Каждый день в компаниях формируется большое количество кадровых документов, таких как приказы, контракты и акты. Кадровая служба зачастую становится одной из самых бюрократических структур из-за обилия документации. Однако в современном мире наблюдается тенденция к упрощению процессов, и кадровый учет не исключение. На основании Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) возможно перевести кадровый документооборот в цифровой формат, внедрив систему КЭДО (кадровый электронный документооборот).
В этой статье мы рассмотрим, какие виды электронных подписей необходимы для работы с КЭДО, где и как их получить, а также какие требования существуют для подписания документов в электронном виде.
Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот представляет собой процесс обработки кадровых документов в электронном формате. Он включает в себя все стадии работы с документами: создание, согласование, подписание, учет и хранение. Важно отметить, что большинство из этих этапов проходит без использования бумажных документов. Исключение составляют такие документы, как приказ об увольнении, сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) и журнал инструктажа по технике безопасности, которые все же требуют оформления на бумаге.
Все остальные документы могут быть успешно переведены в цифровой формат, что значительно ускоряет процессы и снижает затраты на кадровое делопроизводство. Наиболее часто в электронный вид переводят документы, связанные с отпусками, отгулами, больничными, а также документы для дистанционных сотрудников, локальные нормативные акты, приказы и расчетные листы. Заверение этих документов осуществляется с помощью электронной подписи.
Возможности сервиса КЭДО
Переход на кадровый электронный документооборот открывает перед компанией множество новых возможностей:
- Отказ от бумажной рутины: все документы теперь можно оформлять в электронном формате, избегая необходимости печати на бумаге (за исключением указанных ранее документов).
- Упрощенный контроль: не нужно больше лично обходить всех сотрудников для подписания документов. Достаточно настроить маршрут согласования, и система самостоятельно распределит задачи между исполнителями, проследив за сроками выполнения.
- Быстрое оформление: ранее кадровым специалистам приходилось физически встречаться с работниками для ознакомления с новыми приказами. Теперь достаточно разослать документы в системе КЭДО и попросить всех поставить электронные подписи. Руководство лишь должно согласовать или вернуть документ на доработку.
- Массовое подписание: например, инструкциям и регламентам для новых сотрудников можно дать согласие всего одним нажатием кнопки.
Кроме того, подобная система обеспечивает высокую безопасность хранения данных через облачные хранилища, что позволяет находить нужные файлы за считанные секунды.
Эксперт. Для более детального изучения законодательных основ использования КЭДО ознакомьтесь с Федеральным законом № 377-ФЗ и частью 7 статьи 22.1 ТК РФ.
Преимущества и недостатки электронной системы кадрового документооборота
Для работодателя переход на КЭДО предоставляет многочисленные преимущества:
- Снижение затрат: исключение расходов на канцелярские товары, курьеров и другие сопутствующие услуги. Особенно значительная экономия возникает в крупных компаниях, где отпадает необходимость выделять пространство для архивов.
- Ускорение бизнес-процессов: подписывать документы теперь можно в несколько кликов, что упрощает коммуникацию между филиалами.
- Современный имидж: компании, использующие КЭДО, выглядят более прогрессивными для партнеров, клиентов и потенциальных сотрудников. Они также становятся более прозрачными и избавляются от ненужной бюрократии.
Для сотрудников система КЭДО также имеет свои плюсы:
- Экономия времени: не нужно тратить время на физическую поиску подписей у руководства. Достаточно отправить заявку с телефона, что особенно актуально для удаленных работников.
- Безопасность данных: электронные документы защищены от потери и повреждений. Их передача осуществляется через защищенные каналы, что исключает доступ посторонних.
- Круглосуточный доступ: сотрудники могут в любое время получить доступ к необходимым документам, например, расчетным листкам по зарплате.
Эксперт. Основное преимущество КЭДО заключается в экономии времени и денег. На простом примере можно заметить, что согласование нового кандидата на должность теперь занимает всего несколько минут, в то время как ранее этот процесс мог затянуться на несколько недель.
Среди недостатков КЭДО можно выделить необходимость наличия компьютера или смартфона для доступа к системе. Однако в современном мире это не является серьезной проблемой. Кроме того, переход на КЭДО требует некоторых начальных затрат, таких как создание электронной цифровой подписи (ЭЦП) для сотрудников и приобретение программного обеспечения, если компания решит не использовать бесплатные ресурсы.
Принципы использования электронных подписей в документах
Внедрение КЭДО не является обязательным, и каждая компания самостоятельно принимает решение о переходе на цифровой формат. Закон не обязывает организации использовать электронный документооборот, и если наличие бумажной документации более удобно, можно продолжать так же.
Тем не менее, многие компании выбирают переход на электронный документооборот по следующим причинам:
- Возможность удаленного подписания документов, что стало особенно актуальным в условиях пандемии.
- Увеличение числа сотрудников, работающих удаленно.
- Необходимость пересмотра подходов к ведению документооборота и сокращению ресурсов на его обслуживание.
