом, кадровое делопроизводство требует тщательного внимания к деталям и соблюдения сроков, что обеспечит стабильность и законность работы компании в области управления персоналом.
Последствия нарушений в кадровом учете
Необоснованное или неверное предоставление отчетности, а также несвоевременная сдача документов может повлечь за собой административную ответственность для работодателя. Размер штрафов зависит от типа отчетности, которая была предоставлена с ошибками или не была сдана вообще. Штрафы также могут быть назначены за подачу отчетов в неподобающей форме, например, если организация сдает документы в электронном виде, когда для них предусмотрен только бумажный формат.
Способы сдачи отчетности
В соответствии с актуальными изменениями в законодательстве, вся статистическая отчетность должна подаваться в электронном формате. Существует несколько способов сдачи отчетов:
- Единая система сбора отчетности (ЕССО).
- Портал «Госуслуги» или официальные сайты контролирующих органов (Социальный фонд России, Федеральная налоговая служба, Росстат).
- Платформы организаций, предоставляющих услуги в области электронного документооборота, причем только аккредитованные.
Эксперт. Сдача отчетности через бесплатные системы может оказаться сопряженной с различными трудностями. Во-первых, существуют ограничения на количество документов, которые можно отправить в электронном виде. Во-вторых, требуется пройти регистрацию и получить идентификатор. Также пользователям необходимо установить на компьютере сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Кроме того, при отправке отчетов в налоговую инспекцию отсутствует бесплатная техническая поддержка, что может потребовать обращения к специалистам поддержки на платной основе. Поэтому гораздо удобнее и проще сдавать отчетность через специализированные платформы аккредитованных коммерческих организаций.
Сложности в кадровом учете
Специалисты по кадрам сталкиваются с несколькими основными проблемами:
- Обработка большого объема документов, особенно в крупных компаниях, где на каждого сотрудника ведется обширная документация.
- Работа с несколькими источниками информации, такими как CRM-системы, 1С, системы электронного документооборота, внутренние программные решения и прочие таблицы.
- Необходимость вручную копировать информацию из баз данных, что может занимать до 30-40% рабочего времени.
Для эффективного решения этих проблем возможно внедрение системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). С помощью данной системы сокращается время, необходимое для оформления, согласования и утверждения кадровых документов. Это исключает затраты на услуги курьерских и почтовых служб при отправке документов, а также расходы на печать, в том числе на бумагу, тонер и обслуживание оргтехники. В результате эффективность работы отдела кадров значительно повышается, и сотрудники могут сосредоточиться на своих основных обязанностях.
Преимущества системы кадрового электронного документооборота
Внедрение кадрового электронного документооборота предоставляет организации несколько ключевых преимуществ:
- Экономия рабочего времени сотрудников отдела кадров до 40%.
- Исключение необходимости перемещаться по офису для согласования документов.
- Мгновенная отправка документов в контролирующие органы в электронном виде.
- Возможность оперативной проверки получения документов и необходимости внесения правок.
Еще одним значительным преимуществом является сокращение необходимости в архивном хранении документов. Отпадает нужда в приобретении сейфов и металлических шкафов, а также в организации специализированных помещений для архивов.
Вопросы и ответы
Что произойдет, если не сдать кадровую отчетность вовремя?
В случае несвоевременной сдачи отчетности на работодателя может быть наложена административная ответственность. Размер штрафа будет зависеть от того, какая конкретно отчетность не была сдана и от срока задержки. Кроме того, в некоторых случаях штрафы назначаются за предоставление отчетов в ненадлежащей форме, например, при необходимости сдачи документов в бумажном варианте.
Можно ли сдавать отчеты в электронном виде в Социальный фонд России (СФР)?
Да, для этого существуют специальные формы отчетности, такие как ЕФС-1, которая заменила предыдущие формы, создаваемые для ПФР и налоговой инспекции. Отчетность должна предоставляться только в электронном формате. Отправить документы можно через сайт СФР, платформы КЭДО или через портал «Работа в России».
Как сдают отчеты в СФР в 2023 году?
Вся отчетность для Социального фонда России предоставляется исключительно в электронном виде по форме ЕФС-1. Эта форма заменила четыре ранее используемые, и формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М и СЗВ-ТД больше не действуют.
Заключение
Кадровая отчетность является обязательной для любых организаций. Неправильное или неаккуратное ведение кадровой отчетности может привести к административной ответственности для работодателя. Нарушение трудового законодательства — одно из самых затратных последствий несоблюдения требований внешнего документооборота. Поэтому крайне важно своевременно предоставлять кадровую отчетность в установленном законом порядке. Некоторые документы необходимо сдавать исключительно в электронном формате, что касается отчетов в СФР и налоговые органы. Переход на электронный документооборот в кадровой сфере позволит значительно снизить нагрузку на отдел кадров и повысить общую эффективность работы специалистов.
