Функции кадрового делопроизводства

Каждая организация, принимающая работников на свою службу, обязана официально оформлять трудовые отношения. Этот процесс необходим для закрепления прав и обязанностей как работодателя, так и сотрудников, а также для определения степени ответственности сторон, размера заработной платы и других важных условий.

Документирование отношений между работником и работодателем представляет собой защиту интересов обеих сторон и гарантии в случае возникновения споров. Вопросами составления трудовых договоров и их регулирования занимаются квалифицированные специалисты отдела кадров.

Понятие кадрового делопроизводства

Одним из основных ресурсов любой компании являются её сотрудники. К ним относятся те, кто:

• создаёт продукцию;
• предоставляет услуги;
• осуществляет контроль и регулирование работы организации;
• способствует повышению конкурентоспособности бизнеса на рынке.

Эффективная работа работников является залогом устойчивости компании и успешного финансового результата, однако это возможно только при правильной организации труда и внимательном отношении руководства к каждому специалисту.

Ключевым документом, регулирующим отношения между руководством и сотрудниками, является трудовой договор. Он обеспечивает:

• Статус стабильной работы для компании и её прибыль в результате труда сотрудников;
• Гарантии для работников в виде обязательств по выполнению профессиональных обязанностей и выплате заработной платы, а также предоставления оплачиваемого отпуска.

Кадровое делопроизводство в первую очередь отвечает за подготовку и оформление всех необходимых документов для гармонизации отношений между работниками и руководством. В обязанности кадровиков входит ведение личных карточек сотрудников, их открытие и закрытие при найме или увольнении, а также распределение графиков отпусков, учет больничных и ведение другой соответствующей документации. Ведение всей кадровой документации в электронном виде возможно благодаря специализированным программным системам, таким как КЭДО “Добыто. Документы”.

Каждая организация заинтересована в эффективном кадровом делопроизводстве, так как это позволяет избежать правовых проблем и предоставляет сотрудникам возможность отстаивать свои интересы в случае споров в судебном порядке.

Основные цели и задачи кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство доверяют отделам или специалистам, которые способны гарантировать бесперебойную работу организации. Основные задачи заключаются в обеспечении грамотного взаимодействия между руководством и сотрудниками. Также кадры отвечают за:

• Применение правовых норм для создания трудовых отношений внутри компании;
• Формирование эффективной системы управления персоналом, направленной на реализацию корпоративных стратегий для стабильной работы;
• Упорядочение отношений в компании через документы, в которых фиксируются права и обязанности как работников, так и руководителей;
• Сопровождение трудовых споров, где кадровые документы часто становятся решающим аргументом в судебных разбирательствах.

Кадровое делопроизводство помогает установлению четких и прозрачных взаимоотношений между персоналом и руководством, фиксируя должностную инструкцию для каждого работника.

Функции кадрового делопроизводства

Основные функции кадрового делопроизводства включают:

1. Регистрация изменений в кадровом составе. Это касается новейшего принятия на работу, повышения квалификации, а также увольнений и сокращений. Кадровая служба формирует необходимые документы для командировок и обучения, фиксирует отпускные и больничные дни.
2. Разработка и оформление графиков отпусков и табелей учета рабочего времени.
3. Обеспечение защиты интересов как работодателя, так и сотрудников.
4. Сохранность кадровых документов и ведение архива. В бумажном документообороте отдел кадров осуществляет архивирование всех важных данных.
5. Формирование и предоставление отчетности в государственные органы и некоммерческие фонды.
6. Оформление табелей рабочего времени для последующей передачи в бухгалтерию для расчета заработной платы и отпускных выплат.
7. Ведение кадрового учета. Это подразумевает передачу актуальной информации руководителю для выявления слабых мест в организации и оптимизации ресурсов.

Подробные инструкции о ведении кадрового документооборота, как в бумажном, так и в электронном виде, содержатся в методических рекомендациях, которые могут варьироваться в зависимости от типа организации и требований управления.

Контролировать все процессы кадрового делопроизводства можно через систему “Добыто. Документы”.

Виды документов в кадровом делопроизводстве

В рамках кадрового делопроизводства формируется разнообразный пакет документов, которые условно можно разделить на три основные группы:

1. Локальные нормативные акты и организационные документы. Сюда входят график отпусков, штатное расписание, коллективные договоры и инструкции по охране труда.
2. Документы по учету личного состава. Эта категория включает приказы, служебные записки, доклады и распоряжения. В неё также входят личные карточки, где отражены трудовая деятельность, записи об отпусках и больничных.
3. Документация информационно-справочного характера.

Кадровое делопроизводство охватывает несколько направлений работы — от подготовки документов до консультирования работников по различным вопросам. При этом компании могут вести как обязательные, так и рекомендованные документы.

Ответственные за ведение кадрового делопроизводства

Оформление любых кадровых процедур и ведение документации – это обязанность любого работодателя, начиная от юридических лиц до индивидуальных предпринимателей. Поэтому способ организации кадрового делопроизводства определяется ответственностью самого работодателя.

В небольших компаниях подобные функции может выполнять начальник, в более крупных — создаются самостоятельные отделы или выделяются отдельные должности:

• Отдел кадров. Эта служба актуальна для крупных компаний, управляющих большим количеством сотрудников. В среднем на одного кадрового работника должно приходиться не более 200 человек.
• Кадровый инспектор (или менеджер по персоналу). Данная позиция подходит для небольших компаний, в которых кадровые функции можно передать внешнему специалисту на условиях аутсорсинга.
• Внутренний совместитель. В малобюджетных компаниях или с небольшим штатом обязательства могут возлагаться на сотрудников других специальностей, таких как бухгалтер или офис-менеджер. Важно уточнить их дополнительные функции и согласовать с ними изменения в нагрузках в соответствии с трудовым законодательством.
• Руководитель. Этот вариант распространен для малых предприятий или недавно зарегистрированных компаний.

