Характеристика с места работы – особенности оформления

Характеристика с места работы – официальный документ, в котором содержится информация о профессиональных и личностных качествах сотрудника. Ее может выдавать сотрудник отдела кадров или руководитель предприятия.

Читайте, когда может понадобиться характеристика с места работы, как ее правильно составить и кто может ее запрашивать, чем поможет использование системы ЭДО.

Почему работодатель обязан выдать характеристику

Статья 62 ТК РФ устанавливает, что в течение 3 дней работодатель должен выдать документы, связанные с работой. В статье приводится список таких документов, и характеристика в них не входит. Однако специалисты трудовых инспекций утверждают, что этот перечень не исчерпывающий, и характеристика вполне может быть в него включена.

Комментарий эксперта. Работник может требовать характеристику если он состоит в трудовых отношениях, и после расторжения трудового договора. Апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2016 № 33-25456/2016 гласит, что нормы ТК РФ действуют даже после прекращения трудовых отношений.

Для того, чтобы получить документ, работник должен составить письменное заявление и направить его работодателю. Рекомендуется сохранить копию заявления со входящим номером и подписью секретаря или другого ответственного сотрудника.

Насколько законно требование предоставить характеристику с бывшего места работы

В ст. 65 ТК РФ приведен список документов, которые соискатель должен предоставить работодателю. Характеристика с прошлого места работы в этот список не входит. Более того, ТК РФ запрещает требовать дополнительные документы.

В некоторых компаниях действует собственная внутренняя политика, и этот документ включен в список требуемых при приеме на работу. Соискатели редко оспаривают такое условие, так как не в их интересах обострять отношения на этапе приема на работу.

Комментарий эксперта. Работодатель может спокойно попросить у кандидата характеристику с места работы, несмотря на то, что закон не обязывает это делать. Если работник представляет ценность для бизнеса, предоставление характеристики в его интересах.

Виды характеристик

Характеристики с места работы условно делятся на внутренние и внешние.

Внутренние характеристики выдаются для производственных целей:

• для премирования;
• в случае повышения;
• при переводе на другую должность.

Внешние характеристики требуются для предъявления в другие организации. Этот может быть суд, органы опеки, учебные заведения, новое место работы сотрудника, военкомат, банки и прочее.

Работодатель не обязан согласовывать содержание документа с сотрудником. Если работник считает, что характеристика содержит недостоверные порочащие сведения, то он может обжаловать их в суде. Характеристика не имеет срока давности, но лучше ее получить непосредственно перед предъявлением по месту требования.

Когда характеристика с места работы не нужна

Есть ситуации, когда характеристику с места работы запрашивать не нужно. Например:

• если человек устраивается на работу впервые;
• при трудоустройстве иностранного гражданина, впервые поступающего на работу в РФ;
• если человек устраивается на то же место работы — характеристика уже находится в личном деле, и поэтому ее запрос избыточен.

Характеристика с места работы — важный инструмент для оценки профессиональных и личностных качеств. Но часто компании имеют такую кадровую политику, когда характеристика не требуется. HR-специалисты используют другие методы: многоуровневые собеседования, тесты, изучение соцсетей и другие.

Комментарий эксперта. Иногда можно обойтись без предоставления характеристики. Если в результате собеседований, профессиональных и психологических тестов обнаружиться, что соискатель ценен, то запрос характеристики станет излишней бюрократической процедурой.

Правила составления документа

Законом не предусмотрены четкие требования к составлению характеристик, достаточно придерживаться общих правил делового оборота. Документ оформляется на фирменном бланке. Если же он не утвержден локальным актом компании, то в характеристике нужно указать полные реквизиты организации.

Содержание зависит от того, куда и для каких целей требуется документ.  При обращении в органы опеки для усыновления важно сделать акцент на доброте, спокойном характере, стрессоустойчивости. В случае необходимости предоставить документ в МСЭ для установления инвалидности, необходимо сделать акцент на режиме и условии работы, и соответствии состояния здоровья для исполнения этих обязанностей.