Помимо этого, одним из главных факторов, побуждающих российские компании переходить на КЭДО, является стремление получить статус современного бизнеса, внедряющего инновации в свои процессы.
Как перейти на КЭДО
Переход на КЭДО требует предварительного планирования, чтобы учесть все нюансы ТК РФ:
- Выбор платформы: можно использовать бесплатные платформы, такие как “Работа в России”, или самостоятельно разработать свою систему. Однако создание собственного решения требует наличия команды специалистов, что может стать более затратным. Часто более целесообразно использовать готовые решения или бесплатные платформы.
- Выбор информационной системы: на этом этапе важно учитывать удобство личного кабинета, стоимость и возможность интеграции с такими сервисами, как 1С.
- Тестирование системы КЭДО: перед запуском следует протестировать все функциональные возможности. В тестировании лучше всего задействовать кадровых работников для проверки интерфейса и удобства маршрутов согласования, а также специалистов по информационной безопасности для оценки уровня защиты.
- Настройка интеграции: на этом этапе система КЭДО интегрируется с 1С, что позволит создавать документы в 1С и затем отправлять их на подпись через КЭДО.
- Подготовка документов и уведомление работников: чтобы осуществить переход на КЭДО, необходимо информировать сотрудников и получить их согласие. Для этого издается положение, в котором прописываются все аспекты организации КЭДО, включая порядок перехода и инструктаж. Также следует издать приказ о внедрении, в котором будут указаны документы, переводимые в электронный формат, и дата перехода на новую систему.
Эксперт. Если компания решает перейти на КЭДО, это не означает, что все работники обязаны использовать только электронные документы. Каждый сотрудник может самостоятельно решать, переходить ли ему на КЭДО, и при желании может от него отказаться. Однако если решение о переходе будет принято, отказаться от него уже будет нельзя.
Как подписывать документы
Подписание документов в КЭДО осуществляется с помощью электронной подписи, которая является аналогом обычной подписи, но предназначена именно для электронных документов. Существуют несколько видов электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная, каждая из которых отличается уровнем защищенности.
- Простая электронная подпись. Это базовый механизм подтверждения личности, использующий логин и пароль. Она генерируется автоматически той системой, в которой регистрируется пользователь. Однако такая подпись считается наиболее уязвимой и не подходит для подписания кадровых документов, таких как трудовые договоры; она может использоваться лишь для менее рискованных документов, например, заявлений на отпуск.
- Усиленная неквалифицированная подпись. В отличие от простой, эта подпись генерируется с использованием криптографических методов, что значительно повышает ее защищенность. Она позволяет удостоверять личность подписанта и контролировать целостность документа. Усиленную неквалифицированную подпись можно оформить в удостоверяющем центре или самостоятельно через приложение “Госключ”. Этот вид подписи подходит для подписания трудовых договоров и других документов с определенными рисками, хотя для работодателя она не подходит для всех категорий документов, например, трудового договора.
Таким образом, переход на КЭДО и использование электронных подписей открывает для компаний новые горизонты, ускоряет процесс обработки документации и значительно экономит ресурсы.
Усиленная квалифицированная подпись
Усиленная квалифицированная подпись (УКП) представляет собой наиболее надежный и защищенный вид электронной подписи. Она может быть оформлена исключительно через удостоверяющий центр или с использованием мобильного приложения “Госключ”. Важно отметить, что в отличие от неквалифицированной подписи, УКП имеет юридическую силу по умолчанию, что исключает необходимость оформления дополнительных соглашений о ее признании.
Чаще всего усиленную квалифицированную подпись используют руководители и высокопоставленные сотрудники, так как она позволяет подписывать все виды документов, включая те, которые требуют особенно высокой степени доверия.
Эксперт. Существуют также два других типа электронных подписей – это “Госключ” и “Работа в России”. Они функционируют только на своих специализированных платформах и не могут быть использованы в кадровом электронном документообороте (КЭДО).
Приложение Госключ
Госключ – это бесплатное мобильное приложение, разработанное Министерством цифрового развития Российской Федерации для удостоверения цифровых документов. С его помощью можно получить как усиленную неквалифицированную, так и квалифицированную электронные подписи. Для этого необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг, заграничный паспорт нового образца с биометрическими данными, а также смартфон, оснащенный NFC-модулем.
Приложение Госключ можно успешно применять в рамках КЭДО, так как оно позволяет массово выдавать подписи. Это удобно и эффективно, поскольку подтвержденные профили на портале Госуслуг есть практически у большинства пользователей.
Заключение
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой эффективный инструмент для работы с кадровыми документами, значительно облегчающий выполнение задач, как для кадровых служб, так и для других сотрудников. Например, для согласования отпуска больше не требуется личная встреча с руководителем или бухгалтером: достаточно отправить заявление на подпись через систему КЭДО.
Переход на КЭДО может сократить время обработки документов с нескольких дней до всего лишь нескольких минут. При этом для заверения документов можно использовать один из перечисленных видов электронных подписей, что добавляет удобства в повседневную работу.