Каждый специалист по кадровому делопроизводству должен досконально разбираться в аспектах трудового законодательства и иметь навыки работы с специализированными программами.

Как вести кадровое делопроизводство

Кадровый специалист, или отдел кадров, обязан:

• Формировать личные дела сотрудников и вести их на протяжении всего срока, пока они работают в компании.
• Оформлять трудовые договора и дополнительные соглашения.
• Получать согласия на обработку персональных данных и следить за защитой информации.
• Разрабатывать графики отпусков и штатное расписание.
• Своевременно выдавать справки, копии и выписки по просьбе сотрудников или работодателя.
• Оформлять проекты организационно-распорядительных документов, отправляя их на согласование и подписания.
• Вести табели учета рабочего времени с фиксированием отпусков и больничных.
• Формировать отчётность для предоставления в различные государственные органы.

К тому же, кадровый работник должен предоставлять в бухгалтерию данные о сотрудников для расчёта заработной платы, отпускных и других выплат.

Личная карточка работника

С 2021 года ведение личных карточек сотрудников по форме Т-2 является необязательным. Это было установлено приказом Минтруда РФ от 19.05.2021, который также утвердил новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Эксперт. Личная карточка закрывается после прекращения трудового договора. При повторном трудоустройстве работника, который ранее уже работал в компании, необходимо открыть новую карточку.

Штатное расписание: ключевые аспекты и особенности

Штатное расписание является важным документом, который определяет кадровый состав организации. С его помощью происходит:

• определение численности и состава персонала;
• установление размеров заработной платы для каждой должности;
• структурирование организационной структуры компании.

Формируется штатное расписание по унифицированной форме Т-3, однако допускается использование собственного шаблона, если он удобнее для компаний. Указание срока действия документа не является обязательным.

Важно помнить, что документ должен содержать все должности, включая вакантные, временные и сезонные. Это связано с тем, что закон запрещает найм работников на должности, которые не отражены в штатном расписании.

Все наименования должностей должны быть записаны на русском языке, использование сокращений недопустимо. Для каждой вакансии необходимо указывать точный размер оклада.

График отпусков

График отпусков составляет ежегодно и обновляется за 14 дней до окончания текущего года. Для его оформления могут использоваться унифицированная форма Т-7 или индивидуальный шаблон, разработанный компанией.

Процесс заполнения графика включает несколько этапов:

1. Сбор пожеланий сотрудников. Специалист отдела кадров уточняет у работников их предпочтения относительно сроков отпусков.
2. Проверка наличия льготников. На данном этапе важно выяснить, есть ли среди сотрудников такие, кто может получить отпуск в любое время (например, беременные женщины, несовершеннолетние, многодетные родители).
3. Составление предварительного графика. В этот документ вносятся все сотрудники и совместители, планирующие взять отпуск.

В финале график согласуется и утверждается, после чего должностное лицо издает отдельный приказ о его реализации.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени фиксирует фактически отработанное каждым сотрудником время, необходимое для последующего расчета заработной платы. Согласно законодательству, ведение табеля осуществляется по форме Т-12 или её аналогам. Система автоматизации позволяет использовать форму Т-13 для эффективной обработки данных.

В табеле с помощью буквенных или цифровых кодов указывают продолжительность рабочего времени в дневное и ночное время, а также отражаются отпуска, командировки и другие обстоятельства, влияющие на рабочие часы.

Для перевода процесса кадрового делопроизводства в электронный формат рекомендуется использовать систему “Добыто. Документы”, с возможностью ознакомления с её функционалом через бесплатную демоверсию.

Распространенные ошибки в кадровом делопроизводстве

При ведении кадрового документооборота могут возникать различные ошибки. К наиболее распространённым относятся:

• Заключение трудового договора без необходимых документов. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ некоторые документы, такие как справка об отсутствии судимости или медицинская справка, могут быть упущены, что нарушает порядок.
• Невнимательное заполнение приказов и других документов. Часто в документах указываются неправильные наименования должностей или не фиксируются условия труда, которые могут быть вредными.

Следует понимать, что ошибки, допущенные в кадровом делопроизводстве, могут привести к серьезным судебным разбирательствам и крупным штрафам.

Влияние нарушений на компанию и возможные штрафы

Нарушение правил ведения кадрового делопроизводства воспринимается как несоблюдение требований трудового законодательства. Штрафы за такие нарушения регулируются статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП):

• Отсутствие трудового договора или его неверное заполнение. В данном случае руководителю грозит штраф до 20 000 рублей, индивидуальному предпринимателю — до 10 000 рублей, а организации — до 100 000 рублей.
• Неправильное хранение трудовой книжки или её отсутствие. За это должностные лица и индивидуальные предприниматели могут получить штраф в размере 5 000 рублей, тогда как для юридических лиц штраф составляет 50 000 рублей.
• Отсутствие личной карточки работника или её неверное заполнение. В этом случае организации подвергаются штрафу до 50 000 рублей.
• Отсутствие табеля учета рабочего времени. За это юридические лица сталкиваются с повторным штрафом в размере до 50 000 рублей. То же касается отсутствия штатного расписания, что также указано в статье 120 Налогового кодекса РФ.

Любое подобное нарушение может быть выявлено в ходе проверок со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ). Характер таких нарушений в некоторых случаях при первых проверках может быть смягчен до предупреждения.

Заключение

В заключение следует отметить, что для эффективного ведения кадрового учета и минимизации рисков, связанных с юридическими последствиями, организациям целесообразно внедрять современные решения, такие как системы электронного документооборота.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).