При переводе на другое место работы или трудоустройстве в другую компанию необходимо указать о профессиональных достижениях работника, о его участии в значимых проектах, о способности взаимодействовать в команде.

Документ можно разделить на несколько разделов:

• заголовок;
• личные данные;
• профессиональные качества;
• личностные качества;
• дата и подписи.

В заголовке должны быть указаны реквизиты предприятия. Ниже пишется «Характеристика на…», фамилия, имя, отчество и должность сотрудника.

В первом абзаце указывается дата рождения, сведения об образовании, все места работы в хронологическом порядке. Далее нужно указать круг должностных обязанностей, которые выполняет (выполнял) работник, сведения о наградах, благодарностях, победах в профессиональных конкурсах и прочих достижений.

В блоке о деловых качествах описываются профессиональные достижения, деловые качества работника. Здесь можно указать следующие качества:

• знание и опыт в своей области;
• способность распределять время, ресурсы и задачи для достижения оптимальных результатов;
• способность мыслить нестандартно и находить новые подходы к решению проблем;
• умение анализировать информацию и делать обоснованные выводы;
• способность эффективно общаться и устанавливать партнерские отношения с коллегами и клиентами;
• умение работать в команде и добиваться общих целей;
• готовность брать на себя ответственность;
• способность сохранять спокойствие и эффективно работать в условиях высокой нагрузки;
• желание и способность постоянно обучаться, развиваться и улучшать свои навыки.

В блоке о личностных качествах следует указать особенности характера человека, сильные и слабые стороны его натуры. Это могут быть:

• целеустремленность;
• уверенность в себе;
• терпение;
• способность понимать и учитывать чувства и потребности других людей;
• умение адаптироваться к новым ситуациям;
• способность вести и мотивировать других людей;
• честность и порядочность в деловых отношениях;
• умение принимать и использовать критику для личного и профессионального роста.

Блок «Заключение» содержит подпись специалиста, который составил документ. Это может быть специалист отдела кадров. руководитель, который чаще всего взаимодействует с работником. Для того чтобы документ получил юридическую силу, характеристика должна быть заверена подписью руководителя организации и печатью. В этом же блоке указывается, куда именно предоставляется характеристика. Часто эта фраза звучит как: «По месту требования».

Иногда характеристики делят на отрицательные и положительные. Это неверный подход. Характеристика должна быть объективной, в ней должны быть освещены как положительные, так и отрицательные стороны работника.

Может ли характеристика выдаваться в электронном виде?

Электронный документооборот получает широкое распространение в последние годы. Для того, чтобы выдавать документы в электронном виде необходимо, чтобы компания была подключена к одной из систем ЭДО. Документы оформляются по общим правилам, и заверяются электронной цифровой подписью.

Делопроизводство в формате ЭДО имеет ряд преимуществ:

• Экономия времени и ресурсов. ЭДО позволяет быстро и эффективно обрабатывать, отправлять и хранить документы, исключая необходимость вручную печатать, сканировать и отправлять их почтой.
• Безопасность и сохранность данных. Электронный документооборот предполагает использование специальных систем шифрования и аутентификации, что обеспечивает высокую степень защиты передаваемой информации. Более того, электронные документы можно легко резервировать и хранить в специальных системах хранения данных, исключая риск утраты или повреждения.
• Удобство и мобильность. Системы электронного документооборота предоставляют возможность доступа к документам, вне зависимости от расположения сотрудника. Это позволяет работать удаленно, а также быстро находить и обмениваться необходимой информацией, даже в дороге.
• Создание и передача характеристики с места работы через сервисы ЭДО можно разделить на несколько этапов.
• Создание документа. Электронный документ создается быстрее и проще традиционного бумажного. Можно использовать готовые шаблоны, создать документ с помощью конструктора. Электронные документ удобен тем что над ним могут работать одновременно несколько сотрудников. дополнять, корректировать и комментировать содержание.
• Передача документа. для того, чтобы передать документ, используются каналы цифровой связи. Удобство передачи – моментальная доставка документа и возможность отправки неограниченному количеству адресатов одновременно.
• Хранение документа. Согласно Перечня   типовых управленческих архивных документов, характеристики на работников, которые не входят в личное дело, должны храниться 75 лет или 50 лет. Бумажные документы занимают много места, требуют отдельного помещения. Если компания прекращает деятельность, документы передаются в территориальное отделение архива (в городской или районный архив). С электронными документами проще – электронный архив компактнее и предоставляет удобные инструменты по поиску документа.

Если компания подключена к одной из систем ЭДО, то характеристику, как и любой другой документ, можно оформить в электронном виде. Распечатывать ее не нужно, так как именно электронный файл является оригиналом.

Характеристика и персональные данные

При составлении характеристики важно учитывать не только требования закона, но и этические нормы, а также уровень ответственности за разглашение персональных данных. Согласно гл. 4 Закона № 152-ФЗ передача третьим лицам персональных данных без согласия человека запрещена. Поэтом перед тем, как выдать характеристику, необходимо получить согласие на обработку и передачу данных.

Согласие на обработку персональных данных должно быть выражено ясно и однозначно. В нем необходимо указать, для каких именно целей допускается использование данных, а также предоставить информацию о том, кому они будут переданы. Это поможет предотвратить любые недоразумения и неправомерное использование информации.

Помимо этого, стоит уделить внимание и уровню безопасности передачи персональных данных. Все больше информации хранится в электронном виде, возникает риск несанкционированного доступа к данным. Поэтому необходимо использовать надежные системы защиты, чтобы минимизировать этот риск.

Как написать характеристику, отражающую отрицательные качества работника

Характеристика с пунктами, отрицательно характеризующими сотрудника, требует внимательного отношения. Ст. 18 УК РФ предусматривает ответственность за клевету и распространение ложных сведений, которые порочат человека или подрывают его деловую репутацию.

Поэтому любая негативная информация должна быть выражена четко, предметно, и подтверждена протоколами. Например, если сотрудник появлялся на рабочем месте в нетрезвом виде, необходимо приложить протокол и заключение медкомиссии, подтверждающие этот факт. Если сотрудник опаздывает, то доказательствам может выступить объяснительная записка, в которой сотрудник поясняет факт и причины опоздания.

В случае любых нарушений со стороны сотрудника, таких как кражи или мошенничество, в характеристике следует указывать конкретные факты происшествия и наличие доказательств. Например, если было замечено, что сотрудник присваивает средства организации, то необходимо привести документы, которые подтверждают это действие, такие как финансовые отчеты и акты проверки.

В случае, если работник демонстрировал нежелательное поведение, важно указывать даты и места событий. Например, если сотрудник демонстрировал агрессивное поведение в отношении коллег, следует предоставить свидетельские показания и записи, подтверждающие эти факты. Это поможет сделать характеристику более объективной и обоснованной.

Нельзя использовать некорректные формулировки или оскорбления в отношении сотрудника. Чтобы избежать возможных проблем, рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.

Характеристика сотрудника должна быть конструктивной и помогать внести положительные изменения в работу или принять необходимые меры в отношении человека, если это требуется. Целью такой характеристики должно быть улучшение производительности и эффективности работы сотрудника.

Заключение

• То, как человек характеризуется по месту работы, может иметь важное значение как для его карьеры, так и для разрешения разных жизненных ситуаций: для предъявления в суд, установления опеки или усыновления, для получения инвалидности, для участия в тендерах, для награждения или премирования.
• Для бизнеса характеристика также имеет большое значение. Это важный инструмент для оценки профессиональных и личностных качеств соискателя или работника, возможность отбора кандидатов по качествам, которые подтверждены документально.
• Закон не устанавливает строгих правил составления этого документа, при его создании можно руководствоваться советами, описанными в этой статье.
• Важно, чтобы характеристика по месту работы была выражена ясным и лаконичным языком, представляла информацию в структурированном и логическом порядке. Она должна быть понятна и доступна для всех заинтересованных сторон, будь то работодатель, судебные органы или компания, которая проводит конкурс на выбор поставщиков.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)